Que doit contenir une facture au Royaume-Uni ?
La liste de contrôle générale de GOV.UK pour les factures exige un numéro d'identification unique, le nom de votre entreprise, son adresse et ses coordonnées, le nom et l'adresse du client, une description claire des biens ou services, la date de fourniture, la date de la facture, les montants facturés, le montant de TVA applicable le cas échéant, et le montant total dû. La quantité et le prix unitaire figurent sur une facture de TVA complète lorsque cela est pertinent. Les conditions de paiement et les modalités de règlement aident également le client à comprendre ce qu'il doit payer et à quelle échéance.
Une facture de TVA utilise un numéro séquentiel issu d'une ou plusieurs séries qui identifie le document de manière unique. Cela n'impose pas une règle universelle de continuité sans interruption pour toute facture hors TVA. Utilisez un système de numérotation que vous pouvez rapprocher de vos registres, conservez les factures de TVA annulées ou erronées dans vos archives et documentez les corrections plutôt que de réutiliser silencieusement un identifiant.
Identifiez clairement le document comme une facture afin qu'il ne soit pas confondu avec un devis, une estimation ou un reçu. Une mise en page cohérente est utile, mais les informations obligatoires importent davantage qu'un modèle particulier.
Entrepreneur individuel et société à responsabilité limitée
Si vous exercez en tant qu'entrepreneur individuel, la facture doit mentionner votre nom ainsi que tout nom commercial que vous utilisez. Lorsque vous utilisez un nom commercial, la facture doit également indiquer une adresse à laquelle les documents juridiques peuvent vous être remis. Un entrepreneur individuel ne possède pas de numéro d'immatriculation de société.
Une société à responsabilité limitée doit indiquer sa raison sociale complète, telle qu'elle figure sur le certificat de constitution. La liste de contrôle de GOV.UK pour les factures n'exige pas le numéro d'immatriculation de la société ni le siège social sur chaque facture de vente, bien que les sociétés les incluent couramment. Des obligations distinctes d’information commerciale imposent ces mentions sur les lettres commerciales, les bons de commande et les sites web. Si des administrateurs sont mentionnés sur une facture, tous les administrateurs doivent l'être. Une facture de TVA doit comporter le numéro d'identification à la TVA du fournisseur.
Utilisez l'identité juridique du fournisseur de manière cohérente. Un nom commercial peut figurer à ses côtés, mais il ne doit pas se substituer au nom propre de l'entrepreneur individuel ni à la raison sociale de la société.
| Détail | Entrepreneur individuel | Société à responsabilité limitée |
|---|---|---|
| Nom sur la facture | Votre nom et tout nom commercial utilisé | Raison sociale complète figurant sur le certificat de constitution |
| Numéro d'immatriculation de la société | Non applicable | Couramment indiqué, mais ne figure pas sur la liste de contrôle de GOV.UK pour les factures de vente |
| Adresse | Adresse professionnelle, ainsi qu'une adresse pour la remise des documents juridiques en cas d'utilisation d'un nom commercial | Adresse du fournisseur ; le siège social est couramment indiqué |
| Numéro de TVA | Sur les factures de TVA en cas d'immatriculation | Sur les factures de TVA en cas d'immatriculation |
Quand devez-vous facturer la TVA ?
La TVA dépend de votre immatriculation et de la nature de l’opération, et non simplement du fait que vous soyez entrepreneur individuel ou société. Vous devez généralement vous immatriculer si votre chiffre d'affaires taxable des 12 derniers mois dépasse 90 000 GBP, ou si vous prévoyez qu'il dépassera 90 000 GBP au cours des 30 prochains jours. Des règles différentes s'appliquent dans certaines situations, notamment pour les entreprises établies en dehors du Royaume-Uni. Vous pouvez également vous immatriculer volontairement en dessous du seuil.
Seule une entreprise immatriculée à la TVA peut émettre une facture avec TVA. Si vous n'êtes pas immatriculé, n'ajoutez pas de TVA et n'indiquez pas de numéro d'identification à la TVA. Si vous vous immatriculez volontairement, le fait d'être en dessous du seuil ne vous exonère pas de vos obligations en matière de TVA.
Lorsque le fournisseur et le client sont tous deux immatriculés à la TVA, une facture avec TVA est généralement requise pour une opération taxable entre entreprises, sous réserve d'exceptions et de régimes particuliers. Une facture avec TVA complète fait apparaître le numéro d'identification à la TVA du fournisseur, un numéro d'identification séquentiel, la date à laquelle la TVA devient exigible et la date d’émission, les coordonnées du client, les montants hors taxe, les taux et la TVA facturée. Une facture simplifiée peut être utilisée pour les opérations éligibles d'un montant de 250 GBP ou moins, TVA comprise. Le taux normal est de 20 %, mais les traitements à taux réduit, à taux zéro, en exonération ou hors champ dépendent de l’opération. Consultez le guide dédié à la facture avec TVA au Royaume-Uni pour la liste détaillée des mentions et les exceptions.
