O que é uma factura espanhola?
A fatura de venda padrão na Espanha é a factura completa. Ela registra a transação e mostra o IVA quando aplicável. Se o pagamento for um rendimento sujeito à retenção e o cliente estiver obrigado a retê-la, a fatura também poderá mostrar esse valor de IRPF.
Uma factura simplificada só é permitida nas situações e dentro dos limites de valor definidos pelo regulamento de faturamento. Alguns destinatários B2B precisam de uma fatura completa para justificar deduções fiscais, portanto não escolha o formato simplificado apenas com base no preço. Este guia trata da factura completa.
O que uma factura deve conter?
Uma factura completa tem uma lista definida de informações obrigatórias. Se um campo ficar de fora, o cliente poderá recusar o documento ou ele poderá ser contestado em uma fiscalização. Toda factura completa deve conter:
- Número de factura (número da fatura)
- Um número e, quando usada, uma série. A numeração deve ser correlativa dentro de cada série, com séries separadas obrigatórias nos casos especificados.
- Fecha (data de emissão)
- A data de emissão da fatura e a data da operação, quando esta for diferente da data de emissão.
- Datos del emisor (dados do fornecedor)
- Nome completo ou razão social, endereço e o NIF ou número de identificação de IVA da UE aplicável.
- Datos del cliente (dados do cliente)
- Nome, endereço e identificador fiscal do cliente, quando exigido para a transação.
- Descripción (descrição)
- Uma descrição clara dos bens ou serviços, com os dados necessários para determinar a operação e o preço.
- Base imponible (base tributável)
- O valor líquido sobre o qual o imposto é calculado, antes do IVA e de qualquer retenção de IRPF.
- Tipo de IVA y cuota (alíquota e valor do IVA)
- A alíquota de IVA aplicada, por exemplo 21%, e o valor de IVA resultante, a cuota, mostrados separadamente.
- Total (total)
- O valor final, depois de somar o IVA e subtrair qualquer retenção de IRPF aplicável.
IVA: as alíquotas do imposto espanhol
O IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) incide sobre a base tributável quando a operação é tributável na Espanha. A alíquota geral é de 21%, com alíquotas de 10% e 4% para as categorias definidas em lei. Também existem isenções, alíquota zero e regras territoriais especiais.
Não escolha uma alíquota apenas com base em uma categoria ampla de produto. A classificação, a localização, a situação do cliente e medidas temporárias podem mudar o tratamento. Mostre separadamente cada alíquota aplicável e seu valor ou, quando exigido, a referência legal da isenção.
| Tratamento do IVA | Descrição geral | O que verificar |
|---|---|---|
| 21% | Alíquota geral | Se uma alíquota reduzida ou regra especial se aplica |
| 10% | Alíquota reduzida | Categoria legal exata |
| 4% | Alíquota super-reduzida | Categoria legal exata |
| Isenta ou outro tratamento | Tratamento específico da transação | Base legal e texto da fatura |
IRPF: quando a retenção profissional se aplica
A retenção de IRPF não é uma cobrança que todo autónomo inclui em todas as faturas comerciais. Ela se aplica quando o rendimento se enquadra em uma categoria sujeita à retenção, geralmente um rendimento profissional qualificado, e o pagador está obrigado a reter. O pagador deduz o valor do pagamento e o declara à Agencia Tributaria em nome do destinatário.
A alíquota geral de 2026 para rendimentos profissionais é de 15%. Uma alíquota de 7% pode ser aplicada no ano em que uma atividade profissional qualificada começa e nos dois anos seguintes, desde que as condições sejam cumpridas e o pagador seja notificado. Outras atividades e circunstâncias têm alíquotas diferentes. A retenção é calculada sobre o rendimento profissional bruto relevante e subtraída do valor pago.
Em geral, um consumidor pessoa física não é agente de retenção de IRPF. Confirme tanto a categoria do rendimento quanto a obrigação do pagador antes de incluir ou omitir uma retenção.
Como os totais são calculados
Quando o IVA de 21% e a retenção profissional de 15% se aplicam à mesma base de 1.000 EUR, o cálculo é 1.000 EUR + 210 EUR de IVA - 150 EUR de IRPF = 1.060 EUR a pagar. O cliente declara a retenção de 150 EUR à autoridade fiscal em nome do profissional.
