Was eine spanische Factura ist
In Spanien ist die übliche Verkaufsrechnung die factura (oft factura completa oder factura ordinaria genannt). Es ist das rechtliche Dokument, das einen Verkauf von Waren oder Leistungen festhält, IVA (die spanische Mehrwertsteuer) berechnet, wo anwendbar, und - für Selbstständige, die Unternehmen abrechnen - eine Einkommensteuer-Einbehaltung anwendet. Eine korrekte factura auszustellen ist es, was Ihrem Kunden erlaubt, die IVA abzuziehen, Ihnen erlaubt, den Verkauf zu deklarieren, und beiden Seiten eine gültige Aufzeichnung für die Agencia Tributaria gibt.
Es gibt auch eine vereinfachte Version, die factura simplificada (die den alten ticket oder Kassenbeleg ersetzt hat), die im Allgemeinen für kleine Beträge erlaubt ist. Aber für B2B-Arbeit, professionelle Leistungen und alles, was ein autónomo einem Unternehmen in Rechnung stellt, stellen Sie eine vollständige factura mit jedem erforderlichen Feld aus. Dieser Ratgeber konzentriert sich auf diese vollständige factura.
Was eine Factura enthalten muss
Eine vollständige factura hat eine festgelegte Liste erforderlicher Inhalte. Lassen Sie ein Feld weg, und Ihr Kunde könnte das Dokument ablehnen, oder es könnte bei einer Prüfung beanstandet werden. Jede vollständige factura sollte Folgendes tragen:
- Número de factura (Rechnungsnummer)
- Eine einmalige, fortlaufende (correlativo) Nummer. Die Nummerierung muss innerhalb einer Reihe ohne Lücken durchgehend sein.
- Fecha (Rechnungsdatum)
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird, und das Datum des Vorgangs, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Datos del emisor (Ihre Angaben)
- Vollständiger Name oder Firmenname, Anschrift und Ihre Steueridentifikationsnummer - die NIF (für Unternehmen die CIF, für einen Autónomo Ihre NIF/DNI).
- Datos del cliente (Kundenangaben)
- Der Name oder Firmenname des Kunden, die Anschrift und dessen NIF, wenn er ein Unternehmen oder Freiberufler ist.
- Descripción (Beschreibung)
- Eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Leistungen, mit Menge und Einzelpreis, damit jede Zeile einzeln aufgeführt ist.
- Base imponible (Bemessungsgrundlage)
- Der Nettobetrag, auf den die Steuer berechnet wird, vor IVA und vor jeder IRPF-Einbehaltung.
- Tipo de IVA y cuota (IVA-Satz und -Betrag)
- Der angewendete IVA-Satz (zum Beispiel 21%) und der daraus resultierende IVA-Betrag (die cuota), gesondert ausgewiesen.
- Total (Gesamtbetrag)
- Der Endbetrag, nach Hinzufügen der IVA und Abzug einer etwaigen IRPF-Einbehaltung, wo eine anfällt.
IVA: die spanischen Mehrwertsteuersätze
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) ist die spanische Mehrwertsteuer, und sie wird auf die base imponible Ihrer factura berechnet. Es gibt drei wesentliche Sätze, und Sie wenden den an, der zu dem passt, was Sie verkaufen.
Der Regelsatz beträgt 21%, der für die meisten Waren und Leistungen gilt. Ein ermäßigter Satz von 10% deckt Posten wie Gastronomie, bestimmten Transport und einige andere Kategorien ab. Ein stark ermäßigter Satz von 4% gilt für Grundbedarf wie Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitungen und bestimmte Arzneimittel. Manche Vorgänge sind ganz von der IVA befreit (zum Beispiel bestimmte medizinische, Bildungs- oder Finanzdienstleistungen), in welchem Fall Sie keine IVA berechnen, aber die Befreiung auf der factura vermerken. Weisen Sie immer den Satz und die daraus resultierende cuota (den IVA-Betrag) als gesonderte Zeile aus, damit Ihr Kunde sie abziehen kann.
IRPF: die Einbehaltung, die Autónomos anwenden
Das ist der Teil, der die meisten Freelancer stolpern lässt. Wenn ein autónomo (ein selbstständiger Freiberufler) einem spanischen Unternehmen oder einem anderen Freiberufler eine Rechnung stellt, muss die factura üblicherweise eine retención de IRPF enthalten - eine Einbehaltung auf Rechnung der persönlichen Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
Der Kunde zahlt diese Einbehaltung nicht an Sie; er behält sie ein und zahlt sie in Ihrem Namen direkt an die Agencia Tributaria, als Vorauszahlung auf Ihre eigene Einkommensteuer. Die Standard-Einbehaltung beträgt 15%. Neue Autónomos können in ihrem ersten Tätigkeitsjahr und den zwei folgenden Jahren einen ermäßigten Satz von 7% anwenden. Die Einbehaltung wird auf dieselbe base imponible wie die IVA berechnet, aber anders als die IVA wird sie vom Gesamtbetrag abgezogen.
Beachten Sie, dass die IRPF-Einbehaltung auf Rechnungen an Unternehmen und Freiberufler anwendbar ist - nicht auf Rechnungen an Privatpersonen (Verbraucher), bei denen Sie einfach IVA berechnen und keine Einbehaltung anwenden.
Wie die Summen berechnet werden
Die Reihenfolge der Rechenschritte auf der factura eines autónomo an ein Unternehmen ist es, was sie von einer normalen Rechnung unterscheidet. Sie beginnen mit der base imponible, dann fügen Sie die IVA hinzu, dann ziehen Sie die IRPF-Einbehaltung ab, und was übrig bleibt, ist der total a percibir - der Betrag, den der Kunde Ihnen tatsächlich überweist.
