O que uma fatura do Reino Unido deve incluir?
A lista geral do GOV.UK para faturas exige um número de identificação único, nome da empresa, endereço e dados de contato do fornecedor, nome e endereço do cliente, descrição clara dos bens ou serviços, data de fornecimento, data da fatura, valores cobrados, valor de VAT aplicável e total devido. Quantidade e preço unitário devem constar em uma fatura completa de VAT quando forem relevantes. As condições e as instruções de pagamento também ajudam o cliente a entender quanto e quando pagar.
Uma fatura de VAT usa um número sequencial de uma ou mais séries que identifica o documento de forma única. Isso não cria uma regra universal, sem lacunas, para todas as faturas que não incluem VAT. Use um sistema de numeração que possa ser conciliado, mantenha nos registros as faturas de VAT canceladas ou emitidas por engano e documente as correções, em vez de reutilizar um identificador sem explicação.
Identifique o documento claramente como fatura para evitar confusão com orçamento, estimativa ou recibo. Um layout consistente ajuda, mas as informações exigidas importam mais que um modelo específico.
Empresário individual e empresa constituída como limited company
Se você atua como empresário individual (sole trader), a fatura deve incluir seu nome e qualquer nome comercial utilizado. Quando usa um nome comercial, também deve indicar um endereço onde documentos legais possam ser entregues. Um empresário individual não tem número de registro de empresa.
Uma empresa constituída como limited company deve mostrar o nome completo exatamente como aparece no certificado de constituição. A lista do GOV.UK para faturas não exige o número de registro da empresa nem a sede registrada em todas as faturas de venda, embora seja comum incluir esses dados. Regras separadas de divulgação comercial os exigem em correspondências empresariais, formulários de pedido e sites. Se a fatura identificar os diretores, todos devem ser indicados. Uma fatura de VAT deve informar o número de registro de VAT do fornecedor.
Use a identidade legal do fornecedor de forma consistente. O nome comercial pode aparecer junto dela, mas não deve substituir o nome civil do empresário individual nem o nome registrado da empresa.
| Dado | Empresário individual | Limited company |
|---|---|---|
| Nome na fatura | Seu nome e qualquer nome comercial usado | Nome completo do certificado de constituição |
| Número de registro da empresa | Não se aplica | É comum mostrar, mas não consta na lista de faturas de venda do GOV.UK |
| Endereço | Endereço comercial e, ao usar um nome comercial, endereço para entrega de documentos legais | Endereço do fornecedor. É comum mostrar a sede registrada |
| Número de VAT | Em faturas de VAT, quando houver registro | Em faturas de VAT, quando houver registro |
Quando é preciso cobrar VAT
O VAT depende do registro e do fornecimento, não apenas de você atuar como empresário individual ou empresa. Em geral, o registro é obrigatório quando o faturamento tributável dos últimos 12 meses ultrapassa GBP 90.000 ou quando se espera que ultrapasse GBP 90.000 nos próximos 30 dias. Regras diferentes se aplicam em algumas situações, inclusive para empresas sediadas fora do Reino Unido. Também é possível fazer o registro voluntariamente abaixo do limite.
Somente uma empresa registrada para VAT pode emitir uma fatura de VAT. Se você não tem registro, não acrescente VAT nem apresente um número de registro de VAT. Se fizer o registro voluntariamente, ficar abaixo do limite não elimina suas obrigações de VAT.
Quando fornecedor e cliente estão registrados para VAT, em geral é exigida uma fatura de VAT para um fornecimento tributável entre empresas, sujeito a exceções e regimes especiais. Uma fatura completa de VAT mostra o número de registro de VAT do fornecedor, um número sequencial de identificação, o momento do fato gerador e a data de emissão, os dados do cliente, os valores líquidos, as alíquotas e o VAT cobrado. Uma fatura simplificada de VAT pode ser usada em fornecimentos elegíveis de até GBP 250, incluindo VAT. A alíquota padrão é 20%, mas a aplicação de alíquota reduzida ou zero, isenção e operação fora do escopo depende do fornecimento. Consulte o guia específico sobre faturas de VAT do Reino Unido para ver os campos e as exceções em detalhes.
