¿Qué es una factuur neerlandesa?
En los Países Bajos, una factura se denomina factuur. Los clientes empresariales necesitan comprobantes correctos para deducir el IVA soportado, y la Belastingdienst puede revisarlos. Si falta un dato, puede ser necesario corregir la factura y la deducción puede quedar en riesgo.
Por lo general, las empresas facturan las operaciones realizadas con otras empresas y personas jurídicas. La regla habitual exige emitir la factura a más tardar el día 15 del mes siguiente a aquel en que tuvo lugar la operación, aunque hay excepciones específicas. Los requisitos para facturar a consumidores también dependen de la operación.
¿Qué debe incluir una factuur neerlandesa?
Una factuur válida debe contener todos los datos obligatorios establecidos por la Belastingdienst. Si omite uno, la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a su cliente su deducción del IVA soportado y puede generar preguntas en una auditoría. Asegúrese de que cada factuur muestre lo siguiente.
- Su nombre y dirección completos
- El nombre legal y la dirección de su empresa como proveedor que emite la factura.
- El nombre y la dirección completos del cliente
- El nombre y la dirección completos de la empresa o entidad que recibe los bienes o servicios.
- Su número de identificación del IVA (BTW-id)
- Su BTW-identificatienummer, el número de IVA que muestra a los clientes y usa en las facturas.
- Su número KvK (Cámara de Comercio)
- Su número de registro de la Kamer van Koophandel, generalmente requerido en los documentos comerciales.
- Un número de factura secuencial
- Un número de factura único y secuencial dentro de una serie de numeración clara.
- La fecha (de emisión) de la factura
- La fecha en que se emite la factuur.
- La fecha de suministro
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio, o la fecha de un pago anticipado, cuando difiera de la fecha de emisión.
- Descripción y cantidad
- Una descripción clara de los bienes o servicios suministrados y la cantidad o el alcance.
- Monto neto por tasa de IVA
- El precio sin IVA, desglosado por cada tasa de BTW aplicable, más cualquier descuento que no esté ya en el precio unitario.
- Tasa de IVA y monto de IVA
- La tasa de BTW aplicada (estándar o reducida) y el monto del IVA resultante en euros, por tasa.
- Cualquier nota de inversión del sujeto pasivo o de exención
- Cuando el IVA se invierte o el suministro está exento o tiene tasa cero, una nota que lo indique, por ejemplo btw verlegd.
Número KvK vs BTW-id: ¿cuál es la diferencia?
Dos números causan la mayor parte de la confusión a las nuevas empresas neerlandesas, porque ambos se emiten más o menos al mismo tiempo, pero cumplen funciones muy distintas. El número KvK (KvK-nummer) es su número de registro en la Kamer van Koophandel, la Cámara de Comercio neerlandesa. Identifica su empresa en el registro mercantil y generalmente debe figurar en sus facturas y correspondencia comercial.
El BTW-id (BTW-identificatienummer) es su número de identificación del IVA, emitido por la Belastingdienst. Este es el número que muestra públicamente - en su sitio web y en sus facturas - y es el número que un cliente de la UE usa para verificarlo. Es deliberadamente distinto de su número fiscal del IVA interno más antiguo (el omzetbelastingnummer o BTW-nummer), que usa en la correspondencia con la propia Belastingdienst pero que no debe ser el que se imprime para los clientes. En una factuur dirigida al cliente, muestre su BTW-id.
| Identificador | Emitido por | Usado para | ¿En la factura? |
|---|---|---|---|
| Número KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identidad de su empresa en el registro mercantil | Sí, generalmente requerido |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identidad pública del IVA mostrada a los clientes | Sí, este es el número de IVA que se imprime |
| Número fiscal del IVA (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Correspondencia privada con la autoridad fiscal | No, consérvelo para las declaraciones fiscales |
Tasas de BTW neerlandesas y el régimen de pequeñas empresas (KOR)
Los Países Bajos aplican un tipo general de BTW, un tipo reducido a determinadas categorías y un tratamiento del 0% a operaciones específicas, como ciertas exportaciones y operaciones intracomunitarias. Las exenciones y los regímenes especiales no equivalen a un tipo del 0%. Confirme la clasificación vigente e incluya, cuando corresponda, el monto neto, el tipo y el monto del IVA para cada tratamiento.
El régimen neerlandés kleineondernemersregeling (KOR) es una exención voluntaria del IVA para empresas establecidas en los Países Bajos que cumplan los requisitos y no superen un volumen de negocios anual de EUR 20.000 según el cálculo del régimen. Quien participa no cobra BTW ni puede deducir el IVA soportado. Por lo general, deja de presentar declaraciones periódicas de IVA, aunque ciertas operaciones pueden seguir generando obligaciones. La exención termina con la propia operación que hace superar el umbral. El régimen EU-KOR tiene condiciones propias para la actividad transfronteriza.
¿Cómo funciona la inversión del sujeto pasivo (btw verlegd)?
Para muchos suministros transfronterizos de empresa a empresa, el IVA no lo cobra el vendedor, sino que lo declara el comprador. Esta es la inversión del sujeto pasivo, conocida en neerlandés como btw verlegd (IVA trasladado o invertido). Cuando se aplica, emita la factuur sin cobrar BTW y, en lugar de un monto de IVA, añada una nota indicando que el IVA se ha invertido.