Durchgerechnetes Beispiel: eine base imponible von 1.000 EUR zu den Standardsätzen. Fügen Sie IVA zu 21% hinzu (+210 EUR). Ziehen Sie IRPF zu 15% ab (-150 EUR). Der total a percibir beträgt 1.060 EUR. Die 150 EUR IRPF sind nicht verloren - Ihr Kunde zahlt sie als Vorauszahlung auf Ihre Einkommensteuer an die Agencia Tributaria, und sie wird in Ihrer Jahreserklärung verrechnet. Wenn Sie ein neuer Autónomo zum 7%-Satz sind, betrüge die Einbehaltung 70 EUR und der total a percibir 1.140 EUR.
- Base imponible
- Der Nettowert der Arbeit, vor jeder Steuer. Das ist der Wert, auf den IVA und IRPF beide berechnet werden.
- + IVA
- Fügen Sie die IVA-cuota hinzu (zum Beispiel 21% der base imponible). Dies erhöht den Betrag.
- - Retención IRPF
- Ziehen Sie die IRPF-Einbehaltung ab (15%, oder 7% für neue Autónomos). Dies verringert den Betrag, den der Kunde Ihnen zahlt.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. Der Betrag, den der Kunde Ihnen tatsächlich überweist.
Fortlaufende Nummerierung und gute Praxis
Die spanischen Regeln verlangen, dass Rechnungsnummern correlativos sind - in einer ununterbrochenen Folge ohne Lücken ausgestellt. Sie können mehr als eine Reihe führen (zum Beispiel eine separate Reihe für Berichtigungsrechnungen, facturas rectificativas), aber innerhalb jeder Reihe muss die Nummerierung durchgehend sein. Eine fehlende oder doppelte Nummer ist bei jeder Prüfung ein Warnsignal.
Bewahren Sie Ihre facturas für den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum auf, speichern Sie eine Kopie jeder ausgestellten und stellen Sie sicher, dass das número de factura, das fecha, das NIF beider Parteien, die base imponible, der tipo de IVA und die cuota sowie eine etwaige IRPF-Einbehaltung alle klar gezeigt sind. Konsistenz hier ist es, was Ihre Buchhaltung sauber und Ihre vierteljährlichen IVA- und IRPF-Erklärungen unkompliziert hält.
Fragen zur Rechnungsstellung in Spanien
Was muss eine spanische Factura enthalten?
Eine vollständige factura muss ein einmaliges fortlaufendes número de factura, das fecha (Rechnungsdatum), Ihre Angaben einschließlich NIF, die Angaben des Kunden einschließlich seiner NIF, eine klare descripción der Waren oder Leistungen, die base imponible, den tipo de IVA und die daraus resultierende cuota sowie den Gesamtbetrag zeigen. Für einen Autónomo, der einem Unternehmen abrechnet, zeigt sie auch die retención de IRPF.
Wie hoch ist der IVA-Satz in Spanien?
Der Regelsatz der IVA (spanische Mehrwertsteuer) beträgt 21% und gilt für die meisten Waren und Leistungen. Es gibt einen ermäßigten Satz von 10% (zum Beispiel Gastronomie und bestimmten Transport) und einen stark ermäßigten Satz von 4% für Grundbedarf wie Grundnahrungsmittel, Bücher und einige Arzneimittel. Manche Leistungen sind IVA-befreit. Weisen Sie den Satz und die daraus resultierende cuota gesondert auf der factura aus.
Wann wendet ein Autónomo die IRPF-Einbehaltung auf einer Factura an?
Wenn ein Autónomo einem spanischen Unternehmen oder einem anderen Freiberufler eine Rechnung stellt, enthält die factura normalerweise eine retención de IRPF. Der Kunde behält sie ein und zahlt sie an die Agencia Tributaria als Vorauszahlung auf Ihre Einkommensteuer. Der Standardsatz beträgt 15%; neue Autónomos können in ihrem ersten Jahr und den zwei folgenden Jahren 7% anwenden. Rechnungen an private Verbraucher tragen keine IRPF-Einbehaltung.
Wie wird der Gesamtbetrag auf einer Autónomo-Factura berechnet?
Beginnen Sie mit der base imponible, fügen Sie die IVA hinzu (zum Beispiel 21%), ziehen Sie dann die IRPF-Einbehaltung ab (15%, oder 7% für neue Autónomos). Das Ergebnis ist der total a percibir - der Betrag, den der Kunde Ihnen tatsächlich zahlt. Für eine base von 1.000 EUR: +210 IVA, -150 IRPF, total a percibir 1.060 EUR.
Müssen Rechnungsnummern in Spanien fortlaufend sein?
Ja. Das número de factura muss correlativo sein - in einer ununterbrochenen Folge ohne Lücken ausgestellt. Sie können mehr als eine Reihe führen (zum Beispiel eine separate Reihe für facturas rectificativas), aber innerhalb jeder Reihe muss die Nummerierung durchgehend sein. Fehlende oder doppelte Nummern sind bei einer Prüfung ein Problem.
Berechne ich IRPF, wenn ich einer Privatperson eine Rechnung stelle?
Nein. Die IRPF-Einbehaltung gilt nur auf Rechnungen an Unternehmen und Freiberufler. Wenn Sie einer Privatperson (einem Verbraucher) eine Rechnung stellen, berechnen Sie IVA zum anwendbaren Satz und wenden keine Einbehaltung an - der Gesamtbetrag ist also einfach die base imponible plus IVA.