ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة في المملكة المتحدة؟
تتطلب قائمة مراجعة الفواتير العامة الصادرة عن GOV.UK تضمين رقم تعريفي فريد، واسم شركتك، وعنوانها، ومعلومات الاتصال بها، واسم العميل وعنوانه، ووصفاً واضحاً للسلع أو الخدمات، وتاريخ التوريد، وتاريخ الفاتورة، والمبالغ المحتسبة، وأي مبلغ لضريبة القيمة المضافة معمول به، وإجمالي المبلغ المستحق. وتُدرج الكمية وسعر الوحدة في فاتورة ضريبة القيمة المضافة الكاملة عند الاقتضاء. كما تساعد شروط الدفع وتعليماته العميل على معرفة المبلغ المستحق وتوقيت سداده بوضوح.
وتعتمد فاتورة ضريبة القيمة المضافة رقماً تسلسلياً مستمداً من سلسلة واحدة أو أكثر يُعرّف المستند بشكل فريد. ولا يعني ذلك وجود قاعدة عامة تمنع الفجوات في الترقيم لكل الفواتير غير الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. استخدم نظام ترقيم يسهل عليك مطابقته وتسويته، واحتفظ بفواتير ضريبة القيمة المضافة الملغاة أو التي تضمنت أخطاء في سجلاتك، ووثّق التعديلات بدلاً من إعادة استخدام المعرّف دون توثيق.
احرص على تسمية المستند صراحةً بأنه فاتورة لتفادي الخلط بينه وبين عرض السعر أو التقدير أو الإيصال. ويُعد التنسيق المتسق أمراً مفيداً، إلا أن اشتمال المستند على المعلومات المطلوبة يظل أكثر أهمية من اتباع نموذج شكلي بعينه.
التجار الأفراد مقابل الشركات المحدودة
إذا كنت تعمل بصفتك تاجراً فردياً، فيجب أن تتضمن الفاتورة اسمك وأي اسم تجاري تستخدمه. وعند استخدام اسم تجاري، يجب أيضاً توضيح عنوان يمكن تسليم المستندات القانونية إليك فيه. ولا يمتلك التاجر الفردي رقم تسجيل شركة.
أما الشركة ذات المسؤولية المحدودة، فيجب أن تُظهر اسمها الكامل تماماً كما هو وارد في شهادة التأسيس. ولا تشترط قائمة مراجعة الفواتير الصادرة عن GOV.UK إدراج رقم تسجيل الشركة ومكتبها المسجل في كل فاتورة مبيعات، مع أن الشركات تدرجها عادةً. وتلزم قواعد الإفصاح التجاري المنفصلة بذكر هذه التفاصيل في المراسلات التجارية ونماذج الطلبات والمواقع الإلكترونية. وإذا كُتبت أسماء المديرين في الفاتورة، فيجب ذكرهم جميعاً. كما يتعين أن تحمل فاتورة ضريبة القيمة المضافة رقم التسجيل الضريبي للمورد.
اعتمد الهوية القانونية للمورد بصفة متسقة؛ حيث يمكن كتابة الاسم التجاري إلى جانبها، ولكن ينبغي ألا يحل محل الاسم الشخصي للتاجر الفردي أو الاسم المسجل للشركة.
| التفاصيل | تاجر فردي | شركة ذات مسؤولية محدودة |
|---|---|---|
| الاسم على الفاتورة | اسمك وأي اسم تجاري مستخدم | الاسم الكامل من واقع شهادة التأسيس |
| رقم تسجيل الشركة | لا ينطبق | يُدرج عادةً، لكنه غير مطلوب بقائمة مراجعة فواتير المبيعات لدى GOV.UK |
| العنوان | عنوان العمل، إضافةً إلى عنوان للمستندات القانونية عند استخدام اسم تجاري | عنوان المورد؛ ويُعرض المكتب المسجل عادةً |
| رقم ضريبة القيمة المضافة | في فواتير ضريبة القيمة المضافة إذا كان مسجلاً | في فواتير ضريبة القيمة المضافة إذا كانت مسجلة |
عندما يتعين عليك فرض ضريبة القيمة المضافة
تعتمد ضريبة القيمة المضافة (VAT) على تسجيلك وعلى التوريد، وليس فقط على ما إذا كنت تاجرًا فرديًا أم شركة. يجب عليك عمومًا التسجيل إذا تجاوز حجم المبيعات الخاضع للضريبة خلال آخر 12 شهرًا GBP 90,000، أو إذا كنت تتوقع أن يتجاوز GBP 90,000 خلال الـ30 يومًا القادمة. تنطبق قواعد مختلفة في بعض الحالات، بما في ذلك الشركات التي يقع مقرها خارج المملكة المتحدة. يمكنك أيضًا التسجيل طوعًا حتى لو كان حجم مبيعاتك أقل من الحد الأدنى.
