¿Qué debe incluir una factura del Reino Unido?
La lista general de GOV.UK pide incluir un número de identificación único, el nombre, la dirección y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección del cliente, una descripción clara de los bienes o servicios, la fecha de suministro, la fecha de la factura, los importes cobrados, cualquier importe de IVA aplicable y el total adeudado. En una factura completa de IVA también figuran la cantidad y el precio unitario cuando corresponda. Las condiciones y las instrucciones de pago ayudan al cliente a entender cuánto y cuándo debe pagar.
Una factura de IVA utiliza un número secuencial de una o varias series que identifica el documento de forma única. Esto no establece una regla universal sin saltos para todas las facturas que no incluyan IVA. Usá un sistema de numeración que puedas conciliar, conservá en tus registros las facturas de IVA canceladas o erróneas y documentá las correcciones en lugar de reutilizar un identificador sin dejar constancia.
Identificá claramente el documento como factura para que no se confunda con una cotización, un presupuesto o un recibo. Un diseño coherente resulta útil, pero la información obligatoria importa más que una plantilla concreta.
Trabajadores por cuenta propia frente a sociedades limitadas
Si operás como empresario individual, la factura debe incluir tu nombre y cualquier nombre comercial que uses. Cuando uses un nombre comercial, también debe mostrar una dirección en la que puedan entregarte documentos legales. Un empresario individual no tiene número de registro de sociedad.
Una sociedad limitada debe mostrar su nombre completo exactamente como figura en el certificado de constitución. La lista de GOV.UK para facturas de venta no exige el número de registro de la sociedad ni el domicilio social en todas las facturas, aunque las sociedades suelen incluirlos. Otras normas de información mercantil sí exigen esos datos en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Si la factura menciona a algún administrador, debe nombrarlos a todos. Una factura de IVA debe incluir el número de registro de IVA del proveedor.
Usá siempre de forma coherente la identidad jurídica del proveedor. Podés agregar un nombre comercial, pero no debe sustituir el nombre propio del empresario individual ni la denominación registrada de la sociedad.
| Dato | Empresario individual | Sociedad limitada |
|---|---|---|
| Nombre en la factura | Tu nombre y cualquier nombre comercial utilizado | Nombre completo del certificado de constitución |
| Número de registro de la sociedad | No corresponde | Suele mostrarse, pero no figura en la lista de GOV.UK para facturas de venta |
| Dirección | Dirección comercial y, si usás un nombre comercial, una dirección para recibir documentos legales | Dirección del proveedor; suele mostrarse el domicilio social |
| Número de IVA | En las facturas de IVA si estás inscripto | En las facturas de IVA si está inscripta |
Cuándo tenés que cobrar IVA
El IVA depende de tu registro y del suministro, no solo de si sos empresario individual o sociedad. Por lo general, tenés que inscribirte si el volumen de operaciones imponibles de los últimos 12 meses supera GBP 90.000, o si prevés que superará GBP 90.000 en los próximos 30 días. En algunas situaciones se aplican normas distintas, incluidas las empresas establecidas fuera del Reino Unido. También podés inscribirte voluntariamente por debajo del umbral.
Solo una empresa inscripta a efectos del IVA puede emitir una factura de IVA. Si no estás inscripto, no agregues IVA ni presentes un número de registro de IVA. Si te inscribís voluntariamente, estar por debajo del umbral no te exime de tus obligaciones de IVA.
Cuando tanto el proveedor como el cliente están inscriptos a efectos del IVA, por lo general se exige una factura de IVA para un suministro imponible entre empresas, con las excepciones y los regímenes especiales aplicables. Una factura completa de IVA muestra el número de registro de IVA del proveedor, un número de identificación secuencial, la fecha de devengo y la de emisión, los datos del cliente, los importes netos, las tasas y el IVA cobrado. Puede utilizarse una factura de IVA simplificada para suministros que cumplan los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido. La tasa general es del 20%, pero las tasas reducidas o cero, las exenciones y las operaciones fuera del ámbito dependen del suministro. Consultá la guía específica sobre facturas de IVA del Reino Unido para ver la lista detallada de campos y excepciones.
