Mi az a holland factuur?
Hollandiában a számlát factuur-nak nevezik. Az üzleti ügyfél a helyes kiegészítő adatokra támaszkodik, amikor előzetesen felszámított ÁFA levonását érvényesíti, és a Belastingdienst ezt felülvizsgálhatja. Egy hiányzó mező javítást tehet szükségessé, és veszélyeztetheti a levonási jogot.
A vállalkozások jellemzően más vállalkozásoknak és jogi személyeknek állítanak ki számlát. Az időzítési szabály általában előírja, hogy a számlát a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kiállítani, ügyletspecifikus kivételekkel. A fogyasztói számlázási követelmények ügyletenként szintén eltérhetnek.
Mit kell tartalmaznia egy holland factuurnak?
Egy érvényes factuur (számla) tartalmazza a Belastingdienst által előírt összes kötelező adatot. Ha akár egyetlen elem is hiányzik, a számla formailag hibás lesz, ami miatt az ügyfél elveszítheti az előzetesen felszámított áfa levonásának jogát, és kérdéseket vethet fel egy adóellenőrzés során. Ügyeljen arra, hogy minden factuur tartalmazza az alábbiakat.
- Az Ön teljes neve és címe
- A vállalkozásának mint számlakibocsátónak a hivatalos neve és címe.
- Az ügyfél teljes neve és címe
- Az árukat vagy szolgáltatásokat átvevő vállalkozás vagy szervezet teljes neve és címe.
- Az Ön áfa-azonosító száma (BTW-id)
- Az Ön BTW-identificatienummer-e, vagyis az az áfaszám, amelyet az ügyfelek felé feltüntet és a számláin használ.
- Az Ön KvK-száma (Kereskedelmi Kamara)
- Az Ön regisztrációs száma a Kamer van Koophandel-nél (Kereskedelmi Kamara), amely általában kötelező az üzleti dokumentumokon.
- Sorszám szerinti számlaszám
- Egyedi, egymást követő számlaszám egy egyértelmű számozási sorozatból.
- A számla kiállításának dátuma
- A factuur kiállításának dátuma.
- A teljesítés dátuma
- Az a dátum, amelyen az árut leszállították vagy a szolgáltatást teljesítették, illetve az előlegfizetés dátuma, amennyiben az eltér a kiállítás dátumától.
- Megnevezés és mennyiség
- A szállított áruk vagy nyújtott szolgáltatások egyértelmű megnevezése, valamint mennyisége vagy terjedelme.
- Nettó összeg ÁFA-kulcsonként
- Az ÁFA nélküli ár, az egyes alkalmazandó BTW-kulcsok szerinti bontásban, továbbá minden olyan kedvezmény, amely még nem szerepel az egységárban.
- ÁFA-kulcs és ÁFA-összeg
- Az alkalmazott BTW-kulcs (normál vagy kedvezményes) és az ebből adódó ÁFA-összeg euróban, kulcsonként.
- Fordított adózásra vagy adómentességre vonatkozó megjegyzés
- Ha az ÁFA fordított adózás alá esik, vagy a teljesítés adómentes, illetve nulla kulcsos, ezt feltüntető megjegyzés - például: btw verlegd.
KvK-szám és BTW-azonosító: mi a különbség?
Két szám okozza a legtöbb zavart az új holland vállalkozások körében, mivel mindkettőt nagyjából egy időben adják ki, de nagyon eltérő feladatot látnak el. A KvK-szám (KvK-nummer) a Kamer van Koophandel-nél, a Holland Kereskedelmi Kamaránál vezetett regisztrációs száma. Ez azonosítja vállalkozását a cégjegyzékben, és általában fel kell tüntetni a számlákon és az üzleti levelezésben.
A BTW-id (BTW-identificatienummer) az Ön ÁFA-azonosító száma, amelyet a Belastingdienst ad ki. Ezt a számot jeleníti meg nyilvánosan - a weboldalán és a számláin -, és ezt a számot használják az uniós ügyfelek az Ön ellenőrzésére. Ez szándékosan elkülönül a régebbi, belső ÁFA-adószámtól (az omzetbelastingnummer-től vagy BTW-nummer-től), amelyet a Belastingdiensttel folytatott levelezésben használ, de nem ezt kell kinyomtatni az ügyfelek számára. Az ügyfélnek kiállított számlán a BTW-id-t kell feltüntetni.
