Fakturering i Brasilien

Hvad er en nota fiscal i Brasilien?

En nota fiscal er et officielt brasiliansk skattedokument til salg af varer eller tjenester. Den præcise model og udstedende myndighed afhænger af transaktionen. Ved en NF-e opretter udstederen struktureret XML, signerer filen med det krævede certifikat og sender den til SEFAZ til godkendelse. Udstedelse af NFS-e følger det kommunale eller nationale system for tjenestefakturaer, som gælder for udstederen.

En godkendt NF-e får en unik adgangsnøgle (chave de acesso) og protokol. Det menneskelæsbare ledsagedokument, DANFE, kan følge varerne eller deles med kunden, men det erstatter ikke den godkendte XML. NFS-e-systemer danner også en kundevendt visning efter udstedelsen. En selvfremstillet PDF, som ikke har været gennem det gældende officielle system, kan derfor ikke erstatte det krævede skattedokument.

NF-e for varer vs NFS-e for tjenester: hvad er forskellen?

Brasilien opdeler fakturering efter, hvad du sælger, og efter hvilket forvaltningsniveau der beskatter det. Salg af varer beskattes hovedsageligt på delstatsniveau (ICMS-skatten) og bruger NF-e, der udstedes gennem den delstatslige skattemyndighed, SEFAZ. Salg af tjenester beskattes hovedsageligt på kommunalt niveau (ISS-skatten) og bruger NFS-e, der udstedes gennem kommunen (eller den nationale NFS-e-platform, som mange kommuner nu bruger). Der findes også NFC-e, en forbrugerrettet elektronisk kvittering, der bruges ved detailsalg til offentligheden.

At få det rigtige dokument er vigtigt, fordi udstedelseskanalen, skatterne og datafelterne alle er forskellige. Tabellen nedenfor opsummerer de vigtigste typer.

NF-e (varer)

Den elektroniske faktura til salg eller flytning af fysiske varer. Godkendt af den delstatslige SEFAZ og knyttet til ICMS-skatten.

NFS-e (tjenester)

Den elektroniske faktura for tjenester. Udstedt gennem kommunen (eller den nationale NFS-e-portal) og knyttet til ISS-skatten.

NFC-e (forbruger)

Den elektroniske forbrugerkvittering for detailsalg til offentligheden, der erstatter den gamle papirsalgsbon.

CNPJ og CPF: hvem kan udstede en faktura?

Brasilianske skattedokumenter identificerer parterne med de relevante skattenumre. Selskaber og registrerede virksomheder bruger et CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), som er et skattenummer på 14 tegn til virksomheder. De første 12 positioner kan indeholde cifre eller store latinske bogstaver, mens de sidste to er numeriske kontrolcifre. Eksisterende CNPJ-numre, der kun består af cifre, er fortsat gyldige. Receita Federal udstedte det første alfanumeriske CNPJ den 31. juli 2026. Privatpersoner bruger et CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), som er et 11-cifret personligt skattenummer.

Den registrering, der kræves for at udstede et skattedokument, afhænger af aktiviteten, dokumentmodellen, delstaten eller kommunen og udstederens skattestatus. En virksomhed, der udsteder NF-e, har normalt brug for et CNPJ, den relevante delstatsregistrering og et digitalt certifikat, der opfylder kravene. Tjenesteudbydere følger reglerne for NFS-e-registrering og godkendelse hos deres kommunale eller nationale udsteder. Mange små virksomheder bruger MEI (Microempreendedor Individual), som giver et CNPJ og forenklede forpligtelser. Køberens CNPJ eller CPF registreres også, når transaktionsreglerne kræver det.

Hvorfor er en almindelig PDF-faktura normalt ikke nok i Brasilien?

Brasilianske afgiftspligtige leverancer kan kræve et officielt skattedokument udstedt gennem det relevante NF-e- eller NFS-e-system. For NF-e omfatter det struktureret XML, en digital signatur og elektronisk autorisation. NFS-e følger godkendelses- og udstedelsesprocessen for den gældende kommunale eller nationale platform. En PDF, der er oprettet uden for disse systemer, har ikke fuldført denne proces, så den kan ikke erstatte et påkrævet skattedokument.

Uden det påkrævede autoriserede dokument kan en virksomhedskunde mangle den skattemæssige dokumentation, der er nødvendig for sine bøger eller skattemæssig behandling, og varer kan mangle DANFE, der bruges i transit. En generel faktura kan stadig fungere som en faktureringsoversigt, tilbud eller proforma, men den bør sidde ved siden af det officielle skattedokument, når et sådant er påkrævet.

Hvordan udsteder du en nota fiscal eletrônica?

