Фактуриране в Нидерландия

Какво е нидерландска factuur?

В Нидерландия фактурата е factuur. Бизнес клиентът разчита на правилните съпътстващи данни, когато иска приспадане на данъчен кредит, а Belastingdienst може да ги провери. Липсващо поле може да наложи корекция и да изложи на риск приспадането.

Предприятията обикновено фактурират доставки към други предприятия и юридически лица. Правилото за срока обикновено изисква издаване до 15-ия ден на месеца след този, през който е извършена доставката, с конкретни изключения за някои сделки. Изискванията при фактуриране на потребители също се различават според доставката.

Какво трябва да включва нидерландска factuur?

Валидната factuur трябва да съдържа всеки задължителен реквизит, определен от Belastingdienst. Ако пропуснете такъв, фактурата не отговаря на изискванията, което може да изложи на риск правото на клиента да приспадне данъчен кредит и да предизвика въпроси при проверка. Уверете се, че всяка factuur показва следното.

Вашето пълно име и адрес

Юридическото име и адрес на вашето предприятие като доставчик, издаващ фактурата.

Пълното име и адрес на клиента

Пълното име и адрес на предприятието или субекта, получаващ стоките или услугите.

Вашият данъчен идентификационен номер за ДДС (BTW-id)

Вашият BTW-identificatienummer, ДДС номерът, който показвате на клиентите и използвате във фактурите.

Вашият номер KvK (Търговска камара)

Вашият регистрационен номер от Kamer van Koophandel, обикновено изискван в бизнес документи.

Пореден номер на фактура

Уникален и пореден номер на фактурата от ясна номерационна серия.

Дата на фактурата (на издаване)

Датата, на която е издадена factuur.

Дата на доставка

Датата, на която стоките са доставени или услугата е извършена, или датата на авансово плащане, когато се различава от датата на издаване.

Описание и количество

Ясно описание на доставените стоки или услуги и количеството или обхвата.

Нетна сума по ставка на ДДС

Цената без ДДС, разбита по всяка приложима ставка на BTW, плюс всяка отстъпка, която все още не е в единичната цена.

Ставка и сума на ДДС

Приложената ставка на BTW (стандартна или намалена) и получената сума на ДДС в евро, по ставка.

Бележка за обратно начисляване или освобождаване

Когато ДДС е обратно начислен или доставката е освободена или с нулева ставка, добавете бележка, която посочва това, например btw verlegd.

Номер KvK срещу BTW-id: каква е разликата?

Два номера създават най-голямото объркване за новите нидерландски предприятия, защото и двата се издават приблизително по едно и също време, но имат много различни функции. Номерът KvK (KvK-nummer) е вашият регистрационен номер при Kamer van Koophandel, нидерландската Търговска камара. Той идентифицира вашето предприятие в търговския регистър и обикновено фигурира във фактурите и бизнес кореспонденцията ви.

BTW-id (BTW-identificatienummer) е вашият данъчен идентификационен номер за ДДС, издаден от Belastingdienst. Това е номерът, който показвате публично на уебсайта и във фактурите си и който клиент от ЕС използва, за да ви провери. Той е отделен от по-стария ви вътрешен данъчен номер за ДДС (omzetbelastingnummer или BTW-nummer), който използвате в кореспонденцията с Belastingdienst, но не отпечатвате за клиентите. Във factuur за клиент показвайте своя BTW-id.

Нидерландски ставки на BTW и схемата за малки предприятия (KOR)

Нидерландия използва стандартна ставка по BTW, намалена ставка за определени категории и 0% третиране за конкретни доставки, например допустим износ и вътреобщностни сделки. Освобождаванията и специалните схеми са различни от нулевата ставка. Потвърдете актуалната класификация и, когато се изисква, покажете нетната сума, ставката и сумата на ДДС за всяко третиране.

Нидерландската kleineondernemersregeling (KOR) е доброволно освобождаване от ДДС за допустимо установено в Нидерландия предприятие с не повече от 20 000 EUR годишен оборот според изчислението на схемата. Участникът не начислява BTW и не може да приспада входящ ДДС. По принцип спира да подава редовни декларации по ДДС, въпреки че специални сделки пак могат да породят задължения. Преминаването на прага прекратява освобождаването от доставката, с която оборотът е преминат. Отделната схема KOR на ЕС има собствени условия за трансгранична дейност.

Как работи обратното начисляване (btw verlegd)?

За много трансгранични доставки между предприятия ДДС не се начислява от продавача, а се отчита от купувача. Това е обратното начисляване, известно на нидерландски като btw verlegd (прехвърляне или обратно начисляване на ДДС). Когато се прилага, издавате factuur без да начислявате BTW и вместо сума на ДДС добавяте бележка, че ДДС е обратно начислен.

