Hvad er en faktura VAT i Polen?
I Polen kaldes en salgsfaktura for en faktura. En korrekt momsfaktura danner grundlag for sælgers indberetning og kundens købsmomsfradrag, når de materielle betingelser er opfyldt. Den polske momslov fastsætter de generelle oplysninger og særlige påtegninger.
Polen anvender standard-, nedsatte og 0 %-momssatser samt fritagelser og særlige ordninger. Klassificering og dokumentation afgør behandlingen, så kontrollér altid den gældende sats og det juridiske grundlag for hver leverance.
En sælger, der anvender en subjektiv eller transaktionsbestemt momsfritagelse, udsteder en faktura uden opgørelse af opkrævet moms. Den påkrævede henvisning til fritagelsen afhænger af lovgrundlaget; gå ikke ud fra, at enhver momsfri faktura anvender samme betegnelse eller bemærkning.
Hvad skal en polsk momsfaktura indeholde?
En faktura VAT har et fast sæt lovpligtige oplysninger i henhold til momsloven. Der findes ikke én officiel papirskabelon, men en gyldig faktura for en momspligtig leverance skal indeholde følgende. Den primære identifikator er NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), det 10-cifrede polske skattenummer; ved grænseoverskridende salg inden for EU forsynes momsnummeret med præfikset PL. Du kan oprette det hele med en gratis fakturagenerator i stedet for at opbygge en skabelon fra bunden:
- Udstedelsesdato
- Datoen for fakturaens udstedelse (data wystawienia).
- Fortløbende fakturanummer
- Et fortløbende nummer tildelt inden for en eller flere serier, som entydigt identificerer fakturaen.
- Sælgers og købers navne og adresser
- De fulde navne og adresser på leverandøren og kunden.
- Sælgers og købers NIP
- Skatteidentifikationsnummeret (NIP) for sælgeren og, for en erhvervskunde, for køberen. Ved leverancer inden for EU anvendes momsnummeret med PL-præfiks.
- Leveringsdato
- Datoen, hvor varerne blev leveret eller ydelsen fuldført (data dostawy / wykonania uslugi), såfremt den afviger fra udstedelsesdatoen.
- Beskrivelse, mængde og enhed
- Varernes eller ydelsernes betegnelse sammen med mængde og måleenhed.
- Nettoenhedspris og nettoværdi
- Enhedsprisen ekskl. moms og nettoværdien for hver linje.
- Rabatter
- Enhver prisnedsættelse eller rabat, der ikke allerede er medregnet i enhedsprisen.
- Momssats pr. linje
- Den momssats, der gælder for hver vare eller ydelse, eller en bemærkning om momsfritagelse eller omvendt betalingspligt, hvis der ikke opkræves polsk moms.
- Nettototal efter sats
- Summen af nettobeløbene, opdelt efter hver momssats.
- Momsbeløb efter sats
- Det skyldige momsbeløb, angivet særskilt for hver anvendt sats.
- Bruttototal til betaling
- Det samlede skyldige beløb inklusive moms (kwota naleznosci ogolem).
Hvornår gælder omvendt betalingspligt på en polsk faktura?
Omvendt betalingspligt (reverse charge) overfører ansvaret for afregning af moms til kunden, når en specifik regel gælder. Et almindeligt grænseoverskridende tilfælde er en kvalificeret B2B-ydelse, hvor leveringsstedet er et andet EU-land. Ved varer inden for EU og eksport gælder derimod særskilte 0 %-betingelser og dokumentationskrav. Polen har også transaktionsspecifikke nationale mekanismer, herunder delt betaling (split payment), som ikke må forveksles med en generel regel om omvendt betalingspligt.
| Transaktion | Generel retning | Hvad der skal kontrolleres |
|---|---|---|
| Indenlandsk levering | Polsk moms finder almindeligvis anvendelse | Sats, fritagelse eller særlig ordning |
| EU B2B-ydelse | Kunden kan afregne under omvendt betalingspligt | Leveringssted, momsstatus og formulering |
| EU-interne varer | 0 %-behandling kan finde anvendelse | Momsnumre, varebevægelse og dokumentation |
| Eksport uden for EU | 0 %-behandling kan finde anvendelse | Tolddokumentation og tidsfrister |
Anvend den præcise fakturapåtegning og de momsnumre, der kræves for den verificerede ordning.
Hvad er KSeF, det nationale e-faktureringssystem?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) er Polens centrale system til strukturerede fakturaer. I det normale onlineflow modtager KSeF den strukturerede faktura, tildeler et KSeF-nummer og gør den tilgængelig for modtageren. Offline- og nødtilstande har yderligere regler for datoer, QR-koder og upload.
