Cos'è un factuur olandese?
Nei Paesi Bassi, una fattura è un factuur. Un cliente aziendale fa affidamento sulle informazioni di supporto corrette quando richiede la detrazione dell'IVA a monte, e il Belastingdienst può esaminarla. Un campo mancante potrebbe richiedere una correzione e mettere a rischio la detrazione.
Le imprese generalmente emettono fatture per le cessioni e le prestazioni nei confronti di altre imprese ed enti giuridici. La regola sulle tempistiche richiede comunemente l'emissione entro il 15° giorno successivo al mese in cui è avvenuta l'operazione, con eccezioni specifiche per determinate transazioni. I requisiti di fatturazione per i consumatori variano inoltre in base al tipo di operazione.
Cosa deve contenere un factuur olandese?
Un factuur valido deve contenere ogni elemento obbligatorio stabilito dal Belastingdienst. Ometterne anche solo uno rende la fattura tecnicamente errata, il che può costare al cliente la detrazione dell'IVA a monte e sollevare domande in sede di accertamento. Assicurati che ogni factuur riporti quanto segue.
- Nome e indirizzo completi
- La ragione sociale e l'indirizzo della tua impresa in qualità di fornitore che emette la fattura.
- Nome e indirizzo completi del cliente
- Il nome e l'indirizzo completi dell'impresa o dell'ente che riceve i beni o i servizi.
- Il tuo numero di identificazione IVA (BTW-id)
- Il tuo BTW-identificatienummer, il numero di partita IVA che mostri ai clienti e utilizzi sulle fatture.
- Il tuo numero KvK (Camera di Commercio)
- Il tuo numero di registrazione presso la Kamer van Koophandel, generalmente richiesto sui documenti commerciali.
- Un numero di fattura sequenziale
- Un numero di fattura univoco e progressivo, appartenente a una serie di numerazione chiara.
- La data di emissione della fattura
- La data in cui la factuur viene emessa.
- La data di effettuazione dell'operazione
- La data di consegna dei beni o di esecuzione del servizio, oppure la data di un pagamento anticipato, se diversa dalla data di emissione.
- Descrizione e quantità
- Una descrizione chiara dei beni o dei servizi forniti e della relativa quantità o estensione.
- Imponibile per ciascuna aliquota IVA
- Il prezzo al netto dell'IVA, suddiviso per ciascuna aliquota BTW applicabile, oltre a eventuali sconti non già inclusi nel prezzo unitario.
- Aliquota IVA e importo dell'IVA
- L'aliquota BTW applicata (ordinaria o ridotta) e il relativo importo dell'IVA in euro, per ciascuna aliquota.
- Eventuale annotazione di inversione contabile o di esenzione
- Se l'IVA è soggetta a inversione contabile oppure l'operazione è esente o ad aliquota zero, una nota che lo indichi, ad esempio btw verlegd.
Numero KvK e BTW-id: qual è la differenza?
Due numeri generano la maggior parte della confusione per le nuove imprese olandesi, poiché entrambi vengono rilasciati più o meno nello stesso periodo ma svolgono funzioni molto diverse. Il numero KvK (KvK-nummer) è il numero di iscrizione presso la Kamer van Koophandel, la Camera di Commercio olandese. Identifica la tua impresa nel registro delle imprese e va generalmente riportato sulle fatture e sulla corrispondenza commerciale.
Il BTW-id (BTW-identificatienummer) è il tuo numero di identificazione IVA, rilasciato dal Belastingdienst. È il numero da esporre pubblicamente, sul sito web e sulle fatture, ed è il numero che un cliente UE utilizza per verificarti. È volutamente distinto dal precedente numero di partita IVA interno (l'omzetbelastingnummer o BTW-nummer), che si usa nella corrispondenza con il Belastingdienst stesso ma che non va riportato per i clienti. Su una factuur destinata al cliente, indica il tuo BTW-id.
