Factureren in het VK

Wat moet er op een Britse factuur staan?

De algemene factuurchecklist van GOV.UK vereist een uniek identificatienummer, uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, de naam en het adres van de klant, een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten, de leverdatum, de factuurdatum, de in rekening gebrachte bedragen, het eventuele btw-bedrag en het totaal verschuldigde bedrag. Hoeveelheid en eenheidsprijs horen op een volledige btw-factuur waar relevant. Betalingsvoorwaarden en betaalinstructies helpen de klant ook te begrijpen wat er moet worden betaald en wanneer.

Een btw-factuur maakt gebruik van een opeenvolgend nummer uit een of meer reeksen waarmee het document uniek wordt geïdentificeerd. Dit betekent niet dat er voor elke niet-btw-factuur een universele regel zonder hiaten geldt. Gebruik een nummeringssysteem dat u kunt afstemmen, bewaar geannuleerde of foutieve btw-facturen in uw administratie en documenteer correcties in plaats van stilzwijgend een identificatienummer opnieuw te gebruiken.

Label het document duidelijk als factuur zodat het niet wordt verward met een offerte, schatting of ontvangstbewijs. Een consistente opmaak is nuttig, maar de vereiste informatie is belangrijker dan een bepaald sjabloon.

Eenmanszaken en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid

Als u als eenmanszaak werkt, moet de factuur uw naam en eventuele bedrijfsnaam vermelden. Wanneer u een bedrijfsnaam gebruikt, moet er ook een adres staan waar juridische documenten aan u kunnen worden bezorgd. Een eenmanszaak heeft geen bedrijfsregistratienummer.

Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid moet haar volledige bedrijfsnaam vermelden, precies zoals deze op het certificaat van oprichting staat. De factuurchecklist van GOV.UK vereist niet dat het bedrijfsregistratienummer en de statutaire zetel op elke verkoopfactuur staan, hoewel vennootschappen deze doorgaans wel vermelden. Aparte regels inzake de vermelding van handelsgegevens vereisen deze informatie op zakelijke brieven, orderformulieren en websites. Als bestuurders op een factuur worden genoemd, moeten alle bestuurders worden genoemd. Een btw-factuur moet het btw-registratienummer van de leverancier vermelden.

Gebruik de juridische identiteit van de leverancier consistent. Een handelsnaam kan daarnaast worden vermeld, maar mag niet in de plaats komen van de eigen naam van de eenmanszaak of de geregistreerde naam van de vennootschap.

Wanneer u btw in rekening moet brengen

Btw hangt af van uw registratie en de levering, en niet simpelweg van de vraag of u een eenmanszaak of een vennootschap hebt. In het algemeen moet u zich registreren wanneer de belaste omzet over de afgelopen 12 maanden meer dan GBP 90.000 bedraagt, of wanneer u verwacht dat deze in de komende 30 dagen boven de GBP 90.000 uitkomt. In sommige situaties gelden andere regels, bijvoorbeeld voor bedrijven die buiten het VK gevestigd zijn. U kunt zich ook vrijwillig registreren onder de drempel.

Alleen een btw-geregistreerd bedrijf kan een btw-factuur uitschrijven. Als u niet geregistreerd bent, voeg dan geen btw toe en vermeld geen btw-registratienummer. Wanneer u zich vrijwillig registreert, ontheft het feit dat u onder de drempel zit u niet van uw btw-verplichtingen.

Wanneer zowel leverancier als klant btw-geregistreerd zijn, is doorgaans een btw-factuur vereist voor een belaste levering tussen ondernemingen, behoudens uitzonderingen en bijzondere regelingen. Een volledige btw-factuur vermeldt het btw-registratienummer van de leverancier, een opeenvolgend identificatienummer, het tijdstip van belasting en de uitgiftedatum, de klantgegevens, de nettobedragen, de tarieven en de in rekening gebrachte btw. Een vereenvoudigde btw-factuur mag worden gebruikt voor in aanmerking komende leveringen van GBP 250 of minder, inclusief btw. Het standaardtarief bedraagt 20%, maar verlaagde, nul-, vrijgestelde en buiten de werkingssfeer vallende behandelingen hangen af van de levering. Raadpleeg de afzonderlijke gids voor Britse btw-facturen voor de gedetailleerde veldenlijst en uitzonderingen.

