Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Ο γενικός κατάλογος ελέγχου τιμολογίων του GOV.UK απαιτεί μοναδικό αριθμό αναγνώρισης, την επωνυμία της επιχείρησης, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη, σαφή περιγραφή των αγαθών ή των υπηρεσιών, την ημερομηνία παροχής, την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου, τα χρεούμενα ποσά, τυχόν εφαρμοστέο ποσό ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Η ποσότητα και η τιμή μονάδας περιλαμβάνονται σε πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ, όπου απαιτείται. Οι όροι πληρωμής και οι οδηγίες πληρωμής βοηθούν επίσης τον πελάτη να κατανοήσει τι πρέπει να πληρώσει και πότε.
Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ χρησιμοποιεί διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές που ταυτοποιεί μοναδικά το έγγραφο. Αυτό δεν συνεπάγεται καθολικό κανόνα μηδενικών κενών για κάθε τιμολόγιο εκτός ΦΠΑ. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αρίθμησης που μπορείτε να αντιπαραβάλλετε με τα τιμολόγια και τα αρχεία σας, διατηρήστε τα ακυρωμένα ή λανθασμένα τιμολόγια ΦΠΑ στα αρχεία σας και τεκμηριώστε τις διορθώσεις αντί να επαναχρησιμοποιείτε σιωπηρά ένα αναγνωριστικό.
Χαρακτηρίστε σαφώς το έγγραφο ως τιμολόγιο, ώστε να μην συγχέεται με προσφορά, εκτίμηση ή απόδειξη. Η συνεπής διάταξη είναι χρήσιμη, αλλά οι απαιτούμενες πληροφορίες είναι πιο σημαντικές από ένα συγκεκριμένο υπόδειγμα.
Ατομικές επιχειρήσεις και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης
Αν δραστηριοποιείστε ως ατομική επιχείρηση, το τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομά σας και οποιαδήποτε εμπορική επωνυμία χρησιμοποιείτε. Όταν χρησιμοποιείτε εμπορική επωνυμία, πρέπει επίσης να αναγράφεται διεύθυνση στην οποία μπορούν να επιδοθούν νομικά έγγραφα. Η ατομική επιχείρηση δεν διαθέτει αριθμό μητρώου εταιρείας.
Μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης πρέπει να αναγράφει την πλήρη επωνυμία της ακριβώς όπως εμφανίζεται στο πιστοποιητικό σύστασης. Ο κατάλογος ελέγχου τιμολογίων του GOV.UK δεν απαιτεί τον αριθμό μητρώου εταιρείας και την καταστατική έδρα σε κάθε τιμολόγιο πώλησης, αν και οι εταιρείες συνήθως τα περιλαμβάνουν. Ξεχωριστοί κανόνες εμπορικής γνωστοποίησης απαιτούν αυτά τα στοιχεία σε εμπορικές επιστολές, έντυπα παραγγελίας και ιστότοπους. Αν αναφέρονται διευθυντές σε τιμολόγιο, πρέπει να αναφέρονται όλοι οι διευθυντές. Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να φέρει τον αριθμό μητρώου ΦΠΑ του προμηθευτή.
Χρησιμοποιήστε με συνέπεια τη νομική ταυτότητα του προμηθευτή. Ένας διακριτικός τίτλος εμπορικής δραστηριότητας μπορεί να εμφανίζεται παράλληλα, αλλά δεν πρέπει να αντικαθιστά το όνομα του ιδιοκτήτη ατομικής επιχείρησης ή την καταχωρημένη επωνυμία της εταιρείας.
| Στοιχείο | Ατομική επιχείρηση | Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης |
|---|---|---|
| Όνομα στο τιμολόγιο | Το όνομά σας και οποιαδήποτε εμπορική επωνυμία χρησιμοποιείτε | Πλήρης επωνυμία από το πιστοποιητικό σύστασης |
| Αριθμός μητρώου εταιρείας | Δεν ισχύει | Συνήθως αναγράφεται, αλλά δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο ελέγχου τιμολογίων πωλήσεων του GOV.UK |
| Διεύθυνση | Επαγγελματική διεύθυνση, συν διεύθυνση για νομικά έγγραφα κατά τη χρήση εμπορικής επωνυμίας | Διεύθυνση προμηθευτή· συνήθως αναγράφεται η καταστατική έδρα |
| Αριθμός ΦΠΑ | Σε τιμολόγια ΦΠΑ, εφόσον υπάρχει εγγραφή | Σε τιμολόγια ΦΠΑ, εφόσον υπάρχει εγγραφή |
Πότε πρέπει να χρεώνετε ΦΠΑ
Ο ΦΠΑ εξαρτάται από την εγγραφή σας και την παροχή, και όχι απλώς από το αν είστε αυτοαπασχολούμενος ή εταιρεία. Γενικά, υποχρεούστε να εγγραφείτε εάν ο φορολογητέος κύκλος εργασιών των τελευταίων 12 μηνών υπερβαίνει τις 90.000 GBP, ή εάν αναμένετε να υπερβεί τις 90.000 GBP τις επόμενες 30 ημέρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις ισχύουν διαφορετικοί κανόνες, συμπεριλαμβανομένων επιχειρήσεων με έδρα εκτός Ηνωμένου Βασιλείου. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε προαιρετικά κάτω από το όριο.
