Czym jest holenderska factuur?
W Niderlandach faktura to factuur. Klient biznesowy korzysta z prawidłowych danych pomocniczych przy odliczaniu VAT naliczonego, a Belastingdienst może je sprawdzić. Brak wymaganego pola może wymagać korekty i zagrozić odliczeniu.
Firmy zasadniczo fakturują dostawy na rzecz innych przedsiębiorstw i osób prawnych. Zwykła zasada terminu wymaga wystawienia dokumentu do 15. dnia po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa, z wyjątkami zależnymi od transakcji. Obowiązki fakturowania konsumentów również zależą od rodzaju dostawy.
Co musi zawierać holenderska factuur?
Prawidłowa faktura (factuur) musi zawierać wszystkie obowiązkowe dane wskazane przez Belastingdienst. Brak jednego z nich powoduje, że faktura jest formalnie nieprawidłowa, może narazić klienta na utratę prawa do odliczenia VAT naliczonego i wywołać pytania podczas kontroli. Każda faktura powinna zawierać poniższe elementy.
- Pełna nazwa i adres dostawcy
- Nazwa prawna i adres firmy wystawiającej fakturę jako dostawca.
- Pełna nazwa i adres klienta
- Pełna nazwa i adres firmy lub podmiotu otrzymującego towary lub usługi.
- Numer identyfikacyjny VAT dostawcy (BTW-id)
- BTW-identificatienummer, czyli numer VAT wykazywany klientom i używany na fakturach.
- Numer KvK dostawcy (Izby Handlowej)
- Numer rejestracyjny z Kamer van Koophandel, zasadniczo wymagany na dokumentach firmowych.
- Kolejny numer faktury
- Unikalny, kolejny numer faktury pochodzący z jednej lub kilku ciągłych serii.
- Data faktury (wystawienia)
- Data, w której wystawiona jest factuur.
- Data dostawy
- Data dostarczenia towarów lub wykonania usługi, lub data zaliczki, gdy różni się od daty wystawienia.
- Opis i ilość
- Czytelny opis dostarczonych towarów lub usług oraz ilość lub zakres.
- Kwota netto według stawki VAT
- Cena bez VAT, w rozbiciu na każdą obowiązującą stawkę BTW, plus wszelkie rabaty nieuwzględnione już w cenie jednostkowej.
- Stawka VAT i kwota VAT
- Zastosowana stawka BTW (podstawowa lub obniżona) oraz wynikająca z niej kwota VAT w euro, według stawki.
- Adnotacja o odwrotnym obciążeniu lub zwolnieniu
- Gdy VAT podlega odwrotnemu obciążeniu lub dostawa jest zwolniona albo objęta stawką zerową, adnotacja o tym, na przykład btw verlegd.
Numer KvK a BTW-id: jaka jest różnica?
Dwa numery bywają mylone przez nowe holenderskie firmy, ponieważ są wydawane w podobnym czasie, lecz pełnią różne funkcje. Numer KvK (KvK-nummer) jest numerem rejestracyjnym w Kamer van Koophandel, holenderskiej Izbie Handlowej. Identyfikuje firmę w rejestrze handlowym i zasadniczo powinien znajdować się na fakturach oraz korespondencji firmowej.
BTW-id (BTW-identificatienummer) jest publicznym numerem identyfikacyjnym VAT wydanym przez Belastingdienst. To ten numer wykazuje się na stronie internetowej i fakturach oraz przekazuje klientowi z UE do weryfikacji. Jest celowo oddzielony od starszego wewnętrznego numeru podatkowego VAT (omzetbelastingnummer albo BTW-nummer), używanego w korespondencji z Belastingdienst, którego nie należy drukować na dokumentach dla klientów. Na fakturze dla klienta trzeba podać BTW-id.
