O que é uma factura espanhola
Em Espanha, a fatura de venda padrão é a factura (frequentemente chamada factura completa ou factura ordinaria). É o documento legal que regista uma venda de bens ou serviços, cobra IVA (o IVA espanhol) quando aplicável e - para trabalhadores por conta própria que faturam a empresas - aplica uma retenção de imposto sobre o rendimento. Emitir uma factura correta é o que permite ao seu cliente deduzir o IVA, permite-lhe declarar a venda, e dá a ambos os lados um registo válido para a Agencia Tributaria.
Existe também uma versão simplificada, a factura simplificada (que substituiu o antigo ticket ou recibo), geralmente permitida para pequenos montantes. Mas para trabalho B2B, serviços profissionais e tudo o que um autónomo fatura a uma empresa, emite uma factura completa com todos os campos exigidos. Este guia centra-se nessa factura completa.
O que uma factura deve conter
Uma factura completa tem uma lista definida de conteúdos obrigatórios. Deixe um campo de fora e o seu cliente pode recusar o documento, ou ele pode ser contestado numa inspeção. Toda a factura completa deve conter o seguinte:
- Número de factura (número da fatura)
- Um número único e correlativo (sequencial). A numeração deve ser contínua dentro de uma série, sem falhas.
- Fecha (data de emissão)
- A data em que a fatura é emitida, e a data da operação se for diferente da data de emissão.
- Datos del emisor (os seus dados)
- Nome completo ou denominação social, morada, e o seu número de identificação fiscal - o NIF (para empresas o CIF, para um autónomo o seu NIF/DNI).
- Datos del cliente (dados do cliente)
- O nome do cliente ou a denominação social, a morada, e o seu NIF quando for uma empresa ou profissional.
- Descripción (descrição)
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos, com quantidade e preço unitário para que cada linha esteja detalhada.
- Base imponible (base tributável)
- O montante líquido sobre o qual o imposto é calculado, antes do IVA e antes de qualquer retención de IRPF.
- Tipo de IVA y cuota (taxa e montante de IVA)
- A taxa de IVA aplicada (por exemplo 21%) e o montante de IVA resultante (a cuota), mostrados em separado.
- Total (total)
- O montante final, depois de somar o IVA e subtrair qualquer retención de IRPF onde se aplique.
IVA: as taxas de IVA espanholas
O IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) é o imposto sobre o valor acrescentado de Espanha, e é cobrado sobre a base imponible da sua factura. Há três taxas principais, e aplica a que corresponde ao que está a vender.
A taxa normal é de 21%, que se aplica à maioria dos bens e serviços. Uma taxa reduzida de 10% abrange itens como hotelaria e restauração, determinado transporte e algumas outras categorias. Uma taxa super-reduzida de 4% aplica-se a essenciais como alimentos básicos, livros, jornais e certos medicamentos. Algumas operações estão totalmente isentas de IVA (por exemplo, certos serviços médicos, educativos ou financeiros), caso em que não cobra IVA mas indica a isenção na factura. Mostre sempre a taxa e a cuota resultante (o montante de IVA) como uma linha separada para que o seu cliente a possa deduzir.
IRPF: a retenção que os autónomos aplicam
Esta é a parte que confunde a maioria dos freelancers. Quando um autónomo (um profissional por conta própria) fatura a uma empresa ou a outro profissional espanhol, a factura normalmente tem de incluir uma retención de IRPF - uma retenção por conta do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
O cliente não lhe paga esta retenção; retém-na e paga-a diretamente à Agencia Tributaria em seu nome, como adiantamento do seu próprio imposto sobre o rendimento. A retenção normal é de 15%. Os novos autónomos podem aplicar uma taxa reduzida de 7% no seu primeiro ano de atividade e nos dois anos seguintes. A retenção é calculada sobre a mesma base imponible que o IVA, mas, ao contrário do IVA, é subtraída ao total.
Note que a retención de IRPF se aplica a faturas a empresas e profissionais - não a faturas a particulares (consumidores), onde simplesmente cobra IVA e não aplica nenhuma retenção.
Como os totais são calculados
A ordem das operações na factura de um autónomo a uma empresa é o que a faz parecer diferente de uma fatura normal. Parte da base imponible, depois soma o IVA, depois subtrai a retención de IRPF, e o que resta é o total a percibir - o montante que o cliente lhe transfere efetivamente.