| Identificativo | Rilasciato da | Utilizzo | Da indicare in fattura? |
|---|---|---|---|
| Numero KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identità dell'impresa nel registro delle imprese | Sì, generalmente obbligatorio |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identità IVA pubblica da mostrare ai clienti | Sì, è il numero IVA da riportare |
| Numero di partita IVA interno (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Corrispondenza privata con l'autorità fiscale | No, da conservare per le dichiarazioni fiscali |
Aliquote BTW nei Paesi Bassi e regime per le piccole imprese (KOR)
I Paesi Bassi applicano un'aliquota BTW ordinaria, un'aliquota ridotta per determinate categorie e il regime allo 0% per specifiche operazioni, quali esportazioni ammissibili e transazioni intra-UE. Le esenzioni e i regimi speciali sono distinti dall'aliquota allo 0%. Verifica l'inquadramento vigente e indica l'importo netto, l'aliquota e l'importo dell'IVA per ciascun trattamento, ove richiesto.
Il regime olandese kleineondernemersregeling (KOR) è un'esenzione IVA facoltativa per le imprese stabilite nei Paesi Bassi idonee con un fatturato annuo non superiore a 20.000 EUR calcolato secondo le regole del regime. Chi vi aderisce non applica la BTW e non può detrarre l'IVA a monte. In genere cessa di presentare le consuete dichiarazioni IVA, sebbene specifiche operazioni possano comunque comportare adempimenti. Il superamento della soglia fa decadere l'esenzione a partire dall'operazione che ha determinato lo sforamento. Il regime KOR europeo transfrontaliero prevede condizioni proprie distinte.
Come funziona l'inversione contabile (btw verlegd)?
Per molte cessioni e prestazioni transfrontaliere tra imprese, l'IVA non viene addebitata dal venditore ma assolta dall'acquirente. Si tratta dell'inversione contabile (reverse charge), nota in olandese come btw verlegd (IVA traslata o soggetta a inversione contabile). Quando si applica, la factuur viene emessa senza addebitare la BTW e, al posto dell'importo IVA, si inserisce un'annotazione che indica l'applicazione dell'inversione contabile.
Il caso più frequente è una prestazione di servizi B2B a un'impresa stabilita in un altro paese dell'UE: in base alla regola generale sul luogo della prestazione, il cliente assolve l'IVA nel proprio paese, pertanto si fattura senza IVA e si indica btw verlegd (o l'equivalente nella lingua del cliente, ad esempio "VAT reverse-charged"). Per le operazioni intracomunitarie occorre inoltre riportare entrambi i numeri di identificazione IVA - il proprio e il BTW-id valido del cliente - e l'operazione va dichiarata nell'elenco riepilogativo delle operazioni intracomunitarie. L'inversione contabile si applica anche ad alcuni settori interni dei Paesi Bassi, come talune attività dell'edilizia e del subappalto e alcune cessioni di rottami e apparecchiature elettroniche. In ogni caso di inversione contabile la regola è la stessa: nessuna IVA sulla fattura, con l'annotazione esplicita e i numeri IVA prescritti.
Numerazione sequenziale delle fatture
Ogni factuur richiede un numero di fattura univoco e progressivo. È possibile utilizzare più di una serie chiaramente identificabile, ma un numero non deve essere riutilizzato né risultare ambiguo.
Gli ospiti di FreeBillGen inseriscono il proprio numero. Un'area di lavoro con accesso registrato può suggerire il successivo numero salvato e bloccare un numero completo duplicato già salvato, ma non può conoscere i documenti creati altrove. Conservare gli annullamenti e le rettifiche nella pista di controllo.
Per quanto tempo occorre conservare le fatture? La regola dei 7 anni
Le imprese olandesi conservano generalmente le fatture emesse e ricevute per sette anni. Le fatture relative a beni immobili sono conservate per dieci anni. Anche i documenti relativi alle operazioni nell'ambito dei regimi dello sportello unico dell'Unione (OSS) o dello sportello unico per le importazioni (IOSS) prevedono un periodo di conservazione di dieci anni.
La fattura va conservata nella forma in cui è stata inviata o ricevuta. Una fattura digitale deve pertanto rimanere in formato digitale ed essere ragionevolmente disponibile per eventuali verifiche. Una semplice stampa o un PDF creato ex novo non conservano il documento elettronico originale. La scansione è consentita solo se la copia è completa e preserva i requisiti di autenticità previsti.
