Wat is een Spaanse factura?
De standaard Spaanse verkoopfactuur is de factura completa. Deze registreert de transactie en vermeldt de IVA waar van toepassing. Als de betaling inkomsten betreft die onderworpen zijn aan inhouding en de klant verplicht is inhouding te verrichten, kan de factuur ook dat IRPF-bedrag vermelden.
Een factura simplificada is alleen toegestaan in de situaties en binnen de bedragsgrenzen die de facturatieverordening vaststelt. Sommige B2B-ontvangers hebben een volledige factuur nodig om belastingaftrek te onderbouwen; kies de vereenvoudigde vorm daarom niet uitsluitend op basis van het bedrag. Deze gids richt zich op een volledige factura.
Wat moet een factura bevatten?
Een volledige factura kent een vastgestelde lijst van verplichte inhoud. Ontbreekt er een veld, dan kan uw klant het document weigeren of kan het bij een controle worden betwist. Elke volledige factura moet het volgende bevatten:
- Número de factura (factuurnummer)
- Een nummer en, waar gebruikt, een reeks. De nummering moet opeenvolgend zijn binnen elke reeks; in bepaalde gevallen is een aparte reeks verplicht.
- Fecha (uitgiftedatum)
- De datum waarop de factuur wordt uitgegeven, en de datum van de prestatie als die afwijkt van de uitgiftedatum.
- Datos del emisor (uw gegevens)
- Volledige naam of bedrijfsnaam, adres en het toepasselijke NIF of EU-btw-identificatienummer.
- Datos del cliente (klantgegevens)
- De naam, het adres en het belastingidentificatienummer van de klant, voor zover vereist voor de transactie.
- Descripción (omschrijving)
- Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten, met de gegevens die nodig zijn om de prestatie en de prijs vast te stellen.
- Base imponible (belastbare grondslag)
- Het nettobedrag waarover de belasting wordt berekend, vóór IVA en vóór eventuele IRPF-inhouding.
- Tipo de IVA y cuota (btw-tarief en bedrag)
- Het toegepaste IVA-tarief (bijvoorbeeld 21%) en het daaruit voortvloeiende IVA-bedrag (de cuota), afzonderlijk weergegeven.
- Total (totaal)
- Het eindbedrag, na optelling van de IVA en aftrek van eventuele IRPF-inhouding indien van toepassing.
IVA: de Spaanse btw-tarieven
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) wordt geheven over de belastbare grondslag wanneer de levering in Spanje belast is. Het algemene tarief is 21%, met tarieven van 10% en 4% voor wettelijk bepaalde categorieën. Er bestaan ook vrijstellingen, nultarieven en speciale territoriale regels.
Selecteer een tarief niet uitsluitend op basis van een algemene productomschrijving. Classificatie, locatie, klantstatus en tijdelijke maatregelen kunnen de behandeling wijzigen. Vermeld elk toepasselijk tarief en bedrag afzonderlijk, of de wettelijke vrijstellingsreferentie indien vereist.
| IVA-behandeling | Algemene beschrijving | Wat te controleren |
|---|---|---|
| 21% | Algemeen tarief | Of een verlaagd tarief of speciale regel van toepassing is |
| 10% | Verlaagd tarief | Exacte wettelijke categorie |
| 4% | Superverlaagd tarief | Exacte wettelijke categorie |
| Vrijgesteld of anders | Transactiespecifieke behandeling | Wettelijke grondslag en factuurvermelding |
IRPF: wanneer professionele inhouding van toepassing is
IRPF-inhouding is geen heffing die elke autónomo op elke zakelijke factuur toepast. Het is van toepassing wanneer het inkomen binnen een inhoudingscategorie valt, meestal kwalificerend professioneel inkomen, en de betaler verplicht is tot inhouding. De betaler houdt het bedrag in op de betaling en doet hiervan aangifte bij de Agencia Tributaria namens de ontvanger.
Het algemene tarief voor professioneel inkomen in 2026 is 15%. Een tarief van 7% kan van toepassing zijn in het jaar waarin een kwalificerende professionele activiteit begint en de twee daaropvolgende jaren, onder voorbehoud van de voorwaarden en kennisgeving aan de betaler. Andere activiteiten en omstandigheden hebben andere tarieven. De inhouding wordt berekend over het relevante bruto professionele inkomen en in mindering gebracht op het daadwerkelijk uitbetaalde bedrag.
Een particuliere consument is over het algemeen geen IRPF-inhoudingsplichtige. Bevestig zowel de inkomenscategorie als de inhoudingsplicht van de betaler voordat u een inhouding toevoegt of weglaat.
Hoe de totalen worden berekend
Wanneer zowel 21% IVA als 15% professionele inhouding van toepassing zijn op dezelfde grondslag van 1.000 EUR, is de berekening 1.000 EUR + 210 EUR IVA - 150 EUR IRPF = 1.060 EUR te betalen. De klant doet namens de professional aangifte van de 150 EUR inhouding bij de belastingdienst.
