O que é uma factuur holandesa?
Nos Países Baixos, uma fatura é uma factuur. Um cliente empresarial depende das informações comprovativas corretas para deduzir o IVA pago nas compras, e a Belastingdienst pode analisá-las. A falta de um campo pode exigir uma correção e colocar a dedução em risco.
Em geral, as empresas emitem faturas por fornecimentos a outras empresas e pessoas coletivas. A regra de prazo normalmente exige a emissão até ao 15.º dia do mês seguinte àquele em que ocorreu o fornecimento, com exceções conforme a transação. As exigências de faturação para consumidores também variam de acordo com o fornecimento.
O que uma factuur holandesa deve incluir?
Uma factuur válida precisa de conter todos os dados obrigatórios definidos pela Belastingdienst. Se algum ficar de fora, a fatura estará tecnicamente incorreta, o cliente poderá perder a dedução do IVA pago nas compras e uma fiscalização poderá levantar questionamentos. Verifique se todas as facturen mostram os itens a seguir.
- O seu nome e endereço completos
- O nome jurídico e o endereço da sua empresa como fornecedora que emite a fatura.
- O nome e o endereço completos do cliente
- O nome e o endereço completos da empresa ou entidade que recebe os bens ou serviços.
- O seu número de identificação de IVA (BTW-id)
- O seu BTW-identificatienummer, o número de IVA que apresenta aos clientes e usa nas faturas.
- O seu número KvK (Câmara de Comércio)
- O seu número de registo na Kamer van Koophandel, em geral exigido nos documentos comerciais.
- Um número de fatura sequencial
- Um número de fatura único e sequencial dentro de uma série de numeração clara.
- A data de emissão da fatura
- A data em que a factuur é emitida.
- A data do fornecimento
- A data em que os bens foram entregues ou o serviço foi prestado, ou a data de um pagamento antecipado, quando diferente da data de emissão.
- Descrição e quantidade
- Uma descrição clara dos bens ou serviços fornecidos e a quantidade ou o âmbito.
- Valor líquido por taxa de IVA
- O preço sem IVA, separado por cada taxa de BTW aplicável, mais qualquer desconto que ainda não esteja incluído no preço unitário.
- Taxa e valor do IVA
- A taxa de BTW aplicada, normal ou reduzida, e o valor de IVA resultante em euros, para cada taxa.
- Observação sobre inversão do sujeito passivo ou isenção
- Quando houver inversão do sujeito passivo no IVA ou o fornecimento for isento ou sujeito à taxa zero, inclua uma observação que indique isso, como btw verlegd.
Número KvK e BTW-id: qual é a diferença?
Dois números causam a maior parte da confusão para as novas empresas holandesas, pois ambos são emitidos em momentos próximos, mas têm funções muito diferentes. O número KvK (KvK-nummer) é o seu número de registo na Kamer van Koophandel, a Câmara de Comércio dos Países Baixos. Identifica a sua empresa no registo comercial e, em geral, deve constar nas faturas e na correspondência comercial.
O BTW-id (BTW-identificatienummer) é o seu número de identificação de IVA, emitido pela Belastingdienst. Este é o número que divulga, no site e nas faturas, e que um cliente da UE usa para verificar o seu registo. É separado de propósito do antigo número fiscal interno de IVA, o omzetbelastingnummer ou BTW-nummer, que usa na correspondência com a própria Belastingdienst, mas não deve imprimir para os clientes. Numa factuur destinada ao cliente, mostre o seu BTW-id.
| Identificador | Emitido por | Usado para | Na fatura? |
|---|---|---|---|
| Número KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identidade da empresa no registo comercial | Sim, em geral é obrigatório |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identificação pública de IVA apresentada aos clientes | Sim, este é o número de IVA a imprimir |
| Número fiscal de IVA (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Correspondência privada com a autoridade fiscal | Não, guarde-o para as declarações fiscais |
Taxas holandesas de BTW e o regime para pequenas empresas (KOR)
Os Países Baixos usam uma taxa normal de BTW, uma taxa reduzida para categorias definidas e o tratamento de 0% para fornecimentos específicos, como exportações elegíveis e operações intra-UE. Isenções e regimes especiais são diferentes de uma taxa de 0%. Confirme a classificação atual e, quando exigido, mostre o valor líquido, a taxa e o valor do IVA de cada tratamento.
A kleineondernemersregeling (KOR) holandesa é uma isenção opcional de IVA para uma empresa elegível estabelecida nos Países Baixos, com no máximo 20.000 EUR de faturação anual segundo o cálculo do regime. O participante não cobra BTW e não pode deduzir o IVA pago nas compras. Em geral, deixa de apresentar declarações regulares de IVA, embora operações especiais ainda possam gerar obrigações. Ao ultrapassar o limite, a isenção termina a partir da operação que faz com que o volume de negócios ultrapasse o limite. O regime KOR separado da UE tem as suas próprias condições para atividades transfronteiriças.
Como funciona a inversão do sujeito passivo (btw verlegd)?
Em muitos fornecimentos transfronteiriços entre empresas, o vendedor não cobra o IVA, que é autoliquidado pelo comprador. Esta é a inversão do sujeito passivo, conhecida em holandês como btw verlegd, ou IVA transferido para o comprador. Quando se aplica, emite a factuur sem cobrar BTW e, no lugar do valor do IVA, acrescenta uma observação sobre a inversão do sujeito passivo.
