Cos'è una factuur olandese?
Nei Paesi Bassi una fattura si chiama factuur. Una fattura compilata correttamente costituisce una delle prove usate dal cliente professionale per detrarre l'IVA a monte, e la Belastingdienst può controllarla. Se manca un campo, può essere necessaria una correzione e la detrazione può essere messa a rischio.
In genere, le imprese fatturano le forniture ad altre imprese e persone giuridiche. La regola sui tempi richiede comunemente l'emissione entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello della fornitura, salvo eccezioni legate all'operazione. Anche gli obblighi di fatturazione ai consumatori cambiano in base alla fornitura.
Cosa deve contenere una factuur olandese?
Una factuur valida deve contenere tutti i dati obbligatori stabiliti dalla Belastingdienst. Se ne manca uno, la fattura è tecnicamente errata. Il cliente potrebbe perdere la detrazione dell'IVA a monte e potrebbero sorgere domande durante un controllo. Verifica che ogni factuur riporti quanto segue.
- Il tuo nome completo e indirizzo
- La denominazione legale e l'indirizzo della tua impresa, in qualità di fornitore che emette la fattura.
- Il nome completo e l'indirizzo del cliente
- La denominazione completa e l'indirizzo dell'impresa o dell'ente che riceve i beni o servizi.
- Il tuo numero di identificazione IVA (BTW-id)
- Il tuo BTW-identificatienummer, cioè il numero IVA che mostri ai clienti e usi sulle fatture.
- Il tuo numero KvK (Camera di commercio)
- Il numero di registrazione presso la Kamer van Koophandel, in genere richiesto sui documenti aziendali.
- Un numero di fattura progressivo
- Un numero di fattura univoco e progressivo, tratto da una serie chiara.
- La data di emissione
- La data in cui viene emessa la factuur.
- La data della fornitura
- La data di consegna dei beni, esecuzione del servizio o pagamento di un anticipo, se diversa dalla data di emissione.
- Descrizione e quantità
- Una descrizione chiara dei beni o servizi forniti e la loro quantità o portata.
- Importo netto per aliquota IVA
- Il prezzo al netto dell'IVA, suddiviso per ogni aliquota BTW applicabile, oltre agli sconti non già inclusi nel prezzo unitario.
- Aliquota e importo IVA
- L'aliquota BTW applicata, standard o ridotta, e il relativo importo IVA in euro, per ciascuna aliquota.
- Eventuale nota di reverse charge o esenzione
- Quando l'IVA è soggetta a reverse charge oppure la fornitura è esente o ad aliquota zero, una nota che lo indichi, per esempio btw verlegd.
Numero KvK e BTW-id: qual è la differenza?
Due numeri creano spesso confusione per le nuove imprese olandesi, perché vengono rilasciati più o meno nello stesso periodo ma hanno funzioni molto diverse. Il numero KvK (KvK-nummer) è il numero di registrazione presso la Kamer van Koophandel, la Camera di commercio olandese. Identifica l'impresa nel registro delle imprese e, in genere, va riportato sulle fatture e sulla corrispondenza aziendale.
Il BTW-id (BTW-identificatienummer) è il tuo numero di identificazione IVA, rilasciato dalla Belastingdienst. È il numero che mostri pubblicamente sul sito e sulle fatture e che un cliente dell'UE usa per verificarti. È distinto dal vecchio numero fiscale IVA interno, l'omzetbelastingnummer o BTW-nummer, che usi nella corrispondenza con la Belastingdienst ma non dovresti stampare per i clienti. Su una factuur destinata al cliente, indica il BTW-id.
| Identificativo | Rilasciato da | Uso | In fattura? |
|---|---|---|---|
| Numero KvK (KvK-nummer) | Kamer van Koophandel | Identità dell'impresa nel registro delle imprese | Sì, in genere è richiesto |
| BTW-id (BTW-identificatienummer) | Belastingdienst | Identità IVA pubblica mostrata ai clienti | Sì, è il numero IVA da indicare |
| Numero fiscale IVA (omzetbelastingnummer) | Belastingdienst | Corrispondenza privata con l'autorità fiscale | No, conservalo per gli adempimenti fiscali |
Aliquote BTW olandesi e regime per le piccole imprese (KOR)
I Paesi Bassi applicano un'aliquota BTW standard, un'aliquota ridotta per categorie definite e un trattamento allo 0% per determinate forniture, come esportazioni e operazioni intra-UE qualificate. Esenzioni e regimi speciali non sono la stessa cosa di un'aliquota dello 0%. Verifica la classificazione attuale e, quando richiesto, indica l'importo netto, l'aliquota e l'importo IVA per ogni trattamento.
La kleineondernemersregeling (KOR) olandese è un'esenzione IVA facoltativa per un'impresa idonea stabilita nei Paesi Bassi con un fatturato annuo non superiore a 20.000 EUR, calcolato secondo le regole del regime. Chi aderisce non addebita la BTW e non può detrarre l'IVA a monte. In genere non presenta le dichiarazioni IVA ordinarie, anche se operazioni speciali possono creare altri obblighi. Il superamento della soglia fa cessare l'esenzione a partire dalla fornitura che porta oltre il limite. La KOR separata dell'UE ha condizioni proprie per l'attività transfrontaliera.
Come funziona il reverse charge (btw verlegd)?
Per molte forniture transfrontaliere tra imprese, l'IVA non viene addebitata dal venditore ma contabilizzata dall'acquirente. È il reverse charge, chiamato in olandese btw verlegd: l'IVA viene assolta dal destinatario. Quando si applica, emetti la factuur senza addebitare la BTW e, al posto dell'importo IVA, aggiungi una nota che indica il reverse charge.
