Was ist eine niederländische Factuur?
In den Niederlanden heißt eine Rechnung factuur. Geschäftskunden sind auf ordnungsgemäße Belege angewiesen, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen, und der Belastingdienst kann diese prüfen. Fehlt eine Pflichtangabe, muss die Rechnung unter Umständen korrigiert werden, andernfalls ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Unternehmen stellen Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen und juristische Personen in der Regel formal in Rechnung. Rechnungen müssen üblicherweise bis zum 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat der Leistungserbringung folgt; für bestimmte Vorgänge gelten Ausnahmen. Auch die Vorgaben für Rechnungen an Privatpersonen variieren je nach Art der Leistung.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine niederländische Factuur?
Eine gültige Factuur muss alle vom Belastingdienst vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur ein Detail, ist die Rechnung formell fehlerhaft. Dies kann Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten und bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen führen. Stellen Sie sicher, dass jede Factuur folgende Angaben enthält:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
- Der offizielle Firmenname und die Anschrift Ihres Unternehmens als leistender und rechnungsausstellender Unternehmer.
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens bzw. der juristischen Person, die die Waren oder Dienstleistungen empfängt.
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BTW-id)
- Ihre BTW-identificatienummer - die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie Kunden mitteilen und auf Rechnungen angeben.
- Ihre Handelsregisternummer (KvK-Nummer)
- Ihre Registernummer bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel), die grundsätzlich auf allen Geschäftsdokumenten angegeben werden muss.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer aus einem eindeutigen Nummernkreis.
- Das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
- Das Datum, an dem die Factuur ausgestellt wird.
- Das Liefer- oder Leistungsdatum
- Das Datum, an dem die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden, oder das Datum einer Vorauszahlung, sofern dieses vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Beschreibung und Menge
- Eine genaue Beschreibung der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen sowie die Menge oder der Umfang.
- Nettobetrag je Steuersatz
- Der Preis ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach jedem geltenden BTW-Satz, zuzüglich etwaiger Nachlässe, die nicht bereits im Einzelpreis enthalten sind.
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Der angewendete BTW-Satz (Regelsatz oder ermäßigter Satz) und der daraus resultierende Steuerbetrag in Euro je Steuersatz.
- Hinweis auf Steuerschuldumkehr (Reverse Charge) oder Steuerbefreiung
- Wird die Steuerschuld umgekehrt (Reverse Charge) oder ist die Lieferung bzw. Leistung steuerbefreit oder mit 0 % zu versteuern, ist ein entsprechender Hinweis anzugeben, beispielsweise „btw verlegd“.
KvK-Nummer vs. BTW-id: Was ist der Unterschied?
Zwei Nummern sorgen bei neu gegründeten niederländischen Unternehmen für die meiste Verwirrung, da beide etwa zur gleichen Zeit vergeben werden, jedoch völlig unterschiedliche Zwecke erfüllen. Die KvK-Nummer (KvK-nummer) ist Ihre Registrierungsnummer bei der Kamer van Koophandel, der niederländischen Handelskammer. Sie identifiziert Ihr Unternehmen im Handelsregister und gehört standardmäßig auf Ihre Rechnungen und in die Geschäftskorrespondenz.
Die BTW-id (BTW-identificatienummer) ist Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Belastingdienst vergeben wird. Dies ist die Nummer, die Sie öffentlich angeben - auf Ihrer Website sowie auf Ihren Rechnungen - und anhand derer Sie von Kunden aus anderen EU-Ländern überprüft werden können. Sie ist bewusst von Ihrer älteren internen Steuernummer (dem omzetbelastingnummer bzw. der BTW-Nummer) getrennt, die Sie im Verkehr mit dem Belastingdienst selbst verwenden, die jedoch nicht auf Rechnungen für Kunden erscheinen sollte. Weisen Sie auf Rechnungen für Kunden stets Ihre BTW-id aus.
| Identifikator | Ausgestellt von | Verwendungszweck | Auf der Rechnung? |
|---|---|---|---|
| KvK-Nummer (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identifikation Ihres Unternehmens im Handelsregister | Ja, in der Regel erforderlich |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Öffentliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Kunden | Ja, diese USt-IdNr. muss aufgeführt werden |
| Interne Steuernummer (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Vertrauliche Korrespondenz mit dem Finanzamt | Nein, nur für Steuererklärungen vorgesehen |
Niederländische BTW-Sätze und die Kleinunternehmerregelung (KOR)
In den Niederlanden gibt es einen BTW-Regelsatz, einen ermäßigten Steuersatz für bestimmte Kategorien sowie einen 0 %-Satz für spezielle Lieferungen wie bestimmte Ausfuhren und innergemeinschaftliche Transaktionen. Steuerbefreiungen und Sonderregelungen unterscheiden sich grundlegend von einem Steuersatz von 0 %. Prüfen Sie stets die aktuelle Einstufung und weisen Sie bei Bedarf Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag für jede Besteuerungsart getrennt aus.
