O que é uma factuur holandesa?
Nos Países Baixos, uma fatura é uma factuur. Um cliente empresarial depende das informações comprobatórias corretas para deduzir o IVA pago nas compras, e a Belastingdienst pode analisá-las. A falta de um campo pode exigir uma correção e colocar a dedução em risco.
Em geral, as empresas emitem faturas por fornecimentos a outras empresas e pessoas jurídicas. A regra de prazo normalmente exige a emissão até o 15º dia do mês seguinte àquele em que ocorreu o fornecimento, com exceções conforme a transação. As exigências de faturamento para consumidores também variam de acordo com o fornecimento.
O que uma factuur holandesa deve incluir?
Uma factuur válida precisa conter todos os dados obrigatórios definidos pela Belastingdienst. Se algum ficar de fora, a fatura estará tecnicamente incorreta, o cliente poderá perder a dedução do IVA pago nas compras e uma fiscalização poderá levantar questionamentos. Confira se toda factuur mostra os itens a seguir.
- Seu nome e endereço completos
- O nome jurídico e o endereço da sua empresa como fornecedora que emite a fatura.
- O nome e o endereço completos do cliente
- O nome e o endereço completos da empresa ou entidade que recebe os bens ou serviços.
- Seu número de identificação de IVA (BTW-id)
- Seu BTW-identificatienummer, o número de IVA que você apresenta aos clientes e usa nas faturas.
- Seu número KvK (Câmara de Comércio)
- Seu número de registro na Kamer van Koophandel, em geral exigido nos documentos comerciais.
- Um número de fatura sequencial
- Um número de fatura único e sequencial dentro de uma série de numeração clara.
- A data de emissão da fatura
- A data em que a factuur é emitida.
- A data do fornecimento
- A data em que os bens foram entregues ou o serviço foi prestado, ou a data de um pagamento antecipado, quando diferente da data de emissão.
- Descrição e quantidade
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos e a quantidade ou o escopo.
- Valor líquido por alíquota de IVA
- O preço sem IVA, separado por cada alíquota de BTW aplicável, mais qualquer desconto que ainda não esteja incluído no preço unitário.
- Alíquota e valor do IVA
- A alíquota de BTW aplicada, padrão ou reduzida, e o valor de IVA resultante em euros, para cada alíquota.
- Observação sobre inversão do sujeito passivo ou isenção
- Quando houver inversão do sujeito passivo no IVA ou o fornecimento for isento ou sujeito à alíquota zero, inclua uma observação que indique isso, como btw verlegd.
Número KvK e BTW-id: qual é a diferença?
Dois números causam a maior parte da confusão para as novas empresas holandesas, pois ambos são emitidos em momentos próximos, mas têm funções muito diferentes. O número KvK (KvK-nummer) é seu número de registro na Kamer van Koophandel, a Câmara de Comércio dos Países Baixos. Ele identifica sua empresa no registro comercial e, em geral, deve constar nas faturas e na correspondência comercial.
O BTW-id (BTW-identificatienummer) é seu número de identificação de IVA, emitido pela Belastingdienst. Este é o número que você divulga, no site e nas faturas, e que um cliente da UE usa para verificar seu cadastro. Ele é separado de propósito do antigo número fiscal interno de IVA, o omzetbelastingnummer ou BTW-nummer, que você usa na correspondência com a própria Belastingdienst, mas não deve imprimir para os clientes. Em uma factuur destinada ao cliente, mostre seu BTW-id.
| Identificador | Emitido por | Usado para | Na fatura? |
|---|---|---|---|
| Número KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identidade da empresa no registro comercial | Sim, em geral é obrigatório |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identificação pública de IVA apresentada aos clientes | Sim, este é o número de IVA a imprimir |
| Número fiscal de IVA (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Correspondência privada com a autoridade fiscal | Não, guarde-o para as declarações fiscais |
Alíquotas holandesas de BTW e o regime para pequenas empresas (KOR)
Os Países Baixos usam uma alíquota padrão de BTW, uma alíquota reduzida para categorias definidas e o tratamento de 0% para fornecimentos específicos, como exportações elegíveis e operações intra-UE. Isenções e regimes especiais são diferentes de uma alíquota de 0%. Confirme a classificação atual e, quando exigido, mostre o valor líquido, a alíquota e o valor do IVA de cada tratamento.
A kleineondernemersregeling (KOR) holandesa é uma isenção opcional de IVA para uma empresa elegível estabelecida nos Países Baixos, com no máximo 20.000 EUR de faturamento anual segundo o cálculo do regime. O participante não cobra BTW e não pode deduzir o IVA pago nas compras. Em geral, deixa de apresentar declarações regulares de IVA, embora operações especiais ainda possam gerar obrigações. Ao ultrapassar o limite, a isenção termina a partir da operação que faz o faturamento excedê-lo. O regime KOR separado da UE tem suas próprias condições para atividades transfronteiriças.
Como funciona a inversão do sujeito passivo (btw verlegd)?
Em muitos fornecimentos transfronteiriços entre empresas, o vendedor não cobra o IVA, que é apurado pelo comprador. Essa é a inversão do sujeito passivo, conhecida em holandês como btw verlegd, ou IVA transferido para o comprador. Quando ela se aplica, você emite a factuur sem cobrar BTW e, no lugar do valor do IVA, acrescenta uma observação sobre a inversão do sujeito passivo.
