Što mora sadržavati račun u Ujedinjenom Kraljevstvu?
GOV.UK-ov opći popis za provjeru računa zahtijeva jedinstveni identifikacijski broj, naziv vašeg poduzeća, adresu i kontaktne podatke, ime i adresu kupca, jasan opis robe ili usluga, datum isporuke, datum izdavanja računa, iznose naplaćenih stavki, primjenjivi iznos PDV-a i ukupan iznos na naplatu. Količina i jedinična cijena pripadaju na cjeloviti račun za PDV gdje je to primjenjivo. Uvjeti plaćanja i upute za plaćanje također pomažu kupcu da razumije što i kada treba platiti.
PDV-račun koristi slijedni broj iz jedne ili više serija koji jedinstveno identificira dokument. To ne znači da postoji univerzalno pravilo bez praznina za svaki račun koji nije PDV-račun. Koristite sustav numeriranja koji možete uskladiti, čuvajte otkazane ili pogrešne PDV-račune u svojoj evidenciji i dokumentirajte ispravke umjesto da tiho ponovno koristite identifikator.
Jasno označite dokument kao račun kako se ne bi zamijenio s ponudom, procjenom ili potvrdom o uplati. Usklađen izgled je koristan, ali potrebne informacije važnije su od određenog predloška.
Samostalni obrtnici naspram društava s ograničenom odgovornošću
Ako poslujete kao obrtnik / fizička osoba (sole trader), račun mora sadržavati vaše ime i prezime te naziv obrta ili tvrtke pod kojim poslujete. Ako koristite poslovni naziv, mora biti navedena i adresa na koju vam se mogu dostavljati pravna pismena. Obrtnik / fizička osoba nema registracijski broj trgovačkog društva.
Trgovačko društvo (limited company) mora navesti puni naziv tvrtke točno onako kako je upisan u sudski registar. Prema smjernicama portala GOV.UK matični broj subjekta i sjedište nisu obvezni na svakom izlaznom računu, iako ih tvrtke uobičajeno navode. Zasebna pravila o objavi podataka o poslovanju zahtijevaju te podatke na poslovnim pismima, narudžbenicama i web-stranicama. Ako su na računu navedeni direktori, moraju biti navedeni svi direktori. Račun u sustavu PDV-a mora sadržavati PDV identifikacijski broj isporučitelja.
Dosljedno koristite službeni pravni identitet isporučitelja. Komercijalni naziv (trading name) može stajati uz njega, ali ne smije zamijeniti vlastito ime obrtnika niti registriranu tvrtku trgovačkog društva.
| Podatak | Obrtnik / fizička osoba | Trgovačko društvo |
|---|---|---|
| Naziv na računu | Vaše ime i prezime te eventualni poslovni naziv | Puni naziv iz rješenja o upisu u registar |
| Matični broj subjekta (Company registration number) | Nije primjenjivo | Uobičajeno se navodi, ali nije na kontrolnom popisu računa prema GOV.UK |
| Adresa | Poslovna adresa, uz adresu za dostavu pravnih pismena pri korištenju poslovnog naziva | Adresa isporučitelja; uobičajeno se navodi sjedište društva |
| PDV broj | Na PDV računima ako je subjekt u sustavu PDV-a | Na PDV računima ako je subjekt u sustavu PDV-a |
Kada morate naplatiti PDV
PDV ovisi o vašoj registraciji i isporuci, a ne samo o tome jeste li samostalni poduzetnik ili tvrtka. Općenito se morate registrirati ako oporezivi promet u posljednjih 12 mjeseci premaši 90.000 GBP ili ako očekujete da će u sljedećih 30 dana premašiti 90.000 GBP. U nekim se situacijama primjenjuju drugačija pravila, uključujući poduzeća sa sjedištem izvan Ujedinjenog Kraljevstva. Također se možete dobrovoljno registrirati i ispod praga.
Samo obveznik PDV-a može izdavati račun za PDV. Ako niste registrirani, nemojte dodavati PDV niti navoditi broj registracije za PDV. Ako se dobrovoljno registrirate, činjenica da ste ispod praga ne oslobađa vas od obveza po osnovi PDV-a.
Kada su i dobavljač i kupac registrirani za PDV, račun za PDV općenito je obvezan za oporezivu isporuku među poduzećima, uz iznimke i posebne sustave. Cjeloviti račun za PDV prikazuje dobavljačev broj registracije za PDV, uzastopni identifikacijski broj, datum nastanka porezne obveze i datum izdavanja, podatke o kupcu, neto iznose, porezne stope i obračunati PDV. Pojednostavljeni račun za PDV može se koristiti za isporuke koje ispunjavaju uvjete u vrijednosti do 250 GBP s PDV-om. Standardna stopa iznosi 20 %, no primjena snižene stope, nulte stope, poreznih oslobođenja ili izuzeća iz djelokruga PDV-a ovisi o samoj isporuci. Za detaljan popis polja i iznimke pogledajte namjenski vodič o računima za PDV u Ujedinjenom Kraljevstvu.