Die niederländische kleineondernemersregeling (KOR) ist eine optionale Umsatzsteuerbefreiung für berechtigte Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden, deren Jahresumsatz nach den Berechnungsvorschriften dieser Regelung maximal 20.000 EUR beträgt. Teilnehmer weisen keine BTW aus und sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. In der Regel entfällt die Abgabe regelmäßiger Umsatzsteuererklärungen, wenngleich bestimmte Geschäftsvorfälle weiterhin Pflichten auslösen können. Wird die Umsatzgrenze überschritten, endet die Steuerbefreiung unmittelbar ab dem Umsatz, der zum Überschreiten geführt hat. Für die grenzüberschreitende EU-KOR gelten gesonderte Voraussetzungen.
Wie funktioniert die Steuerschuldumkehr (btw verlegd)?
Bei vielen grenzüberschreitenden B2B-Lieferungen und -Leistungen wird die Umsatzsteuer nicht vom Rechnungssteller erhoben, sondern vom Leistungsempfänger geschuldet. Dabei handelt es sich um das Reverse-Charge-Verfahren, auf Niederländisch btw verlegd (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) genannt. Findet es Anwendung, erstellen Sie die Factuur ohne BTW-Ausweis und weisen stattdessen per Vermerk darauf hin, dass die Steuer verlagert wurde.
Der häufigste Fall ist die Erbringung von B2B-Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land: Gemäß der allgemeinen Leistungsort-Regel führt der Kunde die Umsatzsteuer im eigenen Land ab, sodass Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen und den Vermerk btw verlegd (oder die Entsprechung in der Sprache des Kunden, z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“) anbringen. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen müssen Sie zudem beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern angeben - Ihre eigene und die gültige BTW-id des Kunden - und den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung erfassen. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt auch für bestimmte inländische Branchen innerhalb der Niederlande, beispielsweise Teile des Baugewerbes und Subunternehmerleistungen sowie bestimmte Schrott- und Elektroniklieferungen. Für jeden Fall der Steuerschuldumkehr gilt dieselbe Regel: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, zuzüglich des ausdrücklichen Vermerks und der erforderlichen USt-IdNr.
Fortlaufende Rechnungsnummerierung
Jede Factuur benötigt eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Es können mehrere eindeutige Nummernkreise verwendet werden, eine Nummer darf jedoch weder mehrfach vergeben werden noch missverständlich sein.
Gäste von FreeBillGen geben ihre Nummer manuell ein. Bei einem angemeldeten Arbeitsbereich kann das System die nächste gespeicherte Nummer vorschlagen und die doppelte Vergabe einer vollständigen Nummer verhindern; Rechnungen, die außerhalb des Programms erstellt wurden, lassen sich dabei jedoch nicht erfassen. Bewahren Sie Stornierungen und Korrekturen nachvollziehbar im Prüfpfad auf.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Die 7-Jahre-Regel
Niederländische Unternehmen bewahren ein- und ausgehende Rechnungen in der Regel sieben Jahre lang auf. Für Rechnungen über unbewegliches Vermögen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für Nachweise über Umsätze im Rahmen des One-Stop-Shop-Verfahrens (EU-OSS oder Import-OSS) gilt ebenfalls eine Frist von zehn Jahren.
Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie versendet oder empfangen wurden. Eine digitale Rechnung muss daher in digitaler Form verbleiben und angemessen einsehbar sein. Ein Ausdruck oder eine nachträglich neu erstellte PDF-Datei allein genügt nicht zur Archivierung des elektronischen Originalbelegs. Das Einscannen ist nur zulässig, wenn der Scan vollständig ist und die erforderlichen Merkmale der Echtheit und Unveränderbarkeit wahrt.