| Identyfikator | Wydany przez | Zastosowanie | Na fakturze? |
|---|---|---|---|
| Numer KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Tożsamość firmy w rejestrze handlowym | Tak, zasadniczo wymagany |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Publiczny identyfikator VAT pokazywany klientom | Tak, to numer VAT do wykazania |
| Numer podatkowy VAT (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Prywatna korespondencja z organem podatkowym | Nie, służy do rozliczeń podatkowych |
Holenderskie stawki BTW i schemat dla małych firm (KOR)
Niderlandy stosują standardową stawkę BTW, stawkę obniżoną dla określonych kategorii oraz stawkę 0% dla wskazanych dostaw, takich jak kwalifikujący się eksport i transakcje wewnątrz UE. Zwolnienia i systemy szczególne różnią się od stawki 0%. Trzeba potwierdzić aktualną kwalifikację i, gdy jest to wymagane, wykazać dla każdej kategorii kwotę netto, stawkę oraz kwotę VAT.
Holenderski kleineondernemersregeling (KOR) to dobrowolne zwolnienie z VAT dla kwalifikującej się firmy z siedzibą w Niderlandach, której roczny obrót obliczony według zasad systemu nie przekracza 20 000 EUR. Uczestnik nie nalicza BTW i nie może odliczać podatku naliczonego. Zasadniczo przestaje składać regularne deklaracje VAT, choć szczególne transakcje mogą nadal tworzyć obowiązki. Przekroczenie progu kończy zwolnienie od dostawy, która spowodowała przekroczenie. Odrębny unijny KOR ma własne warunki dla działalności transgranicznej.
Jak działa odwrotne obciążenie (btw verlegd)?
Przy wielu transgranicznych dostawach między firmami VAT rozlicza nabywca zamiast sprzedawcy. Jest to odwrotne obciążenie, po holendersku btw verlegd. Gdy ma zastosowanie, factuur wystawia się bez naliczania BTW, a zamiast kwoty VAT dodaje adnotację o odwrotnym obciążeniu.
Typowym przypadkiem jest sprzedaż usług B2B na rzecz firmy w innym państwie UE. Zgodnie z ogólną zasadą miejsca świadczenia klient rozlicza VAT w swoim kraju, dlatego faktura nie wykazuje VAT i zawiera btw verlegd albo odpowiednik w języku klienta, na przykład „VAT reverse-charged”. Przy dostawach wewnątrzunijnych trzeba również podać numery identyfikacyjne VAT obu stron, czyli numer dostawcy i ważny BTW-id klienta, oraz ująć dostawę w odpowiednim zestawieniu unijnym. Odwrotne obciążenie dotyczy także niektórych sektorów krajowych w Niderlandach, między innymi części budownictwa i podwykonawstwa oraz wybranych dostaw złomu i elektroniki. W każdym przypadku trzeba zweryfikować wymagane numery i adnotację.
Kolejna numeracja faktur
Każda factuur wymaga unikalnego, kolejnego numeru faktury. Można stosować więcej niż jedną czytelną serię, ale numer nie może zostać ponownie użyty ani stać się niejednoznaczny.
Goście FreeBillGen wpisują numer samodzielnie. Po zalogowaniu system może zasugerować kolejny numer na podstawie zapisanych faktur i zablokować duplikat pełnego numeru zapisanego dokumentu, lecz nie zna faktur utworzonych poza usługą. Unieważnienia i korekty trzeba zachować w ścieżce audytowej.
Jak długo trzeba przechowywać faktury? Zasada 7 lat
Niderlandzkie firmy przechowują wysłane i otrzymane faktury co do zasady przez siedem lat. Faktury dotyczące nieruchomości przechowuje się przez dziesięć lat. Dziesięcioletni okres obowiązuje również dla dokumentacji transakcji rozliczanych w unijnej lub importowej procedurze punktu kompleksowej obsługi.
Fakturę należy zachować w formie, w której została wysłana lub otrzymana. Faktura cyfrowa musi zatem pozostać cyfrowa i być dostępna do kontroli w rozsądnym zakresie. Sam wydruk lub nowo utworzony plik PDF nie zachowuje pierwotnego rekordu elektronicznego. Skanowanie jest dozwolone tylko wtedy, gdy kopia jest kompletna i zachowuje wymagane cechy autentyczności.