Μόνο μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο ΦΠΑ. Εάν δεν είστε εγγεγραμμένοι, μην προσθέτετε ΦΠΑ και μην αναγράφετε αριθμό εγγραφής ΦΠΑ. Εάν εγγραφείτε προαιρετικά, το γεγονός ότι βρίσκεστε κάτω από το όριο δεν σας απαλλάσσει από τις υποχρεώσεις σας στον ΦΠΑ.
Όταν τόσο ο προμηθευτής όσο και ο πελάτης είναι εγγεγραμμένοι στον ΦΠΑ, γενικά απαιτείται τιμολόγιο ΦΠΑ για φορολογητέα παροχή μεταξύ επιχειρήσεων, υπό την επιφύλαξη εξαιρέσεων και ειδικών καθεστώτων. Ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ αναγράφει τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ του προμηθευτή, έναν διαδοχικό αριθμό αναγνώρισης, την ημερομηνία γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης (tax point) και την ημερομηνία έκδοσης, τα στοιχεία του πελάτη, τις καθαρές αξίες, τους συντελεστές και τον χρεωθέντα ΦΠΑ. Ένα απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιλέξιμες παροχές ύψους 250 GBP ή λιγότερο, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Ο τυπικός συντελεστής είναι 20%, αλλά η μειωμένη, μηδενική, απαλλασσόμενη και εκτός πεδίου εφαρμογής μεταχείριση εξαρτάται από την παροχή. Ανατρέξτε στον ειδικό οδηγό τιμολογίου ΦΠΑ ΗΒ για την αναλυτική λίστα πεδίων και τις εξαιρέσεις.
Όροι πληρωμής και καθυστερημένη πληρωμή
Αναφέρετε πότε λήγει η προθεσμία πληρωμής και πώς πρέπει να πληρώσει ο πελάτης. Εάν δεν έχει συμφωνηθεί ημερομηνία πληρωμής για εμπορική συναλλαγή, η πληρωμή καθίσταται εκπρόθεσμη 30 ημέρες μετά τη λήψη του τιμολογίου από τον πελάτη ή μετά την παροχή των αγαθών ή υπηρεσιών από εσάς, όποιο από τα δύο είναι μεταγενέστερο. Οι συμφωνημένες προθεσμίες περιορίζονται κανονικά σε 30 ημέρες για τις δημόσιες αρχές και 60 ημέρες για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, αν και οι επιχειρήσεις μπορούν να συμφωνήσουν μεγαλύτερη προθεσμία εφόσον είναι δίκαιη και για τα δύο μέρη.
Για οφειλή μεταξύ επιχειρήσεων που πληροί τις προϋποθέσεις, ο νόμιμος τόκος ανέρχεται σε 8 εκατοστιαίες μονάδες πάνω από το βασικό επιτόκιο της Τράπεζας της Αγγλίας. Ο προμηθευτής μπορεί επίσης να αξιώσει σταθερή αποζημίωση για τα έξοδα είσπραξης βάσει του ποσού της οφειλής. Νόμιμος τόκος δεν χορηγείται όταν η σύμβαση προβλέπει διαφορετικό επιτόκιο που παρέχει ουσιαστική αποκατάσταση, επομένως ελέγξτε τη σύμβαση και τους ισχύοντες κανόνες πριν τον προσθέσετε.
Φυλάσσετε τα τιμολόγια και τα υποστηρικτικά αρχεία για το χρονικό διάστημα που σας αφορά. Τα αρχεία ΦΠΑ φυλάσσονται κανονικά για τουλάχιστον έξι χρόνια, ή 10 χρόνια για αρχεία OSS και πρώην MOSS. Ένας αυτοαπασχολούμενος φυλάσσει κανονικά αρχεία για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά την 31η Ιανουαρίου, καταληκτική ημερομηνία υποβολής για το σχετικό φορολογικό έτος. Εταιρικές, καθεστωτικές και εξαιρετικές συνθήκες μπορεί να συνεπάγονται διαφορετικές προθεσμίες. Το FreeBillGen μπορεί να παράγει ένα συνεκτικό PDF, αλλά οι επισκέπτες καταχωρούν μόνοι τους τον αριθμό τιμολογίου και τον αντιπαραβάλλουν με τα αρχεία τους· η γεννήτρια δεν διαχειρίζεται την αλληλουχία αυτόματα.
