Vad en kommersiell faktura är
En kommersiell faktura är det primära dokument som tullen använder för att klarera varor över en internationell gräns. Till skillnad från en inhemsk försäljningsfaktura, vars huvudsakliga uppgift är att begära betalning, har en kommersiell faktura en andra mottagare: tullmyndigheterna i både export- och importlandet. De använder den för att klassificera varorna, bekräfta deras värde, verifiera de inblandade parterna och beräkna den importtull och de skatter som ska betalas.
Den åtföljer den fysiska försändelsen - vanligtvis fäst på utsidan av paketet eller inlämnad elektroniskt till transportören och tullombudet. Nästan varje gränsöverskridande försändelse av varor behöver en. Försändelser av rena tjänster eller digitala produkter behöver vanligtvis inte det, eftersom inget fysiskt passerar en tullgräns. Om du säljer fysiska produkter utomlands är den kommersiella fakturan dokumentet som låter din försändelse lagligt komma in i destinationslandet.
Kommersiell jämfört med vanlig och proformafaktura
De tre dokumenten ser likadana ut men tjänar olika syften, och att förväxla dem är en vanlig orsak till tullproblem.
En vanlig (försäljnings-)faktura är ett inhemskt betalningskrav efter en försäljning; den bär skattefält som moms men inga tulluppgifter. En proformafaktura är en preliminär offert eller uppskattning som utfärdas innan försäljningen är slutförd - den är inte ett betalningskrav och accepteras normalt inte av tullen som grund för att klarera en slutgiltig försändelse. En kommersiell faktura är den slutliga, bindande dokumentationen av den faktiska försäljningen av varor som exporteras, och den bär de tullspecifika fälten nedan. Som en tumregel: offerera med en proforma, skicka och tullklarera med en kommersiell faktura.
Tullfälten en kommersiell faktura behöver
Utöver de vanliga fakturagrunderna (ett fakturanummer, datum och totalsummor) behöver tullen tillräckligt med detaljer för att klassificera, värdera och dirigera varorna. Det finns ingen enda global blankett, men destinationslandet och transportören förväntar sig följande uppgifter på varje kommersiell faktura:
- Exportör/avsändare
- Det fullständiga juridiska namnet, adressen och kontaktuppgifterna för säljaren som skickar varorna, plus eventuellt skatte- eller EORI-/exportörsregistreringsnummer.
- Importör/mottagare
- Det fullständiga namnet och adressen för köparen eller parten som tar emot varorna, och deras skatte- eller importregistreringsnummer där det krävs.
- Fullständig varubeskrivning
- En klarspråklig beskrivning av varje artikel - vad det är, vad det är gjort av och vad det används till. Vaga termer som "prover" eller "delar" orsakar förseningar.
- HS-/varukod
- Tulltaxekoden enligt Harmoniserade systemet för varje produkt. Tullen använder den för att fastställa tullsatsen, så en korrekt kod är avgörande.
- Ursprungsland
- Var varje artikel tillverkades eller producerades - inte varifrån den skickas. Detta styr tullsatser och berättigande till handelsavtal.
- Kvantitet och enhet
- Antalet enheter och måttenheten (stycken, kilogram, liter) för varje artikelrad.
- Styckvärde och totalt värde
- Priset per enhet och den utökade radsumman. Tullen värderar tullavgifter mot det deklarerade transaktionsvärdet.
- Valuta
- Valutan som värdena anges i, så att tullen kan omvandla och fastställa tullavgifter korrekt.
- Incoterms
- Den överenskomna Incoterms 2020-regeln (t.ex. EXW, FOB, DAP, DDP) som definierar vem som betalar frakt, försäkring och tullavgifter samt vid vilken punkt risken övergår.
- Skäl för export
- Varför varorna skickas - försäljning, gåva, prov, reparation eller retur. Detta påverkar hur tullen behandlar värdet och tullavgiften.