لا يمكن إصدار فاتورة ضريبة القيمة المضافة إلا من قبل شركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة. إذا لم تكن مسجلاً، فلا تضف ضريبة القيمة المضافة ولا تذكر رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. إذا قمت بالتسجيل طوعًا، فإن كونك دون الحد الأدنى لا يعفيك من التزاماتك المتعلقة بضريبة القيمة المضافة.
عندما يكون كل من المورد والعميل مسجلين في ضريبة القيمة المضافة، تكون فاتورة ضريبة القيمة المضافة مطلوبة عمومًا للتوريد الخاضع للضريبة بين الشركات، مع مراعاة الاستثناءات والأنظمة الخاصة. تُظهر فاتورة ضريبة القيمة المضافة الكاملة رقم تسجيل المورد في ضريبة القيمة المضافة، ورقم تعريفي متسلسل، ونقطة الضريبة وتاريخ الإصدار، وتفاصيل العميل، والقيم الصافية، والمعدلات، وضريبة القيمة المضافة المفروضة. يمكن استخدام فاتورة ضريبة القيمة المضافة المبسطة للتوريدات المؤهلة التي تبلغ قيمتها GBP 250 أو أقل شاملة ضريبة القيمة المضافة. المعدل القياسي هو 20%، لكن المعاملة المخفضة أو الصفرية أو المعفاة أو خارج نطاق الضريبة تعتمد على التوريد. راجع دليل فواتير ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة المخصص للاطلاع على قائمة الحقول التفصيلية والاستثناءات.
شروط الدفع والتأخر في السداد
حدد موعد استحقاق الدفع وكيفية سداد العميل. إذا لم يتم الاتفاق على تاريخ سداد لمعاملة تجارية، يصبح السداد متأخرًا بعد مرور 30 يومًا من استلام العميل للفاتورة أو بعد توريدك للبضائع أو الخدمات، أيهما يأتي لاحقًا. عادةً ما يتم تحديد مدة السداد المتفق عليها بحد أقصى 30 يومًا للسلطات العامة و60 يومًا للمعاملات التجارية، على الرغم من أنه يمكن للشركات الاتفاق على فترة أطول إذا كان ذلك عادلًا لكلا الطرفين.
بالنسبة للديون المؤهلة بين الشركات، تبلغ الفائدة القانونية 8 نقاط مئوية فوق سعر الفائدة الأساسي لبنك إنجلترا. يمكن للمورد أيضًا المطالبة بتعويض استرداد ثابت بناءً على مبلغ الدين. لا تُطبق الفائدة القانونية عندما ينص العقد على معدل مختلف يمثل تعويضًا جوهريًّا، لذا تحقق من العقد والقواعد الحالية قبل إضافتها.
احتفظ بالفواتير والسجلات الداعمة للفترة التي تنطبق عليك. عادةً ما يتم الاحتفاظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة لمدة ست سنوات على الأقل، أو 10 سنوات بالنسبة لسجلات نظام OSS وسجلات نظام MOSS السابقة. عادةً ما يحتفظ العامل المستقل بالسجلات لمدة خمس سنوات على الأقل بعد الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير للسنة الضريبية ذات الصلة. وقد تختلف الفترات حسب الشركة أو النظام أو الظروف الاستثنائية. يمكن لـ FreeBillGen إنشاء ملف PDF متسق، لكن على الضيوف توفير أرقام فواتيرهم الخاصة ومطابقتها؛ حيث لا يدير المولد التسلسل تلقائيًا.
