Какво трябва да включва фактура в Обединеното кралство?
Общият списък на GOV.UK изисква уникален идентификационен номер, име, адрес и контакти на фирмата, име и адрес на клиента, ясно описание на стоките или услугите, дата на доставката, дата на фактурата, начислените суми, приложимия ДДС и общата дължима сума. Когато е приложимо, пълната фактура с ДДС съдържа количество и единична цена. Условията и указанията за плащане помагат на клиента да разбере какво и кога да плати.
Фактурата с ДДС използва пореден номер от една или повече серии, който я идентифицира уникално. Това не създава универсално правило без пропуски за всяка фактура без ДДС. Използвайте система, която можете да съгласувате, пазете анулираните или сгрешените фактури с ДДС и документирайте корекциите, вместо безследно да използвате номера повторно.
Означете документа ясно като фактура, за да не се обърка с оферта, предварителна сметка или разписка. Последователното оформление е полезно, но задължителните данни са по-важни от конкретния шаблон.
Самостоятелно заети срещу дружества с ограничена отговорност
Ако работите като едноличен търговец, фактурата трябва да съдържа вашето име и всяко използвано търговско наименование. Когато използвате търговско наименование, посочете и адрес, на който могат да ви бъдат връчвани правни документи. Едноличният търговец няма регистрационен номер на дружество.
Дружеството с ограничена отговорност трябва да показва пълното си наименование точно както е в удостоверението за учредяване. Списъкът на GOV.UK за фактури за продажби не изисква регистрационния номер и седалището във всяка такава фактура, макар че дружествата често ги включват. Отделни правила за търговско оповестяване изискват тези данни в делови писма, формуляри за поръчки и уебсайтове. Ако във фактурата са посочени директори, трябва да бъдат посочени всички. Фактурата с ДДС трябва да съдържа ДДС номера на доставчика.
Използвайте последователно правната самоличност на доставчика. Търговската марка може да стои до нея, но не трябва да замества името на едноличния търговец или регистрираното име на дружеството.
| Данни | Едноличен търговец | Дружество с ограничена отговорност |
|---|---|---|
| Име във фактурата | Вашето име и всяко използвано търговско наименование | Пълното име от удостоверението за учредяване |
| Регистрационен номер на дружеството | Неприложимо | Често се показва, но не е в списъка на GOV.UK за фактури за продажби |
| Адрес | Адрес на дейността и адрес за правни документи при търговско наименование | Адрес на доставчика; често се показва и седалището |
| ДДС номер | Във фактура с ДДС, ако е регистриран | Във фактура с ДДС, ако е регистрирано |
Кога трябва да начислявате ДДС
ДДС зависи от регистрацията и доставката, а не само от това дали сте едноличен търговец или дружество. По принцип трябва да се регистрирате, ако облагаемият оборот за последните 12 месеца надхвърли 90 000 GBP или очаквате да го надхвърли през следващите 30 дни. В някои случаи, включително за фирми извън Обединеното кралство, важат различни правила. Под прага може да се регистрирате доброволно.
Само регистрирана по ДДС фирма може да издава фактура с ДДС. Ако не сте регистрирани, не начислявайте ДДС и не посочвайте ДДС номер. При доброволна регистрация фактът, че сте под прага, не ви освобождава от задълженията по ДДС.
Когато доставчикът и клиентът са регистрирани по ДДС, за облагаема B2B доставка обикновено се изисква фактура с ДДС, при приложимите изключения и специални режими. Пълната фактура съдържа ДДС номера на доставчика, пореден идентификатор, данъчното събитие и датата на издаване, данните за клиента, нетните стойности, ставките и начисления ДДС. Опростена фактура може да се използва за допустима доставка до 250 GBP включително с ДДС. Стандартната ставка е 20%, но намалената, нулевата, освободената и извън обхвата доставка зависят от конкретната доставка. Подробният списък и изключенията са в отделното ръководство за британски фактури с ДДС.
