Co musi zawierać brytyjska faktura?
Ogólna lista GOV.UK wymaga niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego, nazwy firmy, jej adresu i danych kontaktowych, nazwy i adresu klienta, jasnego opisu towarów lub usług, daty dostawy i faktury, naliczonych kwot, właściwego VAT oraz łącznej należności. Na pełnej fakturze VAT podaje się także, gdy ma to zastosowanie, ilość i cenę jednostkową. Warunki oraz instrukcje płatności pomagają klientowi ustalić kwotę i termin.
Faktura VAT korzysta z kolejnego numeru w jednej lub kilku seriach, który jednoznacznie identyfikuje dokument. Nie tworzy to uniwersalnego wymogu braku luk dla każdej faktury bez VAT. System numeracji trzeba uzgadniać, anulowane lub błędne faktury VAT zachowywać w ewidencji, a błędy poprawiać właściwym dokumentem zamiast po cichu ponownie używać identyfikatora.
Dokument należy wyraźnie oznaczyć jako fakturę, aby nie pomylić go z ofertą, kosztorysem lub potwierdzeniem płatności. Spójny układ pomaga, ale wymagane informacje są ważniejsze niż konkretny wzór.
Jednoosobowa działalność a spółka z o.o.
Faktura sole trader musi zawierać imię i nazwisko oraz używaną nazwę firmy. Jeśli stosowana jest nazwa handlowa, trzeba też wskazać adres, na który można doręczać dokumenty prawne. Sole trader nie ma numeru rejestracyjnego spółki.
Limited company musi podać pełną nazwę dokładnie zgodną z dokumentem założycielskim. Lista GOV.UK dotycząca faktur sprzedaży nie wymaga numeru rejestracyjnego spółki i adresu siedziby na każdej fakturze, choć firmy często je umieszczają. Odrębne zasady ujawniania danych handlowych wymagają tych informacji na pismach firmowych, formularzach zamówień i stronach internetowych. Jeśli faktura wymienia dyrektorów, trzeba podać wszystkich. Faktura VAT musi zawierać numer rejestracyjny VAT dostawcy.
Należy konsekwentnie stosować prawną tożsamość dostawcy. Nazwa handlowa może pojawić się obok niej, ale nie powinna zastępować nazwiska sole trader ani zarejestrowanej nazwy spółki.
| Dane | Sole trader | Limited company |
|---|---|---|
| Nazwa na fakturze | Imię i nazwisko oraz używana nazwa firmy | Pełna nazwa z dokumentu założycielskiego |
| Numer rejestracyjny spółki | Nie dotyczy | Często podawany, ale nie figuruje na liście GOV.UK dla każdej faktury sprzedaży |
| Adres | Adres firmy i, przy nazwie handlowej, adres do doręczeń prawnych | Adres dostawcy; często podaje się siedzibę statutową |
| Numer VAT | Na fakturze VAT po rejestracji | Na fakturze VAT po rejestracji |
Kiedy trzeba naliczać VAT
VAT zależy od rejestracji i rodzaju dostawy, a nie tylko od tego, czy działalność prowadzi osoba fizyczna czy spółka. Rejestracja jest zasadniczo wymagana, gdy opodatkowany obrót z ostatnich 12 miesięcy przekroczy GBP 90 000 albo gdy przewiduje się przekroczenie GBP 90 000 w ciągu następnych 30 dni. W niektórych sytuacjach, w tym dla firm spoza Wielkiej Brytanii, obowiązują inne zasady. Poniżej progu można też zarejestrować się dobrowolnie.
Tylko firma zarejestrowana do VAT może wystawić fakturę VAT. Podmiot niezarejestrowany nie powinien doliczać VAT ani podawać numeru rejestracyjnego VAT. Dobrowolna rejestracja oznacza, że pozostawanie poniżej progu nie zwalnia z obowiązków VAT.
Gdy zarówno dostawca, jak i klient są zarejestrowani do VAT, faktura VAT jest zasadniczo wymagana przy opodatkowanej dostawie B2B, z uwzględnieniem wyjątków i systemów szczególnych. Pełna faktura VAT zawiera numer rejestracyjny VAT dostawcy, kolejny numer identyfikacyjny, moment powstania obowiązku podatkowego i datę wystawienia, dane klienta, wartości netto, stawki oraz naliczony VAT. Uproszczona faktura VAT może być stosowana przy objętych zasadą dostawach o wartości GBP 250 lub mniej wraz z VAT. Stawka standardowa wynosi 20%, ale stawka obniżona, zerowa, zwolnienie i pozostawanie poza zakresem zależą od dostawy. Szczegółową listę pól i wyjątków zawiera osobny przewodnik po fakturach VAT w Wielkiej Brytanii.
