Welche Angaben muss eine britische Rechnung enthalten?
Die allgemeine Rechnungscheckliste von GOV.UK verlangt eine eindeutige Identifikationsnummer, den Namen, die Anschrift und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens, den Namen und die Anschrift des Kunden, eine eindeutige Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, das Leistungsdatum, das Rechnungsdatum, die berechneten Beträge, den gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuerbetrag und den geschuldeten Gesamtbetrag. Auf einer vollständigen Umsatzsteuerrechnung sind gegebenenfalls auch Menge und Einzelpreis anzugeben. Zahlungsbedingungen und Zahlungsanweisungen helfen dem Kunden zudem nachzuvollziehen, welchen Betrag er wann zahlen muss.
Eine Umsatzsteuerrechnung verwendet eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Nummernreihen, durch die das Dokument eindeutig identifiziert wird. Daraus ergibt sich jedoch keine allgemeingültige Pflicht zur lückenlosen Nummerierung sämtlicher Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Verwenden Sie ein Nummerierungssystem, das Sie abgleichen können, bewahren Sie stornierte oder fehlerhafte Umsatzsteuerrechnungen in Ihren Unterlagen auf und dokumentieren Sie Korrekturen, anstatt eine Kennung stillschweigend erneut zu verwenden.
Kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig als Rechnung, damit es nicht mit einem Angebot, Kostenvoranschlag oder Beleg verwechselt wird. Ein einheitliches Layout ist hilfreich, entscheidender als eine bestimmte Vorlage sind jedoch die vorgeschriebenen Angaben.
Einzelunternehmen und Limited Companies im Vergleich
Wenn Sie als Einzelunternehmer tätig sind, muss die Rechnung Ihren Namen sowie jeden von Ihnen verwendeten Unternehmensnamen enthalten. Wenn Sie einen Unternehmensnamen verwenden, muss außerdem eine Anschrift angegeben werden, unter der Ihnen rechtliche Dokumente zugestellt werden können. Ein Einzelunternehmer hat keine Handelsregisternummer einer Gesellschaft.
Eine Limited Company muss ihre vollständige Firmenbezeichnung genau so angeben, wie sie in der Gründungsurkunde aufgeführt ist. Nach der Rechnungscheckliste von GOV.UK müssen die Handelsregisternummer und der eingetragene Firmensitz nicht auf jeder Ausgangsrechnung erscheinen, auch wenn Gesellschaften diese Angaben üblicherweise aufnehmen. Nach gesonderten Offenlegungsvorschriften für den Geschäftsverkehr müssen diese Angaben auf Geschäftsbriefen, Bestellformularen und Websites stehen. Werden auf einer Rechnung Geschäftsführer namentlich genannt, müssen alle Geschäftsführer aufgeführt werden. Eine Umsatzsteuerrechnung muss die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten enthalten.
Verwenden Sie durchgängig die rechtliche Identität des Lieferanten. Eine Geschäftsbezeichnung kann zusätzlich angegeben werden, darf jedoch weder den eigenen Namen des Einzelunternehmers noch die eingetragene Firmenbezeichnung der Gesellschaft ersetzen.
| Angabe | Einzelunternehmer | Limited Company |
|---|---|---|
| Name auf der Rechnung | Ihr Name und jeder verwendete Unternehmensname | Vollständige Firmenbezeichnung aus der Gründungsurkunde |
| Handelsregisternummer der Gesellschaft | Nicht zutreffend | Wird üblicherweise angegeben, ist jedoch nicht Teil der GOV.UK-Checkliste für Ausgangsrechnungen |
| Anschrift | Geschäftsanschrift sowie bei Verwendung eines Unternehmensnamens eine Anschrift für die Zustellung rechtlicher Dokumente | Anschrift des Lieferanten; der eingetragene Firmensitz wird üblicherweise angegeben |
| Umsatzsteuer-ID | Bei erfolgter Registrierung auf Umsatzsteuerrechnungen | Bei erfolgter Registrierung auf Umsatzsteuerrechnungen |
Wann Sie Umsatzsteuer berechnen müssen
Ob Umsatzsteuer anfällt, richtet sich nach Ihrer Registrierung und der jeweiligen Leistung, nicht allein danach, ob Sie Einzelunternehmer oder eine Gesellschaft sind. Sie müssen sich grundsätzlich registrieren, wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz in den vergangenen 12 Monaten 90.000 GBP übersteigt oder wenn Sie davon ausgehen, dass er in den nächsten 30 Tagen 90.000 GBP übersteigen wird. In bestimmten Fällen gelten andere Vorschriften, unter anderem für Unternehmen mit Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs. Unterhalb des Schwellenwerts können Sie sich auch freiwillig registrieren.
