Co musí britská faktura obsahovat?
Obecný kontrolní seznam GOV.UK vyžaduje jedinečné identifikační číslo, název firmy, adresu a kontaktní údaje dodavatele, jméno a adresu zákazníka, jasný popis zboží nebo služeb, datum dodání, datum faktury, účtované částky, případnou DPH a celkovou dlužnou částku. Na úplné faktuře s DPH se podle potřeby uvádí také množství a jednotková cena. Platební podmínky a pokyny zákazníkovi pomáhají pochopit, co a kdy má zaplatit.
Faktura s DPH používá pořadové číslo z jedné nebo více řad, které doklad jednoznačně identifikuje. To nevytváří univerzální pravidlo bez mezer pro každou fakturu bez DPH. Používejte systém číslování, který lze sesouhlasit, zrušené či chybné faktury s DPH ponechte v evidenci a opravy zdokumentujte, místo abyste identifikátor bez vysvětlení použili znovu.
Doklad jasně označte jako fakturu, aby se nepletl s nabídkou, odhadem nebo potvrzením. Jednotné rozvržení je užitečné, požadované údaje jsou však důležitější než konkrétní šablona.
OSVČ vs. společnosti s ručením omezeným
Pokud podnikáte jako sole trader, faktura musí obsahovat vaše jméno a každý používaný obchodní název. Při použití obchodního názvu musí uvádět také adresu, na kterou vám lze doručit právní dokumenty. Sole trader nemá registrační číslo společnosti.
Limited company musí uvádět celý název přesně podle osvědčení o založení. Kontrolní seznam faktur GOV.UK nevyžaduje registrační číslo společnosti a sídlo na každé prodejní faktuře, firmy je však běžně uvádějí. Samostatná pravidla pro zveřejnění obchodních údajů je vyžadují na obchodních dopisech, objednávkových formulářích a webových stránkách. Pokud faktura jmenuje některého ředitele, musí jmenovat všechny. Faktura s DPH musí obsahovat registrační číslo dodavatele k DPH.
Právní identitu dodavatele používejte důsledně. Obchodní značka může stát vedle ní, nesmí však nahradit vlastní jméno sole tradera ani registrovaný název společnosti.
| Údaj | Sole trader | Limited company |
|---|---|---|
| Jméno na faktuře | Vaše jméno a každý používaný obchodní název | Celý název z osvědčení o založení |
| Registrační číslo společnosti | Nepoužije se | Běžně se uvádí, ale není v kontrolním seznamu prodejních faktur GOV.UK |
| Adresa | Obchodní adresa a při použití obchodního názvu také adresa pro právní dokumenty | Adresa dodavatele, běžně také sídlo společnosti |
| Registrační číslo k DPH | Na fakturách s DPH, pokud je podnik registrovaný | Na fakturách s DPH, pokud je společnost registrovaná |
Kdy musíte účtovat DPH
DPH závisí na registraci a konkrétním plnění, ne pouze na tom, zda podnikáte jako sole trader nebo společnost. Obvykle se musíte registrovat, pokud zdanitelný obrat za posledních 12 měsíců překročí 90 000 GBP nebo očekáváte překročení 90 000 GBP v příštích 30 dnech. V některých situacích, včetně podniků usazených mimo Spojené království, platí jiná pravidla. Pod limitem se lze registrovat dobrovolně.
Fakturu s DPH smí vystavit jen podnik registrovaný k DPH. Pokud registrovaní nejste, DPH nepřidávejte ani neuvádějte registrační číslo k DPH. Při dobrovolné registraci vás obrat pod limitem nezbavuje povinností k DPH.
Pokud jsou dodavatel i zákazník registrovaní k DPH, pro zdanitelné plnění mezi podniky je s výhradou výjimek a zvláštních režimů obvykle vyžadována faktura s DPH. Úplná faktura uvádí registrační číslo dodavatele k DPH, pořadové identifikační číslo, daňový okamžik a datum vystavení, údaje zákazníka, čisté hodnoty, sazby a účtovanou DPH. Zjednodušenou fakturu s DPH lze použít u způsobilých plnění do 250 GBP včetně DPH. Základní sazba je 20 %, ale snížené zdanění, zdanění bez účtované DPH, osvobození a režim mimo působnost závisejí na plnění. Podrobný seznam polí a výjimky najdete v samostatné příručce k britským fakturám s DPH.
