Was ist eine spanische Factura?
Die übliche spanische Verkaufsrechnung ist die factura completa. Sie dokumentiert den Geschäftsvorgang und weist die IVA aus, sofern diese anfällt. Handelt es sich bei der Zahlung um Einkünfte, die dem Quellensteuerabzug unterliegen, und ist der Kunde zum Steuerabzug verpflichtet, kann die Rechnung auch den entsprechenden IRPF-Betrag ausweisen.
Eine factura simplificada ist nur in den Fällen und innerhalb der Betragsgrenzen zulässig, die in den Vorschriften zur Rechnungsstellung festgelegt sind. Manche B2B-Empfänger benötigen eine vollständige Rechnung als Nachweis für Steuerabzüge. Wählen Sie die vereinfachte Form daher nicht allein anhand des Preises. Dieser Leitfaden behandelt die vollständige Factura.
Welche Angaben muss eine Factura enthalten?
Für eine vollständige factura ist eine bestimmte Liste von Pflichtangaben vorgeschrieben. Fehlt eine Angabe, kann Ihr Kunde das Dokument ablehnen oder es kann bei einer Prüfung beanstandet werden. Jede vollständige factura sollte Folgendes enthalten:
- Número de factura (Rechnungsnummer)
- Eine Nummer und, sofern verwendet, eine Serie. Die Nummerierung muss innerhalb jeder Serie fortlaufend sein. In bestimmten Fällen sind getrennte Serien vorgeschrieben.
- Fecha (Ausstellungsdatum)
- Das Datum der Rechnungsausstellung sowie das Datum des Geschäftsvorgangs, falls es vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Datos del emisor (Ihre Angaben)
- Vollständiger Name oder Firmenname, Anschrift und die jeweils maßgebliche NIF oder EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Datos del cliente (Kundenangaben)
- Name, Anschrift und Steueridentifikationsnummer des Kunden, sofern diese für den Geschäftsvorgang erforderlich ist.
- Descripción (Beschreibung)
- Eine eindeutige Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen mit den Angaben, die zur Bestimmung der Leistung und des Preises erforderlich sind.
- Base imponible (Bemessungsgrundlage)
- Der Nettobetrag, auf dessen Grundlage die Steuer berechnet wird, vor IVA und vor einem etwaigen IRPF-Quellensteuerabzug.
- Tipo de IVA y cuota (Umsatzsteuersatz und -betrag)
- Der angewandte IVA-Satz, beispielsweise 21 %, und der daraus resultierende, gesondert ausgewiesene IVA-Betrag, die cuota.
- Total (Gesamtbetrag)
- Der Endbetrag nach Hinzurechnung der IVA und Abzug eines gegebenenfalls anwendbaren IRPF-Quellensteuerbetrags.
IVA: die spanischen Umsatzsteuersätze
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) wird auf die Bemessungsgrundlage erhoben, wenn die Leistung in Spanien steuerpflichtig ist. Der allgemeine Satz beträgt 21 %. Für gesetzlich festgelegte Kategorien gelten außerdem Sätze von 10 % und 4 %. Daneben bestehen Steuerbefreiungen, Nullsätze und besondere territoriale Regelungen.
Wählen Sie den Satz nicht allein anhand einer allgemeinen Produktbezeichnung aus. Einordnung, Ort, Kundenstatus und befristete Maßnahmen können die steuerliche Behandlung verändern. Weisen Sie jeden anwendbaren Satz und Betrag gesondert aus oder führen Sie, sofern vorgeschrieben, den gesetzlichen Verweis auf die Steuerbefreiung an.
| IVA-Behandlung | Allgemeine Beschreibung | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| 21 % | Allgemeiner Satz | Ob ein ermäßigter Satz oder eine Sonderregelung gilt |
| 10 % | Ermäßigter Satz | Genaue gesetzliche Kategorie |
| 4 % | Stark ermäßigter Satz | Genaue gesetzliche Kategorie |
| Steuerbefreit oder anderweitig behandelt | Geschäftsvorgangsspezifische Behandlung | Rechtsgrundlage und Rechnungsformulierung |
IRPF: Wann gilt der Quellensteuerabzug bei beruflichen Einkünften?
