Qué es una factura española
En España, la factura de venta estándar es la factura (a menudo llamada factura completa o factura ordinaria). Es el documento legal que registra una venta de bienes o servicios, repercute el IVA donde corresponde y (para los trabajadores por cuenta propia que facturan a empresas) aplica una retención del impuesto sobre la renta. Emitir una factura correcta es lo que permite a tu cliente deducir el IVA, te permite declarar la venta y da a ambas partes un registro válido ante la Agencia Tributaria.
También existe una versión simplificada, la factura simplificada (que sustituyó al antiguo ticket o recibo), generalmente permitida para importes pequeños. Pero para el trabajo B2B, los servicios profesionales y todo lo que un autónomo factura a una empresa, emites una factura completa con todos los campos obligatorios. Esta guía se centra en esa factura completa.
Qué debe contener una factura
Una factura completa tiene una lista definida de contenidos obligatorios. Si omites un campo, tu cliente puede rechazar el documento, o puede ser cuestionado en una inspección. Toda factura completa debe llevar lo siguiente:
- Número de factura
- Un número único y correlativo (secuencial). La numeración debe ser continua dentro de una serie y sin saltos.
- Fecha (fecha de emisión)
- La fecha en que se emite la factura, y la fecha de la operación si difiere de la fecha de emisión.
- Datos del emisor (tus datos)
- Nombre y apellidos o razón social, domicilio y tu número de identificación fiscal: el NIF (para empresas el CIF, para un autónomo tu NIF/DNI).
- Datos del cliente
- El nombre o razón social del cliente, su domicilio y su NIF cuando sea una empresa o profesional.
- Descripción
- Una descripción clara de los bienes o servicios prestados, con cantidad y precio unitario para que cada línea quede detallada.
- Base imponible
- El importe neto sobre el que se calcula el impuesto, antes del IVA y antes de cualquier retención de IRPF.
- Tipo de IVA y cuota
- El tipo de IVA aplicado (por ejemplo, 21%) y la cuota de IVA resultante, mostrada por separado.
- Total
- El importe final, tras sumar el IVA y restar cualquier retención de IRPF cuando aplique.
El IVA: los tipos de IVA españoles
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el impuesto al valor agregado de España, y se repercute sobre la base imponible de tu factura. Hay tres tipos principales, y aplicas el que corresponde a lo que vendes.
El tipo general es del 21%, que aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Un tipo reducido del 10% cubre conceptos como hostelería, ciertos transportes y algunas otras categorías. Un tipo superreducido del 4% aplica a productos de primera necesidad como alimentos básicos, libros, periódicos y ciertos medicamentos. Algunas operaciones están exentas de IVA por completo (por ejemplo, ciertos servicios médicos, educativos o financieros), en cuyo caso no repercutes IVA pero indicas la exención en la factura. Muestra siempre el tipo y la cuota resultante (el importe del IVA) como una línea aparte para que tu cliente pueda deducirla.
El IRPF: la retención que aplican los autónomos
Esta es la parte que confunde a la mayoría de los autónomos. Cuando un autónomo (un profesional por cuenta propia) factura a una empresa española u otro profesional, la factura normalmente tiene que incluir una retención de IRPF: una retención a cuenta del impuesto sobre la renta de las personas físicas (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
El cliente no te paga esta retención a ti; la retiene y la ingresa directamente a la Agencia Tributaria en tu nombre, como un anticipo de tu propio impuesto sobre la renta. La retención general es del 15%. Los nuevos autónomos pueden aplicar un tipo reducido del 7% durante su primer año de actividad y los dos años siguientes. La retención se calcula sobre la misma base imponible que el IVA, pero, a diferencia del IVA, se resta del total.
Ten en cuenta que la retención de IRPF aplica en facturas a empresas y profesionales, no en facturas a particulares (consumidores), donde simplemente repercutes IVA y no aplicas retención.
Cómo se calculan los totales
El orden de las operaciones en la factura de un autónomo a una empresa es lo que hace que se vea distinta de una factura normal. Parte de la base imponible, luego suma el IVA, después resta la retención de IRPF, y lo que queda es el total a percibir: el importe que el cliente te transfiere realmente.