Nur ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen darf eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen. Wenn Sie nicht registriert sind, dürfen Sie weder Umsatzsteuer aufschlagen noch eine Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn Sie sich freiwillig registrieren, entbindet Sie die Unterschreitung des Schwellenwerts nicht von Ihren Umsatzsteuerpflichten.
Sind sowohl der Lieferant als auch der Kunde umsatzsteuerlich registriert, ist für eine steuerpflichtige Leistung zwischen Unternehmen grundsätzlich eine Umsatzsteuerrechnung erforderlich, vorbehaltlich von Ausnahmen und Sonderregelungen. Eine vollständige Umsatzsteuerrechnung enthält die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, eine fortlaufende Identifikationsnummer, den Steuerzeitpunkt und das Ausstellungsdatum, die Kundendaten, die Nettobeträge, die Umsatzsteuersätze und die berechnete Umsatzsteuer. Für berechtigte Leistungen mit einem Gesamtwert von höchstens 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer kann eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung verwendet werden. Der Standardsatz beträgt 20 %, doch ob ein ermäßigter Satz, der Nullsatz, eine Steuerbefreiung oder eine Behandlung außerhalb des Anwendungsbereichs gilt, hängt von der jeweiligen Leistung ab. Eine ausführliche Liste der erforderlichen Felder und Ausnahmen finden Sie im gesonderten Leitfaden für britische Umsatzsteuerrechnungen.
Zahlungsbedingungen und Zahlungsverzug
Geben Sie an, wann die Zahlung fällig ist und wie der Kunde zahlen soll. Wurde für eine geschäftliche Transaktion kein Zahlungsdatum vereinbart, tritt der Zahlungsverzug 30 Tage nach Erhalt der Rechnung durch den Kunden oder nach Lieferung der Waren beziehungsweise Erbringung der Dienstleistungen ein, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Vereinbarte Fristen sind für öffentliche Stellen normalerweise auf 30 Tage und für Geschäftstransaktionen auf 60 Tage begrenzt. Unternehmen können jedoch eine längere Frist vereinbaren, sofern sie für beide Parteien angemessen ist.
Bei einer anspruchsberechtigten Forderung zwischen Unternehmen liegt der gesetzliche Zinssatz 8 Prozentpunkte über dem Leitzins der Bank of England. Ein Lieferant kann abhängig von der Höhe der Forderung außerdem eine pauschale Entschädigung für Beitreibungskosten verlangen. Gesetzliche Zinsen können nicht geltend gemacht werden, wenn der Vertrag einen anderen Zinssatz vorsieht, der einen angemessenen Rechtsbehelf darstellt. Prüfen Sie daher den Vertrag und die geltenden Vorschriften, bevor Sie Zinsen aufschlagen.
Bewahren Sie Rechnungen und zugehörige Unterlagen für den für Sie geltenden Zeitraum auf. Umsatzsteuerunterlagen werden normalerweise mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt, OSS- und frühere MOSS-Unterlagen dagegen 10 Jahre. Selbstständige bewahren ihre Unterlagen normalerweise mindestens fünf Jahre nach dem Abgabetermin am 31. Januar für das betreffende Steuerjahr auf. Je nach Gesellschaft, Regelung und außergewöhnlichen Umständen können andere Fristen gelten. Mit FreeBillGen können Sie ein einheitliches PDF erstellen. Gäste müssen ihre Rechnungsnummer jedoch selbst angeben und abgleichen; der Generator verwaltet die Nummernfolge nicht automatisch.
