¿Qué debe incluir una factura del Reino Unido?
La lista general de GOV.UK exige un número de identificación único, el nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa, el nombre y la dirección del cliente, una descripción clara de los bienes o servicios, la fecha de suministro, la fecha de la factura, los montos cobrados, cualquier monto de IVA aplicable y el total adeudado. En una factura completa de IVA también figuran la cantidad y el precio unitario cuando corresponde. Las condiciones y las instrucciones de pago ayudan al cliente a entender cuánto y cuándo debe pagar.
Una factura de IVA utiliza un número secuencial de una o varias series que identifica el documento de forma única. Esto no establece una regla universal sin saltos para todas las facturas que no incluyan IVA. Use un sistema de numeración que pueda conciliar, conserve en sus registros las facturas de IVA canceladas o erróneas y documente las correcciones en lugar de reutilizar un identificador sin dejar constancia.
Identifique claramente el documento como factura para que no se confunda con una cotización, un presupuesto o un recibo. Un diseño coherente resulta útil, pero la información obligatoria importa más que una plantilla concreta.
Empresarios individuales y sociedades limitadas
Si opera como empresario individual, la factura debe incluir su nombre y cualquier nombre comercial que utilice. Cuando use un nombre comercial, también debe mostrar una dirección en la que puedan entregarle documentos legales. Un empresario individual no tiene número de registro de sociedad.
Una sociedad limitada debe mostrar su nombre completo exactamente como figura en el certificado de constitución. La lista de GOV.UK para facturas de venta no exige el número de registro de la sociedad ni el domicilio social en todas las facturas, aunque las sociedades suelen incluirlos. Otras reglas de información mercantil sí exigen esos datos en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Si la factura menciona a algún administrador, debe nombrarlos a todos. Una factura de IVA debe incluir el número de registro de IVA del proveedor.
Use siempre de forma coherente la identidad jurídica del proveedor. Puede añadir un nombre comercial, pero no debe sustituir el nombre propio del empresario individual ni la denominación registrada de la sociedad.
| Dato | Empresario individual | Sociedad limitada |
|---|---|---|
| Nombre en la factura | Su nombre y cualquier nombre comercial utilizado | Nombre completo del certificado de constitución |
| Número de registro de la sociedad | No corresponde | Suele mostrarse, pero no figura en la lista de GOV.UK para facturas de venta |
| Dirección | Dirección comercial y, si utiliza un nombre comercial, una dirección para recibir documentos legales | Dirección del proveedor; suele mostrarse el domicilio social |
| Número de IVA | En las facturas de IVA si está registrado | En las facturas de IVA si está registrada |
Cuándo tiene que cobrar IVA
El IVA depende de su registro y del suministro, no solo de si es empresario individual o sociedad. Por lo general, debe registrarse si el volumen de operaciones gravables de los últimos 12 meses supera GBP 90000, o si prevé que superará GBP 90000 en los próximos 30 días. En algunas situaciones se aplican reglas distintas, incluidas las empresas establecidas fuera del Reino Unido. También puede registrarse voluntariamente por debajo del umbral.
Solo una empresa registrada para el IVA puede emitir una factura de IVA. Si no está registrado, no añada IVA ni presente un número de registro de IVA. Si se registra voluntariamente, estar por debajo del umbral no le exime de sus obligaciones de IVA.
Cuando tanto el proveedor como el cliente están registrados para el IVA, por lo general se exige una factura de IVA para un suministro gravable entre empresas, con las excepciones y los regímenes especiales aplicables. Una factura completa de IVA muestra el número de registro de IVA del proveedor, un número de identificación secuencial, la fecha de devengo y la de emisión, los datos del cliente, los montos netos, las tasas y el IVA cobrado. Puede utilizarse una factura de IVA simplificada para suministros que cumplan los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido. La tasa general es del 20%, pero las tasas reducidas o cero, las exenciones y las operaciones fuera del ámbito dependen del suministro. Consulte la guía específica sobre facturas de IVA del Reino Unido para ver la lista detallada de campos y excepciones.