Condições de pagamento e atraso
Informe quando o pagamento vence e como o cliente deve pagar. Se nenhuma data de pagamento for acordada para uma transação comercial, o pagamento passa a ser considerado atrasado 30 dias após o cliente receber a fatura ou após o fornecimento dos bens ou serviços, se isso ocorrer depois. Os prazos acordados normalmente são limitados a 30 dias para autoridades públicas e 60 dias para transações entre empresas. Empresas podem combinar um prazo maior se ele for justo para ambas as partes.
Para uma dívida elegível entre empresas, os juros legais correspondem a 8 pontos percentuais acima da taxa básica do Bank of England. O fornecedor também pode cobrar uma compensação fixa de recuperação de acordo com o valor da dívida. Os juros legais não estão disponíveis quando o contrato prevê outra taxa que represente uma reparação substancial. Por isso, verifique o contrato e as regras atuais antes de acrescentá-los.
Mantenha as faturas e os documentos de apoio pelo período aplicável ao seu caso. Os registros de VAT normalmente são conservados por pelo menos seis anos, ou 10 anos para registros de OSS e do antigo MOSS. Uma pessoa que trabalha por conta própria normalmente mantém os registros por pelo menos cinco anos após o prazo de declaração de 31 de janeiro referente ao ano fiscal. Empresas, regimes e circunstâncias excepcionais podem resultar em prazos diferentes. O FreeBillGen pode gerar um PDF consistente, mas visitantes fornecem e conciliam o próprio número da fatura. O gerador não administra a sequência automaticamente.
Perguntas sobre faturamento no Reino Unido
O que uma fatura do Reino Unido precisa incluir?
A lista geral do GOV.UK inclui um número de identificação único, nomes e endereços do fornecedor e do cliente, dados de contato, descrição clara, datas de fornecimento e emissão, valores cobrados, valor de VAT aplicável e total devido. Faturas de VAT têm uma lista de campos mais detalhada, e faturas simplificadas podem ser usadas em alguns fornecimentos de até GBP 250, incluindo VAT.
Empresários individuais precisam se registrar para VAT antes de emitir faturas?
Não. Um empresário individual sem registro pode emitir faturas sem VAT. Em geral, o registro é obrigatório quando o faturamento tributável dos últimos 12 meses ultrapassa GBP 90.000 ou quando se espera que ultrapasse esse valor nos próximos 30 dias. O registro voluntário e regras especiais podem se aplicar abaixo do limite.
Qual é o limite de registro de VAT no Reino Unido?
O limite geral de registro de VAT no Reino Unido é GBP 90.000. É preciso verificar tanto o faturamento tributável dos últimos 12 meses quanto o esperado para os próximos 30 dias. O momento do registro e as exceções dependem do teste ou da regra especial aplicável. Empresas abaixo do limite podem se registrar voluntariamente.
Uma empresa constituída como limited company precisa mostrar o número de registro nas faturas?
A fatura de uma empresa constituída como limited company deve mostrar o nome completo conforme o certificado de constituição. A lista de faturas de venda do GOV.UK não exige o número de registro da empresa nem a sede registrada em todas as faturas, embora seja comum incluí-los e regras separadas os exijam em correspondências empresariais, formulários de pedido e sites. Uma fatura de VAT deve mostrar o número de registro de VAT do fornecedor.
Posso cobrar juros sobre uma fatura atrasada no Reino Unido?
Para uma dívida elegível entre empresas, em geral é possível cobrar juros legais de 8 pontos percentuais acima da taxa básica do Bank of England e uma compensação fixa de recuperação. Não é possível cobrar os juros legais quando o contrato prevê outra taxa que represente uma reparação substancial. Verifique primeiro o acordo e as regras atuais.
Por quanto tempo devo guardar minhas faturas do Reino Unido?
O prazo depende do registro e da empresa. Registros de VAT geralmente são mantidos por pelo menos seis anos, ou 10 anos para registros de OSS e do antigo MOSS. Uma pessoa que trabalha por conta própria geralmente mantém os registros por pelo menos cinco anos após o prazo de declaração de 31 de janeiro referente ao ano fiscal. Prazos maiores ou diferentes podem se aplicar. Consulte a regra para sua situação e seu regime.