Betalingsvoorwaarden en te late betaling

Geef aan wanneer de betaling verschuldigd is en hoe de klant moet betalen. Als er voor een zakelijke transactie geen betalingstermijn is overeengekomen, is de betaling 30 dagen na ontvangst van de factuur door de klant of na levering van de goederen of diensten door u achterstallig, indien dat later is. Overeengekomen termijnen zijn doorgaans beperkt tot 30 dagen voor overheidsinstanties en 60 dagen voor zakelijke transacties, hoewel bedrijven een langere termijn kunnen overeenkomen als dat voor beide partijen redelijk is.

Voor een in aanmerking komende business-to-business-vordering bedraagt de wettelijke rente 8 procentpunten boven de basisrente van de Bank of England. Een leverancier kan ook een vaste invorderingsvergoeding vorderen op basis van het vorderingsbedrag. Wettelijke rente is niet beschikbaar wanneer het contract een ander tarief voorziet dat een toereikend rechtsmiddel vormt; controleer daarom het contract en de geldende regels voordat u dit toevoegt.

Bewaar de facturen en ondersteunende documenten gedurende de voor u geldende termijn. BTW-documenten worden doorgaans ten minste zes jaar bewaard, of tien jaar voor OSS- en voormalige MOSS-documenten. Een zelfstandige bewaart documenten doorgaans ten minste vijf jaar na de aangiftetermijn van 31 januari voor het betreffende belastingjaar. Voor vennootschappen, regelingen en uitzonderlijke omstandigheden kunnen andere bewaartermijnen gelden. FreeBillGen kan een consistente PDF genereren, maar gastgebruikers voeren hun eigen factuurnummer in en zorgen zelf voor de afstemming; de generator beheert de volgnummering niet automatisch.

Vragen over factureren in het VK

Wat moet er op een Britse factuur staan?

De algemene checklist van GOV.UK omvat een uniek identificatienummer, namen en adressen van leverancier en klant, contactgegevens, een duidelijke omschrijving, de leverings- en factuurdata, de in rekening gebrachte bedragen, het eventueel verschuldigde btw-bedrag en het totaal verschuldigde bedrag. Btw-facturen kennen een uitgebreidere veldenlijst, en vereenvoudigde facturen zijn beschikbaar voor bepaalde leveringen van GBP 250 of minder, inclusief btw.

Moeten eenmanszaken zich registreren voor de btw om facturen te versturen?

Nee. Een eenmanszaak kan facturen zonder btw versturen zolang deze niet geregistreerd is. Registratie is doorgaans verplicht wanneer de belaste omzet over de afgelopen 12 maanden boven de GBP 90.000 uitkomt of wanneer wordt verwacht dat dit bedrag in de komende 30 dagen wordt overschreden. Vrijwillige registratie en bijzondere regels kunnen onder de drempel van toepassing zijn.

Wat is de Britse btw-registratiedrempel?

De algemene Britse btw-registratiedrempel bedraagt GBP 90.000. U moet zowel de belaste omzet over de afgelopen 12 maanden controleren als wat u in de komende 30 dagen verwacht. Het registratiemoment en de uitzonderingen hangen af van welke toets of bijzondere regel van toepassing is; bedrijven onder de drempel kunnen zich vrijwillig registreren.

Moet een limited company haar registratienummer op facturen vermelden?

Op een factuur van een limited company moet de volledige bedrijfsnaam uit het certificate of incorporation worden vermeld. De checklist voor verkoopfacturen van GOV.UK vereist niet dat het bedrijfsregistratienummer en de registered office op elke factuur staan, hoewel deze vaak worden opgenomen en afzonderlijke regels ze verplicht stellen op zakelijke brieven, orderformulieren en websites. Op een btw-factuur moet het btw-registratienummer van de leverancier staan.

Kan ik rente in rekening brengen voor een te laat betaalde factuur in het VK?

Voor een in aanmerking komende business-to-business-vordering kunt u doorgaans wettelijke rente in rekening brengen van 8 procentpunten boven de basisrente van de Bank of England en een vaste invorderingsvergoeding vorderen. U kunt geen wettelijke rente vorderen wanneer de overeenkomst een ander tarief bevat dat een toereikend rechtsmiddel vormt, dus controleer eerst de overeenkomst en de huidige regels.

Hoe lang moet ik mijn Britse facturen bewaren?

De termijn hangt af van het type administratie en de onderneming. Btw-administratie wordt doorgaans minimaal zes jaar bewaard, met 10 jaar voor OSS- en voormalige MOSS-administratie. Een zelfstandige bewaart administratie doorgaans minimaal vijf jaar na de aangiftedeadline van 31 januari voor het betreffende belastingjaar. Langere of andere termijnen kunnen van toepassing zijn, dus controleer de regel voor uw status en regeling.