Der IRPF-Quellensteuerabzug ist kein Abzug, den jeder autónomo auf jeder Geschäftsrechnung ansetzt. Er findet Anwendung, wenn die Einkünfte in eine Quellensteuerkategorie fallen, was häufig bei entsprechend qualifizierten beruflichen Einkünften der Fall ist, und der Zahlungsverpflichtete zum Steuerabzug verpflichtet ist. Der Zahlungsverpflichtete zieht den Betrag von der Zahlung ab und meldet ihn für den Empfänger an die Agencia Tributaria.
Der allgemeine Satz für berufliche Einkünfte beträgt 2026 15 %. Im Jahr der Aufnahme einer entsprechend qualifizierten beruflichen Tätigkeit und in den beiden darauffolgenden Jahren kann vorbehaltlich der geltenden Voraussetzungen und der Mitteilung an den Zahlungsverpflichteten ein Satz von 7 % angewandt werden. Für andere Tätigkeiten und Umstände gelten andere Sätze. Der Quellensteuerabzug wird auf die maßgeblichen beruflichen Bruttoeinkünfte berechnet und von der ausgezahlten Summe abgezogen.
Ein privater Verbraucher ist im Allgemeinen nicht zum IRPF-Quellensteuerabzug verpflichtet. Prüfen Sie sowohl die Einkunftskategorie als auch die Verpflichtung des Zahlungsverpflichteten, bevor Sie einen Quellensteuerabzug ansetzen oder weglassen.
So werden die Gesamtbeträge berechnet
Wenn auf dieselbe Bemessungsgrundlage von 1.000 EUR sowohl 21 % IVA als auch 15 % Quellensteuer auf berufliche Einkünfte anfallen, lautet die Berechnung: 1.000 EUR + 210 EUR IVA - 150 EUR IRPF = 1.060 EUR zahlbar. Der Kunde meldet den Quellensteuerabzug von 150 EUR im Namen des Berufstätigen an die Steuerbehörde.
Dies ist lediglich ein Beispiel. Ein anderer IVA-Satz, eine Steuerbefreiung, eine andere Quellensteuerkategorie oder der Satz von 7 % für neue Berufstätige verändert das Ergebnis. Prüfen Sie die Voraussetzungen, bevor Sie das Beispiel übernehmen.
- Base imponible
- Der Nettowert der Arbeit vor Steuern. Auf dieser Grundlage werden sowohl IVA als auch IRPF berechnet.
- + IVA
- Rechnen Sie die IVA-cuota hinzu, beispielsweise 21 % der base imponible. Dadurch erhöht sich der Betrag.
- - Retención IRPF
- Ziehen Sie den geprüften Quellensteuersatz ab, wenn die Einkünfte und der Zahlungsverpflichtete in den Anwendungsbereich fallen.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. Dies ist der Betrag, den der Kunde tatsächlich an Sie überweist.
Fortlaufende Nummerierung und bewährte Vorgehensweisen
Rechnungsnummern müssen innerhalb jeder Serie fortlaufend sein. Getrennte Serien sind zulässig und in bestimmten Fällen vorgeschrieben, unter anderem bei Berichtigungsrechnungen. Bewahren Sie für stornierte, korrigierte und extern erstellte Dokumente eine lückenlos nachvollziehbare Prüfspur auf, anstatt Nummern stillschweigend erneut zu verwenden.
Auch getrennte digitale Reformen sind zu beachten. Nach dem vorgesehenen Zeitplan werden die spanischen Vorschriften für Rechnungsstellungssysteme am 1. Januar 2027 für die in den Anwendungsbereich fallenden Körperschaftsteuerpflichtigen und am 1. Juli 2027 für die übrigen erfassten Nutzer computergestützter Rechnungsstellungssysteme verpflichtend. VERI*FACTU ist eine zulässige Betriebsart und nicht die Bezeichnung für jedes regelkonforme System. Darüber hinaus legt das Real Decreto 238/2026 die strukturierte elektronische B2B-Rechnungsstellung fest. Die entsprechenden Geltungsdaten knüpfen an die künftige Ministerialverordnung zur öffentlichen Lösung an: 12 Monate nach dieser Verordnung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen EUR und 24 Monate für alle übrigen Unternehmen. FreeBillGen erhebt keinen Anspruch darauf, einen der beiden spanischen Abläufe regelkonform zu unterstützen.