Il caso più comune è una vendita B2B di servizi a un'impresa in un altro paese dell'UE. Secondo la regola generale sul luogo della fornitura, il cliente contabilizza l'IVA nel proprio paese. Emetti quindi la fattura senza IVA e scrivi btw verlegd, oppure l'equivalente nella lingua del cliente, per esempio "VAT reverse-charged". Per le forniture intra-UE devi anche indicare entrambi i numeri di identificazione IVA, il tuo e il BTW-id valido del cliente, e riportare l'operazione nell'elenco riepilogativo delle vendite UE. Il reverse charge si applica inoltre ad alcuni settori nazionali nei Paesi Bassi, come parti dell'edilizia e del subappalto e alcune forniture di rottami ed elettronica. In ogni caso, la regola è la stessa: niente IVA in fattura, nota esplicita e numeri IVA richiesti.
Numerazione progressiva delle fatture
Ogni factuur deve avere un numero di fattura univoco e progressivo. Puoi usare più serie chiare, ma un numero non deve essere riutilizzato né diventare ambiguo.
Gli utenti ospiti di FreeBillGen inseriscono il proprio numero. Uno spazio di lavoro con accesso può suggerire il numero successivo tra quelli salvati e bloccare un numero completo già usato nei documenti salvati, ma non può conoscere i documenti creati altrove. Mantieni annullamenti e correzioni nella traccia di controllo.
Per quanto tempo devi conservare le fatture? La regola dei 7 anni
Le imprese olandesi conservano in genere le fatture emesse e ricevute per sette anni. Le fatture relative a beni immobili si conservano per dieci anni. Anche i documenti delle operazioni soggette ai regimi dello sportello unico dell'Unione o delle importazioni hanno un periodo di dieci anni.
Conserva la fattura nel formato in cui è stata inviata o ricevuta. Una fattura digitale deve quindi restare digitale e ragionevolmente disponibile per un controllo. Una semplice stampa o un PDF creato in seguito non conserva da solo il documento elettronico originale. La scansione è ammessa solo se la copia è completa e mantiene le caratteristiche di autenticità richieste.
Crea gratis una factuur olandese professionale
Un generatore gratuito può aiutarti a preparare una bozza di fattura olandese con dati delle parti, date, numero, descrizioni delle voci, IVA configurabile e totali calcolati. Inserisci il BTW-id, il numero KvK, la data della fornitura e gli altri dati richiesti dalla tua operazione, perché FreeBillGen non certifica la presenza di ogni campo previsto dalla Belastingdienst.
Per una vendita B2B transfrontaliera nell'UE puoi disattivare la BTW e aggiungere manualmente gli identificativi IVA e la nota btw verlegd applicabili. Se usi il regime per le piccole imprese (KOR), verifica il trattamento e la dicitura prima dell'emissione. Ottieni un PDF ordinato per i tuoi registri, ma resti responsabile della verifica e della conservazione prevista dalla legge.
Domande sulla factuur olandese
Cosa deve contenere una factuur olandese?
Una factuur valida deve riportare nome e indirizzo completi tuoi e del cliente, il tuo BTW-id e il numero KvK, un numero di fattura progressivo, data di emissione e della fornitura, descrizione e quantità dei beni o servizi, importo netto per aliquota IVA, aliquota e importo BTW e, quando l'IVA non viene addebitata, una nota di reverse charge o esenzione. I requisiti esatti sono stabiliti dalla Belastingdienst.
Qual è la differenza tra numero KvK e BTW-id?
Il numero KvK è il numero di registrazione presso la Kamer van Koophandel e identifica l'impresa nel registro delle imprese. Il BTW-id è il numero di identificazione IVA rilasciato dalla Belastingdienst, che mostri pubblicamente e indichi sulle fatture. Un numero fiscale IVA distinto, l'omzetbelastingnummer, si usa solo nella corrispondenza con l'autorità fiscale e non sulle fatture ai clienti.
Cosa significa btw verlegd in fattura?
Btw verlegd indica che si applica il reverse charge: il venditore non addebita la BTW e l'acquirente contabilizza l'IVA. Vale per molte forniture B2B transfrontaliere, come i servizi a un'impresa in un altro paese dell'UE, e per alcuni settori nazionali, come il subappalto edile. La fattura non riporta IVA, contiene la nota btw verlegd e, per le forniture intra-UE, mostra gli identificativi IVA di entrambe le parti.
Quali sono le aliquote IVA (BTW) nei Paesi Bassi?
I Paesi Bassi hanno un'aliquota BTW standard per la maggior parte dei beni e servizi, un'aliquota ridotta per categorie come molti alimenti, medicinali e libri e un'aliquota dello 0% che riguarda soprattutto forniture intra-UE ed esportazioni. Aliquote e categorie ridotte cambiano nel tempo, quindi verifica le percentuali attuali con la Belastingdienst. Se una fattura combina più aliquote, indica separatamente importo netto, aliquota e importo IVA per ciascuna.
Per quanto tempo devo conservare le fatture nei Paesi Bassi?
Le fatture emesse e ricevute si conservano in genere per sette anni. Le fatture relative a beni immobili e i documenti dei regimi dello sportello unico dell'Unione o delle importazioni hanno un periodo di dieci anni. Conserva le fatture digitali nel formato in cui le hai ricevute o inviate e rendile ragionevolmente disponibili per un controllo. Una semplice stampa non basta.
Devo indicare il numero KvK in fattura?
Sì. Le imprese registrate presso la Kamer van Koophandel devono in genere riportare il numero KvK sulle fatture e sui documenti aziendali, insieme al BTW-id usato ai fini IVA. Indicarli entrambi permette ai clienti di identificare l'impresa e verificare la registrazione IVA.