Kostenlos eine professionelle niederländische Factuur erstellen
Mit einem kostenlosen Rechnungsgenerator können Sie den Entwurf einer niederländischen Rechnung mit Kontaktdaten, Datumsangaben, Rechnungsnummer, Positionsbeschreibungen, konfigurierbarer BTW und automatisch berechneten Summen erstellen. Tragen Sie die erforderliche BTW-id, KvK-Nummer, das Leistungsdatum und sämtliche weiteren für Ihre Transaktion vorgeschriebenen Angaben ein, da FreeBillGen nicht gewährleistet, dass jedes vom Belastingdienst verlangte Pflichtfeld ausgefüllt ist.
Für grenzüberschreitende EU-B2B-Umsätze können Sie die BTW deaktivieren und die entsprechenden USt-IdNr. sowie den Vermerk btw verlegd manuell hinzufügen. Falls Sie die Kleinunternehmerregelung (KOR) in Anspruch nehmen, prüfen Sie die steuerliche Einordnung und Formulierung vor dem Rechnungsabschluss. Als Ergebnis erhalten Sie ein sauberes PDF für Ihre Unterlagen - die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verbleibt jedoch bei Ihnen.
Fragen zur niederländischen Rechnung
Welche Angaben muss eine niederländische Factuur enthalten?
Eine ordnungsgemäße Factuur muss Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift, den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden, Ihre BTW-id (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und KvK-Nummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Liefer- bzw. Leistungsdatum, die Beschreibung und Menge der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen, den Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, den Steuersatz und BTW-Betrag sowie im Falle einer Steuerbefreiung oder Steuerschuldumkehr einen entsprechenden Vermerk enthalten. Die verbindlichen Vorgaben werden vom Belastingdienst festgelegt.
Was ist der Unterschied zwischen einer KvK-Nummer und einer BTW-id?
Die KvK-Nummer ist Ihre Registrierungsnummer bei der Handelskammer (Kamer van Koophandel) und identifiziert Ihr Unternehmen im Handelsregister. Die BTW-Id ist Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Belastingdienst ausgestellt wird und die Sie öffentlich ausweisen und auf Rechnungen angeben. Eine separate Umsatzsteuer-Nummer (omzetbelastingnummer) wird nur im Schriftverkehr mit der Steuerbehörde verwendet, nicht auf Kundenrechnungen.
Was bedeutet btw verlegd auf einer Rechnung?
Btw verlegd bedeutet, dass die Umsatzsteuer auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Verfahren): Der Verkäufer berechnet keine BTW, sondern der Käufer führt die Steuer ab. Es gilt für viele grenzüberschreitende B2B-Lieferungen, z. B. für Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, sowie für bestimmte inländische Branchen wie Nachunternehmerleistungen im Bauwesen. Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, trägt den Hinweis btw verlegd und enthält bei Lieferungen innerhalb der EU die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien.
Wie hoch sind die BTW-Sätze in den Niederlanden?
Die Niederlande haben einen regulären BTW-Satz für die meisten Waren und Dienstleistungen, einen ermäßigten Satz für Kategorien wie viele Lebensmittel, Arzneimittel und Bücher sowie einen Satz von 0 %, der vor allem Lieferungen innerhalb der EU und Ausfuhren umfasst. Sätze und Kategorien für ermäßigte Sätze ändern sich im Lauf der Zeit; prüfen Sie die aktuellen Prozentsätze beim Belastingdienst. Eine Rechnung mit gemischten Sätzen muss den Nettobetrag, den Satz und den Umsatzsteuerbetrag jeweils getrennt ausweisen.
Wie lange muss ich Rechnungen in den Niederlanden aufbewahren?
Versandte und erhaltene Rechnungen werden grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt. Für Rechnungen zu unbeweglichem Vermögen sowie Unterlagen im Union- oder Import-One-Stop-Shop-Verfahren gilt eine Frist von zehn Jahren. Digitale Rechnungen sind in der empfangenen oder gesendeten Form aufzubewahren und müssen für Prüfzwecke zumutbar verfügbar sein; ein Ausdruck allein genügt nicht.
Brauche ich eine KvK-Nummer auf meiner Rechnung?
Ja. Bei der Kamer van Koophandel registrierte Unternehmen sollen im Allgemeinen ihre KvK-Nummer auf Rechnungen und Geschäftsdokumenten angeben, zusammen mit der BTW-Id für die Umsatzsteuer. Wer beide angibt, ermöglicht Kunden, Ihr Unternehmen zu identifizieren und Ihre Umsatzsteuer-Registrierung zu prüfen.