Was ist eine niederländische factuur?
In den Niederlanden wird eine Rechnung als factuur bezeichnet. Geschäftskunden benötigen korrekte Belegangaben, um Vorsteuer geltend zu machen, und der Belastingdienst kann diese prüfen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann eine Berichtigung erforderlich sein und der Vorsteuerabzug gefährdet werden.
Unternehmen stellen für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen und juristische Personen grundsätzlich Rechnungen aus. Nach der üblichen Frist muss die Rechnung spätestens am 15. Tag nach Ablauf des Monats ausgestellt werden, in dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Für bestimmte Vorgänge gelten Ausnahmen. Auch die Anforderungen an Rechnungen für Verbraucher unterscheiden sich je nach Lieferung oder Leistung.
Welche Angaben muss eine niederländische factuur enthalten?
Eine gültige factuur muss sämtliche vom Belastingdienst vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft. Dadurch kann Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug verlieren, und bei einer Prüfung können Rückfragen entstehen. Stellen Sie sicher, dass jede factuur die folgenden Angaben enthält.
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
- Der gesetzliche Name und die Anschrift Ihres Unternehmens als Rechnungsaussteller und Lieferant oder Leistungserbringer.
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens oder der Organisation, das beziehungsweise die die Waren oder Dienstleistungen erhält.
- Ihre Umsatzsteuer-ID (BTW-id)
- Ihre BTW-identificatienummer, also die Umsatzsteuer-ID, die Sie Ihren Kunden mitteilen und auf Rechnungen angeben.
- Ihre KvK-Nummer (Handelskammernummer)
- Ihre Registrierungsnummer bei der Kamer van Koophandel, die auf Geschäftsunterlagen grundsätzlich anzugeben ist.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer aus einem klar definierten Nummernkreis.
- Das Rechnungsdatum
- Das Datum, an dem die factuur ausgestellt wird.
- Das Leistungsdatum
- Das Datum, an dem die Waren geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, beziehungsweise das Datum einer Vorauszahlung, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Beschreibung und Menge
- Eine eindeutige Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie deren Menge oder Umfang.
- Nettobetrag je Umsatzsteuersatz
- Der Preis ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach jedem anwendbaren BTW-Satz, zuzüglich aller Rabatte, die nicht bereits im Stückpreis berücksichtigt sind.
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Der angewandte BTW-Satz (Regel- oder ermäßigter Satz) und der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag in Euro, jeweils je Satz.
- Hinweis auf Steuerschuldumkehr oder Befreiung
- Wenn die Umsatzsteuer der Steuerschuldumkehr unterliegt oder die Lieferung beziehungsweise Leistung befreit oder mit dem Nullsatz besteuert ist, muss ein entsprechender Hinweis wie etwa btw verlegd angegeben werden.
KvK-Nummer und BTW-id: Wo liegt der Unterschied?
Zwei Nummern sorgen bei neu gegründeten niederländischen Unternehmen besonders häufig für Verwirrung, weil sie ungefähr zur gleichen Zeit vergeben werden, aber völlig unterschiedliche Funktionen haben. Die KvK-Nummer (KvK-nummer) ist Ihre Registrierungsnummer bei der Kamer van Koophandel, der niederländischen Handelskammer. Sie identifiziert Ihr Unternehmen im Handelsregister und gehört grundsätzlich auf Ihre Rechnungen und Geschäftskorrespondenz.
Die BTW-id (BTW-identificatienummer) ist Ihre vom Belastingdienst vergebene Umsatzsteuer-ID. Diese Nummer geben Sie öffentlich an - auf Ihrer Website und auf Ihren Rechnungen - und anhand dieser Nummer kann ein Kunde in der EU Sie überprüfen. Sie wurde bewusst von Ihrer älteren internen Umsatzsteuernummer, der omzetbelastingnummer oder BTW-nummer, getrennt. Letztere verwenden Sie für die Korrespondenz mit dem Belastingdienst selbst, sollten sie jedoch nicht auf Rechnungen für Kunden drucken. Geben Sie auf einer für Kunden bestimmten factuur Ihre BTW-id an.
| Identifikator | Ausgestellt von | Verwendungszweck | Auf der Rechnung? |
|---|---|---|---|
| KvK-Nummer (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identifikation Ihres Unternehmens im Handelsregister | Ja, grundsätzlich erforderlich |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Öffentliche Umsatzsteueridentität, die Kunden mitgeteilt wird | Ja, diese Umsatzsteuer-ID ist anzugeben |
| Umsatzsteuernummer (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Vertrauliche Korrespondenz mit der Steuerbehörde | Nein, nur für Steuererklärungen verwenden |
Niederländische BTW-Sätze und die Kleinunternehmerregelung (KOR)
In den Niederlanden gelten ein BTW-Regelsatz, ein ermäßigter Satz für festgelegte Kategorien sowie eine Behandlung mit 0 % für bestimmte Lieferungen und Leistungen, etwa qualifizierende Ausfuhren und innergemeinschaftliche Umsätze. Steuerbefreiungen und Sonderregelungen sind nicht mit einem Satz von 0 % gleichzusetzen. Prüfen Sie die jeweils aktuelle Einordnung und geben Sie, soweit erforderlich, für jede steuerliche Behandlung den Nettobetrag, den Satz und den Umsatzsteuerbetrag an.