Dit is slechts een illustratie. Een ander IVA-tarief, vrijstelling, inhoudingscategorie of het tarief van 7% voor nieuwe professionals wijzigt de uitkomst. Controleer de geschiktheid voordat u het voorbeeld kopieert.
- Base imponible
- De nettowaarde van de werkzaamheden, vóór enige belasting. Dit is het bedrag waarover zowel IVA als IRPF worden berekend.
- + IVA
- Tel de IVA-cuota op (bijvoorbeeld 21% van de belastbare grondslag). Dit verhoogt het bedrag.
- - Retención IRPF
- Als het inkomen en de betaler onder de regeling vallen, trek dan het inhoudingsbedrag af dat met het geverifieerde percentage is berekend.
- = Totaal te ontvangen
- Belastbare grondslag + IVA - IRPF. Het bedrag dat de klant daadwerkelijk aan u overmaakt.
Opeenvolgende nummering en goede werkwijzen
Factuurnummering moet binnen elke reeks opeenvolgend zijn. Afzonderlijke reeksen zijn toegestaan en in bepaalde gevallen vereist, waaronder corrigerende facturen. Bewaar het controlespoor voor geannuleerde, gecorrigeerde en extern aangemaakte documenten in plaats van nummers stilzwijgend te hergebruiken.
Afzonderlijke digitale hervormingen zijn eveneens van belang. De Spaanse regelgeving inzake factureringssystemen zal per 1 januari 2027 verplicht worden voor belastingplichtigen die onder de vennootschapsbelasting vallen en binnen het toepassingsgebied liggen, en per 1 juli 2027 voor de overige onder de regeling vallende gebruikers van geautomatiseerde factureringssystemen. VERI*FACTU is één toegestane modus, niet de naam van elk systeem dat aan de voorschriften voldoet. Daarnaast definieert Koninklijk Besluit 238/2026 gestructureerde B2B-e-facturering. De ingangsdata hiervan zijn gekoppeld aan het toekomstige ministeriële besluit voor de publieke oplossing: 12 maanden na dat besluit voor ondernemingen met een omzet van meer dan 8 miljoen EUR en 24 maanden voor de overige. FreeBillGen beweert niet te voldoen aan een van beide Spaanse werkwijzen.
Vragen over Spaanse facturatie
Wat moet een Spaanse factura bevatten?
Een volledige factura bevat doorgaans een opeenvolgend nummer en reeks, datum van uitreiking, transactiedatum indien afwijkend, gegevens van de leverancier en de klant, een omschrijving, de belastbare grondslag, de toepasselijke IVA-regeling en het totaalbedrag. Voeg IRPF-inhouding alleen toe wanneer het inkomen en de betaler onder de inhoudingsregels vallen. Andere vermeldingen zijn van toepassing in specifieke gevallen.
Wat is het IVA-tarief in Spanje?
Het standaard IVA-tarief (Spaanse btw) is 21% en is van toepassing op de meeste goederen en diensten. Er geldt een verlaagd tarief van 10% (bijvoorbeeld voor horeca en bepaald vervoer) en een superverlaagd tarief van 4% voor eerste levensbehoeften zoals basisvoeding, boeken en sommige geneesmiddelen. Sommige diensten zijn vrijgesteld van IVA. Vermeld het tarief en de daaruit voortvloeiende cuota afzonderlijk op de factura.
Wanneer past een autónomo IRPF-inhouding toe op een factura?
Inhouding is doorgaans van toepassing op in aanmerking komend beroepsinkomen wanneer de betaler verplicht is in te houden. Het algemene beroepstarief voor 2026 is 15%; een in aanmerking komende nieuwe beroepsbeoefenaar kan 7% gebruiken in het startjaar en de twee daaropvolgende jaren, na het voldoen aan de voorwaarden en het informeren van de betaler. Voor andere activiteiten gelden andere regels.
Hoe wordt het totaalbedrag op een factura van een autónomo berekend?
Ga uit van de base imponible, tel daarbij de IVA op (bijvoorbeeld 21%) en trek vervolgens de IRPF-inhouding af (15%, of 7% voor nieuwe autónomo's). Het resultaat is de total a percibir: het bedrag dat de klant daadwerkelijk aan u betaalt. Voor een grondslag van 1.000 EUR: +210 IVA, −150 IRPF, total a percibir 1.060 EUR.
Moeten factuurnummers in Spanje opeenvolgend zijn?
Ja. Nummers moeten opeenvolgend zijn binnen elke reeks. Meerdere reeksen zijn toegestaan voor gerechtvaardigde gevallen, en afzonderlijke reeksen zijn verplicht voor bepaalde documenten zoals corrigerende facturen. Houd een traceerbare registratie bij van geannuleerde en gecorrigeerde documenten; hergebruik een nummer nooit stilzwijgend.
Breng ik IRPF in rekening bij het factureren aan een particulier?
Een particuliere consument is doorgaans niet verplicht IRPF in te houden. Pas IVA toe op basis van de prestatie, waarvoor het standaardtarief, een verlaagd tarief, een vrijstelling of een andere behandeling kan gelden. Controleer eventuele bijzondere regels voor de betaler of de transactie.