Este é apenas um exemplo. Uma alíquota de IVA diferente, uma isenção, outra categoria de retenção ou a alíquota de 7% para novos profissionais muda o resultado. Confirme a elegibilidade antes de copiar o exemplo.
- Base imponible
- O valor líquido do trabalho, antes de qualquer imposto. Este é o valor usado para calcular tanto o IVA quanto o IRPF.
- + IVA
- Some a cuota de IVA, por exemplo 21% da base imponible. Isso aumenta o valor.
- - Retención IRPF
- Subtraia a alíquota de retenção confirmada quando o rendimento e o pagador estiverem abrangidos pelas regras.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. O valor que o cliente realmente transfere a você.
Numeração sequencial e boas práticas
A numeração das faturas deve ser correlativa dentro de cada série. Séries separadas são permitidas e obrigatórias nos casos especificados, inclusive para faturas retificadoras. Preserve o histórico de auditoria dos documentos cancelados, corrigidos e criados externamente, em vez de reutilizar números sem deixar registro.
Outras reformas digitais também são relevantes. O regulamento espanhol sobre sistemas de faturamento está previsto para se tornar obrigatório em 1 de janeiro de 2027 para os contribuintes do imposto sobre sociedades abrangidos e em 1 de julho de 2027 para os demais usuários abrangidos de sistemas informatizados de faturamento. VERI*FACTU é uma modalidade permitida, não o nome de todo sistema em conformidade. Além disso, o Real Decreto 238/2026 define o faturamento eletrônico B2B estruturado. As datas de vigência estão vinculadas à futura ordem ministerial sobre a solução pública: 12 meses depois dessa ordem para empresas com faturamento superior a 8.000.000 EUR e 24 meses para as demais. O FreeBillGen não afirma estar em conformidade com nenhum desses fluxos espanhóis.
Perguntas sobre faturamento na Espanha
O que uma factura espanhola deve conter?
Uma factura completa geralmente mostra um número e uma série correlativos, a data de emissão, a data da transação quando for diferente, os dados do fornecedor e do cliente, uma descrição, a base tributável, o tratamento de IVA aplicável e o total. Acrescente a retenção de IRPF somente quando o rendimento e o pagador estiverem abrangidos pelas regras de retenção. Outras menções se aplicam em casos específicos.
Qual é a alíquota de IVA na Espanha?
A alíquota padrão do IVA espanhol é de 21% e se aplica à maioria dos bens e serviços. Há uma alíquota reduzida de 10%, por exemplo para hotelaria e certos transportes, e uma alíquota super-reduzida de 4% para itens essenciais, como alimentos básicos, livros e alguns medicamentos. Alguns serviços são isentos de IVA. Mostre separadamente a alíquota e a cuota resultante na factura.
Quando um autónomo aplica retenção de IRPF em uma factura?
A retenção costuma se aplicar a rendimentos profissionais qualificados quando o pagador está obrigado a reter. A alíquota profissional geral de 2026 é de 15%. Um novo profissional que se qualifique pode usar 7% no ano de início e nos dois anos seguintes, depois de cumprir as condições e notificar o pagador. Outras atividades seguem regras diferentes.
Como é calculado o total em uma factura de autónomo?
Comece pela base imponible, some o IVA, por exemplo 21%, e depois subtraia a retenção de IRPF, de 15% ou 7% para novos autónomos. O resultado é o total a percibir, o valor que o cliente realmente paga a você. Para uma base de 1.000 EUR: +210 EUR de IVA, -150 EUR de IRPF, total a percibir de 1.060 EUR.
Os números das faturas na Espanha precisam ser sequenciais?
Sim. Os números devem ser correlativos dentro de cada série. Várias séries são permitidas em casos justificados, e séries separadas são obrigatórias para determinados documentos, como faturas retificadoras. Mantenha um registro rastreável dos cancelamentos e das correções. Nunca reutilize um número sem deixar registro.
Devo cobrar IRPF ao faturar uma pessoa física?
Em geral, um consumidor pessoa física não está obrigado a reter IRPF. Aplique o IVA de acordo com a operação, que pode ter tratamento padrão, reduzido, isento ou outro. Confirme qualquer regra incomum relativa ao pagador ou à transação.