Platební podmínky a prodlení s platbou
Uveďte, kdy je platba splatná a jak má zákazník zaplatit. Pokud u obchodní transakce nebylo dohodnuto datum platby, stává se platba opožděnou 30 dní poté, co zákazník obdrží fakturu, nebo 30 dní po dodání zboží či služby, podle toho, co nastane později. Dohodnuté lhůty jsou obvykle omezeny na 30 dní u veřejných orgánů a 60 dní u obchodních transakcí. Podniky se mohou dohodnout na delší lhůtě, pokud je spravedlivá pro obě strany.
U způsobilého dluhu mezi podniky činí zákonný úrok 8 procentních bodů nad základní sazbou Bank of England. Dodavatel může podle výše dluhu požadovat také pevnou náhradu nákladů na vymáhání. Zákonný úrok nelze použít, pokud smlouva stanoví jinou sazbu představující podstatný prostředek nápravy. Před jeho přidáním proto ověřte smlouvu a aktuální pravidla.
Faktury a podpůrné záznamy uchovávejte po dobu, která se na vás vztahuje. Záznamy k DPH se běžně uchovávají nejméně šest let, u OSS a dřívějšího MOSS deset let. Osoba samostatně výdělečně činná zpravidla uchovává záznamy nejméně pět let po uplynutí lhůty 31. ledna pro podání přiznání za příslušný daňový rok. Pro společnosti, zvláštní režimy a výjimečné okolnosti mohou platit jiné lhůty. FreeBillGen dokáže vytvořit jednotné PDF, hosté však musí zadat a sesouhlasit vlastní číslo faktury. Generátor jejich číselnou řadu automaticky nespravuje.
Otázky k britské fakturaci
Co musí britská faktura obsahovat?
Obecný seznam GOV.UK zahrnuje jedinečné identifikační číslo, jméno a adresu dodavatele i zákazníka, kontaktní údaje, jasný popis, datum dodání a vystavení, účtované částky, případnou DPH a celkovou dlužnou částku. Pro faktury s DPH platí podrobnější seznam údajů. U některých plnění do 250 GBP včetně DPH lze použít zjednodušenou fakturu.
Musí se OSVČ registrovat k DPH, aby mohly posílat faktury?
Ne. OSVČ může bez registrace vystavovat faktury bez DPH. Registrace je obecně povinná, pokud zdanitelný obrat za posledních 12 měsíců překročí 90 000 GBP nebo pokud očekáváte překročení této částky během příštích 30 dnů. Pod hranicí může být možná dobrovolná registrace a mohou se uplatnit zvláštní pravidla.
Jaká je britská registrační hranice DPH?
Obecná britská registrační hranice DPH činí 90 000 GBP. Musíte sledovat jak zdanitelný obrat za posledních 12 měsíců, tak očekávaný obrat během příštích 30 dnů. Lhůta registrace a výjimky závisejí na použitém testu nebo zvláštním pravidle. Podniky pod hranicí se mohou registrovat dobrovolně.
Musí společnost s ručením omezeným uvádět na fakturách své číslo společnosti?
Faktura společnosti s ručením omezeným musí uvádět její úplný název z osvědčení o založení. Kontrolní seznam GOV.UK pro prodejní faktury nevyžaduje na každé faktuře registrační číslo společnosti ani sídlo, ačkoli se běžně uvádějí a jiná pravidla je vyžadují na obchodních dopisech, objednávkách a webech. Faktura s DPH musí uvádět registrační číslo dodavatele pro DPH.
Mohu ve Spojeném království účtovat úrok z opožděné faktury?
U způsobilého dluhu mezi podniky lze obecně účtovat zákonný úrok ve výši 8 procentních bodů nad základní sazbou Bank of England a požadovat pevnou náhradu nákladů na vymáhání. Zákonný úrok nelze požadovat, pokud smlouva stanoví jinou sazbu představující podstatný prostředek nápravy. Nejdříve proto zkontrolujte smlouvu a aktuální pravidla.
Jak dlouho mám uchovávat své britské faktury?
Doba uchovávání závisí na druhu záznamu a podnikání. Záznamy o DPH se obecně uchovávají nejméně šest let, záznamy OSS a dřívějšího MOSS deset let. OSVČ si obvykle ponechává záznamy nejméně pět let po lhůtě pro podání přiznání 31. ledna za příslušný daňový rok. Mohou platit delší nebo odlišné lhůty, proto ověřte pravidlo pro svůj status a režim.