Oversigt
FreeBillGen er en gratis hostet fakturatjeneste på freebillgen.com. Denne politik forklarer, hvilke persondata vi indsamler, hvorfor, hvem andre der kan se dem, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har efter EU-retten.
Den er struktureret til at give de oplysninger, der er beskrevet i artikel 13 og 14 i EU's generelle forordning om databeskyttelse (forordning (EU) 2016/679, "GDPR") og relevant litauisk databeskyttelseslovgivning. Det næste afsnit identificerer den dataansvarlige; resten af siden behandler hvert emne efter tur.
Hvem er den dataansvarlige
Tjenesten drives af MB Libranet, et lille partnerskab. Beliggenhed: Vilnius, Litauen. Det er den dataansvarlige efter GDPR artikel 4, nr. 7, for konto-, fakturerings- og tjenestedriftsdata. Når en kunde indtaster en anden persons data i en faktura, vil den kunde normalt fastlægge formålet med og midlerne til den behandling; FreeBillGen behandler dataene for at levere tjenesten efter kundens instruktioner. Ved henvendelser om privatliv kan du skrive til info@freebillgen.com. Fulde juridiske enhedsoplysninger, herunder registrerings- og momsnumre, findes på virksomhedsinformationssiden.
Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, fordi vores behandling ikke opfylder tærsklerne i artikel 37. Den person, der er ansvarlig for databeskyttelse, kan kontaktes på ovenstående e-mailadresse.
Hvilke data vi behandler
Vi behandler følgende begrænsede kategorier af persondata på de retsgrundlag, der er angivet:
- Kontodata. Dit navn, din e-mailadresse, en envejsadgangskodehash oprettet af applikationens konfigurerede hashing-driver eller en passkey-offentlig nøgle samt en Google-kontoidentifikator, hvis du vælger Google-login. Retligt grundlag: Opfyldelse af kontrakt - artikel 6, stk. 1, litra b), i GDPR.
- Faktura- og kundedata, du opretter. Kun de data, du vælger at indtaste: kundenavne, adresser, momsnumre, linjeposter, totaler og betalingsstatus. Retligt grundlag: Opfyldelse af kontrakt - artikel 6, stk. 1, litra b), i GDPR.
- Modtagne fakturaer (Indbakke). Fakturafiler, som du uploader manuelt, samt meddelelser og vedhæftede filer modtaget på din indbakkeadresse, hvis du aktiverer en. Vi omsætter understøttede UBL/CII-e-fakturafiler til læsbare felter og opbevarer originalfilerne til din dokumentation. PDF-filer og billeder kan også uploades eller modtages; valgfri AI-læsning er beskrevet nedenfor. Retligt grundlag: Opfyldelse af kontrakt - artikel 6, stk. 1, litra b), GDPR.
- Dokumentværktøjer uden konto. Gæstegeneratoren bruger de sælger-, kunde-, linje-, skatte-, afgifts- og betalingsfelter, du indsender, til at gengive en PDF uden at oprette en gemt fakturapost. Den offentlige e-fakturavalidering skriver XML-filen til midlertidig uploadlagring, læser den for de anmodede kontroller, forsøger at slette uploaden umiddelbart efter behandlingen, sletter midlertidige valideringsfiler og opretter ingen dokument- eller rapportpost. Retligt grundlag: Opfyldelse af den tjeneste, du anmoder om - artikel 6, stk. 1, litra b), GDPR; legitime interesser i at sikre tjenesten - artikel 6, stk. 1, litra f), GDPR.
- Feedback og fejlrapporter. Hvis du sender feedback, mens du er logget ind, gemmer vi beskeden, rapporttypen, sidens URL, IP-adresse samt de oplysninger om browser, operativsystem, visningsområde, landestandard og user-agent, der er valgt af feedbackformularen. Du kan vedhæfte et privat skærmbillede i PNG-, JPEG- eller WebP-format. Operatørens e-mail og indbakkeunderretning modtager rapportreferencen og linket, ikke en kopi af beskeden eller skærmbilledet. Retligt grundlag: Legitime interesser i at besvare feedback og forbedre tjenesten - artikel 6, stk. 1, litra f), GDPR.