- Vikt
- Försändelsens netto- och bruttovikt, som transportörer och tull använder för hantering och verifiering.
Hur du undviker tullförseningar
De flesta klareringsförseningar kommer från saknad eller inkonsekvent information, inte från varorna själva. Beskriv varor specifikt - "bomulls-t-shirts för herr" slår "kläder", och "köksknivar i rostfritt stål" slår "köksredskap". Få HS-koden rätt: en felaktig kod kan betyda fel tullsats, en kvarhållen försändelse eller en straffavgift. Ange det sanna transaktionsvärdet, även för gratisprover eller ersättningsvaror, eftersom att underdeklarera värdet är ett allvarligt brott; märk genuint kostnadsfria artiklar med ett nominellt värde och noteringen „värde endast för tulländamål“.
Se till att den kommersiella fakturan stämmer överens med de övriga fraktdokumenten - packlistan, flygfraktsedeln eller konossementet, och eventuell exportdeklaration - eftersom tullen jämför dem. Inkludera rätt Incoterms så att det är tydligt vem som ansvarar för tullavgifter; att välja DDP, till exempel, innebär att du (säljaren) betalar importtullar och skatter. Ange slutligen parternas skatte- och registreringsnummer (såsom EORI inom EU) och underteckna och datera fakturan, eftersom vissa tullregimer kräver en undertecknad deklaration.
Frågor om kommersiella fakturor
Vad används en kommersiell faktura till?
En kommersiell faktura är det dokument tullmyndigheter använder för att klarera en internationell varuförsändelse. Den identifierar köpare och säljare, beskriver varorna och anger deras värde så att tullen kan fastställa importtullar och skatter. Den fungerar också som dokumentation av den faktiska försäljningen mellan exportör och importör.
Vad är skillnaden mellan en kommersiell faktura och en proformafaktura?
En proformafaktura är en preliminär offert som utfärdas innan en försäljning är slutförd och är inte ett betalningskrav. En kommersiell faktura är den slutliga, bindande dokumentationen av den fullbordade försäljningen av varor, och det är dokumentet tullen använder för att klarera försändelsen och beräkna tullavgifter. Du offererar med en proforma och skickar med en kommersiell faktura.
Behöver jag en HS-kod på en kommersiell faktura?
Ja, i nästan alla fall. Koden enligt Harmoniserade systemet (HS) klassificerar varje produkt så att tullen kan tillämpa rätt tulltaxa och tullsats. En korrekt kod påskyndar klareringen, medan en saknad eller felaktig kod är en vanlig orsak till kvarhållna försändelser och felaktiga tullavgifter.
Vad är Incoterms och varför står de på fakturan?
Incoterms är standardiserade handelsvillkor (såsom EXW, FOB, DAP och DDP) som definierar vem som ansvarar för frakt, försäkring och importtullar samt den punkt där risken övergår från säljare till köpare. Att ange det överenskomna Incoterm på den kommersiella fakturan talar om för tullen och transportören vem som bär försändelsens kostnader och skyldigheter.
Behöver en kommersiell faktura moms eller försäljningsskatt?
För de flesta gränsöverskridande exporter av varor är leveransen nollskattesatsad eller utanför tillämpningsområdet för din inhemska moms, så den kommersiella fakturan visar ingen momsrad. I stället debiteras importmoms eller försäljningsskatt och tullavgifter i destinationslandet vid införsel. Bekräfta alltid reglerna för ditt land och destinationen, eftersom de varierar.
Kan jag använda en mall för kommersiell faktura?
Ja. Det finns ingen enda obligatorisk global blankett, så en mall som fångar exportörens och importörens uppgifter, en fullständig varubeskrivning, HS-koder, ursprungsland, kvantiteter, styck- och totalvärden, valuta, Incoterms och skälet för export är allmänt accepterad. Att använda en mall hjälper till att säkerställa att inget obligatoriskt tullfält utelämnas.