Fakturering i Holland

Hvad er en hollandsk factuur?

I Holland kaldes en faktura for en factuur. En erhvervskunde er afhængig af korrekte fakturaoplysninger for at kunne fradrage købsmoms, og Belastingdienst kan efterprøve dem. Et manglende felt kan kræve en berigtigelse og bringe momsfradraget i fare.

Virksomheder fakturerer som udgangspunkt altid leverancer til andre virksomheder og juridiske enheder. Fristen er normalt senest den 15. dag i måneden efter den måned, hvor leverancen fandt sted, dog med visse transaktionsspecifikke undtagelser. Kravene til fakturering af privatpersoner varierer ligeledes efter leverancens art.

Hvad skal en hollandsk factuur indeholde?

En gyldig factuur skal indeholde samtlige lovpligtige oplysninger fastsat af Belastingdienst. Hvis blot én mangler, er fakturaen teknisk set ugyldig, hvilket kan koste din kunde fradraget for købsmoms og give anledning til spørgsmål ved et skattetjek. Sørg for, at enhver factuur indeholder følgende:

Dit fulde navn og din adresse

Det juridiske navn og adressen på din virksomhed som den fakturaudstedende leverandør.

Kundens fulde navn og adresse

Det fuldstændige navn og adressen på den virksomhed eller enhed, der modtager varerne eller ydelserne.

Dit momsnummer (BTW-id)

Dit BTW-identificatienummer, som er det momsnummer, du oplyser til kunder og anfører på fakturaer.

Dit KvK-nummer (erhvervsregister)

Dit registreringsnummer fra det hollandske handelskammer (Kamer van Koophandel), som generelt kræves på forretningsdokumenter.

Et fortløbende fakturanummer

Et unikt og fortløbende fakturanummer fra en tydelig nummereringsserie.

Fakturadatoen (udstedelsesdatoen)

Den dato, hvor fakturaen udstedes.

Leveringsdatoen

Den dato, hvor varerne blev leveret, eller tjenesteydelsen blev udført, eller datoen for en forudbetaling, hvis denne afviger fra udstedelsesdatoen.

Beskrivelse og mængde

En klar beskrivelse af de leverede varer eller tjenesteydelser samt mængden eller omfanget.

Nettobeløb pr. momssats

Prisen eksklusive moms, opdelt efter hver gældende momssats, samt eventuel rabat, der ikke allerede er indeholdt i enhedsprisen.

Momssats og momsbeløb

Den anvendte momssats (standard eller reduceret) og det deraf følgende momsbeløb i euro pr. sats.

Eventuel note om omvendt betalingspligt eller fritagelse

Hvis momsen er omfattet af omvendt betalingspligt, eller leveringen er fritaget eller nulbeskattet, angives en note herom, fx btw verlegd.

KvK-nummer og BTW-id: Hvad er forskellen?

To numre skaber mest forvirring for nye nederlandske virksomheder, fordi begge udstedes nogenlunde samtidig, men har meget forskellige funktioner. KvK-nummeret (KvK-nummer) er dit registreringsnummer hos Kamer van Koophandel, det nederlandske handelskammer. Det identificerer din virksomhed i handelsregistret og skal som regel angives på dine fakturaer og i din øvrige forretningskorrespondance.

BTW-id (BTW-identificatienummer) er dit momsidentifikationsnummer, udstedt af Belastingdienst. Det er det nummer, du viser offentligt - på din hjemmeside og på dine fakturaer - og det er det nummer, en EU-kunde bruger til at verificere dig. Det er bevidst adskilt fra dit ældre interne momsnummer (omzetbelastingnummer eller BTW-nummer), som du bruger i korrespondance med selve Belastingdienst, men som ikke bør være det, der trykkes til kunderne. På en faktura, der er rettet til kunden, skal du angive dit BTW-id.

