Que doit contenir une facture britannique ?
La liste générale de GOV.UK prévoit un numéro d’identification unique, le nom de votre entreprise, son adresse et ses coordonnées, le nom et l’adresse du client, une description claire des biens ou services, la date de livraison ou de prestation, la date de facture, les montants facturés, la TVA applicable et le total dû. Une facture de TVA complète indique également, lorsqu’ils sont pertinents, la quantité et le prix unitaire. Les conditions et instructions de paiement aident le client à savoir combien régler, par quel moyen et à quelle date.
Une facture de TVA porte un numéro chronologique, issu d’une ou de plusieurs séries, qui l’identifie de manière unique. Cela ne signifie pas que toute facture sans TVA est soumise à une règle universelle interdisant le moindre saut de numéro. Utilisez une numérotation que vous pouvez rapprocher de vos écritures, conservez les factures de TVA annulées ou erronées et documentez les corrections au lieu de réattribuer discrètement un identifiant.
Intitulez clairement le document « facture » pour éviter toute confusion avec un devis, une estimation ou un reçu. Une présentation cohérente est utile, mais les mentions obligatoires comptent davantage qu’un modèle précis.
Sole trader ou limited company
Si vous exercez comme sole trader, c’est-à-dire comme entrepreneur individuel, la facture doit indiquer votre nom et toute enseigne commerciale utilisée. Si vous utilisez une enseigne, elle doit aussi porter une adresse à laquelle des actes juridiques peuvent vous être remis. Un sole trader n’a pas de numéro d’immatriculation de société.
Une limited company doit indiquer sa dénomination complète, exactement comme elle figure sur son certificat de constitution. La liste GOV.UK des mentions d’une facture de vente n’impose pas le numéro d’immatriculation de la société ni le siège social sur chaque facture, même si ces renseignements sont souvent ajoutés. D’autres règles de transparence commerciale les exigent sur les courriers professionnels, les bons de commande et les sites web. Si la facture nomme un administrateur, elle doit les nommer tous. Une facture de TVA doit porter le numéro d’immatriculation à la TVA du fournisseur.
Utilisez toujours l’identité juridique exacte du fournisseur. Une enseigne peut l’accompagner, mais ne doit pas remplacer le nom propre du sole trader ou la dénomination enregistrée de la société.
| Mention | Sole trader | Limited company |
|---|---|---|
| Nom sur la facture | Votre nom et toute enseigne utilisée | Dénomination complète figurant sur le certificat de constitution |
| Numéro d’immatriculation de la société | Sans objet | Souvent indiqué, mais absent de la liste GOV.UK relative aux factures de vente |
| Adresse | Adresse professionnelle et, en cas d’utilisation d’une enseigne, adresse de remise des actes juridiques | Adresse du fournisseur, le siège social étant souvent indiqué |
| Numéro de TVA | Sur les factures de TVA si l’entreprise est immatriculée | Sur les factures de TVA si l’entreprise est immatriculée |
Quand devez-vous facturer la TVA ?
La TVA dépend de votre immatriculation et de l’opération, pas seulement de votre statut de sole trader ou de société. Vous devez généralement vous immatriculer si votre chiffre d’affaires taxable des 12 derniers mois dépasse 90 000 GBP, ou si vous prévoyez qu’il dépassera 90 000 GBP au cours des 30 prochains jours. D’autres règles s’appliquent dans certaines situations, notamment aux entreprises établies hors du Royaume-Uni. Vous pouvez aussi vous immatriculer volontairement sous le seuil.
Seule une entreprise immatriculée à la TVA peut émettre une facture de TVA. Si vous ne l’êtes pas, n’ajoutez pas de TVA et n’affichez pas de numéro d’immatriculation à la TVA. Après une immatriculation volontaire, le fait de rester sous le seuil ne vous dispense pas de vos obligations.
Lorsque le fournisseur et le client sont tous deux immatriculés à la TVA, une facture de TVA est généralement requise pour une opération taxable entre entreprises, sous réserve des exceptions et régimes particuliers. Une facture de TVA complète indique notamment le numéro d’immatriculation du fournisseur, un numéro chronologique unique, le fait générateur et la date d’émission, les coordonnées du client, les montants nets, les taux et la TVA facturée. Une facture de TVA simplifiée peut convenir aux opérations admissibles d’un montant maximal de 250 GBP, TVA comprise. Le taux normal est de 20 %, mais les taux réduit et zéro, l’exonération et les opérations hors champ dépendent de la prestation. Consultez le guide consacré aux factures de TVA britanniques pour la liste détaillée et les exceptions.