Fragen zur Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich
Welche Angaben muss eine britische Rechnung enthalten?
Die allgemeine Checkliste von GOV.UK umfasst eine eindeutige Identifikationsnummer, Namen und Anschriften von Lieferant und Kunde, Kontaktdaten, eine eindeutige Beschreibung, das Leistungs- und Rechnungsdatum, die berechneten Beträge, den gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuerbetrag und den geschuldeten Gesamtbetrag. Für Umsatzsteuerrechnungen gilt eine ausführlichere Liste erforderlicher Felder. Für bestimmte Leistungen mit einem Gesamtwert von höchstens 250 GBP einschließlich Umsatzsteuer sind vereinfachte Rechnungen zulässig.
Müssen sich Einzelunternehmer für die Umsatzsteuer registrieren, um Rechnungen auszustellen?
Nein. Ein Einzelunternehmer kann ohne Registrierung Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Eine Registrierung ist grundsätzlich erforderlich, wenn der steuerpflichtige Umsatz in den vergangenen 12 Monaten 90.000 GBP übersteigt oder voraussichtlich in den nächsten 30 Tagen diesen Betrag übersteigen wird. Unterhalb des Schwellenwerts können eine freiwillige Registrierung und Sonderregelungen gelten.
Wie hoch ist der britische Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung?
Der allgemeine britische Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung beträgt 90.000 GBP. Sie müssen sowohl den steuerpflichtigen Umsatz der vergangenen 12 Monate als auch den in den nächsten 30 Tagen erwarteten Umsatz prüfen. Der Zeitpunkt der Registrierung und mögliche Ausnahmen hängen davon ab, welcher Test oder welche Sonderregelung greift. Unternehmen unterhalb des Schwellenwerts können sich freiwillig registrieren.
Muss eine Limited Company ihre Handelsregisternummer auf Rechnungen angeben?
Auf der Rechnung einer Limited Company muss die vollständige Firmenbezeichnung aus ihrer Gründungsurkunde stehen. Nach der GOV.UK-Checkliste für Ausgangsrechnungen müssen die Handelsregisternummer und der eingetragene Firmensitz nicht auf jeder Rechnung angegeben werden. Sie werden jedoch üblicherweise aufgenommen, und gesonderte Vorschriften verlangen diese Angaben auf Geschäftsbriefen, Bestellformularen und Websites. Eine Umsatzsteuerrechnung muss die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten enthalten.
Kann ich im Vereinigten Königreich Zinsen auf eine überfällige Rechnung berechnen?
Bei einer anspruchsberechtigten Forderung zwischen Unternehmen können Sie grundsätzlich gesetzliche Zinsen in Höhe von 8 Prozentpunkten über dem Leitzins der Bank of England sowie eine pauschale Entschädigung für Beitreibungskosten verlangen. Sie können keine gesetzlichen Zinsen verlangen, wenn der Vertrag einen anderen Zinssatz vorsieht, der einen angemessenen Rechtsbehelf darstellt. Prüfen Sie daher zunächst die Vereinbarung und die geltenden Vorschriften.
Wie lange sollte ich meine britischen Rechnungen aufbewahren?
Die Frist hängt von der Art der Unterlagen und des Unternehmens ab. Umsatzsteuerunterlagen werden grundsätzlich mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt, OSS- und frühere MOSS-Unterlagen dagegen 10 Jahre. Selbstständige bewahren ihre Unterlagen grundsätzlich mindestens fünf Jahre nach dem Abgabetermin am 31. Januar für das betreffende Steuerjahr auf. Es können längere oder abweichende Fristen gelten. Prüfen Sie daher die für Ihren Status und Ihre Regelung maßgebliche Vorschrift.