Wat een Spaanse factura is
In Spanje is de standaardverkoopfactuur de factura (vaak factura completa of factura ordinaria genoemd). Het is het juridische document dat een verkoop van goederen of diensten vastlegt, IVA (de Spaanse btw) rekent waar van toepassing, en - voor zelfstandigen die bedrijven factureren - een inkomstenbelastinginhouding toepast. Een correcte factura uitgeven is wat je klant in staat stelt de IVA af te trekken, je in staat stelt de verkoop aan te geven, en beide partijen een geldige registratie geeft voor de Agencia Tributaria.
Er is ook een vereenvoudigde versie, de factura simplificada (die de oude ticket of kassabon verving), die over het algemeen is toegestaan voor kleine bedragen. Maar voor B2B-werk, professionele diensten en alles wat een autonomo aan een bedrijf factureert, geef je een volledige factura uit met elk vereist veld. Deze gids richt zich op die volledige factura.
Wat een factura moet bevatten
Een volledige factura heeft een vastgestelde lijst met vereiste inhoud. Laat een veld weg en je klant kan het document weigeren, of het kan worden aangevochten bij een inspectie. Elke volledige factura zou het volgende moeten bevatten:
- Numero de factura (factuurnummer)
- Een uniek, correlatief (doorlopend) nummer. De nummering moet binnen een reeks ononderbroken zijn zonder gaten.
- Fecha (factuurdatum)
- De datum waarop de factuur is uitgegeven, en de datum van de transactie als die afwijkt van de factuurdatum.
- Datos del emisor (jouw gegevens)
- Volledige naam of bedrijfsnaam, adres, en je belastingidentificatienummer - de NIF (voor bedrijven de CIF, voor een autonomo je NIF/DNI).
- Datos del cliente (klantgegevens)
- De naam of bedrijfsnaam van de klant, adres, en hun NIF wanneer ze een bedrijf of professional zijn.
- Descripcion (omschrijving)
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met aantal en stuksprijs zodat elke regel gespecificeerd is.
- Base imponible (belastinggrondslag)
- Het nettobedrag waarover de belasting wordt berekend, vóór IVA en vóór een eventuele IRPF-inhouding.
- Tipo de IVA y cuota (btw-tarief en -bedrag)
- Het toegepaste IVA-tarief (bijvoorbeeld 21%) en het resulterende IVA-bedrag (de cuota), apart vermeld.
- Total (totaal)
- Het uiteindelijke bedrag, na optelling van IVA en aftrek van een eventuele IRPF-inhouding waar die geldt.
IVA: de Spaanse btw-tarieven
IVA (Impuesto sobre el Valor Anadido) is de Spaanse belasting over de toegevoegde waarde, en hij wordt geheven over de base imponible van je factura. Er zijn drie hoofdtarieven, en je past het tarief toe dat overeenkomt met wat je verkoopt.
Het standaardtarief is 21%, dat geldt voor de meeste goederen en diensten. Een verlaagd tarief van 10% dekt zaken als horeca, bepaald vervoer en sommige andere categorieën. Een superverlaagd tarief van 4% geldt voor basisbenodigdheden zoals basisvoedingsmiddelen, boeken, kranten en bepaalde geneesmiddelen. Sommige transacties zijn helemaal vrijgesteld van IVA (bijvoorbeeld bepaalde medische, onderwijs- of financiële diensten), in welk geval je geen IVA rekent maar de vrijstelling op de factura vermeldt. Toon altijd het tarief en de resulterende cuota (het IVA-bedrag) als een aparte regel zodat je klant het kan aftrekken.
IRPF: de inhouding die autonomos toepassen
Dit is het deel waar de meeste zzp'ers over struikelen. Wanneer een autonomo (een zelfstandige professional) een Spaans bedrijf of een andere professional factureert, moet de factura meestal een retencion de IRPF bevatten - een inhouding op rekening van de personenbelasting (Impuesto sobre la Renta de las Personas Fisicas).
De klant betaalt deze inhouding niet aan jou; hij houdt hem in en betaalt hem rechtstreeks aan de Agencia Tributaria namens jou, als voorschot op je eigen inkomstenbelasting. De standaardinhouding is 15%. Nieuwe autonomos kunnen een verlaagd tarief van 7% toepassen in hun eerste jaar van activiteit en de twee daaropvolgende jaren. De inhouding wordt berekend over dezelfde base imponible als de IVA, maar anders dan IVA wordt hij van het totaal afgetrokken.
Merk op dat de IRPF-inhouding geldt op facturen aan bedrijven en professionals - niet op facturen aan particulieren (consumenten), waar je simpelweg IVA rekent en geen inhouding toepast.
Hoe de totalen worden berekend
De volgorde van de bewerkingen op de factura van een autonomo aan een bedrijf is wat hem er anders doet uitzien dan een normale factuur. Je begint bij de base imponible, telt dan IVA op, trekt dan de IRPF-inhouding af, en wat overblijft is het total a percibir - het bedrag dat de klant daadwerkelijk naar je overmaakt.