- Sessions- og sikkerhedscookies. En signeret sessionscookie og en CSRF-token-cookie, der anvendes til at holde dig logget ind og afvise forfalskede browsersessionsanmodninger. Retligt grundlag: Strengt nødvendigt - artikel 6, stk. 1, litra f), legitime interesser.
- Valgfrit gæstedokumentudkast. Hvis du vælger funktionen til at huske udkastet, gemmes kun de gæsteformfelter, der understøtter lagring af udkast, i denne browser. De kan omfatte kunde- og bankbetalingsoplysninger. Lagring af dem opretter ikke et dokument på din FreeBillGen-konto eller i databasen. Retligt grundlag: Samtykke - artikel 6, stk. 1, litra a), GDPR. Du kan til enhver tid trække det tilbage ved at rydde udkastet.
- Drifts- og sikkerhedsregistreringer. Applikationslogfiler kan indeholde en IP-adresse, user-agent, anmodningsmetadata og fejlkontekst. Godkendelseshændelser kan omfatte konto- eller e-mailreferencen, IP-adresse, user-agent, hændelsestype, tidspunkt og begrænset kontekst. Operatørunderretninger indeholder kun den fejl-, ordre-, udbyderhændelses- eller feedbackreference, der er nødvendig for at undersøge hændelsen. Retligt grundlag: Legitime interesser - artikel 6, stk. 1, litra f), GDPR.
- Checkout-, købs- og udbyderhændelsesregistreringer. Hvis du starter eller gennemfører Pro-checkout, behandler vi det accepterede tilbud og checkout-intentionen, Paddle-kunde- og transaktionsreferencer, faktureringsland, købsstatus, justeringer, refusioner, registreringer af fortrydelse af køb og leveringsstatus for købsbekræftelsen. En verificeret Paddle-webhook indeholder i første omgang den krypterede nøjagtige payload, kilde-IP-adresse, user-agent og behandlingskontekst, så den sikkert kan godkendes, sorteres, genforsøges og afstemmes. Retligt grundlag: Opfyldelse af kontrakt - artikel 6, stk. 1, litra b), GDPR; regnskabs- og forbrugerretlige forpligtelser - artikel 6, stk. 1, litra c), GDPR; legitime interesser i betalingsintegritet og beskyttelse mod genafspilning - artikel 6, stk. 1, litra f), GDPR.
- Bekræftelser af sanktionsadvarsler. Hvis du bekræfter en advarsel om et sanktioneret land, registrerer tjenesten bruger-, faktura- eller gæsteudkastreferencen, landet, IP-adressen, user-agenten, underretningsversionen og tidspunktet. Dette dokumenterer, hvilken advarsel der blev vist og bekræftet; det afgør ikke, om en transaktion er lovlig. Retligt grundlag: Legitime interesser i at anvende og dokumentere tjenestens sanktionsadvarsel - artikel 6, stk. 1, litra f), GDPR.
- VIES-revisionslog. Når du anmoder om at validere en EU-købers momsregistreringsnummer, gemmer vi anmodningsidentifikatoren, det forespurgte land og nummer, resultatet, konsultationsnummeret samt det returnerede navn eller den returnerede adresse. Dette understøtter valideringsfunktionen og bevarer det returnerede bevis for din transaktion. Retligt grundlag: Opfyldelse af vores kontrakt med kontohaveren - artikel 6, stk. 1, litra b), i GDPR; kundedata behandles efter kontohaverens instruktioner.
- AI-behandling (valgfri, Pro). Kun hvis du aktiverer AI-behandling: Indholdet af et dokument, du beder os om at læse, herunder partnavne, adresser, moms- og registreringsnumre, bankoplysninger og totaler, der er trykt på det, eller den tekst, du angiver til udarbejdelse eller til en betalingspåmindelse, sendes til en AI-udbyder. Hver anmodning registreres med udbyderen, modellen, side- og tokenantal, resultatet og udbyderens rå svar. Retligt grundlag: Opfyldelse af kontrakt for den funktion, du har aktiveret - artikel 6, stk. 1, litra b), i GDPR; for leverandør- og kundedata, din instruktion som dataansvarlig.
