Hvad er en faktura VAT i Polen?
I Polen kaldes en salgsfaktura en faktura. En korrekt momsfaktura understøtter sælgerens indberetning og kundens fradrag for indgående moms, når de materielle betingelser er opfyldt. Den polske momslov fastsætter de almindelige oplysninger og særlige angivelser.
Polen bruger en standardsats, reducerede satser og momssatser på 0 % samt fritagelser og særlige ordninger. Klassifikation og dokumentation afgør behandlingen, så kontrollér den aktuelle sats og det juridiske grundlag for hver levering.
En sælger, der anvender en subjektbaseret fritagelse eller en transaktionsfritagelse, udsteder en faktura uden særskilt opkrævet moms. Den krævede henvisning til fritagelsen afhænger af retsgrundlaget. Brug ikke samme tekst på alle fakturaer uden moms.
Hvad skal en polsk momsfaktura indeholde?
Momsloven foreskriver, hvilke oplysninger en momsfaktura skal indeholde. Der findes ikke én officiel papirskabelon, men en faktura for en afgiftspligtig leverance skal indeholde oplysningerne nedenfor for at opfylde kravene. Den centrale identifikator er NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), det 10-cifrede polske skattenummer. Ved grænseoverskridende salg i EU har momsnummeret præfikset PL. Du kan opstille oplysningerne med en gratis fakturagenerator i stedet for at bygge en skabelon fra bunden:
- Udstedelsesdato
- Datoen, hvor fakturaen udstedes (data wystawienia).
- Fortløbende fakturanummer
- Et nummer, der er tildelt fortløbende inden for en eller flere serier, der identificerer fakturaen entydigt.
- Sælgers og købers navne og adresser
- De fulde navne og adresser på leverandøren og kunden.
- Sælgers og købers NIP
- Skatteidentifikationsnummeret (NIP) på sælgeren og, for en erhvervskøber, på køberen. For leverancer inden for EU bruges det PL-præfiksede momsnummer.
- Leveringsdato
- Datoen, hvor varerne blev leveret, eller tjenesten blev udført (data dostawy / wykonania usługi), hvis den afviger fra udstedelsesdatoen.
- Beskrivelse, mængde og enhed
- Navnet på varerne eller tjenesterne med mængden og måleenheden.
- Netto enhedspris og nettoværdi
- Enhedsprisen eksklusive moms og nettoværdien af hver linje.
- Rabatter
- Enhver prisreduktion eller rabat, der ikke allerede er inkluderet i enhedsprisen.
- Momssats pr. linje
- Momssatsen anvendt på hver post, eller en note om fritagelse eller omvendt betalingspligt, hvor der ikke opkræves polsk moms.
- Nettototal pr. sats
- Summen af nettobeløbene, opdelt efter hver momssats.
- Momsbeløb pr. sats
- Det skyldige momsbeløb, vist separat for hver anvendt sats.
- Bruttototal til betaling
- Det samlede skyldige beløb inklusive moms (kwota należności ogółem).
Hvornår gælder omvendt betalingspligt på en polsk faktura?
Omvendt betalingspligt flytter ansvaret for at afregne moms til kunden, når en bestemt regel gælder. Et almindeligt grænseoverskridende tilfælde er en kvalificerende B2B-tjeneste med leveringssted i et andet EU-land. Varer i samhandlen inden for EU og eksport følger i stedet deres egne betingelser for 0 % og krav til dokumentation. Polen har også transaktionsspecifikke indenlandske ordninger, herunder opdelt betaling, som ikke må forveksles med en generel omvendt betalingspligt.
| Transaktion | Generel behandling | Hvad skal kontrolleres? |
|---|---|---|
| Indenlandsk levering | Polsk moms gælder normalt | Sats, fritagelse eller særlig ordning |
| B2B-tjeneste i EU | Kunden kan være betalingspligtig for momsen | Leveringssted, momsstatus og fakturatekst |
| Varer i samhandlen inden for EU | En momssats på 0 % kan gælde | Moms-id'er, varebevægelse og dokumentation |
| Eksport uden for EU | En momssats på 0 % kan gælde | Udførselsdokumentation og tidspunkt |
Brug den præcise fakturatekst og de moms-id'er, som den kontrollerede ordning kræver.
Hvad er KSeF, det nationale e-faktureringssystem?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) er Polens centrale system for strukturerede fakturaer. I den normale onlineproces accepterer KSeF den strukturerede faktura, tildeler et KSeF-nummer og gør fakturaen tilgængelig for modtageren. Offline- og beredskabstilstande har yderligere regler om dato, QR-kode og upload.