Die niederländische kleineondernemersregeling (KOR) ist eine freiwillige Umsatzsteuerbefreiung für berechtigte, in den Niederlanden ansässige Unternehmen mit einem nach der Berechnungsmethode der Regelung ermittelten Jahresumsatz von höchstens 20.000 EUR. Teilnehmer erheben keine BTW und können keine Vorsteuer abziehen. Sie müssen grundsätzlich keine regulären Umsatzsteuererklärungen mehr abgeben, wobei sich aus besonderen Transaktionen weiterhin Pflichten ergeben können. Wird der Schwellenwert überschritten, endet die Befreiung ab der Lieferung oder Leistung, mit der der Umsatz den Schwellenwert überschreitet. Für grenzüberschreitende Tätigkeiten gelten bei der gesonderten EU KOR eigene Voraussetzungen.
Wie funktioniert die Steuerschuldumkehr (btw verlegd)?
Bei vielen grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen wird die Umsatzsteuer nicht vom Verkäufer erhoben, sondern vom Käufer erklärt. Dabei handelt es sich um die Steuerschuldumkehr, die auf Niederländisch btw verlegd heißt, also eine verlagerte Umsatzsteuer beziehungsweise Reverse-Charge-Behandlung. Wenn sie anwendbar ist, stellen Sie die factuur ohne Berechnung von BTW aus und fügen anstelle eines Umsatzsteuerbetrags einen Hinweis hinzu, dass die Umsatzsteuer der Steuerschuldumkehr unterliegt.
Der häufigste Fall ist ein B2B-Verkauf von Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land: Nach der allgemeinen Ortsregel erklärt der Kunde die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land. Sie stellen daher keine Umsatzsteuer in Rechnung und vermerken btw verlegd oder die entsprechende Formulierung in der Sprache des Kunden, beispielsweise "VAT reverse-charged". Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen müssen Sie außerdem beide Umsatzsteuer-IDs angeben - Ihre eigene und die gültige BTW-id des Kunden - und den Umsatz in Ihrer EU-Zusammenfassenden Meldung erklären. Die Steuerschuldumkehr gilt auch in bestimmten inländischen Branchen innerhalb der Niederlande, beispielsweise in Teilen des Baugewerbes und bei Unteraufträgen sowie bei bestimmten Lieferungen von Schrott und Elektronik. In jedem Fall der Steuerschuldumkehr gilt dasselbe Prinzip: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, ergänzt um den ausdrücklichen Hinweis und die erforderlichen Umsatzsteuer-IDs.
Fortlaufende Rechnungsnummerierung
Jede factuur benötigt eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Es können mehrere klar voneinander abgegrenzte Nummernkreise verwendet werden, eine Nummer darf jedoch weder erneut vergeben noch mehrdeutig werden.
Nicht angemeldete Nutzer von FreeBillGen tragen ihre eigene Nummer ein. In einem angemeldeten Arbeitsbereich kann die nächste gespeicherte Nummer vorgeschlagen und das Speichern einer bereits vorhandenen vollständigen Nummer verhindert werden. Dokumente, die an anderer Stelle erstellt wurden, kann das System jedoch nicht berücksichtigen. Bewahren Sie stornierte Nummern und Korrekturen im Prüfpfad auf.
Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren? Die 7-Jahres-Regel
Niederländische Unternehmen bewahren gesendete und empfangene Rechnungen grundsätzlich sieben Jahre lang auf. Rechnungen, die unbewegliches Vermögen betreffen, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Auch für Aufzeichnungen zu Umsätzen im Rahmen der Union- oder Import-One-Stop-Shop-Regelungen gilt eine zehnjährige Frist.
Bewahren Sie eine Rechnung in der Form auf, in der sie gesendet oder empfangen wurde. Eine digitale Rechnung muss daher digital bleiben und für Prüfungen in angemessener Weise verfügbar sein. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erstelltes PDF allein bewahrt den ursprünglichen elektronischen Datensatz nicht. Das Einscannen ist nur zulässig, wenn die Kopie vollständig ist und die erforderlichen Authentizitätsmerkmale bewahrt.
