إصدار الفواتير في هولندا

ما المقصود بـ«factuur» الهولندية؟

في هولندا، تُسمى الفاتورة «factuur». يعتمد العميل التجاري على المعلومات الداعمة الصحيحة عند المطالبة بضريبة القيمة المضافة المدفوعة مسبقًا، ويمكن لـ Belastingdienst مراجعتها. قد يتطلب الحقل المفقود تصحيحًا وقد يعرض الخصم للخطر.

تقوم الشركات عمومًا بإصدار فواتير التوريدات إلى الشركات والكيانات القانونية الأخرى. تتطلب قاعدة التوقيت عادةً إصدار الفاتورة بحلول اليوم الخامس عشر بعد الشهر الذي تمت فيه التوريدات، مع استثناءات خاصة بالمعاملات. كما تختلف متطلبات إصدار الفواتير للمستهلكين حسب نوع التوريد.

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة الهولندية؟

يجب أن تحتوي الفاتورة (factuur) الصالحة على جميع التفاصيل الإلزامية التي حددتها مصلحة الضرائب الهولندية (Belastingdienst). إذا تم إغفال أي منها، فستكون الفاتورة غير صحيحة من الناحية الفنية، مما قد يكلف عميلك خسارة خصم ضريبة القيمة المضافة المدفوعة مسبقًا وقد يؤدي إلى طرح أسئلة أثناء عملية التدقيق. تأكد من أن كل فاتورة (factuur) تتضمن ما يلي.

اسمك الكامل وعنوانك

الاسم القانوني وعنوان شركتك بصفتها المورد الذي يصدر الفاتورة.

الاسم الكامل للعميل وعنوانه

الاسم والعنوان الكاملان للشركة أو الكيان الذي يستلم البضائع أو الخدمات.

رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة (BTW-id)

رقم التعريف الضريبي (BTW-identificatienummer)، وهو رقم ضريبة القيمة المضافة الذي تظهره للعملاء وتستخدمه في الفواتير.

رقم KvK (غرفة التجارة) الخاص بك

رقم التسجيل الخاص بك لدى غرفة التجارة (Kamer van Koophandel)، وهو مطلوب عادةً في المستندات التجارية.

رقم فاتورة متسلسل

رقم فاتورة فريد ومتسلسل من سلسلة ترقيم واضحة.

تاريخ الفاتورة (تاريخ الإصدار)

التاريخ الذي صدرت فيه الفاتورة.

تاريخ التوريد

تاريخ تسليم البضائع أو أداء الخدمة، أو تاريخ الدفعة المسبقة، إذا كان مختلفًا عن تاريخ الإصدار.

الوصف والكمية

وصف واضح للبضائع أو الخدمات الموردة وكميتها أو نطاقها.

المبلغ الصافي لكل معدل ضريبة القيمة المضافة

السعر باستثناء ضريبة القيمة المضافة، موزعًا حسب كل معدل ضريبة القيمة المضافة (BTW) ساري المفعول، بالإضافة إلى أي خصم غير مدرج بالفعل في سعر الوحدة.

معدل ضريبة القيمة المضافة ومبلغ ضريبة القيمة المضافة

معدل ضريبة القيمة المضافة المطبق (القياسي أو المخفض) ومبلغ ضريبة القيمة المضافة الناتج باليورو، لكل معدل.

أي ملاحظة تتعلق بتحويل العبء الضريبي أو الإعفاء الضريبي

عندما يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة بنظام التحويل أو يكون التوريد معفى أو خاضعًا لمعدل صفر، تُدرج ملاحظة توضح ذلك، على سبيل المثال btw verlegd.

رقم KvK مقابل رقم BTW-id: ما الفرق؟

يثير رقمان معظم الالتباس لدى الشركات الجديدة في هولندا، نظراً لإصدارهما في الوقت نفسه تقريباً على الرغم من اختلاف وظيفة كل منهما تماماً. رقم KvK (KvK-nummer) هو رقم تسجيلك لدى Kamer van Koophandel، أي غرفة التجارة الهولندية. وهو يحدد هوية شركتك في السجل التجاري، ويُدرج عموماً في فواتيرك ومراسلاتك التجارية.

