¿Qué debe incluir una factura en el Reino Unido?
La lista de comprobación general de facturas de GOV.UK requiere un número de identificación único, el nombre de su negocio, la dirección y la información de contacto, el nombre y la dirección del cliente, una descripción clara de los bienes o servicios, la fecha de suministro, la fecha de la factura, los importes facturados, el importe del IVA aplicable, en su caso, y el total adeudado. La cantidad y el precio unitario deben figurar en una factura completa de IVA cuando proceda. Las condiciones de pago y las instrucciones de pago también ayudan al cliente a entender qué debe pagar y cuándo.
Una factura de IVA utiliza un número secuencial de una o varias series que identifica de forma única el documento. Esto no implica una regla universal de ausencia de saltos para toda factura que no sea de IVA. Utilice un sistema de numeración que pueda conciliar, conserve en sus registros las facturas de IVA anuladas o emitidas por error y documente las correcciones en lugar de reutilizar silenciosamente un identificador.
Etiquete claramente el documento como factura para que no se confunda con un presupuesto, un estimado o un recibo. Un diseño uniforme resulta útil, pero la información obligatoria importa más que una plantilla concreta.
Autónomos y sociedades limitadas
Si opera como autónomo, la factura debe incluir su nombre y cualquier nombre comercial que utilice. Cuando use un nombre comercial, también debe figurar una dirección en la que puedan entregarle documentos legales. Un autónomo no tiene número de registro de sociedad.
Una sociedad limitada debe mostrar su razón social completa exactamente como aparece en el certificado de constitución. La lista de comprobación de facturas de GOV.UK no exige el número de registro de la sociedad ni el domicilio social en cada factura de venta, aunque las sociedades suelen incluirlos. Normas independientes sobre información comercial exigen esos datos en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Si se menciona a los administradores en una factura, deben mencionarse todos. Una factura de IVA debe incluir el número de inscripción en el IVA del proveedor.
Utilice la identidad legal del proveedor de forma coherente. Un nombre comercial puede aparecer junto a ella, pero no debe sustituir el nombre del autónomo ni la razón social de la sociedad.
| Dato | Autónomo | Sociedad limitada |
|---|---|---|
| Nombre en la factura | Su nombre y cualquier nombre comercial utilizado | Razón social completa del certificado de constitución |
| Número de registro de la sociedad | No procede | Habitualmente se muestra, pero no figura en la lista de comprobación de facturas de venta de GOV.UK |
| Dirección | Dirección del negocio, más una dirección para documentos legales cuando se usa un nombre comercial | Dirección del proveedor; habitualmente se muestra el domicilio social |
| Número de IVA | En facturas de IVA si está inscrito | En facturas de IVA si está inscrita |
Cuándo debe repercutirse el IVA
El IVA depende de su registro y del suministro, no simplemente de si es autónomo o una empresa. Por lo general, debe registrarse si su volumen de negocios imponible de los últimos 12 meses supera las 90.000 GBP, o si espera que supere las 90.000 GBP en los próximos 30 días. Se aplican reglas diferentes en algunas situaciones, incluidas las empresas con sede fuera del Reino Unido. También puede registrarse voluntariamente por debajo del umbral.
Solo una empresa registrada a efectos del IVA puede emitir una factura con IVA. Si no está registrado, no añada el IVA ni presente un número de registro de IVA. Si se registra voluntariamente, estar por debajo del umbral no le exime de sus obligaciones de IVA.
Cuando tanto el proveedor como el cliente están registrados a efectos del IVA, generalmente se requiere una factura con IVA para un suministro imponible entre empresas, sujeto a excepciones y regímenes especiales. Una factura con IVA completa muestra el número de registro de IVA del proveedor, un número de identificación secuencial, la fecha de devengo y la fecha de emisión, los datos del cliente, los valores netos, los tipos y el IVA repercutido. Se puede utilizar una factura con IVA simplificada para los suministros elegibles de 250 GBP o menos, IVA incluido. El tipo estándar es del 20 %, pero el tratamiento reducido, cero, exento y fuera del ámbito depende del suministro. Consulte la guía dedicada a las facturas con IVA del Reino Unido para ver la lista detallada de campos y excepciones.