Kostenlos eine professionelle niederländische factuur erstellen
Ein kostenloser Generator kann Ihnen helfen, einen niederländischen Rechnungsentwurf mit Angaben zu den Parteien, Datumsangaben, einer Nummer, Positionsbeschreibungen, konfigurierbarer Umsatzsteuer und berechneten Gesamtbeträgen zu erstellen. Tragen Sie die maßgebliche BTW-id, KvK-Nummer, das Leistungsdatum und alle weiteren für Ihren Vorgang erforderlichen Angaben ein, da FreeBillGen nicht bestätigt, dass sämtliche vom Belastingdienst verlangten Felder vorhanden sind.
Bei einem grenzüberschreitenden EU B2B-Verkauf können Sie die BTW deaktivieren und die anwendbaren Umsatzsteuer-IDs sowie den Hinweis btw verlegd manuell ergänzen. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung (KOR) nutzen, prüfen Sie vor der Ausstellung die steuerliche Behandlung und die Formulierung. Sie erhalten ein übersichtliches PDF für Ihre Unterlagen, bleiben jedoch selbst für die Überprüfung und die gesetzliche Aufbewahrung verantwortlich.
Fragen zu niederländischen Rechnungen
Welche Angaben muss eine niederländische factuur enthalten?
Eine gültige factuur muss Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift, den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden, Ihre BTW-id (Umsatzsteuer-ID) und KvK-Nummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum, eine Beschreibung und die Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, den Nettobetrag je Umsatzsteuersatz, den BTW-Satz und den BTW-Betrag sowie einen Hinweis auf Steuerschuldumkehr oder Befreiung enthalten, wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die genauen Anforderungen legt der Belastingdienst fest.
Was ist der Unterschied zwischen einer KvK-Nummer und einer BTW-id?
Die KvK-Nummer ist Ihre Registrierungsnummer bei der Handelskammer (Kamer van Koophandel) und identifiziert Ihr Unternehmen im Handelsregister. Die BTW-id ist Ihre vom Belastingdienst vergebene Umsatzsteuer-ID, die Sie öffentlich angeben und auf Rechnungen drucken. Eine gesonderte Umsatzsteuernummer (omzetbelastingnummer) wird ausschließlich für die Korrespondenz mit der Steuerbehörde verwendet und nicht auf Kundenrechnungen angegeben.
Was bedeutet btw verlegd auf einer Rechnung?
Btw verlegd bedeutet, dass die Umsatzsteuer der Steuerschuldumkehr unterliegt: Der Verkäufer berechnet keine BTW, stattdessen erklärt der Käufer die Umsatzsteuer. Dies gilt für viele grenzüberschreitende B2B-Lieferungen und -Leistungen, etwa Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, sowie für bestimmte inländische Branchen wie die Vergabe von Unteraufträgen im Baugewerbe. Auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sie enthält den Hinweis btw verlegd und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen die Umsatzsteuer-IDs beider Parteien.
Welche Umsatzsteuersätze (BTW) gelten in den Niederlanden?
In den Niederlanden gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen ein BTW-Regelsatz, für Kategorien wie viele Lebensmittel, Arzneimittel und Bücher ein ermäßigter Satz und insbesondere für innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren ein Satz von 0 %. Sätze und Kategorien für den ermäßigten Satz ändern sich im Laufe der Zeit. Prüfen Sie daher die aktuellen Prozentsätze beim Belastingdienst. Enthält eine Rechnung unterschiedliche Sätze, müssen Nettobetrag, Satz und Umsatzsteuerbetrag für jeden Satz gesondert ausgewiesen werden.
Wie lange muss ich Rechnungen in den Niederlanden aufbewahren?
Gesendete und empfangene Rechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre lang aufzubewahren. Für Rechnungen, die unbewegliches Vermögen betreffen, und Aufzeichnungen im Rahmen der Union- oder Import-One-Stop-Shop-Regelungen gilt eine zehnjährige Frist. Bewahren Sie digitale Rechnungen in der empfangenen oder versendeten Form auf und halten Sie sie für Prüfungen in angemessener Weise verfügbar. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
Muss ich auf meiner Rechnung eine KvK-Nummer angeben?
Ja. Bei der Kamer van Koophandel registrierte Unternehmen müssen ihre KvK-Nummer grundsätzlich auf Rechnungen und Geschäftsunterlagen angeben, zusammen mit der für die Umsatzsteuer verwendeten BTW-id. Durch die Angabe beider Nummern können Kunden Ihr Unternehmen identifizieren und Ihre Umsatzsteuerregistrierung überprüfen.