Πώς να εκδίδετε τιμολόγια στο Ηνωμένο Βασίλειο

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Ο γενικός κατάλογος ελέγχου τιμολογίου του GOV.UK απαιτεί μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό, την επωνυμία, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας, την επωνυμία και τη διεύθυνση του πελάτη, σαφή περιγραφή των αγαθών ή υπηρεσιών, την ημερομηνία παροχής, την ημερομηνία τιμολογίου, τα ποσά που χρεώνονται, τυχόν εφαρμοστέο ποσό ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Η ποσότητα και η τιμή μονάδας περιλαμβάνονται σε πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ όπου χρειάζεται. Οι όροι και οι οδηγίες πληρωμής βοηθούν επίσης τον πελάτη να καταλάβει τι και πότε πρέπει να πληρώσει.

Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ χρησιμοποιεί διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές, ο οποίος προσδιορίζει μοναδικά το έγγραφο. Αυτό δεν δημιουργεί καθολικό κανόνα χωρίς κενά για κάθε τιμολόγιο εκτός ΦΠΑ. Χρησιμοποιήστε σύστημα αρίθμησης που μπορείτε να συμφωνήσετε, κρατήστε στα αρχεία τα ακυρωμένα ή λανθασμένα τιμολόγια ΦΠΑ και τεκμηριώστε τις διορθώσεις αντί να επαναχρησιμοποιείτε σιωπηρά αναγνωριστικό.

Χαρακτηρίστε σαφώς το έγγραφο ως τιμολόγιο, ώστε να μη συγχέεται με προσφορά, εκτίμηση ή απόδειξη. Η σταθερή διάταξη είναι χρήσιμη, αλλά οι απαιτούμενες πληροφορίες έχουν μεγαλύτερη σημασία από ένα συγκεκριμένο πρότυπο.

Ατομικές επιχειρήσεις και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης

Αν λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση, το τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομά σας και κάθε εμπορική επωνυμία που χρησιμοποιείτε. Όταν χρησιμοποιείτε εμπορική επωνυμία, πρέπει επίσης να εμφανίζει διεύθυνση στην οποία μπορούν να σας επιδοθούν νομικά έγγραφα. Η ατομική επιχείρηση δεν έχει αριθμό εταιρικής εγγραφής.

Μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης πρέπει να εμφανίζει την πλήρη εταιρική επωνυμία ακριβώς όπως αναγράφεται στο πιστοποιητικό σύστασης. Ο κατάλογος ελέγχου τιμολογίου του GOV.UK δεν απαιτεί τον αριθμό εταιρικής εγγραφής και την καταστατική έδρα σε κάθε τιμολόγιο πώλησης, αν και οι εταιρείες τα συμπεριλαμβάνουν συχνά. Χωριστοί κανόνες εμπορικής γνωστοποίησης απαιτούν αυτά τα στοιχεία σε επιχειρηματικές επιστολές, δελτία παραγγελίας και ιστοτόπους. Αν αναφέρονται διευθυντές σε τιμολόγιο, πρέπει να αναφέρονται όλοι. Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να περιέχει τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ του προμηθευτή.

Χρησιμοποιήστε με συνέπεια τη νόμιμη ταυτότητα του προμηθευτή. Μια εμπορική ονομασία μπορεί να εμφανίζεται δίπλα της, αλλά δεν πρέπει να αντικαθιστά το όνομα του ατομικού επιχειρηματία ή την καταχωρισμένη επωνυμία της εταιρείας.

Πότε πρέπει να χρεώνετε ΦΠΑ

Ο ΦΠΑ εξαρτάται από την εγγραφή σας και την παροχή, όχι απλώς από το αν είστε ατομική επιχείρηση ή εταιρεία. Γενικά πρέπει να εγγραφείτε αν ο φορολογητέος κύκλος εργασιών των τελευταίων 12 μηνών υπερβαίνει τις 90.000 GBP ή αν αναμένετε να τις υπερβεί στις επόμενες 30 ημέρες. Διαφορετικοί κανόνες ισχύουν σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως για επιχειρήσεις με έδρα εκτός Ηνωμένου Βασιλείου. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε προαιρετικά κάτω από το όριο.