Plazos de pago y mora
Indicá cuándo vence el pago y cómo debe pagar el cliente. Si no se acuerda una fecha de pago para una operación comercial, el pago se considera atrasado 30 días después de que el cliente reciba la factura o de que suministres los bienes o servicios, si esta última fecha es posterior. Los plazos acordados suelen estar limitados a 30 días para las autoridades públicas y a 60 días para las operaciones entre empresas, aunque estas pueden acordar un plazo mayor si resulta justo para ambas partes.
Para una deuda entre empresas que cumpla los requisitos, el interés legal es de 8 puntos porcentuales por encima de la tasa básica del Banco de Inglaterra. El proveedor también puede reclamar una compensación fija por gastos de cobro según el importe de la deuda. No se aplica el interés legal cuando el contrato establece otra tasa que constituye una compensación sustancial, así que comprobá el contrato y las normas vigentes antes de agregarlo.
Conservá las facturas y los documentos justificativos durante el plazo que te corresponda. Los registros de IVA suelen conservarse al menos seis años, o 10 años para los registros de OSS y del antiguo MOSS. Una persona autónoma suele conservar sus registros al menos cinco años después de la fecha límite de declaración del 31 de enero correspondiente al ejercicio fiscal. Las sociedades, los distintos regímenes y las circunstancias excepcionales pueden dar lugar a plazos diferentes. FreeBillGen puede generar un PDF coherente, pero los usuarios invitados deben proporcionar y conciliar su propio número de factura; el generador no gestiona automáticamente la secuencia.
Preguntas sobre facturación en el Reino Unido
¿Qué debe incluir una factura del Reino Unido?
La lista general de GOV.UK incluye un número de identificación único, los nombres y direcciones del proveedor y del cliente, los datos de contacto, una descripción clara, las fechas de suministro y de factura, los importes cobrados, cualquier importe de IVA aplicable y el total adeudado. Las facturas de IVA exigen una lista de campos más detallada. Para determinados suministros de GBP 250 o menos, IVA incluido, puede utilizarse una factura simplificada.
¿Los trabajadores por cuenta propia necesitan inscribirse en el IVA para enviar facturas?
No. Un trabajador por cuenta propia puede emitir facturas sin estar inscripto en el IVA, pero no debe cobrar IVA ni mostrar un número de registro de IVA. Por lo general, la inscripción es obligatoria cuando el volumen de operaciones imponibles de los últimos 12 meses supera GBP 90.000 o cuando se prevé superar esa cifra en los próximos 30 días. Hay reglas distintas para algunas situaciones, y también podés inscribirte voluntariamente.
¿Cuál es el umbral de inscripción en el IVA del Reino Unido?
El umbral general de registro del IVA en el Reino Unido es de GBP 90.000. Tenés que comprobar tanto el volumen de operaciones imponibles de los últimos 12 meses como lo que prevés para los próximos 30 días. El plazo de registro y las excepciones dependen de la prueba o norma especial aplicable; las empresas por debajo del umbral pueden registrarse voluntariamente.
¿Una sociedad limitada tiene que mostrar su número de sociedad en las facturas?
La factura de una sociedad limitada debe mostrar el nombre completo que figura en su certificado de constitución. La lista de control de GOV.UK para facturas de venta no exige el número de registro ni el domicilio social en todas las facturas, aunque suelen incluirse y otras reglas los exigen en cartas comerciales, formularios de pedido y sitios web. Una factura de IVA debe mostrar el número de inscripción en el IVA del proveedor.
¿Puedo cobrar intereses por una factura atrasada en el Reino Unido?
Para una deuda entre empresas que cumpla los requisitos, por lo general podés cobrar el interés legal de 8 puntos porcentuales por encima de la tasa básica del Banco de Inglaterra y reclamar una compensación fija por gastos de cobro. No podés reclamar el interés legal cuando el contrato establece otra tasa que constituye una compensación sustancial, así que comprobá primero el acuerdo y las normas vigentes.
¿Cuánto tiempo debería conservar mis facturas del Reino Unido?
El plazo depende del registro y del negocio. Los registros de IVA suelen conservarse al menos seis años, o 10 años para los registros de OSS y del antiguo MOSS. Una persona autónoma suele conservar sus registros al menos cinco años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente. Pueden aplicarse plazos más largos o distintos, así que revisá la regla de tu condición y régimen.