Nederlandske momssatser og småvirksomhedsordningen (KOR)

Nederlandene anvender en standardmomssats, en reduceret sats for bestemte kategorier og 0 %-behandling for bestemte leveringer såsom kvalificerende eksport og transaktioner inden for EU. Fritagelser og særlige ordninger er noget andet end en 0 %-sats. Bekræft den aktuelle klassificering, og angiv nettobeløbet, satsen og momsbeløbet pr. behandling, hvor det er påkrævet.

Den nederlandske kleineondernemersregeling (KOR) er en valgfri momsfritagelse for en berettiget nederlandsk-etableret virksomhed med en årlig omsætning på højst 20.000 EUR efter ordningens beregning. En deltager opkræver ikke moms og kan ikke fradrage indgående moms. Virksomheden indsender som regel ikke længere almindelige momsangivelser, selvom særlige transaktioner stadig kan skabe forpligtelser. Overskridelse af tærsklen afslutter fritagelsen fra og med den levering, der overskrider omsætningstærsklen. Den separate EU-KOR har sine egne betingelser for grænseoverskridende aktivitet.

Hvordan fungerer omvendt betalingspligt (btw verlegd)?

Ved mange grænseoverskridende leverancer mellem virksomheder (B2B) opkræves momsen ikke af sælgeren, men afregnes i stedet af køberen. Dette kaldes omvendt betalingspligt (på hollandsk kendt som btw verlegd). Når dette gør sig gældende, udsteder du fakturaen uden at opkræve BTW (moms), og i stedet for et momsbeløb tilføjer du en bemærkning om, at der gælder omvendt betalingspligt.

Det mest almindelige tilfælde er B2B-salg af tjenesteydelser til en virksomhed i et andet EU-land: I henhold til de generelle regler om leveringssted afregner kunden momsen i sit eget land, så du fakturerer uden moms og anfører btw verlegd (eller tilsvarende på kundens sprog, f.eks. "omvendt betalingspligt" eller "VAT reverse-charged"). Ved leverancer inden for EU skal du desuden angive begge momsnumre - dit eget og kundens gyldige BTW-id - og leverancen skal indberettes i din EU-salgsangivelse (angivelse af EU-salg uden moms). Omvendt betalingspligt gælder også for visse indenlandske sektorer i Holland, såsom dele af bygge- og anlægssektoren samt ved underleverandørarbejde, visse typer skrot og elektronik. Reglen er den samme i alle tilfælde med omvendt betalingspligt: ingen moms på fakturaen samt en udtrykkelig bemærkning herom og de påkrævede momsnumre.

Fortløbende fakturanummerering

Enhver faktura skal have et unikt, fortløbende fakturanummer. Man kan godt anvende mere end én entydig nummerserie, men et nummer må aldrig genbruges eller give anledning til tvivl.

Gæstebrugere af FreeBillGen indtaster deres eget nummer. Hvis du er logget ind i et arbejdsområde, kan systemet foreslå det næste ledige nummer og forhindre dubletter af allerede gemte numre, men det kan ikke registrere dokumenter, der er oprettet i andre systemer. Sørg for at bevare annullerede fakturaer og rettelser i revisionssporet.

Hvor længe skal fakturaer opbevares? 7-årsreglen

Hollandske virksomheder skal som udgangspunkt opbevare udstedte og modtagne fakturaer i syv år. Fakturaer, der vedrører fast ejendom, skal opbevares i ti år. Regnskabsmateriale for transaktioner under EU- eller importordningen (One Stop Shop / IOSS) skal ligeledes opbevares i en periode på ti år.

Opbevar altid fakturaen i den form, den blev sendt eller modtaget i. En digital faktura skal derfor forblive digital og være let tilgængelig ved kontrol. En udskrift eller en nyoprettet PDF-fil i sig selv opfylder ikke kravet om at bevare det oprindelige elektroniske bilag. Scanning er kun tilladt, hvis kopien er fuldstændig og bevarer de nødvendige kendetegn for ægthed.