Μόνο επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο ΦΠΑ. Αν δεν είστε εγγεγραμμένοι, μην προσθέτετε ΦΠΑ ούτε εμφανίζετε αριθμό εγγραφής ΦΠΑ. Αν εγγραφείτε προαιρετικά, το ότι βρίσκεστε κάτω από το όριο δεν σας απαλλάσσει από τις υποχρεώσεις ΦΠΑ.

Όταν τόσο ο προμηθευτής όσο και ο πελάτης είναι εγγεγραμμένοι στον ΦΠΑ, απαιτείται γενικά τιμολόγιο ΦΠΑ για φορολογητέα παροχή μεταξύ επιχειρήσεων, με εξαιρέσεις και ειδικά καθεστώτα. Ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ εμφανίζει τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ του προμηθευτή, διαδοχικό αναγνωριστικό αριθμό, το φορολογικό σημείο και την ημερομηνία έκδοσης, τα στοιχεία του πελάτη, τις καθαρές αξίες, τους συντελεστές και τον ΦΠΑ που χρεώθηκε. Απλοποιημένο τιμολόγιο ΦΠΑ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επιλέξιμες παροχές έως 250 GBP μαζί με τον ΦΠΑ. Ο κανονικός συντελεστής είναι 20%, αλλά η μειωμένη, μηδενική, απαλλασσόμενη και εκτός πεδίου μεταχείριση εξαρτάται από την παροχή. Ανατρέξτε στον ειδικό οδηγό τιμολογίου ΦΠΑ του Ηνωμένου Βασιλείου για τον αναλυτικό κατάλογο πεδίων και τις εξαιρέσεις.

Όροι πληρωμής και καθυστέρηση

Δηλώστε πότε λήγει η πληρωμή και πώς πρέπει να πληρώσει ο πελάτης. Αν δεν έχει συμφωνηθεί ημερομηνία πληρωμής για εμπορική συναλλαγή, η πληρωμή καθίσταται εκπρόθεσμη 30 ημέρες αφού ο πελάτης λάβει το τιμολόγιο ή αφού παραδώσετε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, αν αυτό γίνει αργότερα. Οι συμφωνημένες περίοδοι περιορίζονται συνήθως σε 30 ημέρες για δημόσιες αρχές και 60 ημέρες για επιχειρηματικές συναλλαγές, αν και οι επιχειρήσεις μπορούν να συμφωνήσουν μεγαλύτερη περίοδο όταν είναι δίκαιη και για τα δύο μέρη.

Για επιλέξιμη οφειλή μεταξύ επιχειρήσεων, ο νόμιμος τόκος είναι 8 ποσοστιαίες μονάδες πάνω από το βασικό επιτόκιο της Bank of England. Ο προμηθευτής μπορεί επίσης να ζητήσει πάγια αποζημίωση είσπραξης ανάλογα με το ποσό της οφειλής. Ο νόμιμος τόκος δεν διατίθεται όταν η σύμβαση προβλέπει διαφορετικό επιτόκιο που παρέχει ουσιαστική έννομη προστασία, οπότε ελέγξτε τη σύμβαση και τους τρέχοντες κανόνες πριν τον προσθέσετε.

Διατηρήστε τα τιμολόγια και τα υποστηρικτικά αρχεία για την περίοδο που ισχύει για εσάς. Τα αρχεία ΦΠΑ διατηρούνται συνήθως τουλάχιστον έξι έτη ή 10 έτη για αρχεία OSS και του πρώην MOSS. Ένας αυτοαπασχολούμενος διατηρεί συνήθως αρχεία για τουλάχιστον πέντε έτη μετά την προθεσμία υποβολής της 31ης Ιανουαρίου για το σχετικό φορολογικό έτος. Η εταιρική μορφή, το καθεστώς και εξαιρετικές περιστάσεις μπορούν να δημιουργούν διαφορετικές περιόδους. Το FreeBillGen μπορεί να παράγει σταθερό PDF, αλλά οι επισκέπτες καταχωρίζουν και συμφωνούν τον δικό τους αριθμό τιμολογίου. Η γεννήτρια δεν διαχειρίζεται αυτόματα τη σειρά.