Conditions de paiement et retards
Précisez la date d’échéance et le moyen de paiement. Si aucune date n’a été convenue pour une opération commerciale, le paiement devient tardif 30 jours après la réception de la facture par le client ou après la livraison des biens ou l’exécution des services, si cette dernière date est postérieure. Les délais convenus sont normalement limités à 30 jours pour les autorités publiques et à 60 jours entre entreprises. Deux entreprises peuvent prévoir un délai plus long s’il reste équitable pour les deux parties.
Pour une créance admissible entre entreprises, l’intérêt légal est fixé à 8 points de pourcentage au-dessus du taux directeur de la Banque d’Angleterre. Le fournisseur peut aussi réclamer une indemnité forfaitaire de recouvrement, dont le montant dépend de la créance. L’intérêt légal ne peut pas être demandé si le contrat prévoit un autre taux constituant un recours substantiel. Vérifiez le contrat et les règles en vigueur avant de l’ajouter.
Conservez les factures et les justificatifs pendant la durée qui vous concerne. Les registres de TVA sont normalement gardés au moins six ans, ou 10 ans pour les registres OSS et les anciens registres MOSS. Un travailleur indépendant conserve généralement ses pièces au moins cinq ans après la date limite de déclaration du 31 janvier correspondant à l’année fiscale. D’autres durées peuvent concerner les sociétés, certains régimes ou des circonstances exceptionnelles. FreeBillGen produit un PDF cohérent, mais ses utilisateurs saisissent et rapprochent eux-mêmes leur numéro de facture. Le générateur ne gère pas automatiquement la séquence.
Questions sur la facturation au Royaume-Uni
Que doit contenir une facture britannique ?
La liste générale de GOV.UK comprend un numéro unique, les noms et adresses du fournisseur et du client, les coordonnées, une description claire, la date de livraison ou de prestation et la date de facture, les montants facturés, la TVA applicable et le total dû. Les factures de TVA comportent davantage de champs. Un format simplifié est admis pour certaines opérations d’un montant maximal de 250 GBP, TVA comprise.
Un sole trader doit-il être immatriculé à la TVA pour envoyer des factures ?
Non. Un sole trader non immatriculé peut envoyer des factures sans TVA. L’immatriculation devient généralement obligatoire lorsque le chiffre d’affaires taxable des 12 derniers mois dépasse 90 000 GBP ou devrait dépasser ce montant au cours des 30 prochains jours. Une immatriculation volontaire et des règles particulières peuvent s’appliquer sous ce seuil.
Quel est le seuil d’immatriculation à la TVA au Royaume-Uni ?
Le seuil général est de 90 000 GBP. Vous devez contrôler à la fois votre chiffre d’affaires taxable des 12 derniers mois et celui attendu dans les 30 prochains jours. La date d’immatriculation et les exceptions dépendent du critère ou de la règle particulière applicable. Une entreprise sous le seuil peut s’immatriculer volontairement.
Une limited company doit-elle indiquer son numéro d’immatriculation sur ses factures ?
La facture d’une limited company doit porter la dénomination complète figurant sur son certificat de constitution. La liste GOV.UK des mentions d’une facture de vente n’impose pas le numéro d’immatriculation ni le siège social sur chaque facture, même si ces renseignements sont souvent ajoutés. D’autres règles les exigent sur les courriers professionnels, les bons de commande et les sites web. Une facture de TVA doit indiquer le numéro de TVA du fournisseur.
Puis-je facturer des intérêts sur une facture en retard au Royaume-Uni ?
Pour une créance admissible entre entreprises, vous pouvez généralement demander un intérêt légal de 8 points de pourcentage au-dessus du taux directeur de la Banque d’Angleterre, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement. Cet intérêt ne s’applique pas si le contrat prévoit un autre taux constituant un recours substantiel. Vérifiez d’abord l’accord et les règles en vigueur.
Combien de temps dois-je conserver mes factures britanniques ?
La durée dépend du type de pièce et de l’entreprise. Les registres de TVA sont généralement conservés au moins six ans, et les registres OSS et anciens registres MOSS pendant 10 ans. Un travailleur indépendant garde en principe ses pièces au moins cinq ans après la date limite de déclaration du 31 janvier pour l’année fiscale concernée. Des durées différentes ou plus longues peuvent s’appliquer. Vérifiez la règle correspondant à votre statut et à votre régime.