Hvad er en CFDI, og hvorfor er den påkrævet?
En CFDI er Mexicos strukturerede digitale regnskabsbilag. Skatteydere, der er forpligtet til at udstede en faktura, anvender den aktuelle CFDI 4.0-XML og modtager dets digitale skattestempel via SAT-processen. Specifikke CFDI-typer og tillæg gælder for forskellige transaktioner.
En korrekt udstedt CFDI er et af de påkrævede bilag til dokumentation af skattebehandling, såsom fradragsret eller modregning af moms (IVA). Modtageren skal ligeledes opfylde de materielle skattekrav. En kvittering, en hjemmelavet PDF eller et regneark erstatter ikke CFDI'en.
Hvilke roller spiller SAT og PAC?
To parter står bag enhver gyldig CFDI. SAT (Servicio de Administración Tributaria) er Mexicos føderale skattemyndighed. Den definerer CFDI-standarden, udgiver de tekniske skemaer og kataloger, og validerer i sidste ende hver enkelt faktura. En PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, en autoriseret certificeringsudbyder) er en privat virksomhed, som SAT har godkendt til at stemple fakturaer på sine vegne.
Processen forløber således: Du klargør fakturadataene, signerer dem med dit digitale certifikat og sender XML-filen til en PAC. PAC'en validerer strukturen, påfører det officielle skattestempel og returnerer en CFDI med en unik UUID (folio fiscal), der dokumenterer, at SAT har registreret den. Først derefter er fakturaen gyldig. SAT stiller desuden sit eget gratis udstedelsesværktøj til rådighed via Factura Electrónica-portalen for udstedere med små mængder, men de fleste virksomheder benytter en PAC eller et fakturaprogram, der er forbundet til en.
- SAT
- Skattemyndigheden, der fastlægger CFDI 4.0-standarden, vedligeholder katalogerne samt validerer og opbevarer enhver stemplet faktura.
- PAC
- En udbyder godkendt af SAT, som stempler din XML, påfører det digitale segl og returnerer UUID-foliet, der gør CFDI'en gyldig.
- CSD (digitalt seglcertifikat)
- Dit Certificado de Sello Digital, udstedt af SAT, som bruges til at signere hver faktura, så PAC'en kan verificere, at den reelt kommer fra dig.
- UUID (folio fiscal)
- Den unikke identifikator på 36 tegn, som SAT tildeler hver stemplet CFDI. Den fungerer som bevis for, at fakturaen eksisterer i SAT's registre.
Hvad er RFC og Uso del CFDI?
CFDI 4.0 validerer foreskrevne udsteder- og modtagerfelter mod de gældende SAT-regler. RFC (Registro Federal de Contribuyentes) er det føderale skatteregistreringsnummer. Modtageroplysningerne omfatter normalt det registrerede navn, RFC, skattemæssigt postnummer og beskatningsordning. Særlige generiske RFC-regler dækker tilfælde som offentligheden og udenlandske modtagere.
Uso del CFDI er SAT's katalogkode for modtagerens angivne skattemæssige anvendelse. Den skal være forenelig med modtagerens beskatningsordning. Kunden kan hente sine oplysninger fra SAT's registre såsom Constancia de Situación Fiscal, men udstederen har blot brug for selve oplysningerne og ikke nødvendigvis en papirkopi af certifikatet.
- Udstederens RFC
- Dit eget skatteregistreringsnummer, knyttet til det digitale seglcertifikat, du underskriver fakturaen med.
- Modtagerens RFC, navn og postnummer
- Brug de modtageroplysninger, der kræves i henhold til CFDI 4.0, samt den gældende regel for generiske modtagere, hvis relevant.
- Regimen Fiscal
- Skatteordningskoden for hver part, som også skal svare til det, SAT har registreret.
- Uso del CFDI
- En katalogkode, som køberen vælger (f.eks. G03 generelle udgifter), der beskriver, hvordan fakturaen vil blive anvendt.
Hvordan adskiller en CFDI sig fra en almindelig faktura?
Det er en fordel at adskille to ting: afregningsbilaget, som du og din kunde læser, og det skattemæssige bilag, som SAT validerer. I de fleste lande opfylder en enkelt PDF begge formål. I Mexico er det skattemæssige bilag den stemplede XML-fil, og PDF'en er blot en læsevenlig gengivelse af den. Nedenstående tabel viser forskellen.
| Aspekt | Almindelig PDF-faktura | CFDI 4.0 (Mexico) |
|---|---|---|
| Format | PDF eller papir, du selv udformer | Struktureret XML efter SAT's 4.0-skema |
| Validering | Ikke påkrævet | Stemplet af en PAC og valideret af SAT |
| Entydig identifikator | Dit eget fakturanummer | SAT-tildelt UUID (folio fiscal) |
| Skattefradrag | Giver ikke fradrag i sig selv | Obligatorisk for at køberen kan fradrage og modregne moms (IVA) |
| Underskrift | Ingen | Underskrevet med dit digitale CSD-certifikat |
| Annullering | Uformel | Underlagt SAT's annulleringsregler og godkendelser |
Derfor spiller et standardværktøj en understøttende rolle her. En gratis fakturagenerator som FreeBillGen opretter et overskueligt, udspecificeret fakturadokument med de varelinjer, beløb og IVA, du har brug for, som du kan dele med din kunde eller bruge til at forberede dataene. Selve den officielle CFDI-stempling skal stadig ske via en PAC eller SAT, da kun de kan påføre det skattemæssige segl og folio.