Условия за плащане и забавено плащане
Посочете кога се дължи плащането и как клиентът трябва да плати. Ако за търговска сделка няма договорена дата, плащането става просрочено 30 дни след получаването на фактурата или след доставката на стоките или услугите, ако това е по-късно. Договорените срокове обикновено са ограничени до 30 дни за публични органи и 60 дни за сделки между фирми, но фирмите могат да уговорят по-дълъг срок, ако е справедлив и за двете страни.
За допустимо B2B задължение законовата лихва е 8 процентни пункта над основния лихвен процент на Bank of England. Доставчикът може да претендира и фиксирано обезщетение за събиране според размера на дълга. Законова лихва не се прилага, когато договорът предвижда друга ставка, която е съществено средство за защита, затова проверете договора и текущите правила, преди да я добавите.
Пазете фактурите и съпътстващите записи за приложимия срок. Записите по ДДС обикновено се пазят поне шест години, а записите по OSS и предишното MOSS - 10 години. Самостоятелно заето лице обикновено пази записите поне пет години след крайния срок 31 януари за съответната данъчна година. За дружества, специални режими и извънредни обстоятелства може да има други срокове. FreeBillGen създава последователен PDF, но гостите сами въвеждат и съгласуват номера. Генераторът не управлява автоматично последователността.
Въпроси за фактурирането в Обединеното кралство
Какво трябва да включва фактура в Обединеното кралство?
Общият контролен списък на GOV.UK включва уникален номер, имена и адреси на доставчика и клиента, данни за контакт, ясно описание, дати на доставка и фактура, начислени суми, приложимия ДДС и общата дължима сума. Фактурите по ДДС имат по-подробен списък с полета, а за някои доставки до 250 GBP с включен ДДС може да се използва опростена фактура.
Трябва ли самостоятелно заетите да се регистрират за ДДС, за да изпращат фактури?
Не. Едноличен търговец може да изпраща фактури без ДДС, докато не е регистриран. По принцип регистрация се изисква, когато облагаемият оборот за последните 12 месеца надхвърли 90 000 GBP или се очаква да надхвърли тази сума през следващите 30 дни. Доброволната регистрация и специалните правила може да се прилагат и под прага.
Какъв е прагът за регистрация по ДДС в Обединеното кралство?
Общият праг за регистрация по ДДС в Обединеното кралство е 90 000 GBP. Проверете облагаемия оборот през последните 12 месеца и очакванията за следващите 30 дни. Срокът за регистрация и изключенията зависят от приложимия тест или специално правило. Предприятията под прага могат да се регистрират доброволно.
Трябва ли дружество с ограничена отговорност да показва фирмения си номер във фактурите?
Фактурата на дружество с ограничена отговорност трябва да показва пълното му име от удостоверението за учредяване. Контролният списък на GOV.UK за фактури при продажба не изисква фирмения регистрационен номер и адреса на регистрирания офис във всяка фактура, макар че те често се включват и отделни правила ги изискват в служебни писма, формуляри за поръчка и уебсайтове. Фактурата по ДДС трябва да показва ДДС номера на доставчика.
Мога ли да начислявам лихва върху забавена фактура в Обединеното кралство?
При допустимо задължение между предприятия обикновено можете да начислите законова лихва от 8 процентни пункта над основния лихвен процент на Bank of England и да поискате фиксирано обезщетение за събиране. Законова лихва не се прилага, когато договорът предвижда друга ставка, която е съществено средство за защита. Затова първо проверете договора и актуалните правила.
Колко дълго трябва да пазя фактурите си в Обединеното кралство?
Периодът зависи от вида на записа и статута на предприятието. Записите по ДДС обикновено се съхраняват поне шест години, а тези по OSS и предишното MOSS - 10 години. Самостоятелно заето лице обикновено пази документацията поне пет години след крайния срок за подаване на декларацията за съответната данъчна година. Може да се прилагат по-дълги или различни срокове, затова проверете правилото за вашия статут и режим.