Mit kell tartalmaznia egy egyesült királyságbeli számlának?
A GOV.UK általános számlaellenőrző listája szerint szükséges egy egyedi azonosító szám, a vállalkozás neve, címe és elérhetőségei, az ügyfél neve és címe, az áruk vagy szolgáltatások egyértelmű leírása, a teljesítés dátuma, a számla kelte, a felszámított összegek, az alkalmazandó ÁFA összege, valamint a fizetendő végösszeg feltüntetése. A mennyiség és az egységár a teljes ÁFA-számlán szerepel, ahol ez releváns. A fizetési feltételek és a fizetési utasítások szintén segítenek az ügyfélnek abban, hogy megértse, mit és mikor kell fizetnie.
Az ÁFA-számla egy vagy több sorozatból származó sorszámot használ, amely egyedileg azonosítja a dokumentumot. Ez nem jelent általános hézagmentességi szabályt minden nem ÁFA-számlára vonatkozóan. Használjon olyan számozási rendszert, amelyet egyeztetni tud, a visszavont vagy hibás ÁFA-számlákat őrizze meg a nyilvántartásában, és a javításokat dokumentálja, ahelyett hogy csendben újrahasználná az azonosítót.
A dokumentumot egyértelműen jelölje meg számlaként, hogy ne keverjék össze árajánlattal, költségbecsléssel vagy nyugtával. Az egységes elrendezés hasznos, de a kötelezően feltüntetendő adatok fontosabbak, mint egy adott sablon.
Egyéni vállalkozók és korlátolt felelősségű társaságok
Ha egyéni vállalkozóként tevékenykedik, a számlán szerepelnie kell a nevének és minden használt üzleti névnek. Ha üzleti nevet használ, fel kell tüntetni egy címet is, amelyre a jogi dokumentumok kézbesíthetők. Az egyéni vállalkozó nem rendelkezik cégjegyzékszámmal.
A korlátolt felelősségű társaságnak a teljes cégnevét pontosan úgy kell feltüntetnie, ahogy az a bejegyzési tanúsítványon szerepel. A GOV.UK számlaellenőrző listája nem írja elő a cégjegyzékszám és a székhely feltüntetését minden értékesítési számlán, bár a társaságok általában feltüntetik ezeket. Külön kereskedelmi közzétételi szabályok írják elő ezek feltüntetését az üzleti leveleken, megrendelőlapokon és weboldalakon. Ha igazgatók neve szerepel a számlán, az összes igazgató nevét fel kell tüntetni. Az ÁFA-számlán szerepelnie kell a szállító ÁFA-regisztrációs számának.
Következetesen a szállító hivatalos nevét használja. Egy kereskedelmi név megjelenhet mellette, de nem helyettesítheti az egyéni vállalkozó saját nevét vagy a társaság bejegyzett nevét.
| Adat | Egyéni vállalkozó | Korlátolt felelősségű társaság |
|---|---|---|
| A számlán szereplő név | Az Ön neve és minden használt üzleti név | A bejegyzési tanúsítvány szerinti teljes név |
| Cégjegyzékszám | Nem alkalmazandó | Általában feltüntetik, de a GOV.UK értékesítési számlára vonatkozó ellenőrző listáján nem szerepel |
| Cím | Üzleti cím, valamint üzleti név használata esetén a jogi dokumentumok kézbesítési címe | A szállító címe; a székhely feltüntetése általános |
| ÁFA-szám | ÁFA-számlákon, ha regisztrált | ÁFA-számlákon, ha regisztrált |
Mikor kell áfát felszámítani?
Az áfakötelezettség a regisztrációtól és az adott ügylettől függ, nem pusztán attól, hogy valaki egyéni vállalkozóként vagy társaságként működik. Általánosságban kötelező regisztrálni, ha az elmúlt 12 hónap adóköteles forgalma meghaladja a 90 000 GBP-t, vagy ha várhatóan a következő 30 napon belül meghaladja a 90 000 GBP-t. Bizonyos helyzetekben eltérő szabályok vonatkoznak, ideértve az Egyesült Királyságon kívül letelepedett vállalkozásokat is. A küszöbérték alatt önkéntesen is lehet regisztrálni.
Csak áfaregisztrált vállalkozás állíthat ki áfaszámlát. Ha nem regisztrált, ne számoljon fel áfát, és ne tüntessen fel áfaregisztrációs számot. Ha önkéntesen regisztrál, a küszöbérték alatti forgalom nem mentesíti az áfakötelezettségei alól.
Ha mind a szállító, mind a vevő áfaregisztrált, az adóköteles vállalkozások közötti ügylethez általában áfaszámla szükséges, a kivételek és a különleges rendszerek fenntartásával. A teljes áfaszámla feltünteti a szállító áfaregisztrációs számát, egy egymást követő sorszámot, a teljesítési időpontot és a kiállítás dátumát, a vevő adatait, a nettó összegeket, az alkalmazott adókulcsokat és a felszámított áfát. Egyszerűsített áfaszámla használható az áfával együtt legfeljebb 250 GBP értékű jogosult ügyletekhez. Az általános kulcs 20%, de a kedvezményes, a nulla százalékos, a mentes és a hatályon kívüli kezelés az ügylet jellegétől függ. A részletes mezőlistáért és kivételekért tekintse meg az egyesült királyságbeli áfaszámláról szóló külön útmutatót.