Start med de registreringer, som din aktivitet kræver. Det kan være et CNPJ, en delstatsregistrering (inscrição estadual) for varer eller en kommunal registrering (inscrição municipal) for tjenester. Ved NF-e skal du anskaffe et digitalt certifikat, der opfylder kravene, og udstede gennem software eller en portal med forbindelse til SEFAZ. Ved NFS-e skal du bruge den kommunale eller nationale udsteder, der gælder for dig. Den nationale webudsteder har egne loginmetoder, mens API-integration har særskilte tekniske krav.

Fra 1. november 2026 skal mikrovirksomheder og små virksomheder under Simples Nacional, som har pligt til at udstede NFS-e, bruge den nationale NFS-e-udsteder gennem webapplikationen eller API'et. Resolutionen fra august 2026 erstattede den tidligere dato 1. september 2026. Kontrollér de aktuelle officielle regler, før du ændrer din arbejdsgang.

Hvis du kun har brug for en faktureringsoversigt, et tilbud eller en proforma, kan du udarbejde dokumentet med en gratis fakturagenerator. Hold det adskilt fra det officielle skattedokument, som udstedes gennem det gældende offentlige system.

Registrér virksomheden (CNPJ)

Opnå et CNPJ fra Receita Federal; MEI er en forenklet vej for små erhvervsdrivende.

Delstatslig eller kommunal registrering

Inscrição estadual for varer eller inscrição municipal for tjenester, når det kræves.

Brug den nødvendige godkendelse

NF-e kræver generelt et kompatibelt digitalt certifikat. NFS-e web- og API-godkendelse afhænger af den relevante udsteder og adgangsmetode.

Udsted via en officiel kanal

Brug den gældende delstatslige, kommunale eller nationale portal eller software, der opfylder kravene og kommunikerer med myndigheden.

Godkendelse og adgangsnøgle

Skattemyndigheden validerer filen og returnerer chave de acesso og protokollen, der gør den gyldig.

Lever DANFE'en / udskriften

Giv kunden den menneskelæsbare udskrift; den godkendte XML forbliver det juridiske dokument.

Spørgsmål om fakturering i Brasilien

Kan jeg bare sende en PDF-faktura til en brasiliansk kunde?

Du kan sende en PDF som faktureringsoversigt, tilbud eller proforma, men den erstatter ikke et officielt skattedokument, når et sådant kræves. NF-e bruger signeret XML og elektronisk godkendelse. NFS-e skal udstedes gennem det gældende kommunale eller nationale system. En almindelig PDF, der er oprettet uden for disse systemer, er ikke det krævede skattedokument.

Hvad er forskellen mellem NF-e og NFS-e?

NF-e er den elektroniske faktura for varer, godkendt af den delstatslige skattemyndighed (SEFAZ) og knyttet til den delstatslige ICMS-skat. NFS-e er den elektroniske faktura for tjenester, udstedt gennem kommunen (eller den nationale NFS-e-platform) og knyttet til den kommunale ISS-skat. Hvilken af dem du udsteder, afhænger af, om du sælger varer eller tjenester.

Har jeg brug for et CNPJ for at udstede en nota fiscal?

En virksomhed, der udsteder NF-e, har normalt brug for et CNPJ, den relevante delstatsregistrering og et digitalt certifikat, der opfylder kravene. NFS-e-registrering og godkendelse afhænger af tjenesteudbyderens status og den kommunale eller nationale udsteder. MEI er en forenklet ordning for mindre erhvervsdrivende. Kontrollér reglerne for din aktivitet i stedet for at antage, at samme registreringspakke gælder for alle dokumenter.

Hvad er SEFAZ?

SEFAZ (Secretaria da Fazenda) er den delstatslige skattemyndighed i Brasilien. For varer overføres NF-e'en til SEFAZ i den relevante delstat, som validerer og godkender den, før dokumentet bliver juridisk gyldigt. Tjenester håndteres på kommunalt niveau snarere end gennem SEFAZ.

Hvad er en DANFE?

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletronica) er den forenklede trykte eller PDF-repræsentation af en NF-e. Den ledsager varer undervejs og gives til kunden, men den er kun et menneskelæsbart overblik. Det juridisk bindende dokument er den godkendte XML-fil med dens adgangsnøgle, ikke selve DANFE'en.

Kan FreeBillGen udstede en nota fiscal for mig?

Nej. FreeBillGen laver et tydeligt faktureringsdokument, tilbud eller en proforma, som du kan sende til en kunde, men tjenesten har ikke forbindelse til SEFAZ eller de kommunale systemer. Den kan derfor ikke udstede eller godkende en officiel NF-e eller NFS-e. En brasiliansk nota fiscal skal udstedes gennem de godkendte offentlige kanaler eller certificeret udstedelsessoftware.