Uitgewerkt voorbeeld: een base imponible van 1.000 EUR tegen de standaardtarieven. Tel IVA op tegen 21% (+210 EUR). Trek IRPF af tegen 15% (-150 EUR). Het total a percibir is 1.060 EUR. De 150 EUR aan IRPF is niet verloren - je klant betaalt het aan de Agencia Tributaria als voorschot op je inkomstenbelasting, en het wordt verrekend in je jaarlijkse aangifte. Ben je een nieuwe autonomo op het 7%-tarief, dan zou de inhouding 70 EUR zijn en het total a percibir 1.140 EUR.
- Base imponible
- De nettowaarde van het werk, vóór enige belasting. Dit is het cijfer waarover zowel IVA als IRPF worden berekend.
- + IVA
- Tel de IVA-cuota op (bijvoorbeeld 21% van de base imponible). Dit verhoogt het bedrag.
- - Retencion IRPF
- Trek de IRPF-inhouding af (15%, of 7% voor nieuwe autonomos). Dit verlaagt het bedrag dat de klant je betaalt.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. Het bedrag dat de klant daadwerkelijk naar je overmaakt.
Doorlopende nummering en goede praktijk
De Spaanse regels vereisen dat factuurnummers correlatief zijn - uitgegeven in een ononderbroken reeks zonder gaten. Je kunt meer dan één reeks gebruiken (bijvoorbeeld een aparte reeks voor correctiefacturen, facturas rectificativas), maar binnen elke reeks moet de nummering ononderbroken zijn. Een ontbrekend of dubbel nummer is een rode vlag bij elke inspectie.
Bewaar je facturas gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn, sla een kopie op van elke uitgegeven factuur, en zorg dat het numero de factura, de fecha, de NIF van beide partijen, de base imponible, het tipo de IVA en de cuota, en een eventuele IRPF-inhouding allemaal duidelijk worden getoond. Consistentie hierin houdt je boekhouding netjes en je kwartaalaangiften van IVA en IRPF overzichtelijk.
Vragen over factureren in Spanje
Wat moet een Spaanse factura bevatten?
Een volledige factura moet een uniek correlatief numero de factura tonen, de fecha (factuurdatum), je gegevens inclusief NIF, de gegevens van de klant inclusief hun NIF, een duidelijke descripcion van de goederen of diensten, de base imponible, het tipo de IVA en de resulterende cuota, en het totaal. Voor een autonomo die een bedrijf factureert, toont hij ook de retencion de IRPF.
Wat is het IVA-tarief in Spanje?
Het standaard IVA-tarief (Spaanse btw) is 21% en geldt voor de meeste goederen en diensten. Er is een verlaagd tarief van 10% (bijvoorbeeld horeca en bepaald vervoer) en een superverlaagd tarief van 4% voor basisbenodigdheden zoals basisvoedsel, boeken en sommige geneesmiddelen. Sommige diensten zijn vrijgesteld van IVA. Toon het tarief en de resulterende cuota apart op de factura.
Wanneer past een autonomo een IRPF-inhouding toe op een factura?
Wanneer een autonomo een Spaans bedrijf of een andere professional factureert, bevat de factura normaal gesproken een retencion de IRPF. De klant houdt hem in en betaalt hem aan de Agencia Tributaria als voorschot op je inkomstenbelasting. Het standaardtarief is 15%; nieuwe autonomos kunnen 7% toepassen in hun eerste jaar en de twee daaropvolgende jaren. Facturen aan particuliere consumenten dragen geen IRPF-inhouding.
Hoe wordt het totaal op een autonomo-factura berekend?
Begin bij de base imponible, tel de IVA op (bijvoorbeeld 21%), trek dan de IRPF-inhouding af (15%, of 7% voor nieuwe autonomos). Het resultaat is het total a percibir - het bedrag dat de klant je daadwerkelijk betaalt. Voor een base van 1.000 EUR: +210 IVA, -150 IRPF, total a percibir 1.060 EUR.
Moeten factuurnummers in Spanje doorlopend zijn?
Ja. Het numero de factura moet correlatief zijn - uitgegeven in een ononderbroken reeks zonder gaten. Je mag meer dan één reeks gebruiken (bijvoorbeeld een aparte reeks voor facturas rectificativas), maar binnen elke reeks moet de nummering ononderbroken zijn. Ontbrekende of dubbele nummers zijn een probleem bij een inspectie.
Reken ik IRPF bij het factureren van een particulier?
Nee. De IRPF-inhouding geldt alleen op facturen aan bedrijven en professionals. Wanneer je een particulier (een consument) factureert, reken je IVA tegen het toepasselijke tarief en pas je geen inhouding toe - dus het totaal is simpelweg de base imponible plus IVA.