Visse data tilhører fakturakunder eller leverandører snarere end kontohaveren. Du er kilden, fordi du indtaster eller uploader dem. For disse kunde- eller leverandørdata vil du normalt være den dataansvarlige og skal have dit eget retlige grundlag samt give eventuelle påkrævede meddelelser. Vi behandler dem efter dine instruktioner for at levere faktureringstjenesten.
Vi sælger aldrig dine data. Vi deler dem ikke med annoncører, mæglere eller analyse-netværk. Vi bruger ikke persondata til reklamesporing, reklameprofiler eller adfærdsbaseret målretning.
Underdatabehandlere
Tjenesten anvender nedenstående udbydere til specifikke funktioner. Ingen anvendes som et reklame- eller adfærdsanalytisk netværk. Deres rolle og de data, der sendes, afhænger af, hvilken funktion du bruger.
SMTP2GO (transaktions-e-mail)
Når du sender en faktura via e-mail eller modtager en systemmeddelelse, sendes beskeden via SMTP2GO gennem dens EU-region (mail-eu.smtp2go.com). Delte data: afsender, modtageradresse, emne, brødtekst og eventuel vedhæftet PDF. SMTP2GO Inc. er etableret i New Zealand med EU-infrastruktur; overførsler er omfattet af standardkontraktbestemmelser.
Cloudflare Turnstile (botbeskyttelse)
Formularerne /login og /register viser en Cloudflare Turnstile-udfordring for at blokere automatiseret misbrug. Widgetten indlæses fra challenges.cloudflare.com og udveksler et kortlivet token med Cloudflares siteverify-slutpunkt. Delte data: din IP-adresse, user-agent og et engangs-udfordringstoken. Turnstile sætter ikke sporingscookies og anvendes ikke til reklame. Cloudflare, Inc. er baseret i USA; overførsler er omfattet af EU-USA-rammen for databeskyttelse og standardkontraktbestemmelser.
Europa-Kommissionens VIES (momsvalidering)
Når du validerer en købers momsnummer, sendes landekoden og momsnummeret, du indtastede, til Europa-Kommissionens momsudvekslingssystem (VIES) på ec.europa.eu. Modtageren er en EU-institution; behandlingen er omfattet af forordning (EU) 2018/1725.
Hosting og PDF-generering (egen drift)
Applikationsdatabasen og de hostede filer kører på infrastruktur inden for Den Europæiske Union. Faktura-PDF'er genereres på applikationsserveren ved hjælp af mPDF; ingen ekstern PDF-genereringstjeneste modtager fakturaen.
AI-udbydere (produktbetalt behandling)
Hvis du aktiverer AI-behandling, og arbejdet betales via kreditter, sendes dokumentteksten og de felter, der er beskrevet i AI-afsnittet, til en af nedenstående udbydere. Anmodningen sendes til den billigste egnede lille model på det tidspunkt, den foretages, så hvilken udbyder der modtager den, afhænger af den liste. Hver udbyder nedenfor anvendes på et betalt niveau, hvor de prompts og dokumenter, vi sender, ikke bruges til at træne den pågældende udbyders modeller, og hvor behandlingen kan finde sted uden for Den Europæiske Union i henhold til den aftale, der er linket til ved siden af. En nøgle, du selv tilslutter, er ikke omfattet her: Disse anmodninger sendes til din udbyder under din egen aftale med dem.
- Google LLC - USA. Databehandlingsaftale.
Valgfrit Google-login videredirigerer dig til Google OAuth og modtager et fast konto-id, bekræftet e-mailadresse og navn, når du godkender logindet. Paddle er forhandler (merchant of record) for Pro-køb og behandler fakturerings-, skatte-, afgifts- og betalingsoplysninger i henhold til deres egne privatlivsvilkår. Ingen af udbyderne anvendes til webstedsanalyse eller annoncering. Der anvendes ingen Meta-pixels, analyse-SDK'er eller eksterne fejlrapporteringstjenester.
Opbevaring af data
Data vedrørende konto, faktura, kunde, virksomhed, uploadede indbakkefiler, log over udgående post og VIES-forespørgsler opbevares, så længe kontoen er aktiv. Selvbetjent sletning blokerer straks adgangen og erstatter kontonavn samt e-mailadresse. Den planlagte lejeroprydning sletter disse optegnelser og brugerens række efter 30 dage. Betalings- og sanktionsoptegnelserne beskrevet nedenfor har særskilte opbevaringsgrænser.