Utwórz zgodną holenderską factuur za darmo
Bezpłatny generator może pomóc przygotować projekt niderlandzkiej faktury z danymi stron, datami, numerem, opisami pozycji, konfigurowalnym VAT i obliczonymi sumami. Należy wpisać właściwy BTW-id, numer KvK, datę dostawy i inne dane wymagane dla transakcji, ponieważ FreeBillGen nie poświadcza obecności wszystkich pól wymaganych przez Belastingdienst.
W przypadku transgranicznej sprzedaży B2B w UE można wyłączyć BTW i ręcznie dodać odpowiednie numery identyfikacyjne VAT oraz adnotację btw verlegd. Przy korzystaniu z systemu dla małych przedsiębiorstw KOR przed wystawieniem dokumentu należy potwierdzić sposób rozliczenia i wymagane brzmienie. Wynikiem jest czytelny plik PDF do dokumentacji, ale odpowiedzialność za weryfikację i ustawowy okres przechowywania pozostaje po stronie wystawcy.
Pytania o holenderską fakturę
Co musi zawierać holenderska factuur?
Ważna factuur musi wykazywać pełną nazwę i adres dostawcy, pełną nazwę i adres klienta, BTW-id dostawcy i numer KvK, kolejny numer faktury, datę wystawienia, datę dostawy, opis i ilość dostawy, kwotę netto według stawki VAT, stawkę i kwotę BTW oraz adnotację o odwrotnym obciążeniu lub zwolnieniu, gdy VAT nie jest naliczany. Dokładne wymogi określa Belastingdienst.
Jaka jest różnica między numerem KvK a BTW-id?
Numer KvK to numer rejestracyjny w Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel), który identyfikuje firmę w rejestrze handlowym. BTW-id jest numerem identyfikacyjnym VAT wydanym przez Belastingdienst, wykazywanym publicznie i na fakturach. Odrębny numer podatkowy VAT (omzetbelastingnummer) służy wyłącznie do korespondencji z organem podatkowym, a nie do faktur dla klientów.
Co oznacza btw verlegd na fakturze?
Btw verlegd oznacza, że VAT został objęty odwrotnym obciążeniem: sprzedawca nie nalicza BTW, a zamiast tego nabywca rozlicza VAT. Ma zastosowanie do wielu transgranicznych dostaw B2B, takich jak usługi dla firmy w innym kraju UE, oraz do niektórych sektorów krajowych, jak podwykonawstwo budowlane. Faktura nie wykazuje VAT, zawiera adnotację btw verlegd, a w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych wykazuje numery identyfikacyjne VAT obu stron.
Jakie są stawki VAT (BTW) w Holandii?
Niderlandy mają podstawową stawkę BTW dla większości towarów i usług, stawkę obniżoną dla kategorii takich jak wiele artykułów spożywczych, leki i książki, oraz stawkę 0%, która obejmuje głównie dostawy wewnątrzwspólnotowe i eksport. Stawki i kategorie objęte stawką obniżoną zmieniają się w czasie, dlatego aktualne wartości procentowe należy potwierdzić w Belastingdienst. Faktura, która łączy stawki, musi wykazywać kwotę netto, stawkę i kwotę VAT oddzielnie dla każdej z nich.
Jak długo muszę przechowywać faktury w Holandii?
Faktury wysłane i otrzymane przechowuje się co do zasady przez siedem lat. Faktury dotyczące nieruchomości oraz ewidencję w unijnej procedurze OSS i importowej IOSS przechowuje się przez dziesięć lat. Faktury cyfrowe należy zachować w postaci otrzymanej lub wysłanej i udostępniać do kontroli. Sam wydruk nie wystarcza.
Czy potrzebuję numeru KvK na fakturze?
Tak. Od firm zarejestrowanych w Kamer van Koophandel zasadniczo oczekuje się wykazywania numeru KvK na fakturach i dokumentach firmowych, obok BTW-id używanego dla VAT. Oba numery pozwalają klientowi zidentyfikować firmę i zweryfikować jej rejestrację VAT.