Crea gratuitamente una factuur olandese professionale
Un generatore gratuito può aiutarvi a preparare una bozza di fattura olandese con i dati delle parti, le date, un numero, le descrizioni delle voci, l'IVA configurabile e i totali calcolati. Inserite il BTW-id pertinente, il numero KvK, la data della cessione o prestazione e qualsiasi altro elemento richiesto dalla vostra operazione, poiché FreeBillGen non certifica la presenza di tutti i campi richiesti dal Belastingdienst.
Per un'operazione transfrontaliera B2B nell'UE potete disattivare la BTW e aggiungere manualmente gli identificativi IVA applicabili e l'annotazione btw verlegd. Se utilizzate il regime per le piccole imprese (KOR), verificate il trattamento fiscale e la formulazione da adottare prima dell'emissione. Il risultato è un PDF ordinato per la vostra documentazione, ma la responsabilità della verifica e della conservazione a norma di legge resta a vostro carico.
Domande sulla fatturazione nei Paesi Bassi
Che cosa deve contenere una factuur olandese?
Una factuur valida deve riportare il nome e l'indirizzo completi del cedente o prestatore, il nome e l'indirizzo completi del cliente, il proprio BTW-id (numero di identificazione IVA) e il numero KvK, un numero di fattura progressivo, la data di emissione, la data della cessione o prestazione, la descrizione e la quantità di quanto ceduto o prestato, l'importo netto per ciascuna aliquota IVA, l'aliquota e l'importo della BTW e, qualora l'IVA non sia addebitata, un'annotazione relativa all'inversione contabile o all'esenzione. I requisiti esatti sono stabiliti dal Belastingdienst.
Qual è la differenza tra il numero KvK e il BTW-id?
Il numero KvK è il numero di registrazione presso la Camera di Commercio (Kamer van Koophandel) e identifica la tua attività nel registro delle imprese. Il BTW-id è il numero di identificazione IVA rilasciato dal Belastingdienst, che devi esporre pubblicamente e riportare sulle fatture. Un numero fiscale IVA separato (omzetbelastingnummer) viene utilizzato esclusivamente nella corrispondenza con l'autorità fiscale, non sulle fatture destinate ai clienti.
Cosa significa btw verlegd su una fattura?
Btw verlegd significa che l'IVA è stata assoggettata al meccanismo dell'inversione contabile: il venditore non addebita la BTW e l'acquirente contabilizza l'IVA al suo posto. Si applica a molte cessioni e prestazioni transfrontaliere B2B, ad esempio i servizi resi a un'impresa stabilita in un altro paese dell'UE, e a determinati settori interni come il subappalto in edilizia. La fattura non riporta l'IVA, contiene la dicitura btw verlegd e, per le operazioni intracomunitarie, indica i numeri di identificazione IVA di entrambe le parti.
Quali sono le aliquote IVA (BTW) nei Paesi Bassi?
Nei Paesi Bassi è prevista un'aliquota BTW ordinaria per la maggior parte dei beni e dei servizi, un'aliquota ridotta per categorie quali molti generi alimentari, medicinali e libri, e un'aliquota dello 0% che riguarda principalmente le cessioni intracomunitarie e le esportazioni. Le aliquote e le categorie ad aliquota ridotta cambiano nel tempo: verifica le percentuali aggiornate presso il Belastingdienst. Una fattura che combina aliquote diverse deve indicare separatamente l'importo netto, l'aliquota e l'importo IVA per ciascuna di esse.
Per quanto tempo devo conservare le fatture nei Paesi Bassi?
Le fatture emesse e ricevute vanno generalmente conservate per sette anni. Le fatture relative a beni immobili e le registrazioni nell'ambito dei regimi di sportello unico (OSS) dell'Unione o di importazione prevedono un periodo di conservazione di dieci anni. Conserva le fatture digitali nel formato in cui sono state ricevute o inviate e rendile ragionevolmente disponibili per eventuali verifiche; una semplice stampa non è sufficiente.
Devo indicare il numero KvK sulla mia fattura?
Sì. Le imprese registrate presso la Kamer van Koophandel sono generalmente tenute a riportare il proprio numero KvK sulle fatture e sui documenti commerciali, insieme al BTW-id utilizzato ai fini IVA. Indicare entrambi consente ai clienti di identificare la tua attività e di verificare la tua registrazione IVA.