Fragen zur Rechnungsstellung in Spanien
Welche Angaben muss eine spanische Factura enthalten?
Eine vollständige Factura enthält im Allgemeinen eine fortlaufende Nummer und Serie, das Ausstellungsdatum, bei Abweichung das Datum des Geschäftsvorgangs, Angaben zum Lieferanten und Kunden, eine Beschreibung, die Bemessungsgrundlage, die anwendbare IVA-Behandlung und den Gesamtbetrag. Fügen Sie einen IRPF-Quellensteuerabzug nur hinzu, wenn die Einkünfte und der Zahlungsverpflichtete unter die Quellensteuervorschriften fallen. In bestimmten Fällen sind weitere Angaben erforderlich.
Wie hoch ist der IVA-Satz in Spanien?
Der reguläre IVA-Satz, die spanische Umsatzsteuer, beträgt 21 % und gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Daneben gibt es einen ermäßigten Satz von 10 %, beispielsweise für das Gastgewerbe und bestimmte Beförderungsleistungen, sowie einen stark ermäßigten Satz von 4 % für lebensnotwendige Güter wie Grundnahrungsmittel, Bücher und einige Arzneimittel. Bestimmte Dienstleistungen sind von der IVA befreit. Weisen Sie den Satz und die daraus resultierende cuota auf der Factura gesondert aus.
Wann muss ein autónomo auf einer Factura einen IRPF-Quellensteuerabzug anwenden?
Der Quellensteuerabzug gilt häufig für entsprechend qualifizierte berufliche Einkünfte, wenn der Zahlungsverpflichtete zum Steuerabzug verpflichtet ist. Der allgemeine Satz für berufliche Einkünfte beträgt 2026 15 %. Ein entsprechend qualifizierter neuer Berufstätiger kann im Gründungsjahr und in den beiden darauffolgenden Jahren 7 % anwenden, nachdem die Voraussetzungen erfüllt wurden und der Zahlungsverpflichtete benachrichtigt wurde. Für andere Tätigkeiten gelten andere Vorschriften.
Wie wird der Gesamtbetrag auf der Factura eines autónomo berechnet?
Gehen Sie von der base imponible aus, rechnen Sie die IVA hinzu, beispielsweise 21 %, und ziehen Sie anschließend den IRPF-Quellensteuerbetrag ab, entweder 15 % oder 7 % für neue autónomos. Das Ergebnis ist der total a percibir, also der Betrag, den der Kunde tatsächlich an Sie zahlt. Bei einer Bemessungsgrundlage von 1.000 EUR: +210 EUR IVA, -150 EUR IRPF, total a percibir 1.060 EUR.
Müssen Rechnungsnummern in Spanien fortlaufend sein?
Ja. Die Nummern müssen innerhalb jeder Serie fortlaufend sein. Mehrere Serien sind in begründeten Fällen zulässig, und für bestimmte Dokumente wie Berichtigungsrechnungen sind getrennte Serien vorgeschrieben. Führen Sie über ungültige Rechnungen und Korrekturen nachvollziehbare Aufzeichnungen und verwenden Sie eine Nummer niemals stillschweigend erneut.
Berechne ich IRPF, wenn ich einer Privatperson eine Rechnung stelle?
Ein privater Verbraucher ist im Allgemeinen nicht zum IRPF-Quellensteuerabzug verpflichtet. Wenden Sie die IVA entsprechend der Leistung an, für die eine reguläre, ermäßigte, steuerbefreite oder andere Behandlung gelten kann. Prüfen Sie alle ungewöhnlichen Vorschriften zum Zahlungsverpflichteten oder Geschäftsvorgang.