Hvordan udsteder man en forskriftsmæssig faktura i Mexico?
Udstedelsen kan foregå via SAT's tjeneste eller kompatibel software og en autoriseret certificeringsudbyder (PAC). Registrer dig hos SAT, og indhent de legitimationsoplysninger og det digitale seglcertifikat, der kræves for din proces. Indsaml de foreskrevne modtageroplysninger, klassificer vareposterne, vælg afgifts- og Uso del CFDI-koder, og indsend XML-filen til certificering. Lever den certificerede CFDI i det påkrævede elektroniske format; en PDF er en valgfri læsevenlig gengivelse.
Regnskabsbilag har generelt en opbevaringsperiode på fem år i henhold til den føderale skattelov, men længere eller andre frister kan gælde. Opbevar den certificerede XML-fil og tilhørende bilag i den periode, der gælder for den pågældende skatteyder og transaktion.
- Registrer dig, og få dine certifikater
- Få din e.firma og dit CSD fra SAT, så du kan underskrive fakturaer i eget navn.
- Indhent køberens nøjagtige skatteoplysninger
- Navn, RFC, postnummer og skatteordning skal stemme overens med SAT's optegnelser under version 4.0.
- Udarbejd fakturaindholdet
- Varelinjer, beløb, moms (IVA) og eventuelle indeholdelser samt den korrekte Uso del CFDI-kode.
- Stempl via en PAC
- Send den underskrevne XML til validering; PAC'en returnerer CFDI'en og dens SAT-folio (UUID).
- Levering og opbevaring
- Lever den certificerede CFDI som påkrævet, og opbevar XML-filen og dokumentationen i den gældende periode.
Spørgsmål om fakturering i Mexico
Hvad er en CFDI i Mexico?
En CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) er Mexicos obligatoriske elektroniske faktura. Det er et XML-dokument, aktuelt i version 4.0, der er underskrevet med dit digitale certifikat (CSD), stemplet af en autoriseret PAC og valideret af skattemyndigheden SAT. Kun en stemplet CFDI med sit tilhørende SAT-folio (UUID) er en gyldig skattemæssig faktura i Mexico.
Er en PDF-faktura gyldig i Mexico?
Ikke i sig selv. En PDF er kun en læsbar gengivelse af en faktura. Skattemæssigt er det gyldige dokument den stemplede CFDI 4.0-XML, som er valideret af SAT via en PAC. En køber kan ikke fratrække en udgift eller modregne moms (IVA) ud fra en simpel PDF; de skal bruge den officielle CFDI med dens entydige SAT-folio.
Hvad er et RFC?
RFC (Registro Federal de Contribuyentes) er Mexicos føderale skatteregistreringsnummer. CFDI 4.0 kræver som udgangspunkt modtagerens RFC, registrerede navn, skattemæssige postnummer og skatteordning. Regler for generiske RFC-numre gælder i visse tilfælde, herunder ved visse transaktioner med offentligheden eller udenlandske modtagere.
Hvad er Uso del CFDI?
Uso del CFDI er en SAT-katalogkode for modtagerens angivne skattemæssige anvendelse, såsom G03 for generelle udgifter. Koden skal passe sammen med modtagerens registrerede skatteordning. Spørg modtageren om den korrekte, gældende kode.
Skal jeg bruge en PAC for at udstede en faktura?
For de fleste virksomheder, ja. En PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) er en SAT-autoriseret udbyder, der stempler din CFDI og returnerer det officielle folio (UUID). SAT tilbyder også et gratis faktureringsværktøj via sin Factura Electrónica-portal til udstedere med små mængder, men i begge tilfælde er det stemplingen og SAT-valideringen, der gør fakturaen gyldig.
Hvor længe skal man opbevare CFDI'er i Mexico?
Den generelle opbevaringsperiode i henhold til den føderale skattelov er fem år, men starttidspunktet og undtagelser har betydning, og visse optegnelser skal opbevares længere. Gem den certificerede XML-fil og tilhørende bilag i den lovpligtige periode. En PDF er blot en læsbar gengivelse og kan ikke erstatte XML-filen.