Wat is een Nederlandse factuur?
In Nederland wordt dit document een factuur genoemd. Een zakelijke klant vertrouwt op de juiste onderliggende gegevens bij het in aftrek brengen van voorbelasting, en de Belastingdienst kan deze controleren. Een ontbrekend veld kan correctie vereisen en de aftrek in gevaar brengen.
Ondernemers factureren doorgaans leveringen aan andere ondernemingen en rechtspersonen. De timingregel vereist doorgaans dat de factuur wordt uitgereikt uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op die waarin de levering heeft plaatsgevonden, met transactiespecifieke uitzonderingen. De factureringsvereisten voor consumenten variëren eveneens per type levering.
Wat moet er op een Nederlandse factuur staan?
Een geldige factuur moet alle verplichte gegevens bevatten die door de Belastingdienst zijn vastgesteld. Ontbreekt er een, dan is de factuur technisch onjuist, wat uw klant de aftrek van voorbelasting kan kosten en vragen bij een controle kan oproepen. Zorg ervoor dat elke factuur het volgende bevat.
- Uw volledige naam en adres
- De juridische naam en het adres van uw onderneming als de leverancier die de factuur uitreikt.
- De volledige naam en het adres van de klant
- De volledige naam en het adres van de onderneming of rechtspersoon die de goederen of diensten ontvangt.
- Uw btw-identificatienummer (btw-id)
- Uw btw-identificatienummer, het btw-nummer dat u aan klanten toont en op facturen vermeldt.
- Uw KvK-nummer (Kamer van Koophandel)
- Uw inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel, doorgaans verplicht op zakelijke documenten.
- Een opeenvolgend factuurnummer
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer uit een duidelijke nummeringsserie.
- De factuurdatum (uitgiftedatum)
- De datum waarop de factuur wordt uitgereikt.
- De leveringsdatum
- De datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht, of de datum van een vooruitbetaling, indien anders dan de uitreikingsdatum.
- Omschrijving en hoeveelheid
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten en de hoeveelheid of omvang.
- Nettobedrag per btw-tarief
- De prijs exclusief btw, uitgesplitst per toepasselijk btw-tarief, inclusief eventuele korting die nog niet in de eenheidsprijs is verwerkt.
- Btw-tarief en btw-bedrag
- Het toegepaste btw-tarief (standaard of verlaagd) en het bijbehorende btw-bedrag in euro's, per tarief.
- Eventuele verleggings- of vrijstellingsvermelding
- Wanneer de btw is verlegd of de levering is vrijgesteld of het 0%-tarief geldt, een vermelding daarvan, bijvoorbeeld 'btw verlegd'.
KvK-nummer vs. BTW-id: wat is het verschil?
Twee nummers zorgen voor de meeste verwarring bij nieuwe Nederlandse bedrijven, omdat beide rond dezelfde tijd worden toegekend maar heel verschillende functies hebben. Het KvK-nummer (KvK-nummer) is uw registratienummer bij de Kamer van Koophandel. Het identificeert uw bedrijf in het handelsregister en hoort doorgaans thuis op uw facturen en zakelijke correspondentie.
Het BTW-id (BTW-identificatienummer) is uw BTW-identificatienummer, uitgegeven door de Belastingdienst. Dit is het nummer dat u openbaar vermeldt - op uw website en op uw facturen - en het is het nummer dat een EU-klant gebruikt om uw identiteit te verifiëren. Het staat bewust los van uw oudere interne BTW-nummer (het omzetbelastingnummer of BTW-nummer), dat u gebruikt in de correspondentie met de Belastingdienst zelf, maar dat niet het nummer is dat u voor klanten afdrukt. Vermeld uw BTW-id op een factuur die bestemd is voor klanten.
