O que é um CFDI e porque é obrigatório?
Um CFDI é o comprovativo fiscal digital estruturado do México. Os contribuintes obrigados a emitir uma fatura fiscal usam o XML atual do CFDI 4.0 e obtêm o selo fiscal digital pelo processo do SAT. Há tipos e complementos específicos de CFDI para transações diferentes.
Um CFDI emitido corretamente é um dos registos necessários para fundamentar um tratamento fiscal, como uma dedução elegível ou um crédito de IVA. O destinatário também deve cumprir os requisitos fiscais substanciais. Um recibo, PDF criado pelo próprio emissor ou folha de cálculo não substitui o CFDI.
Quais são os papéis do SAT e do PAC?
Duas partes estão por trás de todos os CFDIs legítimos. O SAT (Servicio de Administracion Tributaria) é a administração tributária federal do México. Define a norma CFDI, publica os esquemas e catálogos técnicos e, em última instância, valida todas as faturas. Um PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion, ou Prestador Autorizado de Certificação) é uma empresa privada licenciada pelo SAT para certificar faturas em nome do SAT.
O fluxo funciona assim: prepara os dados da fatura, assina com o seu certificado digital e envia o XML a um PAC. O PAC valida a estrutura, aplica o selo fiscal oficial e devolve um CFDI com um UUID único, o folio fiscal, que comprova o registo no SAT. Apenas então a fatura é válida. O SAT também oferece uma ferramenta gratuita de emissão no portal Factura Electronica para emissores de baixo volume, mas a maioria das empresas usa um PAC ou software de faturação ligado a um deles.
- SAT
- A autoridade fiscal que define a norma CFDI 4.0, mantém os catálogos e valida e armazena todas as faturas certificadas.
- PAC
- Um prestador autorizado pelo SAT que certifica o XML, aplica o selo fiscal e devolve o folio UUID que torna o CFDI válido.
- CSD (certificado de selo digital)
- O seu Certificado de Sello Digital, emitido pelo SAT e usado para assinar cada fatura, permitindo ao PAC confirmar a sua autenticidade.
- UUID (folio fiscal)
- O identificador único de 36 caracteres atribuído pelo SAT a cada CFDI certificado. Comprova que a fatura consta nos registos do SAT.
O que são RFC e Uso del CFDI?
O CFDI 4.0 valida os campos prescritos do emissor e do destinatário conforme as regras atuais do SAT. O RFC (Registro Federal de Contribuyentes) é o código federal de registo do contribuinte. Os dados do destinatário normalmente incluem nome registado, RFC, código postal fiscal e regime fiscal. Regras especiais de RFC genérico abrangem casos como o público geral e destinatários estrangeiros.
O Uso del CFDI é o código do catálogo do SAT para o uso fiscal declarado pelo destinatário. Deve ser compatível com o regime fiscal do destinatário. O cliente pode obter os dados em registos do SAT, como a Constancia de Situación Fiscal, mas o emissor precisa dos dados em si, não necessariamente de uma cópia impressa do certificado.
- RFC do emissor
- O seu código de registo de contribuinte, associado ao certificado de selo digital usado para assinar a fatura.
- RFC, nome e código postal do destinatário
- Use os dados exigidos do destinatário pelo CFDI 4.0 e, se houver, a regra aplicável de destinatário genérico.
- Regimen Fiscal
- O código do regime fiscal de cada parte, que também deve corresponder ao registo no SAT.
- Uso del CFDI
- Um código de catálogo escolhido pelo comprador, como G03 para despesas gerais, que descreve como a fatura será usada.
Qual é a diferença entre um CFDI e uma fatura comum?
É importante separar duas coisas: o documento de faturação que ambas as partes leem e o registo fiscal validado pelo SAT. Em muitos países, um único PDF cumpre as duas funções. No México, o registo fiscal é o XML certificado, e o PDF é apenas uma representação legível. A tabela mostra a diferença.