Opret en professionel hollandsk faktura gratis

En gratis generator kan hjælpe dig med at udarbejde et hollandsk fakturaudkast med partoplysninger, datoer, fakturanummer, linjebeskrivelser, konfigurerbar moms og automatisk beregnede totaler. Indtast det relevante BTW-id, KvK-nummer, leveringsdato og eventuelle andre oplysninger, som din transaktion kræver, da FreeBillGen ikke garanterer, at samtlige felter fra Belastingdienst er udfyldt.

Ved grænseoverskridende B2B-salg inden for EU kan du slå BTW (moms) fra og manuelt tilføje de relevante momsnumre samt en bemærkning om btw verlegd. Hvis du benytter selskabsordningen for små virksomheder (KOR), bør du kontrollere de gældende regler og den korrekte formulering inden udstedelse. Resultatet er en overskuelig PDF til dit regnskab, men du er fortsat selv ansvarlig for kontrol og lovpligtig opbevaring.

Spørgsmål om hollandske fakturaer

Hvad skal en hollandsk faktura indeholde?

En gyldig faktura skal indeholde dit fulde navn og adresse, kundens fulde navn og adresse, dit BTW-id (momsnummer) og KvK-nummer, et fortløbende fakturanummer, udstedelsesdatoen, leveringsdatoen, en beskrivelse af og mængden af de leverede varer eller ydelser, nettobeløbet pr. momssats, BTW-satsen (momssatsen) og momsbeløbet samt en bemærkning om omvendt betalingspligt eller momsfritagelse, hvis der ikke opkræves moms. De præcise krav fastsættes af de hollandske skattemyndigheder (Belastingdienst).

Hvad er forskellen på et KvK-nummer og et BTW-id?

KvK-nummeret er dit registreringsnummer hos handelskammeret (Kamer van Koophandel) og identificerer din virksomhed i handelsregistret. BTW-id er dit momsidentifikationsnummer udstedt af Belastingdienst, som du viser offentligt og trykker på fakturaer. Et separat momsnummer (omzetbelastingnummer) bruges udelukkende i korrespondance med skattemyndigheden, ikke på kundens fakturaer.

Hvad betyder btw verlegd på en faktura?

Btw verlegd betyder, at momsen afregnes omvendt: Sælgeren opkræver ikke BTW, og køberen afregner i stedet momsen. Det gælder for mange grænseoverskridende B2B-leverancer, såsom tjenesteydelser til en virksomhed i et andet EU-land, samt for visse indenlandske sektorer som byggeunderentreprise. Fakturaen viser ingen moms, indeholder bemærkningen btw verlegd og viser ved leverancer inden for EU begge parters momsidentifikationsnumre.

Hvad er momssatserne (BTW-satserne) i Nederlandene?

Nederlandene har en standard-BTW-sats for de fleste varer og tjenesteydelser, en reduceret sats for kategorier som mange fødevarer, medicin og bøger samt en 0 %-sats, der primært dækker leverancer inden for EU og eksport. Satserne og kategorierne med reduceret sats ændrer sig over tid, så bekræft de gældende procentsatser hos Belastingdienst. En faktura, der kombinerer forskellige satser, skal vise nettobeløbet, satsen og momsbeløbet separat for hver sats.

Hvor længe skal jeg opbevare fakturaer i Nederlandene?

Afsendte og modtagne fakturaer opbevares som hovedregel i syv år. Fakturaer vedrørende fast ejendom samt optegnelser under EU's eller importordningens én-stop-ordninger har en opbevaringsperiode på ti år. Opbevar digitale fakturaer i den form, de er modtaget eller afsendt i, og sørg for, at de med rimelighed er tilgængelige for kontrol; en udskrift alene er ikke tilstrækkelig.

Skal jeg angive et KvK-nummer på min faktura?

Ja. Virksomheder, der er registreret hos Kamer van Koophandel, forventes som hovedregel at angive deres KvK-nummer på fakturaer og forretningsdokumenter sammen med det BTW-id, der bruges til moms. Når begge oplysninger angives, kan kunderne identificere din virksomhed og bekræfte din momsregistrering.