Exemplo prático: uma base imponible de 1000 EUR às taxas normais. Soma o IVA a 21% (+210 EUR). Subtrai o IRPF a 15% (-150 EUR). O total a percibir é 1060 EUR. Os 150 EUR de IRPF não se perdem - o seu cliente paga-os à Agencia Tributaria como adiantamento do seu imposto sobre o rendimento, e são reconciliados na sua declaração anual. Se for um novo autónomo na taxa de 7%, a retenção seria de 70 EUR e o total a percibir 1140 EUR.
- Base imponible
- O valor líquido do trabalho, antes de qualquer imposto. É sobre este valor que o IVA e o IRPF são ambos calculados.
- + IVA
- Some a cuota de IVA (por exemplo 21% da base imponible). Isto aumenta o montante.
- - Retención IRPF
- Subtraia a retención de IRPF (15%, ou 7% para novos autónomos). Isto reduz o montante que o cliente lhe paga.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. O montante que o cliente lhe transfere efetivamente.
Numeração sequencial e boas práticas
As regras espanholas exigem que os números de fatura sejam correlativos - emitidos numa sequência ininterrupta, sem falhas. Pode usar mais do que uma série (por exemplo, uma série separada para faturas retificativas, facturas rectificativas), mas dentro de cada série a numeração tem de ser contínua. Um número em falta ou duplicado é um sinal de alerta em qualquer inspeção.
Conserve as suas facturas pelo período de conservação legalmente exigido, guarde uma cópia de cada uma emitida, e certifique-se de que o número de factura, a fecha, os NIF de ambas as partes, a base imponible, o tipo de IVA e a cuota, e qualquer retención de IRPF estão todos claramente mostrados. A consistência aqui é o que mantém a sua contabilidade limpa e as suas declarações trimestrais de IVA e IRPF simples.
Perguntas sobre faturação espanhola
O que deve conter uma factura espanhola?
Uma factura completa deve mostrar um número de factura correlativo e único, a fecha (data de emissão), os seus dados incluindo o NIF, os dados do cliente incluindo o NIF dele, uma descripción clara dos bens ou serviços, a base imponible, o tipo de IVA e a cuota resultante, e o total. Para um autónomo que fatura a uma empresa, mostra também a retención de IRPF.
Qual é a taxa de IVA em Espanha?
A taxa de IVA (IVA espanhol) normal é de 21% e aplica-se à maioria dos bens e serviços. Há uma taxa reduzida de 10% (por exemplo, hotelaria e restauração e determinado transporte) e uma taxa super-reduzida de 4% para essenciais como alimentos básicos, livros e alguns medicamentos. Alguns serviços estão isentos de IVA. Mostre a taxa e a cuota resultante em separado na factura.
Quando é que um autónomo aplica a retención de IRPF numa factura?
Quando um autónomo fatura a uma empresa espanhola ou a outro profissional, a factura normalmente inclui uma retención de IRPF. O cliente retém-na e paga-a à Agencia Tributaria como adiantamento do seu imposto sobre o rendimento. A taxa normal é de 15%; os novos autónomos podem aplicar 7% no seu primeiro ano e nos dois anos seguintes. As faturas a consumidores particulares não têm retención de IRPF.
Como é calculado o total numa factura de autónomo?
Parta da base imponible, some o IVA (por exemplo 21%), depois subtraia a retención de IRPF (15%, ou 7% para novos autónomos). O resultado é o total a percibir - o montante que o cliente lhe paga efetivamente. Para uma base de 1000 EUR: +210 de IVA, -150 de IRPF, total a percibir 1060 EUR.
Os números de fatura em Espanha têm de ser sequenciais?
Sim. O número de factura tem de ser correlativo - emitido numa sequência ininterrupta, sem falhas. Pode usar mais do que uma série (por exemplo, uma série separada para facturas rectificativas), mas dentro de cada série a numeração tem de ser contínua. Números em falta ou duplicados são um problema numa inspeção.
Cobro IRPF quando faturo a um particular?
Não. A retención de IRPF só se aplica a faturas a empresas e profissionais. Quando fatura a um particular (um consumidor), cobra o IVA à taxa aplicável e não aplica nenhuma retenção - por isso o total é simplesmente a base imponible mais o IVA.