| Aspeto | Fatura em PDF simples | CFDI 4.0 (México) |
|---|---|---|
| Formato | PDF ou papel criado por si | XML estruturado no esquema 4.0 do SAT |
| Validação | Nenhuma obrigatória | Certificado por um PAC e validado pelo SAT |
| Identificador único | O seu próprio número de fatura | UUID atribuído pelo SAT (folio fiscal) |
| Dedutibilidade fiscal | Não é dedutível por si só | Necessário para o comprador deduzir a despesa e creditar o IVA |
| Assinatura | Nenhuma | Assinado com o seu certificado digital CSD |
| Cancelamento | Informal | Regido pelas regras e aprovações de cancelamento do SAT |
Por isso, uma ferramenta genérica tem uma função de apoio. Um gerador de faturas gratuito como o FreeBillGen produz um documento de faturação claro e discriminado, com os itens, valores e IVA necessários. Pode partilhá-lo com o cliente ou usá-lo para preparar os dados. A certificação oficial do CFDI ainda tem de passar por um PAC ou pelo SAT, pois só estes podem aplicar o selo e o folio fiscal.
Como emitir uma fatura em conformidade no México?
A emissão pode usar o serviço do SAT ou software compatível com um prestador autorizado de certificação. Registe-se no SAT e obtenha as credenciais e o certificado de selo digital exigidos para o seu processo. Reúna os dados prescritos do destinatário, classifique os conceitos, escolha os códigos de imposto e de Uso del CFDI e envie o XML para certificação. Entregue o CFDI certificado no formato eletrónico exigido. O PDF é uma representação legível opcional.
Em geral, os registos fiscais têm prazo de conservação de cinco anos segundo o Código Fiscal Federal, mas podem existir prazos maiores ou diferentes. Conserve o XML certificado e os registos relacionados pelo período aplicável ao contribuinte e à transação.
- Registe-se e obtenha os certificados
- Obtenha a sua e.firma e o seu CSD no SAT para assinar faturas no seu nome.
- Registe os dados fiscais exatos do comprador
- Nome, RFC, código postal e regime fiscal devem corresponder aos registos do SAT na versão 4.0.
- Prepare o conteúdo da fatura
- Itens, valores, IVA e eventuais retenções, além do código correto de Uso del CFDI.
- Certifique através de um PAC
- Envie o XML assinado para validação. O PAC devolve o CFDI e o seu folio do SAT (UUID).
- Entregue e conserve
- Forneça o CFDI certificado conforme exigido e conserve o XML e os registos de apoio pelo período aplicável.
Perguntas sobre faturação no México
O que é um CFDI no México?
O CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) é a fatura eletrónica obrigatória do México. É um documento XML, atualmente na versão 4.0, assinado com o certificado de selo digital do emissor, certificado por um PAC autorizado e validado pelo SAT. Apenas um CFDI certificado, com o folio do SAT (UUID), é uma fatura fiscal válida no México.
Uma fatura em PDF é válida no México?
Não por si só. O PDF é apenas uma representação legível de uma fatura. Para fins fiscais, o documento válido é o XML certificado do CFDI 4.0, validado pelo SAT através de um PAC. O comprador não pode deduzir uma despesa nem creditar IVA com base num PDF simples. Precisa do CFDI com o folio único do SAT.
O que é um RFC?
O RFC (Registro Federal de Contribuyentes) é o código federal de registo de contribuintes do México. O CFDI 4.0 normalmente exige RFC, nome registado, código postal fiscal e regime fiscal do destinatário. As regras de RFC genérico aplicam-se em casos específicos, incluindo em algumas transações com o público geral ou destinatários estrangeiros.
O que é Uso del CFDI?
Uso del CFDI é um código do catálogo do SAT para o uso fiscal declarado pelo destinatário, como G03 para despesas gerais. Deve ser compatível com o regime fiscal registado do destinatário. Peça ao destinatário o código atual correto.
Preciso de um PAC para emitir uma fatura?
Para a maioria das empresas, sim. Um PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) é um prestador autorizado pelo SAT que certifica o CFDI e devolve o folio oficial (UUID). O SAT também oferece uma ferramenta gratuita de emissão no portal Factura Electronica para emissores de baixo volume. Nos dois casos, a certificação e a validação do SAT tornam a fatura válida.
Por quanto tempo devo conservar CFDIs no México?
O prazo geral do Código Fiscal Federal é de cinco anos, mas a data de início e as exceções são relevantes, e alguns registos têm de ser conservados por mais tempo. Conserve o XML certificado e os registos relacionados pelo período aplicável. O PDF é uma representação legível, não substitui o XML.