¿Qué es una factuur neerlandesa?
En los Países Bajos, una factura se denomina factuur. Los clientes empresariales necesitan justificantes correctos para deducir el IVA soportado, y la Belastingdienst puede revisarlos. Si falta un dato, puede ser necesario corregir la factura y la deducción puede quedar en riesgo.
Por lo general, las empresas facturan las operaciones realizadas con otras empresas y personas jurídicas. La regla habitual exige emitir la factura a más tardar el día 15 del mes siguiente a aquel en que tuvo lugar la operación, aunque hay excepciones específicas. Los requisitos para facturar a consumidores también dependen de la operación.
¿Qué debe incluir una factuur neerlandesa?
Una factuur válida tiene que contener todos los datos obligatorios establecidos por el Belastingdienst. Dejá uno afuera y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción del IVA soportado y puede generar preguntas en una auditoría. Asegurate de que cada factuur muestre lo siguiente.
- Tu nombre completo y domicilio
- La razón social y el domicilio de tu empresa como proveedor que emite la factura.
- El nombre completo y domicilio del cliente
- El nombre y domicilio completos de la empresa o entidad que recibe los bienes o servicios.
- Tu número de identificación de IVA (BTW-id)
- Tu BTW-identificatienummer, el número de IVA que mostrás a los clientes y usás en las facturas.
- Tu número KvK (Cámara de Comercio)
- Tu número de registro de la Kamer van Koophandel, generalmente requerido en los documentos empresariales.
- Un número de factura secuencial
- Un número de factura único y consecutivo tomado de una o más series continuas.
- La fecha de la factura (de emisión)
- La fecha en que se emite la factuur.
- La fecha de entrega
- La fecha en que se entregaron los bienes o se realizó el servicio, o la fecha de un pago anticipado, cuando difiera de la fecha de emisión.
- Descripción y cantidad
- Una descripción clara de los bienes o servicios entregados y la cantidad o alcance.
- Importe neto por tasa de IVA
- El precio sin IVA, desglosado por cada tasa de BTW aplicable, más cualquier descuento que no esté ya en el precio unitario.
- Tasa de IVA e importe de IVA
- La tasa de BTW aplicada (estándar o reducida) y el importe de IVA resultante en euros, por tasa.
- Cualquier nota de inversión del sujeto pasivo o de exención
- Cuando el IVA se traslada por inversión del sujeto pasivo o la entrega está exenta o a tasa cero, una nota que lo indique, por ejemplo btw verlegd.
Número KvK vs BTW-id: ¿cuál es la diferencia?
Dos números causan la mayor parte de la confusión para las nuevas empresas neerlandesas, porque ambos se emiten más o menos al mismo tiempo pero cumplen funciones muy distintas. El número KvK (KvK-nummer) es tu número de registro en la Kamer van Koophandel, la Cámara de Comercio neerlandesa. Identifica a tu empresa en el registro mercantil y generalmente corresponde en tus facturas y correspondencia empresarial.
El BTW-id (BTW-identificatienummer) es tu número de identificación de IVA, emitido por el Belastingdienst. Este es el número que mostrás públicamente (en tu sitio web y en tus facturas) y es el número que un cliente de la UE usa para verificarte. Es deliberadamente distinto de tu número fiscal de IVA interno más antiguo (el omzetbelastingnummer o BTW-nummer), que usás en la correspondencia con el Belastingdienst mismo pero no debería ser el que imprimís para los clientes. En una factuur dirigida al cliente, mostrá tu BTW-id.
| Identificador | Emitido por | Usado para | ¿En la factura? |
|---|---|---|---|
| Número KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identidad de tu empresa en el registro mercantil | Sí, generalmente requerido |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identidad pública de IVA mostrada a los clientes | Sí, este es el número de IVA a imprimir |
| Número fiscal de IVA (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Correspondencia privada con la autoridad fiscal | No, guardalo para las declaraciones fiscales |
Las tasas de BTW neerlandesas y el régimen para pequeñas empresas (KOR)
Los Países Bajos aplican una tasa general de BTW, una tasa reducida a determinadas categorías y un tratamiento del 0% a operaciones específicas, como ciertas exportaciones y operaciones intracomunitarias. Las exenciones y los regímenes especiales no equivalen a una tasa del 0%. Confirmá la clasificación vigente e incluí, cuando corresponda, el monto neto, la tasa y el monto del IVA para cada tratamiento.
El régimen neerlandés kleineondernemersregeling (KOR) es una exención voluntaria del IVA para empresas establecidas en los Países Bajos que cumplan los requisitos y no superen un volumen de negocios anual de 20.000 EUR según el cálculo del régimen. Quien participa no cobra BTW ni puede deducir el IVA soportado. Por lo general, deja de presentar declaraciones periódicas de IVA, aunque ciertas operaciones pueden seguir generando obligaciones. La exención termina con la propia operación que hace superar el umbral. El régimen EU-KOR tiene condiciones propias para la actividad transfronteriza.
¿Cómo funciona la inversión del sujeto pasivo (btw verlegd)?
Para muchas entregas transfronterizas entre empresas, el IVA no lo cobra el vendedor sino que lo liquida el comprador. Esta es la inversión del sujeto pasivo, conocida en neerlandés como btw verlegd (IVA trasladado o con inversión del sujeto pasivo). Cuando se aplica, emitís la factuur sin cobrar BTW, y en lugar de un importe de IVA agregás una nota de que el IVA fue trasladado por inversión del sujeto pasivo.