O caso mais comum é a venda B2B de serviços a uma empresa de outro país da UE: pela regra geral do local de fornecimento, o cliente autoliquida o IVA no próprio país, pelo que emite a fatura sem IVA e escreve btw verlegd, ou o equivalente no idioma do cliente, como "Inversão do sujeito passivo" em português. Nos fornecimentos intra-UE, também precisa de mostrar os dois números de identificação de IVA, o seu e o BTW-id válido do cliente, e declarar a operação na declaração de vendas da UE. A inversão do sujeito passivo também se aplica a determinados setores nacionais nos Países Baixos, como certos casos na construção civil e na subcontratação e alguns fornecimentos de sucata e produtos eletrónicos. A regra é a mesma em todos os casos de inversão do sujeito passivo: nenhum IVA na fatura, a observação expressa e os números de IVA exigidos.
Numeração sequencial das faturas
Todas as facturen precisam de um número de fatura único e sequencial. É possível usar mais de uma série clara, mas nenhum número pode ser reutilizado nem gerar ambiguidade.
Quem usa o FreeBillGen sem entrar numa conta introduz o próprio número. Depois de iniciar sessão, o espaço de trabalho pode sugerir o próximo número guardado e impedir a duplicação exata de um número completo já guardado, mas não tem como conhecer documentos criados em outros sistemas. Mantenha cancelamentos e correções no histórico de auditoria.
Por quanto tempo guardar as faturas? A regra de 7 anos
As empresas holandesas geralmente guardam as faturas enviadas e recebidas por sete anos. As faturas relacionadas com bens imóveis são guardadas por dez anos. Os registos de operações nos regimes de balcão único da União ou de Importação também têm prazo de dez anos.
Guarde a fatura no formato em que foi enviada ou recebida. Portanto, uma fatura digital precisa de permanecer digital e estar disponível para fiscalização em prazo razoável. Só uma impressão ou um PDF criado posteriormente não preserva o registo eletrónico original. A digitalização só é permitida quando a cópia está completa e preserva as características de autenticidade exigidas.
Crie uma factuur holandesa profissional grátis
Um gerador gratuito pode ajudar a preparar um rascunho de fatura holandesa com dados das partes, datas, número, descrições dos itens, IVA configurável e totais calculados. Introduza o BTW-id, o número KvK, a data do fornecimento e todos os outros dados exigidos pela sua transação, pois o FreeBillGen não certifica a presença de todos os campos da Belastingdienst.
Para uma venda B2B transfronteiriça na UE, pode desativar o BTW e adicionar manualmente os identificadores de IVA aplicáveis e a observação btw verlegd. Se usa o regime para pequenas empresas (KOR), confirme o tratamento e o texto antes da emissão. O resultado é um PDF limpo para os seus registos, mas continua responsável pela verificação e pela guarda pelo prazo legal.
Perguntas sobre faturas holandesas
O que uma factuur holandesa deve conter?
Uma factuur válida deve mostrar o seu nome e endereço completos, o nome e o endereço completos do cliente, o seu BTW-id (número de identificação de IVA) e número KvK, um número de fatura sequencial, a data de emissão, a data do fornecimento, a descrição e a quantidade do que foi fornecido, o valor líquido por taxa de IVA, a taxa e o valor de BTW e uma observação sobre inversão do sujeito passivo ou isenção quando o IVA não for cobrado. A Belastingdienst define os requisitos exatos.
Qual é a diferença entre um número KvK e um BTW-id?
O número KvK é o seu registo na Câmara de Comércio (Kamer van Koophandel) e identifica a empresa no registo comercial. O BTW-id é o número de identificação de IVA emitido pela Belastingdienst, que divulga e imprime nas faturas. Um número fiscal de IVA separado (omzetbelastingnummer) é usado apenas na correspondência com a autoridade fiscal, não nas faturas destinadas aos clientes.
O que significa btw verlegd numa fatura?
Btw verlegd significa que houve inversão do sujeito passivo no IVA: o vendedor não cobra BTW, e o comprador autoliquida o IVA. Isto aplica-se a muitos fornecimentos B2B transfronteiriços, como serviços prestados a uma empresa de outro país da UE, e a determinados setores nacionais, como a subcontratação na construção. A fatura não apresenta IVA, inclui a menção btw verlegd e, nos fornecimentos intra-UE, mostra os números de identificação de IVA das duas partes.
Quais são as taxas de IVA (BTW) nos Países Baixos?
Os Países Baixos têm uma taxa normal de BTW para a maioria dos bens e serviços, uma taxa reduzida para categorias como muitos alimentos, medicamentos e livros e uma taxa de 0% que abrange principalmente fornecimentos intra-UE e exportações. As taxas e as categorias reduzidas mudam com o tempo. Por isso, confirme as percentagens atuais junto da Belastingdienst. Uma fatura que reúne taxas diferentes deve mostrar separadamente o valor líquido, a taxa e o valor do IVA de cada uma.
Por quanto tempo devo guardar as faturas nos Países Baixos?
As faturas enviadas e recebidas são geralmente guardadas por sete anos. As faturas relacionadas com bens imóveis e os registos dos regimes de balcão único da União ou de Importação têm prazo de dez anos. Guarde as faturas digitais no formato em que foram recebidas ou enviadas e deixe-as disponíveis para fiscalização em prazo razoável; apenas uma impressão não basta.
Preciso de incluir um número KvK na minha fatura?
Sim. Em geral, as empresas registadas na Kamer van Koophandel devem mostrar o número KvK nas faturas e nos documentos comerciais, bem como o BTW-id usado para o IVA. Os dois números permitem que os clientes identifiquem a sua empresa e verifiquem o seu registo de IVA.