O que uma fatura do Reino Unido deve incluir?
A lista geral do GOV.UK para faturas exige um número de identificação único, nome da empresa, endereço e dados de contacto do fornecedor, nome e endereço do cliente, descrição clara dos bens ou serviços, data de fornecimento, data da fatura, valores cobrados, valor de VAT aplicável e total devido. Quantidade e preço unitário devem constar numa fatura completa de VAT quando forem relevantes. As condições e as instruções de pagamento também ajudam o cliente a entender como e quando pagar.
Uma fatura de VAT usa um número sequencial de uma ou mais séries que identifica o documento de forma única. Isto não cria uma regra universal, sem lacunas, para todas as faturas que não incluem VAT. Use um sistema de numeração que possa ser conciliado, mantenha nos registos as faturas de VAT canceladas ou emitidas por engano e documente as correções, em vez de reutilizar um identificador sem explicação.
Identifique o documento claramente como fatura para evitar confusão com orçamento, estimativa ou recibo. Uma apresentação uniforme ajuda, mas as informações exigidas importam mais do que um modelo específico.
Empresário individual e empresa constituída como limited company
Se atua como empresário individual (sole trader), a fatura deve incluir o seu nome e qualquer nome comercial utilizado. Quando usa um nome comercial, também deve indicar um endereço onde documentos legais possam ser entregues. Um empresário individual não tem número de registo de empresa.
Uma empresa constituída como limited company deve mostrar o nome completo exatamente como aparece no certificado de constituição. A lista do GOV.UK para faturas não exige o número de registo da empresa nem a sede registada em todas as faturas de venda, embora seja comum incluir esses dados. Regras separadas de divulgação comercial exigem-nos em correspondência comercial, formulários de pedido e sites. Se a fatura identificar os diretores, devem ser indicados todos os diretores. Uma fatura de VAT deve indicar o número de registo de VAT do fornecedor.
Use a identidade legal do fornecedor de forma consistente. O nome comercial pode aparecer junto dela, mas não deve substituir o nome civil do empresário individual nem o nome registado da empresa.
| Dado | Empresário individual | Limited company |
|---|---|---|
| Nome na fatura | O seu nome e qualquer nome comercial usado | Nome completo do certificado de constituição |
| Número de registo da empresa | Não se aplica | É comum mostrar, mas não consta na lista de faturas de venda do GOV.UK |
| Endereço | Endereço comercial e, ao usar um nome comercial, endereço para entrega de documentos legais | Endereço do fornecedor. É comum mostrar a sede registada |
| Número de VAT | Em faturas de VAT, quando houver registo | Em faturas de VAT, quando houver registo |
Quando é preciso cobrar VAT
O VAT depende do registo e do fornecimento, não apenas de exercer atividade como empresário individual ou através de uma empresa. Em geral, o registo é obrigatório quando a faturação tributável dos últimos 12 meses ultrapassa GBP 90.000 ou quando se espera que ultrapasse GBP 90.000 nos próximos 30 dias. Regras diferentes aplicam-se em algumas situações, incluindo para empresas sediadas fora do Reino Unido. Também é possível fazer o registo voluntariamente abaixo do limite.
Apenas uma empresa registada para VAT pode emitir uma fatura de VAT. Se não tem registo, não acrescente VAT nem apresente um número de registo de VAT. Se fizer o registo voluntariamente, ficar abaixo do limite não elimina as suas obrigações de VAT.
Quando fornecedor e cliente estão registados para VAT, em geral é exigida uma fatura de VAT para um fornecimento tributável entre empresas, sujeito a exceções e regimes especiais. Uma fatura completa de VAT mostra o número de registo de VAT do fornecedor, um número sequencial de identificação, o momento do facto gerador e a data de emissão, os dados do cliente, os valores líquidos, as taxas e o VAT cobrado. Uma fatura simplificada de VAT pode ser usada em fornecimentos elegíveis de até GBP 250, incluindo VAT. A taxa normal é de 20%, mas a aplicação de taxa reduzida ou zero, isenção e operação fora do âmbito depende do fornecimento. Consulte o guia específico sobre faturas de VAT do Reino Unido para ver os campos e as exceções em detalhes.