El caso más común es una venta B2B de servicios a una empresa en otro país de la UE: bajo la regla general del lugar de suministro, el cliente declara el IVA en su propio país, por lo que facture sin IVA y escriba btw verlegd (o el equivalente en el idioma del cliente, por ejemplo "VAT reverse-charged"). Para los suministros intracomunitarios también debe mostrar ambos números de identificación del IVA - el suyo y el BTW-id válido del cliente - y el suministro se declara en su lista de ventas de la UE. La inversión del sujeto pasivo también se aplica a ciertos sectores nacionales dentro de los Países Bajos, como partes de la construcción y la subcontratación y algunos suministros de chatarra y productos electrónicos. En todos los casos de inversión del sujeto pasivo, la regla es la misma: sin IVA en la factura, además de la nota explícita y los números de IVA requeridos.
Numeración secuencial de facturas
Toda factuur necesita un número de factura único y secuencial. Puede usar varias series claramente diferenciadas, pero no reutilice un número ni permita que resulte ambiguo.
Los usuarios invitados de FreeBillGen introducen su propio número. Con una cuenta y la sesión iniciada, FreeBillGen puede sugerir el siguiente número guardado y bloquear un número completo duplicado que ya esté registrado, pero no conoce los documentos creados en otros sistemas. Conserve las anulaciones y correcciones en el registro de auditoría.
¿Cuánto tiempo debe conservar las facturas? La regla de los 7 años
Las empresas neerlandesas conservan por lo general las facturas emitidas y recibidas durante siete años. Las facturas relativas a bienes inmuebles se conservan durante diez años. Los registros de operaciones acogidas a los regímenes de ventanilla única de la Unión o de importación también tienen un plazo de diez años.
Conserve cada factura en la forma en que se envió o recibió. Por tanto, una factura digital debe permanecer en formato digital y estar razonablemente disponible para una inspección. Una copia impresa o un PDF creado posteriormente no bastan para conservar el registro electrónico original. Solo puede escanearla si la copia es completa y conserva las características de autenticidad exigidas.
Cree una factuur neerlandesa profesional gratis
Un generador gratuito puede ayudarle a preparar un borrador de factura neerlandesa con los datos de las partes, las fechas, un número, las descripciones de los conceptos, un IVA configurable y los totales calculados. Ingrese el BTW-id, el número KvK, la fecha del suministro y cualquier otro dato que exija la transacción. FreeBillGen no certifica que estén presentes todos los campos requeridos por la Belastingdienst.
En una venta B2B transfronteriza dentro de la UE, puede desactivar el BTW y añadir manualmente los identificadores de IVA aplicables y la mención btw verlegd. Si usa el régimen para pequeñas empresas (KOR), confirme su tratamiento y la redacción antes de emitir la factura. Obtendrá un PDF limpio para sus registros, pero sigue siendo responsable de comprobarlo y conservarlo durante el plazo legal.
Preguntas sobre la factura neerlandesa
¿Qué debe contener una factuur neerlandesa?
Una factuur válida debe mostrar su nombre y dirección completos, el nombre y la dirección completos del cliente, su BTW-id (número de identificación del IVA) y número KvK, un número de factura secuencial, la fecha de emisión, la fecha de suministro, una descripción y cantidad de lo suministrado, el monto neto por tasa de IVA, la tasa y el monto del BTW, y una nota de inversión del sujeto pasivo o de exención cuando no se cobra IVA. Los requisitos exactos los establece la Belastingdienst.
¿Cuál es la diferencia entre un número KvK y un BTW-id?
El número KvK es su número de registro en la Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel) e identifica su empresa en el registro mercantil. El BTW-id es su número de identificación del IVA emitido por la Belastingdienst, que muestra públicamente e imprime en las facturas. Un número fiscal del IVA distinto (omzetbelastingnummer) se usa solo en la correspondencia con la autoridad fiscal, no en las facturas a clientes.
¿Qué significa btw verlegd en una factura?
Btw verlegd significa que el IVA se ha invertido: el vendedor no cobra BTW y el comprador declara el IVA en su lugar. Se aplica a muchos suministros B2B transfronterizos, como servicios a una empresa en otro país de la UE, y a ciertos sectores nacionales como la subcontratación en la construcción. La factura no muestra IVA, lleva la nota btw verlegd y, para los suministros intracomunitarios, muestra los números de identificación del IVA de ambas partes.
¿Cuáles son las tasas de IVA (BTW) en los Países Bajos?
Los Países Bajos tienen una tasa estándar de BTW para la mayoría de los bienes y servicios, una tasa reducida para categorías como muchos alimentos, medicamentos y libros, y una tasa del 0% que cubre principalmente los suministros intracomunitarios y las exportaciones. Las tasas y las categorías de tasa reducida cambian con el tiempo, así que confirme los porcentajes actuales con la Belastingdienst. Una factura que mezcle tasas debe mostrar el monto neto, la tasa y el monto del IVA por separado para cada una.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en los Países Bajos?
Las facturas emitidas y recibidas se conservan por lo general durante siete años. Las facturas relativas a bienes inmuebles y los registros de los regímenes de ventanilla única de la Unión o de importación tienen un plazo de diez años. Conserve las facturas digitales en la forma en que se enviaron o recibieron y disponibles para una inspección. Una copia impresa por sí sola no basta.
¿Necesito un número KvK en mi factura?
Sí. Por lo general, se espera que las empresas registradas en la Kamer van Koophandel muestren su número KvK en las facturas y los documentos comerciales, junto al BTW-id usado para el IVA. Mostrar ambos permite a los clientes identificar su empresa y verificar su registro del IVA.