Какво е faktura VAT в Полша?
В Полша търговската фактура се нарича faktura. Правилната фактура по ДДС подкрепя отчитането на продавача и правото на клиента да приспадне данъчен кредит, ако са изпълнени материалноправните условия. Полският закон за ДДС определя общите и специалните реквизити.
Полша използва стандартна, намалени и 0% ставки по ДДС, както и освобождавания и специални механизми. Класификацията и доказателствата определят третирането, затова потвърдете актуалната ставка и правното основание за всяка доставка.
Продавач, който използва субектно или свързано със сделката освобождаване, издава фактура без разбивка на начислен ДДС. Изискуемата референция към освобождаването зависи от правното основание. Не приемайте, че всяка фактура без ДДС използва един и същ етикет или бележка.
Какво трябва да включва полска фактура с ДДС?
Faktura VAT има предписан набор от реквизити съгласно Закона за ДДС. Няма единен официален хартиен шаблон, но фактурата за облагаема доставка трябва да отговаря на изискванията и да съдържа следното. Ключовият идентификатор е NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), 10-цифреният полски данъчен номер; за трансгранична продажба в ЕС ДДС версията се предхожда от PL. Можете да оформите всичко това с безплатен генератор на фактури, вместо да изграждате шаблон от нулата:
- Дата на издаване
- Датата, на която се издава фактурата (data wystawienia).
- Пореден номер на фактура
- Номер, определен последователно в рамките на една или повече серии, които идентифицират фактурата уникално.
- Имена и адреси на продавача и купувача
- Пълните имена и адреси на доставчика и клиента.
- NIP на продавача и купувача
- Данъчният идентификационен номер (NIP) на продавача и, за бизнес купувач, на купувача. За вътреобщностни доставки използвайте ДДС номера с префикс PL.
- Дата на доставка
- Датата, на която стоките са доставени или услугата е завършена (data dostawy / wykonania usługi), когато тя се различава от датата на издаване.
- Описание, количество и единица
- Наименованието на стоките или услугите с количеството и мерната единица.
- Нетна единична цена и нетна стойност
- Единичната цена без ДДС и нетната стойност на всеки ред.
- Отстъпки
- Всяко намаление на цената или отстъпка, които вече не са включени в единичната цена.
- Ставка на ДДС за ред
- Ставката на ДДС, приложена към всяка позиция, или бележка за освобождаване или обратно начисляване, когато не се начислява полски ДДС.
- Нетна обща сума по ставка
- Сборът на нетните суми, разбит по всяка ставка на ДДС.
- Сума на ДДС по ставка
- Дължимата сума на ДДС, показана отделно за всяка приложена ставка.
- Брутна обща сума за плащане
- Общата дължима сума, включваща ДДС (kwota należności ogółem).
Кога се прилага обратно начисляване в полска фактура?
Обратното начисляване прехвърля на клиента отговорността да отчете ДДС, когато е приложимо конкретно правило. Често срещан трансграничен случай е отговаряща на условията B2B услуга с място на доставка в друга държава членка на ЕС. Вътреобщностните доставки на стоки и износът разчитат на свои условия и доказателства за ставка 0%. Полша има и специфични вътрешни механизми за отделни сделки, включително разделено плащане, които не бива да се смесват с общо правило за обратно начисляване.
| Сделка | Общ подход | Какво да проверите |
|---|---|---|
| Вътрешна доставка | Обикновено се прилага полски ДДС | Ставка, освобождаване или специален механизъм |
| B2B услуга в ЕС | Клиентът може да отчете данъка чрез обратно начисляване | Място на доставка, ДДС статут и изисквана формулировка |
| Стоки в рамките на ЕС | Може да е приложима ставка 0% | ДДС номера, движение на стоките и доказателства |
| Износ извън ЕС | Може да е приложима ставка 0% | Митнически доказателства и срокове |
Използвайте точната бележка във фактурата и ДДС идентификаторите, които се изискват за проверения механизъм.
Какво е KSeF, националната система за електронно фактуриране?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) е централната система на Полша за структурирани фактури. При обичайния онлайн процес KSeF приема структурираната фактура, присвоява ѝ KSeF номер и я прави достъпна за получателя. Офлайн и аварийните режими имат допълнителни правила за дати, QR код и качване.