Uvjeti plaćanja i zakašnjelo plaćanje
Navedite kada dospijeva plaćanje i kako kupac treba platiti. Ako nije dogovoren datum plaćanja za komercijalnu transakciju, plaćanje se smatra zakašnjelim 30 dana nakon što kupac primi račun ili nakon što isporučite robu ili usluge, ako je to kasnije. Dogovoreni rokovi obično su ograničeni na 30 dana za javne vlasti i 60 dana za poslovne transakcije, iako se poduzeća mogu dogovoriti o dužem roku ako je to pošteno za obje strane.
Za kvalificirani poslovni dug, zakonska kamata iznosi 8 postotnih bodova iznad osnovne kamatne stope Engleske banke. Dobavljač također može zatražiti fiksnu naknadu za naplatu temeljem iznosa duga. Zakonska kamata nije dostupna kada ugovor predviđa drugačiju stopu koja predstavlja značajno pravno sredstvo, stoga provjerite ugovor i važeća pravila prije njezina dodavanja.
Čuvajte račune i prateću dokumentaciju u razdoblju koje se na vas odnosi. Porezna dokumentacija za PDV obično se čuva najmanje šest godina, odnosno 10 godina za OSS i bivšu dokumentaciju MOSS-a. Samostalni poduzetnik obično čuva evidenciju najmanje pet godina nakon roka za podnošenje prijave za relevantnu poreznu godinu, koji je 31. siječnja. Društvo, shema i iznimne okolnosti mogu rezultirati različitim razdobljima. FreeBillGen može proizvesti dosljedan PDF, ali korisnici sami navode i usklađuju vlastiti broj računa; generator ne upravlja sekvencom automatski.
Česta pitanja o izdavanju računa u Ujedinjenom Kraljevstvu
Što mora sadržavati račun u Ujedinjenom Kraljevstvu?
GOV.UK-ov opći kontrolni popis uključuje jedinstveni identifikacijski broj, nazive i adrese dobavljača i kupca, kontaktne podatke, jasan opis, datume isporuke i izdavanja računa, zaračunate iznose, eventualni primjenjivi iznos PDV-a i ukupan iznos za naplatu. Računi s PDV-om imaju detaljniji popis polja, a pojednostavljeni računi dostupni su za neke isporuke u vrijednosti do 250 GBP uključujući PDV.
Moraju li samostalni poduzetnici biti registrirani za PDV kako bi mogli slati račune?
Ne. Samostalni poduzetnik može slati račune bez PDV-a dok nije registriran. Registracija je općenito obavezna kada oporezivi promet u posljednjih 12 mjeseci premaši GBP 90.000 ili se očekuje da će taj iznos premašiti u sljedećih 30 dana. Dobrovoljna registracija i posebna pravila mogu se primijeniti ispod praga.
Koji je prag za registraciju za PDV u Ujedinjenom Kraljevstvu?
Opći prag za registraciju za PDV u Ujedinjenom Kraljevstvu iznosi 90.000 GBP. Morate provjeriti i oporezivi promet u posljednjih 12 mjeseci i ono što očekujete u sljedećih 30 dana. Vrijeme registracije i iznimke ovise o tome koji se test ili posebna pravila primjenjuju; poduzeća ispod praga mogu se registrirati dobrovoljno.
Mora li društvo s ograničenom odgovornošću navesti svoj registracijski broj na računima?
Račun društva s ograničenom odgovornošću mora sadržavati puni naziv društva iz potvrde o osnivanju. Kontrolni popis za izdavanje računa na portalu GOV.UK ne zahtijeva registracijski broj društva i registrirano sjedište na svakom računu, iako se oni uobičajeno navode, a posebna pravila zahtijevaju ih na poslovnim pismima, narudžbenicama i mrežnim stranicama. Račun s PDV-om mora sadržavati dobavljačev PDV identifikacijski broj.
Mogu li naplatiti zateznu kamatu na neplaćeni račun u Ujedinjenom Kraljevstvu?
Za kvalificirani poslovni dug općenito možete naplatiti zakonsku kamatu u iznosu od 8 postotnih bodova iznad osnovne kamatne stope Bank of England i zatražiti fiksnu naknadu za naplatu. Ne možete naplatiti zakonsku kamatu kada ugovor predviđa drugačiju stopu koja predstavlja značajno pravno sredstvo, stoga prvo provjerite ugovor i važeća pravila.
Koliko dugo trebam čuvati svoje račune za UK?
Razdoblje ovisi o evidenciji i poslovanju. Evidencije PDV-a općenito se čuvaju najmanje šest godina, a 10 godina za evidencije OSS-a i bivšeg MOSS-a. Samostalni obrtnik općenito čuva evidenciju najmanje pet godina nakon roka za podnošenje prijave za relevantnu poreznu godinu, koji je 31. siječnja. Mogu se primjenjivati duža ili drugačija razdoblja, stoga provjerite pravilo za svoj status i shemu.