Terminy płatności i opóźnienia w płatnościach
Faktura powinna określać termin i sposób płatności. Jeżeli dla transakcji handlowej nie uzgodniono terminu, płatność staje się opóźniona 30 dni po otrzymaniu faktury przez klienta albo po dostarczeniu towarów lub usług, jeśli nastąpiło to później. Uzgodniony termin jest zwykle ograniczony do 30 dni dla organów publicznych i 60 dni dla transakcji między firmami. Firmy mogą ustalić dłuższy okres, o ile jest sprawiedliwy dla obu stron.
W przypadku kwalifikującego się długu między firmami odsetki ustawowe wynoszą 8 punktów procentowych powyżej stopy bazowej Banku Anglii. Dostawca może też dochodzić stałej rekompensaty za odzyskiwanie należności, zależnej od kwoty długu. Odsetki ustawowe nie przysługują, gdy umowa przewiduje inną stawkę stanowiącą wystarczające zabezpieczenie. Przed ich doliczeniem należy sprawdzić umowę i aktualne przepisy.
Faktury i dokumenty uzupełniające trzeba przechowywać przez właściwy okres. Dokumentację VAT przechowuje się zwykle co najmniej sześć lat, a dokumentację OSS i dawnego MOSS przez 10 lat. Osoba samozatrudniona przechowuje dokumentację zwykle co najmniej pięć lat po terminie złożenia zeznania 31 stycznia za dany rok podatkowy. Inne okresy mogą wynikać z formy firmy, programu podatkowego lub szczególnych okoliczności. FreeBillGen tworzy spójny PDF, ale użytkownik generatora sam podaje i uzgadnia numer faktury. Generator nie zarządza sekwencją automatycznie.
Pytania o fakturowanie w Wielkiej Brytanii
Co musi zawierać brytyjska faktura?
Ogólna lista GOV.UK obejmuje niepowtarzalny numer identyfikacyjny, nazwy i adresy dostawcy oraz klienta, dane kontaktowe, jasny opis, datę dostawy i faktury, naliczone kwoty, właściwą kwotę VAT oraz łączną należność. Faktury VAT mają bardziej szczegółową listę pól, a przy niektórych dostawach o wartości do 250 GBP z VAT można stosować fakturę uproszczoną.
Czy jednoosobowe działalności muszą rejestrować się do VAT, aby wysyłać faktury?
Nie. Sole trader może wystawiać faktury bez VAT, dopóki nie jest zarejestrowany do VAT. Rejestracja jest zasadniczo wymagana, gdy opodatkowany obrót z ostatnich 12 miesięcy przekroczy GBP 90 000 albo gdy przewiduje się przekroczenie tej kwoty w ciągu następnych 30 dni. Poniżej progu mogą mieć zastosowanie dobrowolna rejestracja i zasady szczególne.
Jaki jest brytyjski próg rejestracji VAT?
Ogólny próg rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii wynosi 90 000 GBP. Trzeba sprawdzić zarówno opodatkowany obrót z ostatnich 12 miesięcy, jak i przewidywany obrót w ciągu następnych 30 dni. Termin rejestracji i wyjątki zależą od spełnionego testu lub zasady szczególnej. Firma poniżej progu może zarejestrować się dobrowolnie.
Czy spółka z o.o. musi wykazywać numer spółki na fakturach?
Faktura limited company musi wskazywać pełną nazwę spółki zgodną z dokumentem założycielskim. Ogólna lista GOV.UK dla faktur sprzedaży nie wymaga numeru rejestracyjnego spółki i adresu siedziby na każdej fakturze, choć dane te są często podawane. Odrębne przepisy wymagają ich na pismach firmowych, formularzach zamówień i stronach internetowych. Faktura VAT musi zawierać numer rejestracyjny VAT dostawcy.
Czy mogę naliczać odsetki za opóźnioną fakturę w Wielkiej Brytanii?
W przypadku kwalifikującego się długu między firmami można zwykle naliczyć odsetki ustawowe w wysokości 8 punktów procentowych powyżej stopy bazowej Banku Anglii i dochodzić stałej rekompensaty za odzyskiwanie należności. Odsetki ustawowe nie przysługują, gdy umowa przewiduje inną stawkę stanowiącą wystarczające zabezpieczenie. Najpierw należy sprawdzić umowę i aktualne przepisy.
Jak długo powinienem przechowywać moje brytyjskie faktury?
Okres zależy od rodzaju dokumentacji i formy działalności. Dokumentację VAT przechowuje się zasadniczo przez co najmniej sześć lat, a dokumentację OSS i dawnego MOSS przez 10 lat. Osoba samozatrudniona zwykle zachowuje dokumenty przez co najmniej pięć lat po terminie złożenia zeznania 31 stycznia za dany rok podatkowy. Mogą obowiązywać dłuższe albo odmienne okresy, dlatego trzeba sprawdzić zasadę właściwą dla danego statusu i systemu.