Ερωτήσεις για την τιμολόγηση στο Ηνωμένο Βασίλειο

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Ο γενικός κατάλογος του GOV.UK περιλαμβάνει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό, επωνυμίες και διευθύνσεις προμηθευτή και πελάτη, στοιχεία επικοινωνίας, σαφή περιγραφή, ημερομηνίες παροχής και τιμολογίου, χρεωμένα ποσά, τυχόν εφαρμοστέο ποσό ΦΠΑ και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Τα τιμολόγια ΦΠΑ έχουν αναλυτικότερο κατάλογο πεδίων, ενώ απλοποιημένα τιμολόγια διατίθενται για ορισμένες παροχές έως 250 GBP μαζί με τον ΦΠΑ.

Χρειάζεται μια ατομική επιχείρηση εγγραφή ΦΠΑ για να στέλνει τιμολόγια;

Όχι. Μια ατομική επιχείρηση μπορεί να στέλνει τιμολόγια χωρίς ΦΠΑ όσο δεν είναι εγγεγραμμένη. Η εγγραφή απαιτείται γενικά όταν ο φορολογητέος κύκλος εργασιών των τελευταίων 12 μηνών υπερβαίνει τις 90.000 GBP ή αναμένεται να υπερβεί αυτό το ποσό στις επόμενες 30 ημέρες. Κάτω από το όριο μπορεί να ισχύουν προαιρετική εγγραφή και ειδικοί κανόνες.

Ποιο είναι το όριο εγγραφής ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Το γενικό όριο εγγραφής ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι 90.000 GBP. Πρέπει να ελέγχετε τόσο τον φορολογητέο κύκλο εργασιών των τελευταίων 12 μηνών όσο και ό,τι αναμένετε για τις επόμενες 30 ημέρες. Ο χρόνος εγγραφής και οι εξαιρέσεις εξαρτώνται από τη δοκιμή ή τον ειδικό κανόνα που ισχύει. Επιχειρήσεις κάτω από το όριο μπορούν να εγγραφούν προαιρετικά.

Πρέπει μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης να εμφανίζει τον εταιρικό αριθμό στα τιμολόγια;

Το τιμολόγιο εταιρείας περιορισμένης ευθύνης πρέπει να εμφανίζει την πλήρη εταιρική επωνυμία από το πιστοποιητικό σύστασης. Ο κατάλογος τιμολογίου πώλησης του GOV.UK δεν απαιτεί τον αριθμό εταιρικής εγγραφής και την καταστατική έδρα σε κάθε τιμολόγιο, αν και συνήθως περιλαμβάνονται και χωριστοί κανόνες τα απαιτούν σε επιχειρηματικές επιστολές, δελτία παραγγελίας και ιστοτόπους. Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να εμφανίζει τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ του προμηθευτή.

Μπορώ να χρεώσω τόκο σε εκπρόθεσμο τιμολόγιο στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Για επιλέξιμη οφειλή μεταξύ επιχειρήσεων μπορείτε γενικά να χρεώσετε νόμιμο τόκο 8 ποσοστιαίες μονάδες πάνω από το βασικό επιτόκιο της Bank of England και να ζητήσετε πάγια αποζημίωση είσπραξης. Δεν μπορείτε να ζητήσετε νόμιμο τόκο όταν η σύμβαση προβλέπει διαφορετικό επιτόκιο που παρέχει ουσιαστική έννομη προστασία, οπότε ελέγξτε πρώτα τη συμφωνία και τους τρέχοντες κανόνες.

Για πόσο διάστημα πρέπει να διατηρώ τα τιμολόγια στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Η περίοδος εξαρτάται από το αρχείο και την επιχείρηση. Τα αρχεία ΦΠΑ διατηρούνται γενικά τουλάχιστον έξι έτη, ενώ τα αρχεία OSS και του πρώην MOSS για 10 έτη. Ένας αυτοαπασχολούμενος διατηρεί γενικά αρχεία τουλάχιστον για πέντε έτη μετά την προθεσμία υποβολής της 31ης Ιανουαρίου για το σχετικό φορολογικό έτος. Μπορεί να ισχύουν μεγαλύτερες ή διαφορετικές περίοδοι, οπότε ελέγξτε τον κανόνα για την ιδιότητα και το καθεστώς σας.