أسئلة حول إصدار الفواتير في المملكة المتحدة
ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة في المملكة المتحدة؟
تتضمن قائمة المراجعة العامة لموقع GOV.UK رقم تعريف فريد، وأسماء وعناوين المورد والعميل، ومعلومات الاتصال، ووصفًا واضحًا، وتواريخ التوريد والفواتير، والمبالغ المفروضة، وأي مبلغ ضريبة القيمة المضافة (VAT) ساري المفعول، والإجمالي المستحق. تحتوي فواتير ضريبة القيمة المضافة (VAT) على قائمة حقول أكثر تفصيلًا، وتتوفر فواتير مبسطة لبعض التوريدات التي تبلغ قيمتها GBP 250 أو أقل شاملة ضريبة القيمة المضافة (VAT).
هل يتعين على أصحاب الأعمال الفردية التسجيل في ضريبة القيمة المضافة لإرسال الفواتير؟
لا. يمكن للتاجر الفردي إصدار فواتير خالية من ضريبة القيمة المضافة (VAT) طالما أنه غير مسجل. يُشترط التسجيل عمومًا عندما يتجاوز حجم المبيعات الخاضعة للضريبة خلال آخر 12 شهرًا مبلغ GBP 90,000 أو يُتوقع أن يتجاوز هذا المبلغ خلال الـ30 يومًا القادمة. يمكن تطبيق التسجيل الطوعي والقواعد الخاصة في الحالات التي تقل فيها المبيعات عن هذا الحد الأدنى.
ما هو الحد الأدنى للتسجيل في ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة؟
يبلغ الحد الأدنى العام للتسجيل في ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة GBP 90,000. يجب عليك التحقق من كل من حجم المبيعات الخاضعة للضريبة خلال آخر 12 شهرًا وما تتوقعه في الـ30 يومًا القادمة. يعتمد توقيت التسجيل والاستثناءات على الاختبار أو القاعدة الخاصة التي تنطبق؛ ويمكن للشركات التي يقل حجم أعمالها عن الحد الأدنى التسجيل طواعيةً.
هل يتعين على الشركة المحدودة إظهار رقم الشركة على الفواتير؟
يجب أن تظهر فاتورة الشركة المحدودة الاسم الكامل للشركة كما هو مذكور في شهادة تأسيسها. لا تتطلب قائمة مراجعة فواتير المبيعات على موقع GOV.UK إدراج رقم تسجيل الشركة والمكتب المسجل في كل فاتورة، على الرغم من أنهما يُدرجان عادةً، كما أن هناك قواعد منفصلة تتطلب إدراجهما في الرسائل التجارية ونماذج الطلبات والمواقع الإلكترونية. يجب أن تظهر فاتورة ضريبة القيمة المضافة رقم تسجيل المورد في ضريبة القيمة المضافة.
هل يمكنني فرض فائدة على فاتورة متأخرة في المملكة المتحدة؟
بالنسبة للديون المؤهلة بين الشركات، يمكنك عمومًا فرض فائدة قانونية بمعدل 8 نقاط مئوية فوق سعر الفائدة الأساسي لبنك إنجلترا والمطالبة بتعويض استرداد ثابت. لا يمكنك المطالبة بالفائدة القانونية عندما ينص العقد على معدل مختلف يُعد تعويضًا جوهريًّا، لذا تحقق أولاً من الاتفاقية والقواعد الحالية.
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بفواتيري في المملكة المتحدة؟
تعتمد المدة على السجل ونوع النشاط التجاري. يُحتفظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة عمومًا لمدة ست سنوات على الأقل، مع 10 سنوات لسجلات نظام OSS وسجلات نظام MOSS السابق. عادةً ما يحتفظ العامل المستقل بالسجلات لمدة خمس سنوات على الأقل بعد الموعد النهائي للتقديم في 31 يناير للسنة الضريبية ذات الصلة. قد تنطبق فترات أطول أو مختلفة، لذا تحقق من القاعدة الخاصة بوضعك ونظامك.