أما رقم BTW-id (BTW-identificatienummer) فهو رقم التعريف بضريبة القيمة المضافة الصادر عن مصلحة الضرائب (Belastingdienst). وهو الرقم الذي تعرضه علناً - على موقعك الإلكتروني وفواتيرك - وهو الرقم الذي يستخدمه عميل في الاتحاد الأوروبي للتحقق من بياناتك. وقد فُصل هذا الرقم عمداً عن رقمك الضريبي الداخلي القديم لضريبة القيمة المضافة (omzetbelastingnummer أو BTW-nummer)، والذي تستخدمه في المراسلات مع مصلحة الضرائب نفسها ولكن لا ينبغي طباعته للعملاء. في الفاتورة الموجهة للعميل، أظهر رقم BTW-id الخاص بك.

معدلات ضريبة القيمة المضافة الهولندية ونظام الشركات الصغيرة (KOR)

تُطبق هولندا معدلاً قياسياً لضريبة القيمة المضافة (BTW)، ومعدلاً مخفضاً لفئات محددة، ومعدل 0% لتوريدات معينة كالصادرات المؤهلة والمعاملات البينية في الاتحاد الأوروبي. وتختلف الإعفاءات والأنظمة الخاصة عن معدل 0%. لذا يجب التحقق من التصنيف الحالي وإيضاح المبلغ الصافي والمعدل ومبلغ ضريبة القيمة المضافة لكل معاملة حسب الاقتضاء.

ويُعد نظام المشاريع الصغيرة الهولندي kleineondernemersregeling (KOR) إعفاءً اختيارياً من ضريبة القيمة المضافة للشركات المؤهلة المؤسسة في هولندا والتي لا يتجاوز حجم مبيعاتها السنوي 20,000 يورو وفق حسابات النظام. ولا يفرض المشارك في هذا النظام ضريبة BTW ولا يمكنه خصم ضريبة المدخلات، كما يتوقف عموماً عن تقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة الدورية، مع أن بعض المعاملات الخاصة قد تفرض التزامات محددة. ويؤدي تجاوز هذا الحد إلى إنهاء الإعفاء بدءاً من التوريد الذي تجاوز الحد. علماً بأن نظام KOR الخاص بالاتحاد الأوروبي يخضع لشروط منفصلة للأنشطة عبر الحدود.

كيف يعمل نظام التحميل العكسي (btw verlegd)؟

في العديد من عمليات التوريد بين الشركات عبر الحدود، لا يفرض البائع ضريبة القيمة المضافة، بل يقوم المشتري باحتسابها. وهذا ما يُعرف بآلية الاحتساب العكسي، ويُعرف بالهولندية باسم btw verlegd (تحويل ضريبة القيمة المضافة أو الاحتساب العكسي). وعند تطبيق هذه الآلية، تُصدر الفاتورة دون فرض ضريبة BTW، وبدلاً من إدراج مبلغ الضريبة، تُضاف ملاحظة تفيد بأن ضريبة القيمة المضافة خضعت للاحتساب العكسي.

وتتمثل الحالة الأكثر شيوعاً في بيع الخدمات بين الشركات إلى شركة في دولة أخرى ضمن الاتحاد الأوروبي: فوفقاً للقاعدة العامة لمكان التوريد، يحتسب العميل ضريبة القيمة المضافة في بلده، ومن ثم تُصدر الفاتورة دون ضريبة القيمة المضافة وتُكتب عبارة btw verlegd (أو ما يعادلها بلغة العميل، مثل "VAT reverse-charged"). وفي التوريدات البينية في الاتحاد الأوروبي، يجب أيضاً إظهار كلا رقمي التعريف بضريبة القيمة المضافة - رقمك ورقم BTW-id الساري للعميل - مع الإبلاغ عن التوريد في قائمة مبيعات الاتحاد الأوروبي. كما ينطبق الاحتساب العكسي على قطاعات محلية معينة داخل هولندا، مثل بعض أعمال البناء والتعاقد من الباطن وبعض توريدات الخردة والإلكترونيات. والقاعدة موحدة في جميع حالات الاحتساب العكسي: عدم فرض ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة، إضافة الملاحظة الصريحة، وإدراج أرقام التعريف بضريبة القيمة المضافة المطلوبة.