El caso más común es una venta B2B de servicios a una empresa en otro país de la UE: bajo la regla general del lugar de prestación, el cliente liquida el IVA en su propio país, así que facturás sin IVA y escribís btw verlegd (o el equivalente en el idioma del cliente, por ejemplo "VAT reverse-charged"). Para las entregas intracomunitarias, también tenés que mostrar ambos números de identificación de IVA (el tuyo y el BTW-id válido del cliente) y la entrega se declara en tu listado de ventas de la UE. La inversión del sujeto pasivo también se aplica a ciertos sectores internos dentro de los Países Bajos, como partes de la construcción y la subcontratación y algunas entregas de chatarra y electrónica. En cada caso de inversión del sujeto pasivo, la regla es la misma: sin IVA en la factura, más la nota explícita y los números de IVA requeridos.
Numeración secuencial de facturas
Cada factuur necesita un número de factura único y secuencial. Podés usar más de una serie clara, pero ningún número puede reutilizarse ni resultar ambiguo.
En FreeBillGen, los usuarios invitados ingresan su propio número. Un espacio de trabajo con sesión iniciada puede sugerir el siguiente número guardado y bloquear un número completo duplicado entre los documentos guardados, pero no puede conocer los documentos creados en otros sistemas. Conservá las anulaciones y correcciones en el registro de auditoría.
¿Cuánto tiempo tenés que conservar las facturas? La regla de los 7 años
Las empresas neerlandesas conservan por lo general las facturas emitidas y recibidas durante siete años. Las facturas relativas a bienes inmuebles se conservan durante diez años. Los registros de operaciones acogidas a los regímenes de ventanilla única de la Unión o de importación también tienen un plazo de diez años.
Conservá cada factura en la forma en que se envió o recibió. Por lo tanto, una factura digital debe permanecer en formato digital y estar razonablemente disponible para una inspección. Una copia impresa o un PDF creado posteriormente no bastan para conservar el registro electrónico original. Solo podés escanearla si la copia es completa y conserva las características de autenticidad exigidas.
Prepará un borrador de factuur neerlandesa gratis
FreeBillGen puede preparar un borrador con los datos generales de una factuur: tu nombre y domicilio, los datos del cliente, los identificadores, las fechas, el número de factura, los conceptos y los montos. No determina qué tasa, exención o regla especial se aplica ni certifica el documento.
Si confirmaste que una venta B2B transfronteriza está sujeta a inversión del sujeto pasivo, podés desactivar el BTW y agregar los identificadores y la mención btw verlegd cuando corresponda. Si usás el régimen para pequeñas empresas (KOR), verificá la exención y la redacción antes de dejar el IVA afuera. Conservá el registro original en el formato y durante el plazo exigidos; un PDF creado por FreeBillGen no sustituye un registro electrónico estructurado que debas conservar.
Preguntas sobre la factura neerlandesa
¿Qué debe contener una factuur neerlandesa?
Una factuur válida debe mostrar tu nombre completo y domicilio, el nombre completo y domicilio del cliente, tu BTW-id (número de identificación de IVA) y número KvK, un número de factura secuencial, la fecha de emisión, la fecha de entrega, una descripción y cantidad de lo entregado, el importe neto por tasa de IVA, la tasa y el importe del BTW, y una nota de inversión del sujeto pasivo o de exención cuando no se cobra IVA. Los requisitos exactos los establece el Belastingdienst.
¿Cuál es la diferencia entre un número KvK y un BTW-id?
El número KvK es tu número de registro en la Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel) e identifica a tu empresa en el registro mercantil. El BTW-id es tu número de identificación de IVA emitido por el Belastingdienst, que mostrás públicamente e imprimís en las facturas. Un número fiscal de IVA aparte (omzetbelastingnummer) se usa solo en la correspondencia con la autoridad fiscal, no en las facturas a los clientes.
¿Qué significa btw verlegd en una factura?
Btw verlegd significa que el IVA fue trasladado por inversión del sujeto pasivo: el vendedor no cobra BTW y el comprador liquida el IVA en su lugar. Se aplica a muchas entregas B2B transfronterizas, como los servicios a una empresa en otro país de la UE, y a ciertos sectores internos como la subcontratación en la construcción. La factura no muestra IVA, lleva la nota btw verlegd, y para las entregas intracomunitarias muestra los números de identificación de IVA de ambas partes.
¿Cuáles son las tasas de IVA (BTW) en los Países Bajos?
Los Países Bajos tienen una tasa estándar de BTW para la mayoría de los bienes y servicios, una tasa reducida para categorías como muchos alimentos, medicamentos y libros, y una tasa del 0% que cubre principalmente las entregas intracomunitarias y las exportaciones. Las tasas y las categorías de tasa reducida cambian con el tiempo, así que confirmá los porcentajes vigentes con el Belastingdienst. Una factura que mezcla tasas debe mostrar el importe neto, la tasa y el importe del IVA por separado para cada una.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas en los Países Bajos?
Los registros empresariales, incluidas las facturas que emitís y recibís, deben conservarse por lo general durante siete años. Las facturas relativas a bienes inmuebles y ciertos registros de ventanilla única tienen un plazo de diez años. Conservá cada factura en la forma en que se envió o recibió; un PDF creado posteriormente no sustituye por sí solo el registro electrónico original.
¿Necesito un número KvK en mi factura?
Sí. Generalmente se espera que las empresas registradas en la Kamer van Koophandel muestren su número KvK en las facturas y los documentos empresariales, junto con el BTW-id usado para el IVA. Mostrar ambos les permite a los clientes identificar a tu empresa y verificar tu inscripción en el IVA.