Det gældende krav er allerede trådt i kraft. Modtagelse via KSeF blev obligatorisk for omfattede afgiftspligtige den 1. februar 2026. Udstedelse blev obligatorisk på samme dato for afgiftspligtige, hvis bruttoomsætning i 2024 oversteg 200 mio. PLN, og den 1. april 2026 for øvrige omfattede udstedere. En overgangsordning gælder frem til udgangen af 2026, når den månedlige bruttoomsætning dokumenteret ved ellers omfattede papir- eller elektroniske fakturaer ikke overstiger 10.000 PLN. Hvis grænsen overskrides, indtræder pligten med den overskridende faktura. Disse mindste udstedere tilsluttes den 1. januar 2027. Visse undtagelser fra anvendelsesområdet gælder fortsat.
Brug ministeriets værktøjer eller kompatibel software til omfattede fakturaer. En almindelig PDF genereret uden for KSeF er hverken en struktureret faktura eller et bevis for godkendelse. En kundevendt visualisering skal udledes af KSeF-dokumentet og forsynes med den påkrævede QR-kode, hvor det er relevant.
Hvor længe skal man opbevare fakturaer i Polen?
Fakturaer er regnskabsbilag og skal opbevares. Som hovedregel skal polske skatteydere opbevare fakturaer og tilhørende regnskabsdokumenter, indtil skattekravet forældes, hvilket normalt er fem år regnet fra udgangen af det kalenderår, hvor skatten forfaldt. I praksis betyder det ofte, at et givent års fakturaer skal opbevares i op mod seks år. Særlige situationer, såsom anlægsaktiver eller reguleringer, kan forlænge perioden, så betragt de fem år som et absolut minimum.
Du må gerne opbevare fakturaer elektronisk, så længe deres oprindelsesægthed, indholdets integritet og læsbarheden er sikret, og de kan stilles til rådighed for skattemyndighederne på forlangende. Strukturerede fakturaer udstedt via KSeF opbevares i selve systemet i en fastsat periode, men du har fortsat ansvaret for dit eget komplette regnskab. Hvis du opbevarer overskuelige, fortløbende nummererede kopier - uanset om de er udstedt via KSeF eller som visualisering - bliver en eventuel fremtidig revision eller momsafstemning helt ligetil.
Spørgsmål om polsk fakturering
Hvad er en faktura VAT?
En faktura VAT er den almindelige polske salgsfaktura, som udstedes af en momsregistreret virksomhed. Den dokumenterer en momspligtig leverance og indeholder oplysninger om sælger og køber samt NIP-numre, datoer, hver enkelt varelinje med nettoværdi og momssats, momsbeløbet opdelt efter sats samt bruttototalen. Det er det bilag, en erhvervskunde bruger til at fradrage købsmoms, og grundlaget for din momsangivelse og JPK_VAT-fil.
Hvad er et NIP-nummer, og skal jeg bruge et for at fakturere i Polen?
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) er det 10-cifrede polske skatte- og momsregistreringsnummer. En virksomhed skal angive sit NIP-nummer på en momsfaktura, og erhvervskøberens NIP-nummer skal ligeledes fremgå af dokumentet. Ved salg inden for EU foranstilles bogstaverne PL foran nummeret i momssammenhæng. Du skal være registreret og have et NIP-nummer for at udstede en faktura VAT og opkræve moms.
Hvornår gælder omvendt betalingspligt i Polen?
Omvendt betalingspligt (reverse charge) flytter forpligtelsen til at afregne moms fra sælgeren til køberen. Det mest almindelige tilfælde for grænseoverskridende sælgere er levering af ydelser til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, hvor du udsteder fakturaen uden polsk moms og tilføjer en påtegning om omvendt betalingspligt, så kunden selv afregner momsen i sit hjemland. Visse indenlandske leverancer kan også være omfattet af omvendt betalingspligt, så undersøg altid det konkrete tilfælde.
Hvad er KSeF, og er e-fakturering obligatorisk i Polen?
KSeF er Polens centrale system til strukturerede fakturaer. Omfattede skatteydere har modtaget fakturaer via systemet siden 1. februar 2026. Kravet om udstedelse trådte i kraft samme dag for skatteydere med en bruttoomsætning på over 200 millioner PLN i 2024 og den 1. april for andre omfattede udstedere. Overgangsordningen på 10.000 PLN om måneden udskyder kravet for de mindste udstedere til 1. januar 2027, medmindre de overskrider grænsen forinden.
Hvor længe skal jeg opbevare fakturaer i Polen?
Som hovedregel skal du opbevare fakturaer, indtil skattekravet forældes, hvilket normalt er fem år fra udgangen af det kalenderår, hvor skatten forfaldt; derfor opbevares et års fakturaer ofte i tæt på seks år. Du må gerne opbevare dem elektronisk, hvis oprindelsesægtheden, integriteten og læsbarheden er sikret. Visse forhold kan forlænge perioden, så betragt fem år som et minimum.
Kan jeg udstede en faktura i Polen uden moms?
Ja, hvis der reelt er tale om en subjektiv fritagelse, en transaktionsfritagelse, 0 %-moms eller reglerne om omvendt betalingspligt. Hver situation stiller forskellige krav til betingelser, dokumentation og fakturaordlyd. Kontrollér det juridiske grundlag i stedet for blot at bruge en generisk angivelse som "uden moms".