Hvad skal en britisk faktura indeholde?
GOV.UK's generelle tjekliste kræver et entydigt identifikationsnummer, dit virksomhedsnavn, din adresse og dine kontaktoplysninger, kundens navn og adresse, en klar beskrivelse af varerne eller tjenesterne, leveringsdatoen, fakturadatoen, de opkrævede beløb, et eventuelt momsbeløb og det samlede skyldige beløb. Mængde og enhedspris skal med på en fuld momsfaktura, hvor det er relevant. Betalingsbetingelser og betalingsoplysninger hjælper desuden kunden med at forstå, hvad der skal betales og hvornår.
En momsfaktura bruger et fortløbende nummer fra en eller flere serier, så dokumentet kan identificeres entydigt. Det betyder ikke, at der findes en generel regel uden nummerhuller for alle fakturaer uden moms. Brug et nummersystem, som du kan afstemme, behold annullerede eller fejlagtige momsfakturaer i dine bilag, og dokumentér rettelser i stedet for ubemærket at genbruge et nummer.
Mærk dokumentet tydeligt som en faktura, så det ikke forveksles med et tilbud, et overslag eller en kvittering. Et ensartet layout er nyttigt, men de krævede oplysninger er vigtigere end en bestemt skabelon.
Enkeltmandsvirksomheder og limited companies
Hvis du driver virksomhed som enkeltmandsvirksomhed, skal fakturaen indeholde dit navn og ethvert virksomhedsnavn, du bruger. Bruger du et virksomhedsnavn, skal fakturaen også vise en adresse, hvor juridiske dokumenter kan forkyndes for dig. En enkeltmandsvirksomhed har ikke et selskabsregistreringsnummer.
Et limited company skal vise sit fulde selskabsnavn præcis som på stiftelsesbeviset. GOV.UK's fakturatjekliste kræver ikke selskabets registreringsnummer og registrerede hjemsted på alle salgsfakturaer, selv om selskaber ofte medtager dem. Særskilte regler om virksomhedsoplysninger kræver disse oplysninger på forretningsbreve, bestillingsformularer og websteder. Hvis direktører nævnes på en faktura, skal alle direktører nævnes. En momsfaktura skal indeholde leverandørens momsregistreringsnummer.
Brug den juridiske leverandøridentitet konsekvent. Et virksomhedsnavn kan stå ved siden af, men må ikke erstatte enkeltmandsvirksomhedens indehavers navn eller selskabets registrerede navn.
| Oplysning | Enkeltmandsvirksomhed | Limited company |
|---|---|---|
| Navn på fakturaen | Dit navn og ethvert anvendt virksomhedsnavn | Det fulde navn fra stiftelsesbeviset |
| Selskabsregistreringsnummer | Ikke relevant | Vises ofte, men indgår ikke i GOV.UK's tjekliste for salgsfakturaer |
| Adresse | Virksomhedsadresse samt en adresse til juridiske dokumenter, hvis du bruger et virksomhedsnavn | Leverandørens adresse. Det registrerede hjemsted vises ofte |
| Momsnummer | På momsfakturaer, hvis virksomheden er registreret | På momsfakturaer, hvis selskabet er registreret |
Hvornår du skal opkræve moms
Moms afhænger af din registrering og leverancen, ikke blot af om du driver en enkeltmandsvirksomhed eller et selskab. Du skal som udgangspunkt registreres, hvis den afgiftspligtige omsætning i de seneste 12 måneder overstiger GBP 90.000, eller hvis du forventer, at den overstiger GBP 90.000 i løbet af de næste 30 dage. Andre regler gælder i visse situationer, blandt andet for virksomheder uden for Storbritannien. Du kan også registrere dig frivilligt under grænsen.
Kun en momsregistreret virksomhed kan udstede en momsfaktura. Er du ikke registreret, må du ikke lægge moms til eller angive et momsregistreringsnummer. Hvis du registrerer dig frivilligt, fritager en omsætning under grænsen dig ikke for momsforpligtelserne.
Når både leverandøren og kunden er momsregistreret, kræves der som udgangspunkt en momsfaktura ved en afgiftspligtig levering mellem virksomheder, med forbehold for undtagelser og særordninger. En fuld momsfaktura viser leverandørens momsregistreringsnummer, et fortløbende identifikationsnummer, momsens forfaldstidspunkt (tax point), udstedelsesdatoen, kundeoplysninger, nettobeløb, satser og opkrævet moms. En forenklet momsfaktura kan bruges ved berettigede leverancer på GBP 250 eller derunder inklusive moms. Standardsatsen er 20 %, men nedsat sats, nulsats, fritagelse og behandling uden for anvendelsesområdet afhænger af leverancen. Se den særskilte vejledning om britiske momsfakturaer for den detaljerede feltliste og undtagelserne.