| Azonosító | Kiállító | Felhasználás célja | Számlán szerepel? |
|---|---|---|---|
| KvK-szám (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Vállalkozásának cégjegyzéki azonosítója | Igen, általában kötelező |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Ügyfelek számára megjelenített nyilvános ÁFA-azonosító | Igen, ezt az ÁFA-számot kell nyomtatni |
| ÁFA-adószám (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Az adóhatósággal folytatott privát levelezés | Nem, tartsa meg az adóbevallásokhoz |
Holland BTW-kulcsok és a kisvállalkozói mentesség (KOR)
Hollandiában szabványos BTW-kulcsot, meghatározott kategóriákra vonatkozó csökkentett kulcsot és 0%-os kezelést alkalmaznak a meghatározott teljesítésekre, mint például a feltételeknek megfelelő export és az Unión belüli ügyletek. A mentességek és a különleges szabályozások eltérnek a 0%-os kulcstól. Erősítse meg az aktuális besorolást, és ahol szükséges, tüntesse fel a nettó összeget, a kulcsot és az áfa összegét kezelésenként.
A holland kleineondernemersregeling (KOR) egy opcionális áfamentesség a Hollandiában letelepedett, jogosult vállalkozások számára, amelyek éves forgalma a szabályozás számítása szerint nem haladja meg a 20 000 EUR összeget. A résztvevő nem számít fel BTW-t, és nem vonhatja le az előzetesen felszámított áfát. Általában mentesül a rendszeres áfabevallás benyújtása alól, bár a különleges ügyletek továbbra is keletkeztethetnek kötelezettségeket. A küszöb átlépése megszünteti a mentességet a küszöböt átlépő teljesítéstől kezdve. A külön uniós KOR saját feltételekkel rendelkezik a határon átnyúló tevékenységre vonatkozóan.
Hogyan működik a fordított adózás (btw verlegd)?
Számos határokon átnyúló, vállalkozások közötti ügylet esetében az áfát nem az eladó számítja fel, hanem a vevő vallja be. Ez a fordított adózás, amelyet hollandul btw verlegd-nek (áfa áthárítás vagy fordított adózás) neveznek. Ha ez alkalmazandó, a számlát áfa felszámítása nélkül állítja ki, és áfaösszeg helyett egy megjegyzést fűz hozzá, miszerint az áfa fordított adózás alá esik.
A leggyakoribb eset a szolgáltatások B2B értékesítése egy másik uniós országban működő vállalkozásnak: az általános teljesítési hely szabályai szerint az ügyfél a saját országában vallja be az áfát, így Ön áfa nélkül számláz, és a btw verlegd kifejezést írja (vagy az ügyfél nyelvének megfelelő változatot, például "Fordított áfa"). Az unión belüli ügyletek esetén fel kell tüntetnie mindkét áfaazonosító számot - a sajátját és az ügyfél érvényes BTW-azonosítóját -, és az ügyletet jelenteni kell az uniós értékesítési összesítőben. A fordított adózás Hollandián belül bizonyos belföldi ágazatokra is vonatkozik, mint például az építőipar és az alvállalkozói tevékenység egyes területei, valamint bizonyos hulladék- és elektronikai cikkek kereskedelme. Minden fordított adózású esetben ugyanaz a szabály: nincs áfa a számlán, ehelyett szerepelnie kell az egyértelmű megjegyzésnek és a szükséges áfakódoknak.
Számlák sorszám szerinti számozása
Minden factuur-nak egyedi, sorrend szerinti számlaszámmal kell rendelkeznie. Több egyértelmű számlasorozat is használható, de egy számot nem szabad újra felhasználni, és nem válhat kétértelművé.
A FreeBillGen vendégfelhasználói maguk adják meg a számlaszámot. Egy bejelentkezett munkaterület javasolhatja a következő mentett számot, és letilthat egy már mentett, azonos teljes számot, de nem tudhat a máshol létrehozott dokumentumokról. A sztornírozott számlákat és a helyesbítéseket az ellenőrzési nyomvonalban meg kell őrizni.
Meddig kell megőrizni a számlákat? A 7 éves szabály
A holland vállalkozások általában hét évig őrzik az elküldött és beérkezett számlákat. Az ingatlanokra vonatkozó számlákat tíz évig kell megőrizni. Az uniós vagy import egyablakos ügyintézési rendszerek keretében végzett ügyletek nyilvántartásaira szintén tízéves megőrzési idő vonatkozik.
A számlát abban a formában kell megőrizni, amelyben elküldték vagy megkapták. A digitális számlának ezért digitálisnak kell maradnia, és ésszerű módon elérhetőnek kell lennie ellenőrzés céljából. A kinyomtatott példány vagy az újonnan létrehozott PDF önmagában nem őrzi meg az eredeti elektronikus nyilvántartást. A szkennelés csak akkor megengedett, ha a másolat teljes, és megőrzi a szükséges hitelességi jellemzőket.
