Najczęściej zadawane pytania

FreeBillGen to hostowany generator faktur dla freelancerów i małych firm na całym świecie. Pozwala tworzyć faktury z konfigurowalnym sposobem rozliczenia podatku, zarządzać kontrahentami, ustawiać harmonogramy cykliczne i pobierać pliki PDF w przeglądarce. Etykiety faktur są dostępne w 80 wariantach językowych, choć część wskazówek może pozostać po angielsku do czasu przeglądu. Usługa działa na infrastrukturze w UE i stosuje zabezpieczenia ukierunkowane na RODO. Podstawowy zakres jest bezpłatny i nie wymaga karty.

Tak. Obecny bezpłatny pakiet podstawowy obejmuje nieograniczone faktury, konfigurowalne rozliczanie podatku, 80 wariantów etykiet faktur, harmonogramy cykliczne, przypomnienia o płatności, raporty VAT i wiekowania należności, import CSV oraz API tylko do odczytu. Karta płatnicza nie jest potrzebna, a faktury nie mają znaku wodnego. Nie ma też limitu faktur ani klientów. Opcjonalne dodatki Pro pomagają finansować usługę, ale tworzenie i pobieranie faktury nie wymaga Pro. Żaden plan nie zawiera reklam ani analityki behawioralnej.

Pro jest dodatkiem dla zaawansowanych użytkowników obecnego bezpłatnego pakietu podstawowego. Pozwala obsługiwać więcej niż jedną firmę na koncie, dodaje API do zapisu i webhooki, formaty eksportu do Xero i QuickBooks oraz automatyczną wysyłkę dokumentów cyklicznych. API tylko do odczytu, faktury, 80 wariantów etykiet, szablony, własne logo, kontrahenci, przypomnienia, raporty, skrzynka przychodzących e-faktur i hostowane odsyłacze „Zapłać teraz” są obecnie dostępne bezpłatnie. Aktualne opcje zakupu zawiera strona cennika.

Tworzenie i pobieranie profesjonalnych faktur należy do obecnego bezpłatnego zakresu. Karta płatnicza nie jest potrzebna, a liczba faktur nie ma limitu i dokumenty nie zawierają znaku wodnego. Lifetime Pro finansuje usługę przez określony zestaw funkcji oprogramowania o przewidywalnych kosztach utrzymania: obsługę wielu firm, API do zapisu i wychodzące webhooki, eksporty księgowe oraz automatyczną wysyłkę cyklicznych dokumentów. Nowy dostęp Pro kosztuje jednorazowo 49 € łącznie z właściwym podatkiem lokalnym i zapewnia dożywotni dostęp do wymienionych funkcji, bez abonamentu i odnowień. Opcjonalne usługi obciążone bezpośrednim kosztem dostawcy nie są wliczone. Jeśli zostaną udostępnione, korzystają z osobnych jednorazowych pakietów środków bez automatycznego odnowienia. Paddle pokazuje dokładne rozliczenie podatku przed płatnością. Dostępność i eksport faktur nie zależą od Pro. Prawa do danych nie zależą od planu.

Dla freelancerów i małych firm na całym świecie. FreeBillGen udostępnia pola i sposoby rozliczania podatku zależne od kraju tam, gdzie zostały wdrożone, elastyczną obsługę podatku w pozostałych przypadkach oraz 80 wariantów etykiet faktury. Część wskazówek może pozostać po angielsku do czasu przeglądu. Usługa jest przeznaczona dla pojedynczego operatora prowadzącego własną księgowość, a nie dla biur rachunkowych zarządzających wieloma klientami. Nie stanowi certyfikatu zgodności z lokalnym prawem. Aktualne przepisy właściwej jurysdykcji trzeba zweryfikować.

Nie. FreeBillGen może być używany przez osoby prowadzące jednoosobową działalność, osoby działające na podstawie indywidualnego zezwolenia oraz zarejestrowane osoby prawne. Status prawny nie zmienia działania programu. Dokument pokazuje dane firmy skonfigurowane przez użytkownika. Właściwe obowiązki podatkowe trzeba potwierdzić z księgowym lub doradcą.

Selektor języka faktury udostępnia 80 opcji, między innymi angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, włoski, portugalski, polski i niderlandzki. Wybrany język określa etykiety i prezentację dokumentu. Część wskazówek w aplikacji może pozostać po angielsku do czasu niezależnej weryfikacji. Sam wybór języka nie potwierdza formatu właściwego dla danej jurysdykcji. Silnik podatkowy obsługuje konfigurowalne warianty VAT, GST, podatku od sprzedaży oraz stawki zerowej, a w zweryfikowanych przypadkach także wybrane pola i adnotacje zależne od kraju. Jest to oprogramowanie, a nie doradztwo podatkowe. Lokalne wymagania należy sprawdzić w oficjalnym źródle lub u wykwalifikowanego doradcy.

Tak. Każdą fakturę można wystawić w innej walucie - PLN, EUR, USD, GBP i innych. Symbol i kod waluty pojawiają się na PDF.