Betalingsbetingelser og forsinket betaling
Angiv, hvornår betalingen forfalder, og hvordan kunden skal betale. Hvis der ikke er aftalt en betalingsdato for en erhvervstransaktion, er betalingen sen 30 dage efter, at kunden modtager fakturaen, eller efter leveringen af varerne eller tjenesterne, hvis den dato ligger senere. Aftalte frister er normalt højst 30 dage for offentlige myndigheder og 60 dage for erhvervstransaktioner. Virksomheder kan aftale en længere frist, hvis den er rimelig for begge parter.
For en omfattet gæld mellem virksomheder er den lovbestemte rente 8 procentpoint over Bank of Englands basisrente. Leverandøren kan også kræve et fast inddrivelsesbeløb, som afhænger af gældens størrelse. Den lovbestemte rente kan ikke kræves, hvis kontrakten fastsætter en anden sats, der udgør en tilstrækkelig misligholdelsesbeføjelse. Tjek derfor kontrakten og de aktuelle regler, før du lægger renter til.
Opbevar fakturaer og bilag i den periode, der gælder for dig. Momsoplysninger opbevares normalt i mindst seks år, eller 10 år for OSS og tidligere MOSS-oplysninger. En selvstændig opbevarer normalt bilag i mindst fem år efter indberetningsfristen den 31. januar for det relevante skatteår. Selskabsform, ordning og særlige omstændigheder kan medføre andre frister. FreeBillGen kan oprette en ensartet PDF, men gæster angiver og afstemmer selv fakturanummeret. Generatoren styrer ikke nummerserien automatisk.
Spørgsmål om britisk fakturering
Hvad skal en britisk faktura indeholde?
GOV.UK's generelle tjekliste omfatter et entydigt identifikationsnummer, leverandørens og kundens navne og adresser, kontaktoplysninger, en klar beskrivelse, leverings- og fakturadatoer, de opkrævede beløb, et eventuelt momsbeløb og det samlede skyldige beløb. Momsfakturaer har flere feltkrav, og forenklede fakturaer kan bruges ved visse leverancer på GBP 250 eller derunder inklusive moms.
Skal enkeltmandsvirksomheder momsregistrere sig for at sende fakturaer?
Nej. En enkeltmandsvirksomhed kan sende fakturaer uden moms, mens den ikke er registreret. Registrering er som udgangspunkt påkrævet, når den afgiftspligtige omsætning i de seneste 12 måneder overstiger GBP 90.000, eller når den forventes at overstige beløbet i løbet af de næste 30 dage. Frivillig registrering og særlige regler kan gælde under grænsen.
Hvad er den britiske momsregistreringstærskel?
Den generelle grænse for momsregistrering i Storbritannien er GBP 90.000. Du skal kontrollere både den afgiftspligtige omsætning i de seneste 12 måneder og den forventede omsætning i de næste 30 dage. Registreringstidspunkt og undtagelser afhænger af den relevante test eller særregel. Virksomheder under grænsen kan registrere sig frivilligt.
Skal et limited company vise sit selskabsnummer på fakturaer?
Fakturaen skal vise selskabets fulde navn fra stiftelsesbeviset. GOV.UK's tjekliste for salgsfakturaer kræver ikke selskabets registreringsnummer og registrerede hjemsted på alle fakturaer, selv om de ofte medtages. Særskilte regler kræver dem på forretningsbreve, bestillingsformularer og websteder. En momsfaktura skal vise leverandørens momsregistreringsnummer.
Kan jeg opkræve renter på en forsinket faktura i Storbritannien?
For en omfattet gæld mellem virksomheder kan du som udgangspunkt opkræve lovbestemt rente på 8 procentpoint over Bank of Englands basisrente og kræve et fast inddrivelsesbeløb. Du kan ikke kræve den lovbestemte rente, hvis kontrakten fastsætter en anden sats, der udgør en tilstrækkelig misligholdelsesbeføjelse. Tjek derfor aftalen og de aktuelle regler først.
Hvor længe skal jeg opbevare mine britiske fakturaer?
Fristen afhænger af bilagstypen og virksomheden. Momsoplysninger opbevares som udgangspunkt i mindst seks år, mens OSS- og tidligere MOSS-oplysninger opbevares i 10 år. En selvstændig opbevarer normalt bilag i mindst fem år efter indberetningsfristen den 31. januar for det relevante skatteår. Længere eller andre frister kan gælde, så tjek reglen for din status og ordning.