Készítsen ingyenesen professzionális holland számlát
Egy ingyenes generátor segíthet holland számlatervezet készítésében a felek adataival, dátumokkal, sorszámmal, tételleírásokkal, konfigurálható áfával és kiszámított végösszegekkel. Adja meg a releváns BTW-azonosítót, KvK-számot, teljesítési dátumot és minden egyéb részletet, amelyet az ügylet megkövetel, mivel a FreeBillGen nem tanúsítja, hogy minden Belastingdienst által előírt mező szerepel.
Határokon átnyúló, uniós B2B értékesítés esetén kikapcsolhatja az áfát, és manuálisan hozzáadhatja az alkalmazandó áfaazonosítókat és a btw verlegd megjegyzést. Ha a kisvállalkozói rendszert (KOR) használja, a kiállítás előtt ellenőrizze annak kezelését és megfogalmazását. Az eredmény egy tiszta PDF a nyilvántartása számára, de az ellenőrzés és a törvényben előírt megőrzés felelőssége továbbra is Önt terheli.
Holland számlákkal kapcsolatos kérdések
Mit kell tartalmaznia egy holland számlának?
Az érvényes számlának tartalmaznia kell az Ön teljes nevét és címét, az ügyfél teljes nevét és címét, az Ön BTW-azonosítóját (áfaazonosító számát) és KvK-számát, egy folyamatos számlasorszámot, a kiállítás dátumát, a teljesítés dátumát, a nyújtott szolgáltatás vagy termék leírását és mennyiségét, az áfakulcsonkénti nettó összeget, a BTW-mértéket és az áfa összegét, valamint fordított adózás vagy mentesség esetén a megfelelő megjegyzést, ha nem számítanak fel áfát. A pontos követelményeket a Belastingdienst határozza meg.
Mi a különbség a KvK-szám és a BTW-azonosító között?
A KvK-szám a Kereskedelmi Kamaránál (Kamer van Koophandel) nyilvántartott regisztrációs száma, amely az Ön vállalkozását azonosítja a cégjegyzékben. A BTW-id az Ön áfaazonosító száma, amelyet a Belastingdienst bocsát ki, és amelyet nyilvánosan közzétesz, valamint a számláin feltüntet. Egy különálló áfaadószámot (omzetbelastingnummer) kizárólag az adóhatósággal folytatott levelezésben használnak, az ügyfeleknek kiállított számlákon nem.
Mit jelent a btw verlegd egy számlán?
A btw verlegd azt jelenti, hogy az áfát fordított adózással számítják fel: az eladó nem számít fel BTW-t, és helyette a vevő vallja be az áfát. Ez számos határon átnyúló B2B ügyletre vonatkozik, például egy másik uniós országban működő vállalkozásnak nyújtott szolgáltatásokra, valamint bizonyos belföldi ágazatokra, például az építőipari alvállalkozásra. A számlán nem szerepel áfa, rajta van a btw verlegd megjegyzés, és uniós közösségi ügyletek esetén mindkét fél áfaazonosító számát fel kell tüntetni.
Milyen héakulcsok (BTW-kulcsok) érvényesek Hollandiában?
Hollandiában a legtöbb termékre és szolgáltatásra egy általános BTW-kulcs vonatkozik, egyes kategóriákra - például számos élelmiszerre, gyógyszerre és könyvre - csökkentett kulcs érvényes, továbbá létezik egy 0%-os kulcs, amely főként az uniós közösségi értékesítésekre és az exportra vonatkozik. A kulcsok és a csökkentett kulcsú kategóriák idővel változnak, ezért a mindenkori százalékos értékeket a Belastingdienstnél érdemes ellenőrizni. Ha egy számlán több kulcs szerepel, a nettó összeget, a kulcsot és a héaösszeget mindegyik esetében külön kell feltüntetni.
Meddig kell megőrizni a számlákat Hollandiában?
A kiállított és beérkezett számlákat általában hét évig kell megőrizni. Az ingatlanokra vonatkozó számlák, valamint az uniós vagy import egyablakos ügyintézési rendszerekhez kapcsolódó nyilvántartások megőrzési ideje tíz év. A digitális számlákat abban a formában kell megőrizni, amelyben beérkeztek vagy kiállításra kerültek, és azokat ellenőrzés céljából ésszerűen hozzáférhetővé kell tenni; egy egyszerű kinyomtatott példány önmagában nem elegendő.
Szerepeltetnem kell a KvK-számot a számlámon?
Igen. A Kereskedelmi Kamaránál (Kamer van Koophandel) regisztrált vállalkozásoknak általában fel kell tüntetniük a KvK-számukat a számlákon és üzleti dokumentumokon, a héához használt BTW-id mellett. Mindkettő feltüntetése lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy azonosítsák az Ön vállalkozását, és ellenőrizzék a héaregisztrációját.