Tak. Dodaj odbiorcę na fakturze i kliknij Wyślij e-mailem. PDF zostanie dołączony automatycznie. Doręczanie wiadomości obsługuje nasz hostowany SMTP - bez konfiguracji.

Tak. Można tworzyć wiele serii numeracji, na przykład `FV-2026-0001` lub `FS/2026/001`, z własnymi prefiksami, sufiksami i numerami początkowymi. Ułatwia to prowadzenie oddzielnych serii dla różnych kategorii usług lub lat.

Tak. Należy ustawić częstotliwość, na przykład co miesiąc, kwartał, rok lub określoną liczbę dni, datę rozpoczęcia i kontrahenta. W każdym planie FreeBillGen automatycznie utworzy szkic. Lifetime Pro może również automatycznie wysłać go e-mailem. W planie bezpłatnym utworzony szkic trzeba samodzielnie sprawdzić i wysłać.

Edytować można szkic. Wystawienie faktury blokuje jej treść prawną niezależnie od tego, czy dokument jest nieopłacony, częściowo opłacony, w pełni opłacony, wysłany e-mailem lub później anulowany. Dzięki temu ponumerowany dokument nie zmienia się bez śladu. Błąd w wystawionej fakturze należy poprawić fakturą korygującą lub nowym skorygowanym dokumentem.

Tak. W sekcji Ustawienia → Firmy można skonfigurować wiele firm, każdą z własnymi danymi, rachunkami bankowymi i logo. Przy więcej niż jednej firmie na fakturze pojawia się pole wyboru wystawcy. Po wyjściu faktury ze statusu szkicu wystawcy nie można zmienić, więc wysłany dokument zawsze odzwierciedla firmę, która go wystawiła. Obsługa więcej niż jednej firmy jest funkcją Pro. Bezpłatny pakiet podstawowy obejmuje jedną firmę.

Tak. Logo dodane w sekcji Ustawienia → Firmy pojawi się w pliku PDF i na stronie faktury online. Każda firma ma własne logo, dzięki czemu dokumenty różnych firm są oznaczone oddzielnie.

Tak. Każda faktura zawiera link „Zobacz fakturę online”, czyli podpisany i wygasający adres URL dostępny bez logowania. Hostowany adres płatności od własnego dostawcy, na przykład Stripe Payment Link, PayPal, Wise lub strona płatności banku, staje się przyciskiem „Zapłać teraz”. FreeBillGen nie tworzy płatności, nie przetwarza środków i nie pobiera prowizji. Kwalifikująca się faktura w EUR może też zawierać kod QR do przelewu SEPA, jeśli IBAN, nazwa posiadacza rachunku, kwota i pozostałe wymagane pola mieszczą się w obsługiwanym formacie EPC.

Tak, jeśli zostaną włączone. W Ustawieniach można wybrać harmonogram, na przykład w dniu terminu płatności i określoną liczbę dni później. System wyśle e-mailem oznaczone marką przypomnienie dotyczące nieopłaconej faktury. Przypomnienia wymagają włączenia i są domyślnie wyłączone.

Na wystawionej fakturze należy wybrać opcję „Utwórz fakturę korygującą”. Powstanie oddzielny, ponumerowany dokument, który pomniejszy wartość pierwotnej faktury w raporcie VAT i nie będzie uwzględniany w wiekowaniu ani saldzie należności. Płatności są śledzone oddzielnie, dlatego korekta nie zależy od tego, czy pierwotna faktura jest nieopłacona, częściowo opłacona czy rozliczona.

Tak. Lista faktur zawiera przycisk pobierania CSV, a raporty VAT i wiekowania należności można wyeksportować do CSV na ich stronach. Pliki można otworzyć w arkuszu kalkulacyjnym lub przekazać księgowemu. Pro dodaje formaty CSV dla Xero i QuickBooks. Automatyczna dwukierunkowa synchronizacja z tymi platformami nie jest dostępna.

FreeBillGen może eksportować ogólne odwzorowania OASIS UBL i UN/CEFACT CII dla kwalifikujących się faktur sprzedawców z UE i EOG. Dla sprzedawców z Brazylii może też eksportować niekompletny, niewalidowany szkic do przeglądu o strukturze zbliżonej do NF-e. Pliki te nie potwierdzają zgodności z EN 16931, Factur-X, Peppol, profilem krajowym, SEFAZ ani inną platformą rozliczeniową. Eksporty CFDI, SUNAT CPE, ARCA WSFE, SII DTE i DIAN UBL są niedostępne, ponieważ aplikacja nie może bezpiecznie dostarczyć ani zwalidować wymaganych danych fiskalnych. Przed wysłaniem należy skorzystać z Paszportu faktury oraz walidatora wskazanego urzędu lub platformy.

