Ką turi turėti JK sąskaita faktūra
JK nėra valstybės nustatytos sąskaitos faktūros formos, tačiau galiojanti sąskaita faktūra turi turėti standartinį duomenų rinkinį, kad ir jūs, ir jūsų klientas turėtumėte aiškų, atsekamą sandorio įrašą. Svarbiausias laukas yra unikalus, nuoseklus sąskaitos faktūros numeris: kiekviena jūsų išrašoma sąskaita turi turėti savo numerį, o numeriai turi eiti vienas po kito be tarpų. Tai leidžia jums ir HMRC atsekti kiekvieną pardavimą ir neleidžia tos pačios sąskaitos apmokėti ar užregistruoti du kartus.
Be numerio, JK sąskaitai faktūrai reikia jūsų verslo pavadinimo ir adreso, kliento pavadinimo ir adreso, sąskaitos datos (ir tiekimo datos, jei ji skiriasi), aiškaus tiekiamų prekių ar paslaugų aprašymo, kiekio ir vieneto kainos, kai aktualu, bei bendros mokėtinos sumos. Jei taikote PVM, sąskaitoje taip pat turi būti toliau aptariami PVM duomenys. Apmokėjimo sąlygų ir nurodymo, kaip klientas turėtų jums sumokėti, nurodyti teisiškai neprivaloma, tačiau tai pašalina dviprasmybes ir paprastai padeda greičiau gauti apmokėjimą.
Žodis “sąskaita faktūra” turėtų būti dokumente, kad jis nebūtų supainiotas su pasiūlymu, sąmata ar pristatymo lapeliu. Vienodas išdėstymas iš vienos sąskaitos į kitą taip pat palengvina jūsų įrašų suderinimą metų pabaigoje ir apskaitininko darbą su jais.
Individuali veikla ir ribotos atsakomybės bendrovės
Pagrindiniai sąskaitos faktūros laukai yra tokie patys, nesvarbu, ar vykdote individualią veiklą, ar veikiate per bendrovę, tačiau ribotos atsakomybės bendrovės turi atskleisti daugiau. Jei dirbate kaip individualios veiklos vykdytojas, sąskaitas faktūras išrašote savo vardu; galite naudoti ir prekybinį pavadinimą, bet tuomet vis tiek turite nurodyti savo vardą bei adresą, kuriuo gali būti įteikiami teisiniai dokumentai. Registruoti ar nurodyti įmonės kodo nereikia, nes įmonės nėra.
Ribotos atsakomybės bendrovė turi nurodyti savo pilną registruotą įmonės pavadinimą būtent taip, kaip jis nurodytas Companies House. Nors įmonės kodas ir registruotos buveinės adresas teisiškai neprivalomi kiekvienoje pardavimo sąskaitoje, įprasta ir gera praktika nurodyti įmonės registracijos numerį ir registruotą buveinę, nes JK taisyklės jau reikalauja šių duomenų verslo laiškuose, užsakymo formose ir interneto svetainėse, o klientai bei jų apskaitininkai tikisi juos matyti. Jei bendrovė registruota PVM mokėtoja, jos PVM numeris turi būti nurodytas PVM sąskaitose faktūrose.
Kad ir kokią struktūrą naudotumėte, išrašymą derinkite su tuo, kaip esate registruoti. Individualios veiklos vykdytojai turėtų atskirti verslo ir asmeninius įrašus, net jei įstatymas nereikalauja atskiro juridinio asmens, o bendrovės turėtų užtikrinti, kad sąskaitoje nurodytas pavadinimas atitiktų registruotą, o ne sutrumpintą versiją.
Kada privalote taikyti PVM
Tai, ar pridedate PVM, priklauso nuo to, ar esate registruotas PVM mokėtoju, o ne nuo jūsų verslo struktūros. PVM mokėtoju privalote užsiregistruoti, kai jūsų apmokestinamoji apyvarta viršija PVM registracijos ribą, kuri yra 90 000 GBP (suma, taikoma nuo 2024 m. balandžio), skaičiuojant per bet kurį slenkantį 12 mėnesių laikotarpį. Taip pat galite registruotis savanoriškai, neviršiję šios ribos, jei jūsų verslui tai tinka. Kol nesate registruotas, PVM tiesiog netaikote.
Jei nesate registruotas PVM mokėtoju, išrašote paprastą sąskaitą faktūrą be PVM: išvardijate kainas, jas susumuojate ir nepridedate PVM eilutės ar PVM numerio, nes jo neturite. Verta žinoti, kad neregistruotam asmeniui draudžiama rodyti ar imti PVM, nes tai būtų klaidinga. Daugelis individualios veiklos vykdytojų ir mažų įmonių taip dirba metų metus ir niekada neperžengia ribos.
Užsiregistravus PVM mokėtoju, už standartinius apmokestinamus tiekimus kitiems verslams privalote išrašyti pilną PVM sąskaitą faktūrą. PVM sąskaitoje faktūroje turi būti nurodytas jūsų PVM registracijos numeris, kiekvienai prekei taikomas PVM tarifas, PVM suma bei tiek grynoji (be PVM), tiek bendra (su PVM) suma. Standartinis JK PVM tarifas yra 20%, su lengvatiniais ir nuliniais tarifais tam tikroms prekėms ir paslaugoms. Konkretus išdėstymas, lengvatinio ir nulinio tarifo tiekimų taisyklės, supaprastintos PVM sąskaitos mažoms sumoms ir kaip elgtis su ES bei užsienio klientais aptariami mūsų specialiame JK PVM sąskaitos faktūros vadove.