Най-честият случай е B2B продажба на услуги към предприятие в друга страна от ЕС: съгласно общото правило за място на доставка клиентът отчита ДДС в собствената си страна, така че фактурирате без ДДС и пишете btw verlegd или съответния текст на езика на клиента. За вътреобщностни доставки трябва също да покажете и двата данъчни идентификационни номера за ДДС - вашия и валидния BTW-id на клиента - и доставката се отчита във вашия списък на продажбите в ЕС. Обратното начисляване се прилага и за определени вътрешни сектори в Нидерландия, като части от строителството и подизпълнителството и някои доставки на скрап и електроника. Във всеки случай на обратно начисляване правилото е едно и също: без ДДС във фактурата, плюс изричната бележка и изискваните ДДС номера.

Последователно номериране на фактури

Всяка factuur се нуждае от уникален пореден номер. Може да използвате повече от една ясно определена серия, но номерът не бива да се повтаря или да създава двусмислие.

Гостите във FreeBillGen въвеждат номера сами. Работно пространство с влязъл потребител може да предложи следващия запазен номер и да блокира повторение на вече запазен пълен номер, но не знае за документи, създадени другаде. Пазете проследима история на пропуснатите номера и корекциите.

Колко дълго трябва да съхранявате фактурите? Правилото за 7 години

Нидерландските предприятия по принцип пазят изпратените и получените фактури седем години. За фактурите, свързани с недвижими имоти, срокът е десет години. Записите за сделки по режимите в Съюза или за внос на едно гише също се пазят десет години.

Пазете фактурата във формата, в който е изпратена или получена. Цифровата фактура трябва да остане цифрова и да е достъпна за проверка. Само разпечатка или новосъздаден PDF не запазва оригиналния електронен запис. Сканиране е допустимо само ако копието е пълно и запазва необходимите характеристики за автентичност.

Подгответе чернова на нидерландска factuur

Безплатният генератор може да ви помогне да подготвите чернова на нидерландска фактура с данни за страните, дати, номер, описания на позициите, настройваем ДДС и изчислени общи суми. Въведете приложимите BTW-id, номер по KvK, дата на доставката и всички други реквизити за сделката. FreeBillGen не удостоверява, че са попълнени всички полета, изисквани от Belastingdienst.

При трансгранична B2B продажба в ЕС можете да изключите BTW и ръчно да добавите приложимите ДДС номера и бележката btw verlegd. Ако използвате схемата за малки предприятия KOR, потвърдете правилното третиране и текст, преди да издадете фактурата. Получавате ясен PDF за архива си, но отговорността за проверката и законовия срок за съхранение остава ваша.

Въпроси за нидерландската фактура

Какво трябва да съдържа нидерландска factuur?

Валидната factuur трябва да показва вашето пълно име и адрес, пълното име и адрес на клиента, вашия BTW-id (данъчен идентификационен номер за ДДС) и номер KvK, пореден номер на фактура, датата на издаване, датата на доставка, описание и количество на доставеното, нетната сума по ставка на ДДС, ставката и сумата на BTW, и бележка за обратно начисляване или освобождаване, когато ДДС не се начислява. Точните изисквания се определят от Belastingdienst.

Каква е разликата между номер KvK и BTW-id?

Номерът KvK е вашият регистрационен номер при Търговската камара (Kamer van Koophandel) и идентифицира вашето предприятие в търговския регистър. BTW-id е вашият данъчен идентификационен номер за ДДС, издаден от Belastingdienst, който показвате публично и отпечатвате във фактурите. Отделен данъчен номер за ДДС (omzetbelastingnummer) се използва само в кореспонденция с данъчната администрация, не във фактурите за клиенти.

Какво означава btw verlegd във фактура?

Btw verlegd означава, че ДДС е обратно начислен: продавачът не начислява BTW, а вместо това купувачът отчита ДДС. Прилага се за много трансгранични B2B доставки, като услуги към предприятие в друга страна от ЕС, и за определени вътрешни сектори като подизпълнителство в строителството. Фактурата не показва ДДС, носи бележката btw verlegd, а за вътреобщностни доставки показва данъчните идентификационни номера за ДДС на двете страни.

Какви са ставките на ДДС (BTW) в Нидерландия?

Нидерландия има стандартна ставка на BTW за повечето стоки и услуги, намалена ставка за категории като много храни, лекарства и книги, и ставка 0%, която покрива главно вътреобщностни доставки и износ. Ставките и категориите с намалена ставка се променят с времето, така че потвърдете актуалните проценти при Belastingdienst. Фактура, която смесва ставки, трябва да показва нетната сума, ставката и сумата на ДДС отделно за всяка.

Колко дълго трябва да съхранявам фактурите в Нидерландия?

Изпратените и получените фактури обикновено се съхраняват седем години. Фактурите за недвижими имоти и записите за сделки по режимите на Съюза или за внос на едно гише се пазят десет години. Съхранявайте цифровите фактури във формата, в който са получени или изпратени, и ги дръжте достъпни за проверка. Само разпечатка не е достатъчна.

Нужен ли ми е номер KvK във фактурата?

Да. От предприятията, регистрирани при Kamer van Koophandel, обикновено се очаква да показват своя номер KvK във фактурите и бизнес документите, наред с BTW-id, използван за ДДС. Показването на двата позволява на клиентите да идентифицират вашето предприятие и да проверят вашата регистрация по ДДС.