O caso mais comum é a venda B2B de serviços a uma empresa de outro país da UE: pela regra geral do local de fornecimento, o cliente apura o IVA no próprio país, então você emite a fatura sem IVA e escreve btw verlegd, ou o equivalente no idioma do cliente, como "Inversão do sujeito passivo" em português. Nos fornecimentos intra-UE, você também precisa mostrar os dois números de identificação de IVA, o seu e o BTW-id válido do cliente, e informar a operação na declaração de vendas da UE. A inversão do sujeito passivo também se aplica a determinados setores nacionais nos Países Baixos, como certos casos na construção civil e na subcontratação e alguns fornecimentos de sucata e produtos eletrônicos. A regra é a mesma em todos os casos de inversão do sujeito passivo: nenhum IVA na fatura, a observação expressa e os números de IVA exigidos.
Numeração sequencial das faturas
Toda factuur precisa de um número de fatura único e sequencial. É possível usar mais de uma série clara, mas nenhum número pode ser reutilizado nem gerar ambiguidade.
Quem usa o FreeBillGen sem entrar em uma conta informa o próprio número. Depois que você entra na conta, o espaço de trabalho pode sugerir o próximo número salvo e impedir a duplicação exata de um número completo já salvo, mas não tem como conhecer documentos criados em outros sistemas. Mantenha cancelamentos e correções no histórico de auditoria.
Por quanto tempo guardar as faturas? A regra de 7 anos
As empresas holandesas geralmente guardam as faturas enviadas e recebidas por sete anos. As faturas relacionadas a bens imóveis são guardadas por dez anos. Os registros de operações nos regimes de balcão único da União ou de Importação também têm prazo de dez anos.
Guarde a fatura no formato em que ela foi enviada ou recebida. Portanto, uma fatura digital precisa permanecer digital e estar disponível para fiscalização em prazo razoável. Só uma impressão ou um PDF criado posteriormente não preserva o registro eletrônico original. A digitalização só é permitida quando a cópia está completa e preserva as características de autenticidade exigidas.
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Um gerador gratuito pode ajudar a preparar um rascunho de fatura holandesa com dados das partes, datas, número, descrições dos itens, IVA configurável e totais calculados. Informe o BTW-id, o número KvK, a data do fornecimento e todos os outros dados exigidos pela sua transação, pois o FreeBillGen não certifica a presença de todos os campos da Belastingdienst.
Para uma venda B2B transfronteiriça na UE, você pode desativar o BTW e adicionar manualmente os identificadores de IVA aplicáveis e a observação btw verlegd. Se você usa o regime para pequenas empresas (KOR), confirme o tratamento e o texto antes da emissão. O resultado é um PDF limpo para seus registros, mas você continua responsável pela verificação e pela guarda pelo prazo legal.
Perguntas sobre faturas holandesas
O que uma factuur holandesa deve conter?
Uma factuur válida deve mostrar seu nome e endereço completos, o nome e o endereço completos do cliente, seu BTW-id (número de identificação de IVA) e número KvK, um número de fatura sequencial, a data de emissão, a data do fornecimento, a descrição e a quantidade do que foi fornecido, o valor líquido por alíquota de IVA, a alíquota e o valor de BTW e uma observação sobre inversão do sujeito passivo ou isenção quando o IVA não for cobrado. A Belastingdienst define os requisitos exatos.
Qual é a diferença entre um número KvK e um BTW-id?
O número KvK é seu registro na Câmara de Comércio (Kamer van Koophandel) e identifica a empresa no registro comercial. O BTW-id é o número de identificação de IVA emitido pela Belastingdienst, que você divulga e imprime nas faturas. Um número fiscal de IVA separado (omzetbelastingnummer) é usado apenas na correspondência com a autoridade fiscal, não nas faturas destinadas aos clientes.
O que significa btw verlegd em uma fatura?
Btw verlegd significa que houve inversão do sujeito passivo no IVA: o vendedor não cobra BTW, e o comprador apura o IVA. Isso se aplica a muitos fornecimentos B2B transfronteiriços, como serviços prestados a uma empresa de outro país da UE, e a determinados setores nacionais, como a subcontratação na construção. A fatura não apresenta IVA, traz a observação btw verlegd e, nos fornecimentos intra-UE, mostra os números de identificação de IVA das duas partes.
Quais são as alíquotas de IVA (BTW) nos Países Baixos?
Os Países Baixos têm uma alíquota padrão de BTW para a maioria dos bens e serviços, uma alíquota reduzida para categorias como muitos alimentos, medicamentos e livros e uma alíquota de 0% que abrange principalmente fornecimentos intra-UE e exportações. As alíquotas e as categorias reduzidas mudam com o tempo, então confirme os percentuais atuais com a Belastingdienst. Uma fatura que reúne alíquotas diferentes deve mostrar separadamente o valor líquido, a alíquota e o valor do IVA de cada uma.
Por quanto tempo devo guardar as faturas nos Países Baixos?
As faturas enviadas e recebidas são geralmente guardadas por sete anos. As faturas relacionadas a bens imóveis e os registros dos regimes de balcão único da União ou de Importação têm prazo de dez anos. Guarde as faturas digitais no formato em que foram recebidas ou enviadas e deixe-as disponíveis para fiscalização em prazo razoável; apenas uma impressão não basta.
Preciso incluir um número KvK na minha fatura?
Sim. Em geral, as empresas registradas na Kamer van Koophandel devem mostrar o número KvK nas faturas e nos documentos comerciais, junto com o BTW-id usado para o IVA. Os dois números permitem que os clientes identifiquem sua empresa e verifiquem seu registro de IVA.