Ερωτήσεις τιμολόγησης στο ΗΒ
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο στο ΗΒ;
Η γενική λίστα ελέγχου του GOV.UK περιλαμβάνει μοναδικό αριθμό αναγνώρισης, ονόματα και διευθύνσεις προμηθευτή και πελάτη, στοιχεία επικοινωνίας, σαφή περιγραφή, ημερομηνίες παροχής και έκδοσης τιμολογίου, χρεούμενα ποσά, τυχόν ισχύον ποσό ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Τα τιμολόγια ΦΠΑ έχουν πιο αναλυτική λίστα πεδίων, και απλοποιημένα τιμολόγια διατίθενται για ορισμένες παροχές ύψους 250 GBP ή λιγότερο, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ.
Οι αυτοαπασχολούμενοι πρέπει να εγγραφούν στον ΦΠΑ για να στέλνουν τιμολόγια;
Όχι. Ένας αυτοαπασχολούμενος μπορεί να στέλνει τιμολόγια χωρίς ΦΠΑ όσο δεν είναι εγγεγραμμένος. Η εγγραφή απαιτείται γενικά όταν ο φορολογητέος κύκλος εργασιών των τελευταίων 12 μηνών υπερβαίνει τις 90.000 GBP ή αναμένεται να υπερβεί το ποσό αυτό τις επόμενες 30 ημέρες. Προαιρετική εγγραφή και ειδικοί κανόνες μπορεί να ισχύουν κάτω από το όριο.
Ποιο είναι το όριο εγγραφής στον ΦΠΑ στο ΗΒ;
Το γενικό όριο εγγραφής στον ΦΠΑ στο ΗΒ είναι 90.000 GBP. Πρέπει να ελέγχετε τόσο τον φορολογητέο κύκλο εργασιών των τελευταίων 12 μηνών όσο και τις προβλέψεις σας για τις επόμενες 30 ημέρες. Ο χρόνος εγγραφής και οι εξαιρέσεις εξαρτώνται από το ποιο κριτήριο ή ειδικός κανόνας εφαρμόζεται· επιχειρήσεις κάτω από το όριο μπορούν να εγγραφούν προαιρετικά.
Πρέπει μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης να αναγράφει τον αριθμό μητρώου της στα τιμολόγια;
Το τιμολόγιο εταιρείας περιορισμένης ευθύνης πρέπει να αναγράφει την πλήρη επωνυμία της εταιρείας όπως αυτή εμφανίζεται στο πιστοποιητικό σύστασής της. Ο κατάλογος ελέγχου τιμολογίων πώλησης του GOV.UK δεν απαιτεί τον αριθμό μητρώου εταιρείας και την καταστατική έδρα σε κάθε τιμολόγιο, αν και συνήθως συμπεριλαμβάνονται, ενώ ξεχωριστοί κανόνες τα απαιτούν σε επιχειρηματικές επιστολές, έντυπα παραγγελιών και ιστότοπους. Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να αναγράφει τον αριθμό μητρώου ΦΠΑ του προμηθευτή.
Μπορώ να χρεώσω τόκο για καθυστερημένο τιμολόγιο στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Για οφειλή μεταξύ επιχειρήσεων που πληροί τις προϋποθέσεις, μπορείτε γενικά να χρεώσετε τον νόμιμο τόκο σε 8 εκατοστιαίες μονάδες πάνω από το βασικό επιτόκιο της Τράπεζας της Αγγλίας και να αξιώσετε σταθερή αποζημίωση είσπραξης. Δεν μπορείτε να αξιώσετε νόμιμο τόκο όταν η σύμβαση προβλέπει διαφορετικό επιτόκιο που αποτελεί ουσιαστική αποκατάσταση, επομένως ελέγξτε πρώτα τη σύμβαση και τους ισχύοντες κανόνες.
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρώ τα τιμολόγιά μου στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Η χρονική περίοδος εξαρτάται από τον τύπο του αρχείου και την επιχείρηση. Τα αρχεία ΦΠΑ διατηρούνται γενικά για τουλάχιστον έξι έτη, ενώ τα αρχεία OSS και πρώην MOSS για 10 έτη. Ένας αυτοαπασχολούμενος διατηρεί γενικά τα αρχεία του για τουλάχιστον πέντε έτη μετά την προθεσμία υποβολής της 31ης Ιανουαρίου για το σχετικό φορολογικό έτος. Μπορεί να ισχύουν μεγαλύτερες ή διαφορετικές περίοδοι, επομένως ελέγξτε τον κανόνα που αφορά το καθεστώς και το σχήμα σας.