Feedbackrapporter og private skærmbilleder opbevares i op til 365 dage og slettes tidligere, når den tilknyttede lejer ryddes. Den tilhørende feedbackmeddelelse slettes sammen med rapporten. Andre operatørmeddelelser opbevares i op til 365 dage.
Lokale logfiler administreret af applikationen roteres efter højst 30 dage. Hosting- og infrastrukturtjenester kan føre deres egne adgangs- eller sikkerhedslogs i henhold til deres offentliggjorte opbevaringsregler. Identifikatorer for godkendelseshændelser, herunder bruger- eller e-mailhenvisning, IP-adresse, brugeragent og kontekst, fjernes efter 30 dage; kun hændelsestype og tidspunkt bevares. VIES-forespørgselslogs forbliver knyttet til den aktive konto og slettes ved lejeroprydningen.
Annullerede eller udløbne betalingshensigter (checkout intents), som ikke førte til en ordre, slettes, når både deres udløb og seneste aktivitet er mindst 30 dage gamle. For behandlede eller forældede Paddle-hændelser fjernes det nøjagtige dataindhold (payload), kilde-IP-adresse, brugeragent, rækkefølgenøgle og fejldetaljer efter 30 dage; udbyderens hændelses-id, type, dataindholdshash, status og tidsstempler opbevares i op til 10 år. Rå dokumentation for en uløst hændelse bevares, indtil den er løst, og er omfattet af automatisk gennemgang af forældede sager. Modtageradressen for en købsbekræftelse fjernes efter 30 dage, når købsbekræftelsen er sendt, eller afsendelsen er mislykket, efter 365 dage, hvis leveringen forbliver usikker, eller ved næste opbevaringskørsel, hvis ordren ikke længere er knyttet til en konto. Oplysninger om gennemførte ordrer, reguleringer, refunderinger og fortrydelser bevares, så længe de er knyttet til en aktiv konto. Når denne tilknytning fjernes, slettes det samlede regnskabsmateriale 10 år efter den seneste aktivitet. En dokumenteret suspension af sletning af juridiske grunde (legal hold) kan udsætte denne sletning; sådanne suspensioner har en dato for gennemgang og et revisionsspor.
Manuelt uploadede fakturaer i Indbakken følger kontoreglen ovenfor. Hvis der findes en post for en indgående e-mailkvittering, slettes en behandlet post til beskyttelse mod genafspilning efter 30 dage. For en afventende eller mislykket kvittering fjernes bruger- og fejlidentifikatorer efter 30 dage, mens kildehashen, tilstanden og genforsøgstællere forbliver, indtil kvitteringen er behandlet.
IP-adressen, user-agenten og gæstekladdereferencen på en sanktionsbekræftelse fjernes efter 30 dage. Bruger- og fakturalinks fjernes under oprydning af lejerdata. Det resterende land, meddelelsesversionen og bekræftelsestidspunktet opbevares i op til 10 år, hvorefter bekræftelsen slettes.
Gæstegeneratoren opretter ingen serverbaseret fakturapost. Den offentlige validator opretter ingen dokument- eller rapportpost. Den forsøger at slette den midlertidige upload umiddelbart efter behandling og sletter sin valideringskladdefil under kontrollen. Hvis en upload efterlades efter en mislykket sletning eller en afbrudt anmodning, fjerner den lokale oprydning af midlertidige uploads den, når den er ældre end 24 timer. Anmodningsmetadata kan stadig forekomme i de applikationslogfiler, der er beskrevet ovenfor.
En tilvalgt gæstekladde udløber fra browserens lokale lager syv dage efter den senest gemte opdatering. Du kan fjerne den med det samme med Ryd gemt kladde eller ved at slette dette websteds data i din browser. FreeBillGen kopierer ikke den browserkladde til en konto automatisk.
Dine rettigheder efter GDPR
I henhold til GDPR har du rettighederne til indsigt (art. 15), berigtigelse (art. 16), sletning (art. 17), begrænsning af behandling (art. 18), dataportabilitet (art. 20) og indsigelse (art. 21). Hvor behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage (art. 7, stk. 3).