Ejemplo práctico: una base imponible de 1.000 EUR a los tipos generales. Suma el IVA al 21% (+210 EUR). Resta el IRPF al 15% (-150 EUR). El total a percibir es 1.060 EUR. Los 150 EUR de IRPF no se pierden: tu cliente los ingresa a la Agencia Tributaria como un anticipo de tu impuesto sobre la renta, y se concilian en tu declaración anual. Si eres un nuevo autónomo con el tipo del 7%, la retención sería de 70 EUR y el total a percibir de 1.140 EUR.
- Base imponible
- El valor neto del trabajo, antes de cualquier impuesto. Esta es la cifra sobre la que se calculan tanto el IVA como el IRPF.
- + IVA
- Suma la cuota de IVA (por ejemplo, el 21% de la base imponible). Esto incrementa el importe.
- - Retención IRPF
- Resta la retención de IRPF (15%, o 7% para nuevos autónomos). Esto reduce el importe que el cliente te paga.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. El importe que el cliente te transfiere realmente.
Numeración correlativa y buenas prácticas
Las reglas españolas exigen que los números de factura sean correlativos: emitidos en una secuencia ininterrumpida y sin saltos. Puedes llevar más de una serie (por ejemplo, una serie aparte para facturas rectificativas, las facturas rectificativas), pero dentro de cada serie la numeración debe ser continua. Un número faltante o duplicado es una señal de alerta en cualquier inspección.
Conserva tus facturas durante el periodo de conservación que exige la ley, guarda una copia de cada una emitida y asegúrate de que el número de factura, la fecha, el NIF de ambas partes, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota, y cualquier retención de IRPF queden todos claramente mostrados. La consistencia aquí es lo que mantiene limpia tu contabilidad y sencillas tus declaraciones trimestrales de IVA e IRPF.
Preguntas sobre facturación en España
¿Qué debe contener una factura española?
Una factura completa debe mostrar un número de factura correlativo y único, la fecha (de emisión), tus datos incluido el NIF, los datos del cliente incluido su NIF, una descripción clara de los bienes o servicios, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota resultante, y el total. Para un autónomo que factura a una empresa, también muestra la retención de IRPF.
¿Cuál es el tipo de IVA en España?
El tipo general de IVA es del 21% y aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Hay un tipo reducido del 10% (por ejemplo, hostelería y ciertos transportes) y un tipo superreducido del 4% para productos de primera necesidad como alimentos básicos, libros y algunos medicamentos. Algunos servicios están exentos de IVA. Muestra el tipo y la cuota resultante por separado en la factura.
¿Cuándo aplica un autónomo la retención de IRPF en una factura?
Cuando un autónomo factura a una empresa española u otro profesional, la factura normalmente incluye una retención de IRPF. El cliente la retiene y la ingresa a la Agencia Tributaria como un anticipo de tu impuesto sobre la renta. El tipo general es del 15%; los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% en su primer año y los dos siguientes. Las facturas a consumidores particulares no llevan retención de IRPF.
¿Cómo se calcula el total en la factura de un autónomo?
Parte de la base imponible, suma el IVA (por ejemplo, 21%) y luego resta la retención de IRPF (15%, o 7% para nuevos autónomos). El resultado es el total a percibir: el importe que el cliente te paga realmente. Para una base de 1.000 EUR: +210 de IVA, -150 de IRPF, total a percibir de 1.060 EUR.
¿Los números de factura en España deben ser correlativos?
Sí. El número de factura debe ser correlativo: emitido en una secuencia ininterrumpida y sin saltos. Puedes llevar más de una serie (por ejemplo, una serie aparte para facturas rectificativas), pero dentro de cada serie la numeración debe ser continua. Los números faltantes o duplicados son un problema en una inspección.
¿Cobro IRPF al facturar a un particular?
No. La retención de IRPF solo aplica en facturas a empresas y profesionales. Cuando facturas a un particular (un consumidor), repercutes el IVA al tipo correspondiente y no aplicas retención, así que el total es simplemente la base imponible más el IVA.