Condições de pagamento e atraso
Indique quando o pagamento vence e como o cliente deve pagar. Se nenhuma data de pagamento for acordada para uma transação comercial, o pagamento passa a ser considerado atrasado 30 dias após o cliente receber a fatura ou após o fornecimento dos bens ou serviços, se isso ocorrer depois. Os prazos acordados normalmente são limitados a 30 dias para autoridades públicas e 60 dias para transações entre empresas. As empresas podem acordar um prazo superior se este for justo para ambas as partes.
Para uma dívida elegível entre empresas, os juros legais correspondem a 8 pontos percentuais acima da taxa básica do Bank of England. O fornecedor também pode reclamar uma compensação fixa por custos de cobrança, calculada em função do valor da dívida. Os juros legais não estão disponíveis quando o contrato prevê outra taxa que represente uma reparação substancial. Por isso, verifique o contrato e as regras atuais antes de os acrescentar.
Mantenha as faturas e os documentos de apoio pelo período aplicável ao seu caso. Os registos de VAT normalmente são conservados por pelo menos seis anos, ou 10 anos para registos de OSS e do antigo MOSS. Uma pessoa que trabalha por conta própria normalmente mantém os registos por pelo menos cinco anos após o prazo de declaração de 31 de janeiro referente ao ano fiscal. A forma societária, o regime e as circunstâncias excecionais podem dar origem a prazos diferentes. O FreeBillGen pode gerar um PDF consistente, mas os visitantes fornecem e conciliam o próprio número da fatura. O gerador não gere a sequência automaticamente.
Perguntas sobre faturação no Reino Unido
O que uma fatura do Reino Unido precisa de incluir?
A lista geral do GOV.UK inclui um número de identificação único, nomes e endereços do fornecedor e do cliente, dados de contacto, descrição clara, datas de fornecimento e emissão, valores cobrados, valor de VAT aplicável e total devido. Faturas de VAT têm uma lista de campos mais detalhada, e faturas simplificadas podem ser usadas em alguns fornecimentos de até GBP 250, incluindo VAT.
Empresários individuais precisam de se registar para VAT antes de emitir faturas?
Não. Um empresário individual sem registo pode emitir faturas sem VAT. Em geral, o registo é obrigatório quando a faturação tributável dos últimos 12 meses ultrapassa GBP 90.000 ou quando se espera que ultrapasse esse valor nos próximos 30 dias. O registo voluntário e regras especiais podem aplicar-se abaixo do limite.
Qual é o limite de registo de VAT no Reino Unido?
O limite geral de registo de VAT no Reino Unido é GBP 90.000. É preciso verificar tanto a faturação tributável dos últimos 12 meses como o esperado para os próximos 30 dias. O momento do registo e as exceções dependem do teste ou da regra especial aplicável. Empresas abaixo do limite podem registar-se voluntariamente.
Uma empresa constituída como limited company precisa de mostrar o número de registo nas faturas?
A fatura de uma empresa constituída como limited company deve mostrar o nome completo conforme o certificado de constituição. A lista de faturas de venda do GOV.UK não exige o número de registo da empresa nem a sede registada em todas as faturas, embora seja comum incluí-los e regras separadas os exijam em correspondência comercial, formulários de pedido e sites. Uma fatura de VAT deve mostrar o número de registo de VAT do fornecedor.
Posso cobrar juros sobre uma fatura atrasada no Reino Unido?
Para uma dívida elegível entre empresas, em geral é possível cobrar juros legais de 8 pontos percentuais acima da taxa básica do Bank of England e uma compensação fixa por custos de cobrança, calculada em função do valor da dívida. Não é possível cobrar os juros legais quando o contrato prevê outra taxa que represente uma reparação substancial. Verifique primeiro o acordo e as regras atuais.
Por como tempo devo guardar as minhas faturas do Reino Unido?
O prazo depende do registo e da empresa. Registos de VAT geralmente são mantidos por pelo menos seis anos, ou 10 anos para registos de OSS e do antigo MOSS. Uma pessoa que trabalha por conta própria geralmente mantém os registos por pelo menos cinco anos após o prazo de declaração de 31 de janeiro referente ao ano fiscal. Prazos maiores ou diferentes podem aplicar-se. Consulte a regra para a sua situação e o seu regime.