Du har også ret i henhold til artikel 77 i GDPR til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed - typisk den i det EU/EØS-land, hvor du bor, arbejder, eller hvor den påståede overtrædelse fandt sted. Da operatøren er etableret i Litauen, er den ledende tilsynsmyndighed Statens Databeskyttelsesinspektorat (State Data Protection Inspectorate of Lithuania, VDAI).
For en trinvis vejledning om, hvordan du udøver hver enkelt rettighed, herunder tidsfrister og hvad en anmodning skal indeholde, kan du se den dedikerede side om GDPR-rettigheder.
Automatiseret beslutningstagning
FreeBillGen anvender ikke automatiseret beslutningstagning eller profilering som omhandlet i artikel 22 i GDPR. Ingen beslutning, der har retlige eller tilsvarende væsentlige virkninger for dig, træffes udelukkende ved automatiserede midler. Vi scorer, rangerer eller profilerer ikke brugere til reklame, kredit, svindel eller noget andet formål. AI-funktioner, når du aktiverer dem, genererer forslag, som du gennemgår og bekræfter; de træffer ingen beslutning på egen hånd.
AI-behandling (valgfrit)
AI-funktioner er valgfrie. De er som standard slået fra, de er en del af Lifetime Pro, og de aktiveres først, når du slår dem til i Indstillinger. Indtil du gør det, sendes intet, du uploader, modtager eller skriver, til en AI-udbyder.
For et dokument, du beder os om at læse, sender vi det pågældende dokument: indholdet det bærer, parternes navne, adresser, moms- og registreringsnumre, bankoplysninger og totaler, der er trykt på det. Til udarbejdelse sender vi den tekst eller det stemmememo, du angiver, samt de kunde- og katalognavne, der er nødvendige for at matche det. Til betalingspåmindelsesfunktionen sender vi fakturanummeret, dets datoer og beløb samt kundens virksomhedsnavn - aldrig en fysisk persons betalingshistorik.
Et dokument sendes som selve filen, så alt i det følger med. Vi kan ikke fjerne tekst fra et dokument, før det læses, herunder tekst trykt i hvidt, sat til nulstørrelse eller på anden måde usynlig på siden. Vi scanner for sådan tekst og viser dig alt, hvad vi læser, før du bekræfter noget.
Når FreeBillGen betaler for behandlingen, fra velkomstkreditter eller en kreditpakke, sendes anmodningen til den billigste egnede lille model blandt de udbydere, der er nævnt i underdatabehandlerafsnittet, valgt på det tidspunkt, anmodningen foretages. Den pågældende udbyder kan befinde sig uden for Den Europæiske Union. Hver enkelt er opført der med sit selskab, det land der behandles i, og sin databehandlingsaftale, så siden og routingen aldrig kan modsige hinanden.
Med din egen udbydernøgle sendes dine dokumenter til din udbyder under din egen aftale med dem. Du er den pågældende udbyders kunde, og for en udbyder uden for EU er du dataeksportøren. Nøglen opbevares krypteret på vores server, sendes med hver anmodning du udløser, skrives aldrig til logfiler, vises kun som sine sidste fire tegn og kan til enhver tid tilbagekaldes. Vi handler efter din dokumenterede instruks.
Hver anmodning registreres med udbyderen, modellen, side- og tokental, resultatet og udbyderens rå svar, så længe din konto eksisterer. Registreringen slettes sammen med din konto. Lyd, der sendes til transskription, slettes, når den er blevet transskriberet.
Ethvert AI-output er et forslag, du gennemgår. Intet udstedes, sendes, ændres i bankoplysninger, tildeles en skattemæssig behandling eller slettes uden dit klik.
Forbundne assistenter (valgfrit)
Du kan tilslutte en AI-assistent, du allerede bruger, såsom Claude eller ChatGPT, til din FreeBillGen-konto. Dette er valgfrit og er deaktiveret, indtil du tilslutter en. Du starter fra assistenten, og en FreeBillGen-side spørger dig derefter, hvad den må gøre, før noget tilsluttes.
FreeBillGen sender ikke noget til selskabet bag din assistent eller til nogen anden af sig selv. Assistenten henter det, du spørger om, i det øjeblik du spørger, ved hjælp af et adgangstoken, som din godkendelse har oprettet. Hvad assistenten derefter opbevarer, og hvor den behandler det, er underlagt dine egne vilkår med det selskab, der driver den.