| Identificatiecode | Uitgegeven door | Gebruikt voor | Op de factuur? |
|---|---|---|---|
| KvK-nummer | Kamer van Koophandel | Identiteit van uw bedrijf in het handelsregister | Ja, meestal vereist |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Openbare BTW-identiteit die aan klanten wordt getoond | Ja, dit is het BTW-nummer dat moet worden afgedrukt |
| BTW-nummer (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Interne correspondentie met de Belastingdienst | Nee, bewaar het voor belastingaangiften |
Nederlandse btw-tarieven en de kleineondernemersregeling (KOR)
Nederland kent een standaard btw-tarief, een verlaagd tarief voor bepaalde categorieën en een 0%-regeling voor specifieke leveringen zoals gekwalificeerde exporten en intracommunautaire transacties. Vrijstellingen en bijzondere regelingen zijn iets anders dan een 0%-tarief. Controleer de actuele classificatie en vermeld waar vereist het nettobedrag, het tarief en het btw-bedrag per behandeling.
De Nederlandse kleineondernemersregeling (KOR) is een optionele btw-vrijstelling voor een in aanmerking komende in Nederland gevestigde onderneming met een jaaromzet van niet meer dan 20.000 EUR volgens de berekening van de regeling. Een deelnemer brengt geen btw in rekening en kan geen voorbelasting aftrekken. In de regel hoeft er geen periodieke btw-aangifte meer te worden gedaan, hoewel bijzondere transacties nog steeds verplichtingen kunnen opleveren. Het overschrijden van de drempel beëindigt de vrijstelling vanaf de levering waarmee de omzetgrens wordt overschreden. De aparte EU-KOR kent eigen voorwaarden voor grensoverschrijdende activiteiten.
Hoe werkt de btw-verlegging (btw verlegd)?
Bij veel grensoverschrijdende leveringen en diensten tussen ondernemingen wordt de btw niet door de verkoper in rekening gebracht, maar door de koper voldaan. Dit is de verleggingsregeling, in het Nederlands ook wel btw verlegd genoemd. Wanneer deze regeling van toepassing is, stuurt u de factuur zonder btw te berekenen en vermeldt u in plaats van een btw-bedrag een opmerking dat de btw is verlegd.
De meest voorkomende situatie is een B2B-verkoop van diensten aan een onderneming in een ander EU-land: op grond van de algemene plaats-van-dienstregel verlegt de afnemer de btw in zijn eigen land, zodat u zonder btw factureert en btw verlegd vermeldt (of het equivalent in de taal van de klant, bijvoorbeeld "VAT reverse-charged"). Bij intracommunautaire leveringen moet u ook beide btw-identificatienummers vermelden - uw eigen nummer en het geldige BTW-id van de klant - en wordt de levering opgenomen in uw EU-verkoopopgave. De verleggingsregeling geldt ook voor bepaalde binnenlandse sectoren in Nederland, zoals delen van de bouw en onderaanneming en sommige leveringen van schroot en elektronica. In elk geval van btw-verlegging geldt dezelfde regel: geen btw op de factuur, plus de expliciete vermelding en de vereiste btw-nummers.
Opeenvolgende factuurnummering
Elke factuur heeft een uniek, opeenvolgend factuurnummer nodig. Er mag meer dan één duidelijke reeks worden gebruikt, maar een nummer mag niet opnieuw worden gebruikt of dubbelzinnig zijn.
Gasten van FreeBillGen voeren hun eigen nummer in. Een aangemelde werkruimte kan het volgende opgeslagen nummer voorstellen en een dubbel opgeslagen volledig nummer blokkeren, maar kan geen rekening houden met documenten die elders zijn aangemaakt. Bewaar ongeldig verklaarde facturen en correcties in de audittrail.
Hoe lang moet u facturen bewaren? De 7-jaarstermijn
Nederlandse ondernemingen bewaren verzonden en ontvangen facturen doorgaans zeven jaar. Facturen met betrekking tot onroerende zaken worden tien jaar bewaard. Administraties voor transacties onder de Unie- of importregeling (one-stop-shop) kennen eveneens een bewaartermijn van tien jaar.
Bewaar een factuur in de vorm waarin deze is verzonden of ontvangen. Een digitale factuur moet daarom digitaal blijven en redelijk beschikbaar zijn voor controle. Een afdruk of een nieuw gemaakte PDF alleen is niet voldoende om het oorspronkelijke elektronische document te bewaren. Scannen is alleen toegestaan als de kopie volledig is en de vereiste authenticiteitskenmerken behoudt.