Apmokėjimo terminai ir pavėluotas mokėjimas
Kiekvienoje sąskaitoje faktūroje aiškiai išdėstykite apmokėjimo sąlygas: kada mokėjimas turi būti atliktas (pavyzdžiui, “sumokėti per 30 dienų” arba konkreti mokėjimo data), kaip klientas turėtų jums sumokėti ir jūsų banko duomenys pervedimui. Jei nesusitarsite dėl mokėjimo termino su verslo klientu, pagal JK įstatymus numatytasis terminas yra toks, kad mokėjimas tampa mokėtinas praėjus 30 dienų nuo to, kai klientas gauna sąskaitą arba prekes ar paslaugas, atsižvelgiant į tai, kas įvyksta vėliau.
Kai komercinis klientas vėluoja sumokėti, 1998 m. Komercinių skolų pavėluoto mokėjimo (palūkanų) įstatymas (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) suteikia jums teisės aktuose įtvirtintą teisę imti palūkanas ir reikalauti fiksuotos kompensacijos už skolos išieškojimą. Įstatyminės palūkanos verslui-verslui skoloms yra 8% plius Bank of England bazinė norma, taip pat galite reikalauti fiksuoto išieškojimo mokesčio, kuris didėja priklausomai nuo skolos dydžio. Šios teisės komerciniams sandoriams taikomos automatiškai, net jei jų neminėjote, nors daugelis verslų jas nurodo sąskaitoje kaip priminimą.
Saugokite kiekvienos išrašytos sąskaitos faktūros kopiją. JK verslai paprastai turi saugoti savo įrašus bent šešerius metus, o PVM mokėtojai privalo saugoti PVM įrašus ir daugeliu atvejų laikytis Making Tax Digital taisyklių dėl PVM. Sąskaitų numeravimas nuosekliai ir jų saugojimas vienoje vietoje tai supaprastina ir reiškia, kad visada galėsite greitai atsakyti į užklausą ar HMRC prašymą.
Klausimai apie sąskaitų faktūrų išrašymą JK
Ką turi turėti JK sąskaita faktūra?
JK sąskaitai faktūrai reikia unikalaus nuoseklaus numerio, jūsų verslo pavadinimo ir adreso, kliento pavadinimo ir adreso, sąskaitos datos, aiškaus prekių ar paslaugų aprašymo, kiekio ir vieneto kainos, kai aktualu, bei bendros mokėtinos sumos. Jei esate registruotas PVM mokėtoju, joje taip pat turi būti nurodytas PVM numeris, PVM tarifas, PVM suma bei grynoji ir bendra sumos.
Ar individualios veiklos vykdytojai turi registruotis PVM mokėtojais, kad galėtų siųsti sąskaitas?
Ne. Individualios veiklos vykdytojai ir mažos įmonės gali siųsti sąskaitas faktūras nebūdami registruoti PVM mokėtojais ir tai daro paprasta sąskaita be PVM eilutės. PVM mokėtoju privalote registruotis tik tuomet, kai jūsų apmokestinamoji apyvarta viršija 90 000 GBP registracijos ribą per slenkantį 12 mėnesių laikotarpį, nors galite registruotis savanoriškai ir žemiau jos, jei jums tai tinka.
Kokia yra JK PVM registracijos riba?
JK PVM registracijos riba yra 90 000 GBP apmokestinamosios apyvartos, suma, taikoma nuo 2024 m. balandžio, skaičiuojant per bet kurį slenkantį 12 mėnesių laikotarpį. Kai jūsų apyvarta viršija šį lygį, privalote registruotis PVM mokėtoju ir pradėti išrašyti pilnas PVM sąskaitas faktūras. Žemiau jos galite likti neregistruotas ir išrašyti sąskaitas be PVM arba registruotis savanoriškai.
Ar ribotos atsakomybės bendrovė privalo nurodyti įmonės kodą sąskaitose faktūrose?
Ribotos atsakomybės bendrovė turi nurodyti savo pilną registruotą įmonės pavadinimą, koks jis nurodytas Companies House. Įmonės registracijos numeris ir registruota buveinė nėra griežtai privalomi kiekvienoje pardavimo sąskaitoje, bet jų reikalaujama verslo laiškuose, užsakymo formose ir interneto svetainėse ir jie yra standartinė gera praktika, todėl dauguma bendrovių juos nurodo ir sąskaitose. Jei bendrovė registruota PVM mokėtoja, PVM numeris turi būti nurodytas PVM sąskaitose faktūrose.
Ar galiu imti palūkanas už pavėluotą sąskaitą JK?
Taip. Verslui-verslui skoloms 1998 m. Komercinių skolų pavėluoto mokėjimo (palūkanų) įstatymas suteikia teisės aktuose įtvirtintą teisę imti 8% plius Bank of England bazinės normos palūkanas bei fiksuotą kompensaciją už skolos išieškojimą. Šios teisės komerciniams sandoriams taikomos automatiškai, net jei jūsų sąskaitoje jos nebuvo paminėtos.
Kiek laiko turėčiau saugoti savo JK sąskaitas faktūras?
JK verslai paprastai turi saugoti savo sąskaitas faktūras ir kitus verslo įrašus bent šešerius metus. PVM mokėtojai privalo saugoti PVM įrašus ir daugeliu atvejų laikytis Making Tax Digital taisyklių dėl PVM. Sąskaitų numeravimas nuosekliai ir kopijų saugojimas vienoje vietoje palengvina šių reikalavimų laikymąsi ir leidžia atsakyti į bet kokią HMRC užklausą.