Pligten er allerede trådt i kraft. Modtagelse gennem KSeF blev obligatorisk for omfattede skatteydere 1. februar 2026. Udstedelse blev obligatorisk samme dag for skatteydere, hvis bruttosalg i 2024 oversteg PLN 200 millioner, og 1. april 2026 for andre omfattede udstedere. En overgangsundtagelse gælder til udgangen af 2026, hvis det månedlige bruttosalg, som dokumenteres med ellers omfattede papirfakturaer eller elektroniske fakturaer, ikke overstiger PLN 10.000. Hvis grænsen overskrides, gælder pligten fra den faktura, der bringer salget over grænsen. De mindste udstedere bliver omfattet 1. januar 2027. Undtagelser fra anvendelsesområdet gælder fortsat.
Brug ministeriets værktøjer eller software, der opfylder kravene, til en omfattet faktura. En almindelig PDF, som er lavet uden for KSeF, er hverken den strukturerede faktura eller dokumentation for godkendelse. En kundevendt visning skal bygge på KSeF-dokumentet og bruge den krævede QR-kode, hvor det er relevant.
Hvor længe skal du opbevare fakturaer i Polen?
Fakturaer er skattemæssige bilag og skal opbevares. Som hovedregel opbevarer polske skatteydere fakturaer og de tilknyttede regnskabsbilag, indtil skatteforpligtelsen forældes, hvilket normalt er fem år regnet fra udgangen af det kalenderår, hvor skatten forfaldt. I praksis betyder det ofte, at et givet års fakturaer skal opbevares i næsten seks år. Særlige situationer, såsom anlægsaktiver eller reguleringer, kan forlænge perioden, så betragt fem år som et minimum, ikke et maksimum.
Du kan opbevare fakturaer elektronisk, så længe deres oprindelsesægthed, indholdsintegritet og læsbarhed er sikret, og de kan stilles til rådighed for skattemyndigheden efter anmodning. Strukturerede fakturaer, der udstedes gennem KSeF, opbevares i selve systemet i en bestemt periode, men du er fortsat ansvarlig for dine egne fuldstændige bilag. Ordentlige kopier med fortløbende numre gør en senere kontrol eller momsafstemning nemmere, uanset om de er udstedt gennem KSeF eller som en visning.
Spørgsmål om polsk fakturering
Hvad er en faktura VAT?
En faktura VAT er den almindelige polske salgsfaktura udstedt af en momsregistreret virksomhed. Den registrerer en afgiftspligtig leverance og viser sælgers og købers oplysninger og NIP-numre, datoerne, hver linje med dens nettoværdi og momssats, momsbeløbet pr. sats og bruttototalen. Det er det dokument, en erhvervskunde bruger til at fratrække indgående moms, og grundlaget for din momsangivelse og JPK_VAT-fil.
Hvad er en NIP, og har jeg brug for en for at fakturere i Polen?
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) er det 10-cifrede polske skatteidentifikationsnummer. En virksomhed skal vise sit NIP på en momsfaktura, og en erhvervskøbers NIP vises også på dokumentet. For et salg inden for EU er momsversionen af nummeret forsynet med præfikset PL. Du skal være registreret og have et NIP for at udstede en faktura VAT og opkræve moms.
Hvornår gælder omvendt betalingspligt i Polen?
Omvendt betalingspligt flytter forpligtelsen til at afregne moms fra sælgeren til køberen. Det mest almindelige tilfælde for grænseoverskridende sælgere er levering af tjenester til en momsregistreret virksomhed i en anden EU-medlemsstat, hvor du udsteder fakturaen uden polsk moms og tilføjer en note om omvendt betalingspligt, så kunden selv afregner afgiften i sit land. Nogle indenlandske leverancer kan også falde under omvendt betalingspligt, så bekræft det specifikke tilfælde.
Hvad er KSeF, og er e-fakturering obligatorisk i Polen?
KSeF er Polens centrale system for strukturerede fakturaer. Omfattede skatteydere har skullet modtage fakturaer gennem systemet siden 1. februar 2026. Udstedelsespligten begyndte samme dag for skatteydere med et bruttosalg i 2024 på over PLN 200 millioner og 1. april 2026 for andre omfattede udstedere. Den månedlige overgangsgrænse på PLN 10.000 udskyder pligten for de mindste udstedere til 1. januar 2027, medmindre de overskrider grænsen tidligere.
Hvor længe skal jeg opbevare fakturaer i Polen?
Som hovedregel opbevarer du fakturaer, indtil skatteforpligtelsen forældes, hvilket normalt er fem år fra udgangen af det kalenderår, hvor skatten forfaldt, så et års fakturaer opbevares ofte i tæt på seks år. Du kan opbevare dem elektronisk, hvis deres ægthed, integritet og læsbarhed er sikret. Nogle situationer forlænger perioden, så behandl fem år som et minimum.
Kan jeg udstede en faktura i Polen uden moms?
Ja, når en subjektiv fritagelse, transaktionsfritagelse, 0 %-behandling eller omvendt betalingspligt faktisk gælder. Hver har forskellige betingelser, beviser og fakturaformulering. Kontroller retsgrundlaget i stedet for at bruge et generisk "uden moms"-mærke.