Текущото задължение вече е в сила. Получаването чрез KSeF стана задължително за обхванатите данъкоплатци на 1 февруари 2026 г.. Издаването стана задължително на същата дата за данъкоплатци, чиито брутни продажби през 2024 г. са надвишили 200 млн. PLN, и на 1 април 2026 г. за останалите обхванати издатели. До края на 2026 г. има преходно изключение, когато месечните брутни продажби, документирани с иначе обхванати хартиени или електронни фактури, не надвишават 10 000 PLN. Ако лимитът бъде преминат, задължението започва с фактурата, с която е преминат. Най-малките издатели се включват на 1 януари 2027 г. Продължават да важат изключения от обхвата.
За обхваната фактура използвайте инструментите на министерството или съвместим софтуер. Обикновен PDF, създаден извън KSeF, не е нито структурирана фактура, нито доказателство за приемане. Визуализацията за клиента трябва да произлиза от документа в KSeF и да съдържа изисквания QR код, когато е приложимо.
Колко дълго трябва да съхранявате фактурите в Полша?
Фактурите са данъчни записи и трябва да се съхраняват. Като общо правило полските данъкоплатци пазят фактурите и свързаните счетоводни документи, докато данъчното задължение се погаси по давност, което обикновено е пет години, считано от края на календарната година, в която данъкът е бил дължим. На практика това често означава съхранение на фактурите за дадена година в продължение на близо шест години. Конкретни ситуации, като дълготрайни активи или корекции, могат да удължат периода, така че третирайте петте години като минимум, а не като максимум.
Можете да съхранявате фактурите електронно, стига да са гарантирани автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта им и да могат да бъдат предоставени на данъчната администрация при поискване. Структурираните фактури, издадени чрез KSeF, се съхраняват в самата система за определен период, но вие оставате отговорни за собствените си пълни записи. Поддържането на ясни, последователно номерирани копия, независимо дали са издадени чрез KSeF или като визуализация, улеснява всеки бъдещ одит или сверяване на ДДС.
Въпроси за фактурирането в Полша
Какво е faktura VAT?
Faktura VAT е стандартната полска фактура за продажба, издадена от регистрирано по ДДС предприятие. Тя отразява облагаема доставка и показва данните и NIP номерата на продавача и купувача, датите, всеки ред с неговата нетна стойност и ставка на ДДС, сумата на ДДС по ставка и брутната обща сума. Това е документът, който бизнес клиентът използва, за да възстанови входящия ДДС, и основата за вашата ДДС декларация и файла JPK_VAT.
Какво е NIP и нужен ли ми е, за да фактурирам в Полша?
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) е 10-цифреният полски данъчен идентификационен номер. Предприятието трябва да показва своя NIP във ДДС фактура, а NIP на бизнес купувача също се появява в документа. За продажба в рамките на ЕС ДДС версията на номера се предхожда от PL. Трябва да сте регистрирани и да имате NIP, за да издавате faktura VAT и да начислявате ДДС.
Кога се прилага обратно начисляване в Полша?
Обратното начисляване премества задължението за отчитане на ДДС от продавача към купувача. Най-честият случай за трансграничните продавачи е доставката на услуги към регистрирано по ДДС предприятие в друга държава членка на ЕС, при която издавате фактурата без полски ДДС и добавяте бележка за обратно начисляване, така че клиентът сам да отчете данъка в своята страна. Някои вътрешни доставки също могат да попаднат под обратно начисляване, така че потвърдете конкретния случай.
Какво е KSeF и задължително ли е електронното фактуриране в Полша?
KSeF е централната система на Полша за структурирани фактури. Обхванатите данъкоплатци получават чрез нея от 1 февруари 2026 г. Издаването започна на същата дата за данъкоплатците с над 200 млн. PLN брутни продажби през 2024 г. и на 1 април за останалите обхванати издатели. Месечното преходно изключение от 10 000 PLN отлага задължението за най-малките издатели до 1 януари 2027 г., освен ако не преминат лимита по-рано.
Колко дълго трябва да съхранявам фактурите в Полша?
Като общо правило съхранявате фактурите, докато данъчното задължение се погаси по давност, което обикновено е пет години от края на календарната година, в която данъкът е станал дължим, така че фактурите за една година често се пазят близо шест години. Можете да ги съхранявате електронно, ако са осигурени тяхната автентичност, цялост и четливост. Някои ситуации удължават периода, така че третирайте петте години като минимум.
Мога ли да издам фактура в Полша без ДДС?
Да, когато действително се прилага субективно освобождаване, освобождаване от задължения, 0% третиране или правило за обратно начисляване. Всеки има различни условия, доказателства и текст на фактурата. Проверете правното основание, вместо да използвате общ етикет "без ДДС."