الترقيم التسلسلي للفواتير

تحتاج كل فاتورة إلى رقم فاتورة فريد ومتسلسل. يمكن استخدام أكثر من سلسلة أرقام واضحة، لكن يجب ألا يُعاد استخدام الرقم أو أن يصبح غامضًا.

يقوم ضيوف FreeBillGen بإدخال أرقامهم الخاصة. يمكن لمساحة العمل التي تم تسجيل الدخول إليها اقتراح الرقم التالي المحفوظ ومنع تكرار الرقم الكامل المحفوظ، ولكنها لا يمكنها معرفة المستندات التي تم إنشاؤها في مكان آخر. احتفظ بالإلغاءات والتصحيحات في سجل التدقيق.

ما هي المدة التي يجب عليك الاحتفاظ فيها بالفواتير؟ قاعدة السبع سنوات

تحتفظ الشركات الهولندية عمومًا بالفواتير المرسلة والمستلمة لمدة سبع سنوات. أما الفواتير المتعلقة بالعقارات، فيتم الاحتفاظ بها لمدة عشر سنوات. كما أن السجلات الخاصة بالمعاملات التي تتم في إطار مخططات الاتحاد أو مخططات «النافذة الواحدة» للاستيراد تخضع أيضًا لفترة عشر سنوات.

احتفظ بالفاتورة بالشكل الذي تم إرسالها أو استلامها به. ولذلك، يجب أن تظل الفاتورة الرقمية في شكلها الرقمي وأن تكون متاحة بشكل معقول للتفتيش. ولا يُعد النسخ المطبوع أو ملف PDF الذي تم إنشاؤه حديثًا بمفرده حفظًا للسجل الإلكتروني الأصلي. ولا يُسمح بالمسح الضوئي إلا عندما تكون النسخة كاملة وتحافظ على خصائص الأصالة المطلوبة.

أنشئ فاتورة هولندية احترافية مجانًا

يمكن أن يساعدك مُنشئ الفواتير المجاني في إعداد مسودة فاتورة هولندية تتضمن تفاصيل الأطراف والتواريخ والرقم ووصف البنود وضريبة القيمة المضافة القابلة للتكوين والإجماليات المحسوبة. أدخل رقم التعريف الضريبي (BTW-id) ورقم غرفة التجارة (KvK) وتاريخ التسليم وأي تفاصيل أخرى تتطلبها معاملتك، لأن FreeBillGen لا يضمن وجود كل حقول مصلحة الضرائب الهولندية (Belastingdienst).

بالنسبة لعمليات البيع عبر الحدود بين الشركات (B2B) داخل الاتحاد الأوروبي، يمكنك إيقاف تشغيل BTW وإضافة معرّفات ضريبة القيمة المضافة (VAT) المعمول بها وملاحظة btw verlegd يدويًّا. إذا كنت تستخدم نظام الشركات الصغيرة (KOR)، فتأكد من معالجته وصياغته قبل الإصدار. والنتيجة هي ملف PDF واضح لسجلاتك، لكنك تظل مسؤولاً عن التحقق والاحتفاظ القانوني.