Condiciones de pago y mora
Indique cuándo vence el pago y cómo debe pagar el cliente. Si no se acuerda una fecha de pago para una transacción comercial, el pago se considera en mora 30 días después de que el cliente reciba la factura o después de que usted suministre los bienes o servicios, si esto ocurre más tarde. Los plazos acordados suelen tener un límite de 30 días para las autoridades públicas y de 60 días para las transacciones comerciales, aunque las empresas pueden acordar un plazo más largo si es justo para ambas partes.
Para una deuda comercial entre empresas que cumpla los requisitos, el interés legal es de 8 puntos porcentuales por encima del tipo básico del Banco de Inglaterra. Un proveedor también puede reclamar una compensación fija por gastos de cobro basada en el importe de la deuda. El interés legal no está disponible cuando el contrato establece un tipo diferente que constituye una reparación sustancial, así que compruebe el contrato y las normas vigentes antes de añadirlo.
Conserve las facturas y los registros de apoyo durante el periodo que le corresponda. Los registros de IVA normalmente se conservan durante al menos seis años, o 10 años para los registros de OSS y del antiguo MOSS. Un autónomo normalmente conserva los registros durante al menos cinco años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero para el año fiscal correspondiente. Las circunstancias excepcionales, de la empresa o del régimen pueden dar lugar a plazos diferentes. FreeBillGen puede generar un PDF coherente, pero los invitados proporcionan y concilian su propio número de factura; el generador no gestiona la secuencia automáticamente.
Preguntas sobre la facturación en el Reino Unido
¿Qué debe incluir una factura del Reino Unido?
La lista de comprobación general de GOV.UK incluye un número de identificación único, los nombres y direcciones del proveedor y del cliente, la información de contacto, una descripción clara, las fechas de suministro y de la factura, los importes facturados, cualquier importe de IVA aplicable y el total adeudado. Las facturas con IVA tienen una lista de campos más detallada, y hay facturas simplificadas disponibles para algunos suministros de 250 GBP o menos, IVA incluido.
¿Los autónomos necesitan registrarse a efectos del IVA para enviar facturas?
No. Un autónomo puede enviar facturas sin IVA mientras no esté registrado. Por lo general, el registro es obligatorio cuando el volumen de negocios imponible de los últimos 12 meses supera las 90.000 GBP o se espera que supere esa cantidad en los próximos 30 días. El registro voluntario y las normas especiales pueden aplicarse por debajo del umbral.
¿Cuál es el umbral de registro del IVA en el Reino Unido?
El umbral general de registro del IVA en el Reino Unido es de 90.000 GBP. Debe comprobar tanto el volumen de negocios imponible de los últimos 12 meses como lo que espera para los próximos 30 días. Los plazos de registro y las excepciones dependen de la prueba o norma especial que se aplique; las empresas por debajo del umbral pueden registrarse voluntariamente.
¿Una sociedad limitada tiene que mostrar su número de registro en las facturas?
La factura de una sociedad limitada debe mostrar el nombre completo de la empresa tal como figura en su certificado de constitución. La lista de verificación de facturas de venta de GOV.UK no exige incluir el número de registro de la empresa ni el domicilio social en cada factura, aunque suelen incluirse y otras normas los requieren en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Una factura de IVA debe mostrar el número de registro de IVA del proveedor.
¿Puedo cobrar intereses por una factura vencida en el Reino Unido?
En el caso de una deuda entre empresas que cumpla los requisitos, generalmente puede cobrar el interés legal a 8 puntos porcentuales por encima del tipo de interés de referencia del Banco de Inglaterra y reclamar una compensación fija por gastos de recuperación. No puede reclamar el interés legal cuando el contrato establece un tipo diferente que constituye un recurso sustancial, por lo que debe consultar el acuerdo y la normativa vigente primero.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas del Reino Unido?
El plazo depende del tipo de registro y de la actividad. Los registros de IVA generalmente se conservan durante al menos seis años, y 10 años en el caso de los registros de OSS y del antiguo MOSS. Un trabajador autónomo generalmente conserva los registros durante al menos cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero correspondiente al ejercicio fiscal pertinente. Pueden aplicarse plazos más largos o diferentes, por lo que debe consultar la norma aplicable a su situación y régimen.