Plazos de pago y pagos tardíos
Indique cuándo vence el pago y cómo debe pagar el cliente. Si no se acuerda una fecha de pago para una operación comercial, el pago se considera atrasado 30 días después de que el cliente reciba la factura o de que suministre los bienes o servicios, si esta última fecha es posterior. Los plazos acordados suelen estar limitados a 30 días para las autoridades públicas y a 60 días para las operaciones entre empresas, aunque estas pueden acordar un plazo mayor si resulta justo para ambas partes.
Para una deuda entre empresas que cumpla los requisitos, el interés legal es de 8 puntos porcentuales por encima de la tasa base del Banco de Inglaterra. El proveedor también puede reclamar una compensación fija por gastos de cobro según el monto de la deuda. No se aplica el interés legal cuando el contrato establece otra tasa que constituye una compensación sustancial, así que revise el contrato y las reglas vigentes antes de añadirlo.
Conserve las facturas y los documentos justificativos durante el plazo que le corresponda. Los registros de IVA suelen conservarse al menos seis años, o 10 años para los registros de OSS y del antiguo MOSS. Una persona que trabaja por cuenta propia suele conservar sus registros al menos cinco años después de la fecha límite de declaración del 31 de enero correspondiente al ejercicio fiscal. Las sociedades, los distintos regímenes y las circunstancias excepcionales pueden dar lugar a plazos diferentes. FreeBillGen puede generar un PDF coherente, pero los usuarios invitados deben proporcionar y conciliar su propio número de factura; el generador no gestiona automáticamente la secuencia.
Preguntas sobre la facturación en el Reino Unido
¿Qué debe incluir una factura del Reino Unido?
La lista general de GOV.UK incluye un número de identificación único, los nombres y direcciones del proveedor y del cliente, los datos de contacto, una descripción clara, las fechas de suministro y de factura, los montos cobrados, cualquier monto de IVA aplicable y el total adeudado. Las facturas de IVA exigen una lista de campos más detallada. Para determinados suministros de GBP 250 o menos, IVA incluido, puede utilizarse una factura simplificada.
¿Los empresarios individuales necesitan registrarse para el IVA antes de enviar facturas?
No. Un empresario individual puede enviar facturas sin IVA mientras no esté registrado. Por lo general, debe registrarse cuando el volumen de operaciones gravables de los últimos 12 meses supera GBP 90000 o se prevé que superará esa cantidad en los próximos 30 días. El registro voluntario y las reglas especiales pueden aplicarse por debajo del umbral.
¿Cuál es el umbral de registro del IVA en el Reino Unido?
El umbral general de registro del IVA en el Reino Unido es de GBP 90000. Debe revisar tanto el volumen de operaciones gravables de los últimos 12 meses como lo que prevé para los próximos 30 días. El plazo de registro y las excepciones dependen de la prueba o regla especial aplicable; las empresas por debajo del umbral pueden registrarse voluntariamente.
¿Una sociedad limitada tiene que mostrar su número de sociedad en las facturas?
La factura de una sociedad limitada debe mostrar el nombre completo de la sociedad tal como figura en su certificado de constitución. La lista de GOV.UK para facturas de venta no exige el número de registro ni el domicilio social en todas las facturas, aunque suelen incluirse y otras reglas los exigen en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Una factura de IVA debe mostrar el número de registro de IVA del proveedor.
¿Puedo cobrar intereses por una factura pagada con retraso en el Reino Unido?
Para una deuda entre empresas que cumpla los requisitos, por lo general puede cobrar el interés legal de 8 puntos porcentuales por encima de la tasa base del Banco de Inglaterra y reclamar una compensación fija por gastos de cobro. No puede reclamar el interés legal cuando el contrato establece otra tasa que constituye una compensación sustancial, así que revise primero el acuerdo y las reglas vigentes.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas del Reino Unido?
El plazo depende del tipo de registro y de la empresa. Los registros de IVA suelen conservarse al menos seis años, o 10 años para los registros de OSS y del antiguo MOSS. Una persona que trabaja por cuenta propia suele conservar los registros al menos cinco años después de la fecha límite de declaración del 31 de enero correspondiente al ejercicio fiscal. Pueden aplicarse plazos mayores o distintos, así que revise la regla de su situación y régimen.