Tak, bezpłatnie, przez ręczne przesłanie. Obsługiwany plik UBL lub CII od dostawcy można dodać do skrzynki odbiorczej. FreeBillGen przekształci go w czytelne pola i zachowa oryginał do audytu. Rozpoznanie składni nie oznacza walidacji Peppol, Factur-X ani profilu krajowego. Nie jest to punkt odbiorczy Peppol ani sieci administracji publicznej. Odbieranie faktur e-mailem pozostaje niedostępne do czasu ukończenia zabezpieczeń kwarantanny i infrastruktury pocztowej. Dane bankowe dostawcy są oznaczone jako niezweryfikowane. Kopiowanie i kod QR SEPA pozostają wyłączone, dopóki dostawca i IBAN nie zostaną potwierdzeni zaufanym kanałem.

Tak. REST API z uwierzytelnianiem tokenem pozwala odczytywać i zapisywać faktury, klientów oraz firmy. Klucze tworzy się w Ustawieniach, w sekcji Klucze API. Każdy klucz otrzymuje osobne zakresy odczytu lub zapisu dla zasobów oraz opcjonalną datę wygaśnięcia. Nowy klucz jest domyślnie tylko do odczytu. Token pojawia się raz podczas tworzenia i jest później przechowywany wyłącznie jako skrót. Cofnięcie klucza natychmiast blokuje dostęp.

Interaktywna dokumentacja znajduje się pod adresem /docs/api i jest generowana z kodu, dlatego odpowiada aktualnym punktom końcowym. Każde wywołanie tworzenia lub działania, takie jak wystawienie, wysłanie, zduplikowanie, utworzenie faktury korygującej albo zapis płatności, przyjmuje nagłówek Idempotency-Key. Ponowne wysłanie tego samego klucza zwraca pierwotny wynik zamiast ponownie tworzyć, numerować lub wysyłać zasób, dzięki czemu można bezpiecznie powtórzyć przerwane żądanie.

Tak. W sekcji Ustawienia → Webhooki można zarejestrować punkt końcowy. Dla obsługiwanych zdarzeń dotyczących faktur, płatności i kontrahentów wysyłamy metodą POST podpisane wywołanie zwrotne JSON. Każde żądanie jest podpisane algorytmem HMAC-SHA256 przy użyciu tajnego klucza punktu końcowego. Podpis trafia do nagłówka X-FreeBillGen-Signature, dzięki czemu można potwierdzić jego pochodzenie. Nieudane dostawy są ponawiane z rosnącym opóźnieniem, a każda próba jest rejestrowana. Tajny klucz jest wyświetlany raz podczas tworzenia punktu końcowego, a następnie maskowany.

Klucz API zapewnia tylko wybrane zakresy i dostęp wyłącznie do własnego konta. Obowiązuje ta sama izolacja kont co w aplikacji internetowej, dlatego klucz nie może odczytać danych innego użytkownika. Klucze są przechowywane jako skróty, nigdy jako zwykły tekst. Można ustawić datę wygaśnięcia lub w każdej chwili unieważnić klucz. Zakres zapisu należy przyznać tylko wtedy, gdy integracja rzeczywiście musi wprowadzać zmiany.

Baza danych usługi i hostowane pliki znajdują się na infrastrukturze w Unii Europejskiej. Wybrane funkcje korzystają ze wskazanych dostawców: SMTP2GO przetwarza wychodzące wiadomości z fakturą i załączonym plikiem PDF, Paddle obsługuje zakup i rozliczenie, a opcjonalne logowanie przez Google przetwarza uwierzytelnianie konta. Polityka prywatności opisuje role stron, pozostałych dostawców i stosowane zabezpieczenia.

Operacyjnie tak. Prowadzimy infrastrukturę, dlatego upoważniony dostęp może być potrzebny do obsługi, zabezpieczenia lub wsparcia usługi. Nie sprzedajemy danych faktur ani nie wykorzystujemy ich do reklam. Cele przetwarzania, dostawców i zasady kontroli dostępu opisuje Polityka prywatności.

Tak. W sekcji Raporty można eksportować faktury i raporty VAT do CSV, a pliki PDF pobierać pojedynczo. Szerszą kopię odpowiednich danych osobowych na podstawie art. 20 RODO można zamówić e-mailem. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zwykle w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego.

Należy użyć opcji Ustawienia → Konto → Usuń albo napisać do nas. Samoobsługowe usunięcie natychmiast blokuje dostęp i anonimizuje konto. Zaplanowane czyszczenie usuwa dane najemcy w ciągu 30 dni. Polityka prywatności wyjaśnia, jakie ograniczone informacje mogą pozostać ze względu na roszczenia prawne lub obowiązki ustawowe.

Hasła są przechowywane przy użyciu skonfigurowanego w aplikacji jednokierunkowego mechanizmu skrótu, dlatego zapisana wartość nie jest oryginalnym hasłem. Klucze dostępu WebAuthn używają poświadczeń klucza publicznego i mogą zastąpić logowanie hasłem. Dodatkowe bezpieczeństwo zapewnia uwierzytelnianie dwuskładnikowe TOTP.