Maak gratis een professionele Nederlandse factuur
Een gratis generator kan u helpen een concept van een Nederlandse factuur op te stellen met gegevens van beide partijen, datums, een nummer, regelomschrijvingen, instelbare btw en berekende totalen. Vul het relevante BTW-id, KvK-nummer, de datum van levering en eventuele andere gegevens in die uw transactie vereist, want FreeBillGen garandeert niet dat elk door de Belastingdienst vereist veld aanwezig is.
Voor een grensoverschrijdende EU B2B-verkoop kunt u de btw uitschakelen en handmatig de toepasselijke btw-identificatienummers en de vermelding btw verlegd toevoegen. Als u gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), controleer dan de behandeling en de bewoordingen voordat u de factuur verstuurt. Het resultaat is een nette PDF voor uw administratie, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor de controle en de wettelijke bewaartermijn.
Vragen over de Nederlandse factuur
Wat moet er op een Nederlandse factuur staan?
Op een geldige factuur moeten uw volledige naam en adres, de volledige naam en het adres van de klant, uw BTW-id (btw-identificatienummer) en KvK-nummer, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de datum van levering, een omschrijving en het aantal van het geleverde, het netto bedrag per btw-tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag, en een vermelding van verlegging of vrijstelling wanneer er geen btw in rekening wordt gebracht, staan. De exacte vereisten worden vastgesteld door de Belastingdienst.
Wat is het verschil tussen een KvK-nummer en een BTW-id?
Het KvK-nummer is uw inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel en identificeert uw onderneming in het handelsregister. Het BTW-id is uw btw-identificatienummer, uitgegeven door de Belastingdienst, dat u openbaar vermeldt en op facturen afdrukt. Een apart btw-nummer (omzetbelastingnummer) wordt uitsluitend gebruikt in correspondentie met de Belastingdienst, niet op facturen voor klanten.
Wat betekent btw verlegd op een factuur?
Btw verlegd betekent dat de btw is verlegd: de verkoper brengt geen btw in rekening en de koper draagt de btw af. Dit geldt voor veel grensoverschrijdende b2b-leveringen, zoals diensten aan een onderneming in een ander EU-land, en voor bepaalde binnenlandse sectoren zoals onderaanneming in de bouw. Op de factuur staat geen btw vermeld, maar wel de vermelding 'btw verlegd', en bij intracommunautaire leveringen worden de btw-identificatienummers van beide partijen getoond.
Wat zijn de btw-tarieven in Nederland?
Nederland kent een standaard btw-tarief voor de meeste goederen en diensten, een verlaagd tarief voor categorieën zoals veel voedingsmiddelen, geneesmiddelen en boeken, en een 0%-tarief dat voornamelijk geldt voor intracommunautaire leveringen en export. Tarieven en verlaagdetariefcategorieën veranderen in de loop van de tijd; controleer daarom de actuele percentages bij de Belastingdienst. Een factuur met gemengde tarieven moet voor elk tarief afzonderlijk het netto bedrag, het tarief en het btw-bedrag vermelden.
Hoe lang moet ik facturen bewaren in Nederland?
Verzonden en ontvangen facturen worden doorgaans zeven jaar bewaard. Facturen met betrekking tot onroerende zaken en administratie onder de Unie- of importregeling (one-stop-shop) hebben een bewaartermijn van tien jaar. Bewaar digitale facturen in de vorm waarin zij zijn ontvangen of verzonden en zorg dat zij redelijk beschikbaar zijn voor inspectie; een afdruk alleen is niet voldoende.
Moet ik een KvK-nummer op mijn factuur vermelden?
Ja. Ondernemingen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel worden doorgaans geacht hun KvK-nummer op facturen en bedrijfsdocumenten te vermelden, naast het BTW-id dat voor de btw wordt gebruikt. Door beide te vermelden kunnen klanten uw onderneming identificeren en uw btw-registratie controleren.