Conditions de paiement et retards de paiement
Indiquez la date d'exigibilité du paiement et les modalités de règlement pour le client. Si aucune date de paiement n'a été convenue pour une transaction commerciale, le paiement est considéré comme en retard 30 jours après que le client a reçu la facture ou après la fourniture des biens ou services, la date la plus tardive prévalant. Les délais convenus sont généralement plafonnés à 30 jours pour les autorités publiques et à 60 jours pour les transactions interentreprises, bien que les entreprises puissent convenir d'un délai plus long si celui-ci est équitable pour les deux parties.
Pour une créance interentreprises remplissant les conditions requises, l'intérêt légal est de 8 points de pourcentage au-dessus du taux directeur de la Banque d'Angleterre. Le fournisseur peut également réclamer une indemnité forfaitaire de recouvrement calculée en fonction du montant de la créance. L'intérêt légal ne s'applique pas lorsque le contrat prévoit un taux différent constituant une réparation substantielle ; vérifiez donc le contrat et les règles en vigueur avant de l'appliquer.
Conservez les factures et les justificatifs pendant la durée qui vous est applicable. Les documents relatifs à la TVA sont normalement conservés pendant au moins six ans, ou dix ans pour les registres OSS et les anciens registres MOSS. Un travailleur indépendant conserve normalement ses documents pendant au moins cinq ans après la date limite de déclaration du 31 janvier pour l'année fiscale concernée. Les sociétés, les régimes particuliers et les circonstances exceptionnelles peuvent entraîner des durées différentes. FreeBillGen peut produire un PDF cohérent, mais les utilisateurs invités fournissent et rapprochent eux-mêmes leur numéro de facture ; le générateur ne gère pas la séquence automatiquement.
Questions sur la facturation au Royaume-Uni
Quelles mentions une facture britannique doit-elle comporter ?
La liste de contrôle générale de GOV.UK comprend un numéro d'identification unique, les noms et adresses du fournisseur et du client, les coordonnées, une description claire, la date de livraison ou de prestation et la date de la facture, les montants facturés, le montant de TVA applicable le cas échéant, et le total dû. Les factures avec TVA comportent une liste de mentions plus détaillée, et des factures simplifiées sont disponibles pour certaines livraisons de biens ou prestations de services d'un montant de 250 GBP ou moins, TVA comprise.
Un entrepreneur individuel doit-il s'immatriculer à la TVA pour envoyer des factures ?
Non. Un entrepreneur individuel peut envoyer des factures sans TVA tant qu'il n'est pas immatriculé. L'immatriculation est généralement obligatoire lorsque le chiffre d'affaires taxable des 12 derniers mois dépasse 90 000 GBP ou devrait dépasser ce montant au cours des 30 prochains jours. L'immatriculation volontaire et des règles particulières peuvent s'appliquer en dessous du seuil.
Quel est le seuil d'immatriculation à la TVA au Royaume-Uni ?
Le seuil général d'immatriculation à la TVA au Royaume-Uni est de 90 000 GBP. Vous devez vérifier à la fois le chiffre d'affaires taxable des 12 derniers mois et vos prévisions pour les 30 prochains jours. Le calendrier d'immatriculation et les exceptions dépendent du critère ou de la règle particulière applicable ; les entreprises en dessous du seuil peuvent s'immatriculer volontairement.
Une société à responsabilité limitée doit-elle faire figurer son numéro d'immatriculation sur ses factures ?
La facture d'une société à responsabilité limitée doit indiquer la dénomination sociale complète figurant sur le certificat de constitution. La liste de contrôle des factures de vente de GOV.UK n'exige pas que le numéro d'immatriculation de la société et le siège social figurent sur chaque facture, bien qu'ils y soient couramment inclus et que des règles distinctes les imposent sur les lettres commerciales, les bons de commande et les sites web. Une facture de TVA doit mentionner le numéro d'identification à la TVA du fournisseur.
Puis-je facturer des intérêts sur une facture en retard au Royaume-Uni ?
Pour une créance interentreprises remplissant les conditions requises, vous pouvez généralement appliquer des intérêts moratoires légaux à un taux supérieur de 8 points de pourcentage au taux directeur de la Banque d'Angleterre et réclamer une indemnité forfaitaire de recouvrement. Vous ne pouvez pas réclamer d'intérêts moratoires légaux lorsque le contrat prévoit un taux différent constituant une réparation substantielle ; vérifiez donc d'abord le contrat et les règles en vigueur.
Combien de temps dois-je conserver mes factures au Royaume-Uni ?
La durée dépend du type de document et de l'activité. Les documents relatifs à la TVA sont généralement conservés pendant au moins six ans, et pendant dix ans pour les documents OSS et les anciens documents MOSS. Un travailleur indépendant conserve généralement ses pièces pendant au moins cinq ans après la date limite de déclaration du 31 janvier pour l'année fiscale concernée. Des durées plus longues ou différentes peuvent s'appliquer ; vérifiez donc la règle correspondant à votre statut et à votre régime.