Fizetési feltételek és késedelmes fizetés
Tüntesse fel, mikor esedékes a fizetés, és hogyan kell az ügyfélnek fizetnie. Ha egy kereskedelmi ügylet esetében nem állapodtak meg fizetési határidőben, a fizetés 30 nappal azután válik késedelmessé, hogy az ügyfél megkapja a számlát, vagy miután Ön leszállítja az árut vagy teljesíti a szolgáltatást, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont. A megállapodott fizetési határidők általában legfeljebb 30 naposak a hatóságok és közintézmények esetében, és 60 naposak a vállalkozások közötti tranzakciók esetében, bár a vállalkozások hosszabb határidőben is megállapodhatnak, ha az mindkét fél számára méltányos.
A feltételeknek megfelelő vállalkozások közötti (B2B) tartozások esetén a törvényes kamat 8 százalékponttal haladja meg a Bank of England alapkamatát. A szállító a tartozás összegén alapuló, rögzített összegű behajtási költségátalányt is érvényesíthet. A törvényes kamat nem érvényesíthető, ha a szerződés eltérő mértéket határoz meg, amely érdemi jogorvoslatot biztosít, ezért az alkalmazása előtt ellenőrizze a szerződést és a hatályos szabályokat.
A számlákat és a bizonylatokat az Önre vonatkozó időtartamig őrizze meg. Az áfa-nyilvántartásokat általában legalább hat évig, az OSS- és a korábbi MOSS-nyilvántartásokat pedig 10 évig kell megőrizni. Az egyéni vállalkozók általában az adott adóévre vonatkozó, január 31-i bevallási határidőt követően még legalább öt évig őrzik meg az iratokat. A gazdasági társaságokra, az adózási rendszerekre és a kivételes körülményekre vonatkozó szabályok eltérő megőrzési időszakokat írhatnak elő. A FreeBillGen egységes formátumú PDF-számlát tud kiállítani, de a vendégfelhasználók maguk adják meg és egyeztetik a saját számlaszámaikat; a számlagenerátor nem kezeli automatikusan a sorszámozást.
Számlázással kapcsolatos kérdések az Egyesült Királyságban
Mit kell tartalmaznia egy egyesült királyságbeli számlának?
A GOV.UK általános ellenőrző listája magában foglalja az egyedi azonosító számot, a szállító és a vevő nevét és címét, az elérhetőségi adatokat, az egyértelmű leírást, a teljesítés és a számla kiállításának dátumát, a felszámított összegeket, az adott esetben alkalmazandó ÁFA összegét, valamint a teljes fizetendő összeget. Az ÁFA-számlák részletesebb mezőlistával rendelkeznek, és egyszerűsített számlák is elérhetők az ÁFA-val együtt legfeljebb 250 GBP értékű egyes ügyletekhez.
Regisztrálniuk kell az egyéni vállalkozóknak ÁFA céljából a számlák kiállításához?
Nem. Az egyéni vállalkozó regisztráció nélkül is kiállíthat nem ÁFA-s számlákat. A regisztráció általában akkor kötelező, ha az elmúlt 12 hónap adóköteles forgalma meghaladja a 90 000 GBP-t, vagy ha várhatóan a következő 30 napon belül meghaladja ezt az összeget. A küszöbérték alatt önkéntes regisztrációra és különleges szabályok alkalmazására is sor kerülhet.
Mi az egyesült királyságbeli ÁFA-regisztrációs küszöbérték?
Az általános egyesült királyságbeli ÁFA-regisztrációs küszöbérték 90 000 GBP. Mind az elmúlt 12 hónap adóköteles forgalmát, mind a következő 30 napra vonatkozó várakozásokat ellenőrizni kell. A regisztráció időzítése és a kivételek attól függnek, hogy melyik vizsgálati szempont vagy különleges szabály alkalmazandó; a küszöbérték alatti forgalmú vállalkozások önkéntesen is regisztrálhatnak.
Fel kell-e tüntetnie a korlátolt felelősségű társaságnak a cégjegyzékszámát a számlákon?
A korlátolt felelősségű társaság számláján fel kell tüntetni a bejegyzési okiratban szereplő teljes cégnevet. A GOV.UK értékesítési számlákra vonatkozó ellenőrző listája nem írja elő a cégjegyzékszám és a székhely feltüntetését minden számlán, bár ezeket általában feltüntetik, és külön szabályok írják elő őket üzleti leveleken, megrendelőlapokon és weboldalakon. Az ÁFA-számlán fel kell tüntetni az értékesítő ÁFA-regisztrációs számát.
Felszámíthatok-e kamatot késedelmes számla esetén az Egyesült Királyságban?
A feltételeknek megfelelő vállalkozások közötti tartozások esetén általában a Bank of England alapkamatánál 8 százalékponttal magasabb törvényes kamatot számíthat fel, és rögzített összegű behajtási költségátalányt érvényesíthet. Nem érvényesíthet törvényes kamatot, ha a szerződés eltérő mértéket köt ki, amely érdemi jogorvoslatot biztosít, ezért először ellenőrizze a megállapodást és a hatályos szabályokat.
Meddig kell megőriznem az egyesült királyságbeli számláimat?
Az időtartam a nyilvántartás típusától és a vállalkozástól függ. Az ÁFA-nyilvántartásokat általában legalább hat évig kell megőrizni, az OSS és a korábbi MOSS nyilvántartásokat pedig 10 évig. Az egyéni vállalkozó általában legalább öt évig őrzi meg a nyilvántartásokat az adott adóévre vonatkozó január 31-i benyújtási határidő után. Hosszabb vagy eltérő időtartamok is alkalmazhatók, ezért ellenőrizze a státuszára és rendszerére vonatkozó szabályokat.