Af den grund er selskabet bag din assistent ikke en underdatabehandler for os og optræder ikke i underdatabehandlerlisten ovenfor: Vi overlader ikke dine data til dem for at behandle dem på vores vegne. Det er dig, der beder dem om det, under din aftale med dem.
En assistent kan kun læse det, du har tilladt på godkendelsessiden: dine fakturaer, tilbud og kreditnotaer med deres status og PDF-filer, dine kunder og deres kontaktoplysninger, din arbejdskø og din AI-kreditsaldo. Den kan aldrig se din adgangskode, din session eller din gemte udbydernøgle eller læse en anden konto. Godkendt kladdeoprettelse bruger de AI-indstillinger, du styrer; assistenten kan ikke ændre dem.
Hver læsning og hvert forslag, en assistent fremsætter, logges på din konto med tidspunktet og det værktøj, der blev brugt, og vises under den pågældende assistent i Indstillinger, Assistenter. Loggen angiver dokumentets navn, aldrig en kopi af det læste.
Adgangen varer, indtil du afbryder forbindelsen til assistenten i Indstillinger, Assistenter, hvilket afslutter den inden for et minut. Den ophører også øjeblikkeligt, hvis kontoen suspenderes, udelukkes eller lukkes, og ovenstående registreringer slettes sammen med kontoen.
Datasikkerhed
Tekniske og organisatoriske foranstaltninger (art. 32 i GDPR):
- Adgangskoder opbevares med den konfigurerede envejs-hashdriver; adgangsnøgler (WebAuthn) understøttes.
- Valgfri tidsbaseret 2FA via en TOTP-kompatibel godkendelsesapp.
- CSRF-tokens beskytter formularer og handlinger i browsersessioner, der ændrer tilstand; tilstandsløse API-skrivninger bruger separat godkendelse eller signaturkontrol.
- Frameworkets forespørgselsbyggere og parameterbindinger anvendes til applikationens dataadgang.
- HTTPS/TLS under overførsel; HTTP Strict Transport Security aktiveret.
- Content Security Policy og andre hærdningsheadere.
- Revisionslog på applikationslag for sikkerhedsfølsomme handlinger.
- Kildekontrollerede opbevaringsgrænser styrer planlagt sletning og afidentificering. Hvis en påkrævet grænse mangler eller er ugyldig, stopper oprydningsjobbet, før registreringer ændres.
Internationale overførsler
Tjenestens database og hostede filer befinder sig i Den Europæiske Union. SMTP2GO, Cloudflare Turnstile, valgfrit Google-login, Paddle-betaling og valgfri AI-behandling kan indebære behandling eller overførsel uden for EØS i forbindelse med deres specifikke funktioner:
- Cloudflare Turnstile - overførsler til USA, omfattet af EU-USA-rammen for databeskyttelse og Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
- SMTP2GO - det driftende selskab er etableret i New Zealand (et land med en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen) og anvender infrastruktur i EU-regionen til levering. Hvor overførsler finder sted, er de omfattet af standardkontraktbestemmelser.
- AI-udbydere - produktbetalt behandling kan finde sted uden for EØS; hver udbyders overførselssikring er angivet i afsnittet om underbehandlere. Behandling med egen nøgle foregår, hvor din udbyder kører, i henhold til din aftale med dem.
Google og Paddle beskriver deres sikringer ved internationale overførsler i deres egne privatlivspolitikker. FreeBillGen sender ikke fakturadata til nogen af udbyderne med henblik på analyse eller reklame. Hvis udbyderlisten eller overførselsaftalerne ændres, vil denne politik blive opdateret.
Børn
FreeBillGen er et erhvervsværktøj og er ikke rettet mod børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger fra børn.
Ændringer af denne politik
Ændringer offentliggøres på denne side med en ny "senest opdateret"-dato. Datoen øverst på siden angiver den aktuelle version.
Kontakt
Spørgsmål om privatliv og anmodninger om udøvelse af rettigheder: info@freebillgen.com. Postadresse og fulde juridiske enhedsoplysninger findes på virksomhedsoplysningssiden.