أسئلة حول الفواتير الهولندية

ما الذي يجب أن تحتوي عليه الفاتورة الهولندية؟

يجب أن تتضمن الفاتورة الصالحة اسمك الكامل وعنوانك، واسم العميل الكامل وعنوانه، ورقم تعريف ضريبة القيمة المضافة (BTW-id) ورقم KvK الخاصين بك، ورقم الفاتورة التسلسلي، وتاريخ الإصدار، وتاريخ التوريد، ووصف وكمية ما تم توريده، والمبلغ الصافي لكل معدل ضريبة القيمة المضافة، ومعدل ضريبة القيمة المضافة ومبلغها، وملاحظة بشأن عكس العبء الضريبي أو الإعفاء في حالة عدم فرض ضريبة القيمة المضافة. يتم تحديد المتطلبات الدقيقة من قبل مصلحة الضرائب (Belastingdienst).

ما الفرق بين رقم KvK ورقم تعريف ضريبة القيمة المضافة (BTW-id)؟

رقم KvK هو رقم تسجيلك لدى غرفة التجارة (Kamer van Koophandel) ويحدد هوية شركتك في السجل التجاري. رقم BTW-id هو رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة (VAT) الصادر عن مصلحة الضرائب (Belastingdienst)، والذي تعرضه علنًا وتطبعه على الفواتير. يُستخدم رقم ضريبة القيمة المضافة المنفصل (omzetbelastingnummer) فقط في المراسلات مع مصلحة الضرائب، وليس على فواتير العملاء.

ما معنى عبارة «btw verlegd» في الفاتورة؟

تعني عبارة «btw verlegd» أن ضريبة القيمة المضافة قد تم تحميلها عكسيًّا: لا يفرض البائع ضريبة القيمة المضافة (BTW)، بل يتحمل المشتري مسؤولية دفعها بدلاً منه. وينطبق ذلك على العديد من عمليات التوريد عبر الحدود بين الشركات (B2B)، مثل الخدمات المقدمة إلى شركة في دولة أخرى من دول الاتحاد الأوروبي، وعلى قطاعات محلية معينة مثل التعاقد من الباطن في مجال البناء. ولا تظهر ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة، بل تحمل ملاحظة «btw verlegd»، وفي حالة التوريدات داخل الاتحاد الأوروبي، تظهر أرقام التعريف الضريبية لكلا الطرفين.

ما هي معدلات ضريبة القيمة المضافة (BTW) في هولندا؟

تطبق هولندا معدل ضريبة القيمة المضافة (BTW) قياسيًا على معظم السلع والخدمات، ومعدلًا مخفضًا لفئات مثل العديد من الأطعمة والأدوية والكتب، ومعدل 0% الذي يغطي بشكل أساسي التوريدات داخل الاتحاد الأوروبي والصادرات. تتغير المعدلات وفئات المعدلات المخفضة بمرور الوقت، لذا تأكد من النسب المئوية الحالية لدى مصلحة الضرائب الهولندية (Belastingdienst). يجب أن تُظهر الفاتورة التي تجمع بين معدلات مختلفة المبلغ الصافي والمعدل ومبلغ ضريبة القيمة المضافة بشكل منفصل لكل منها.

ما هي المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بالفواتير في هولندا؟

يتم الاحتفاظ بالفواتير المرسلة والمستلمة عمومًا لمدة سبع سنوات. أما الفواتير المتعلقة بالعقارات والسجلات الخاضعة لنظام «النافذة الواحدة» للاتحاد أو للاستيراد، فتخضع لفترة عشر سنوات. احتفظ بالفواتير الرقمية بالشكل الذي تم استلامها أو إرسالها به، واجعلها متاحة بشكل معقول للتفتيش؛ فلا تكفي النسخة المطبوعة وحدها.

هل أحتاج إلى رقم KvK في فاتورتي؟

نعم. يُتوقع عمومًا من الشركات المسجلة لدى غرفة التجارة (Kamer van Koophandel) أن تذكر رقم KvK الخاص بها على الفواتير والوثائق التجارية، إلى جانب رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة (BTW-id) المستخدم. يتيح ذكر كلا الرقمين للعملاء التعرف على شركتك والتحقق من تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة.