Czym jest CFDI i dlaczego jest wymagany?
CFDI to meksykański ustrukturyzowany cyfrowy dokument fiskalny. Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur fiskalnych używają aktualnego formatu XML CFDI 4.0 i uzyskują cyfrową pieczęć podatkową w procesie SAT. Do poszczególnych transakcji stosuje się odpowiednie rodzaje CFDI oraz dodatki.
Prawidłowo wystawiony CFDI jest jednym z dokumentów potrzebnych do uzasadnienia rozliczenia podatkowego, na przykład dopuszczalnego kosztu lub odliczenia IVA. Odbiorca musi również spełnić merytoryczne wymogi podatkowe. Potwierdzenie, samodzielnie zaprojektowany PDF ani arkusz kalkulacyjny nie zastępują CFDI.
Jakie role pełnią SAT i PAC?
W procesie prawidłowego CFDI uczestniczą dwie strony. SAT (Servicio de Administración Tributaria) jest federalną administracją podatkową Meksyku. Określa standard CFDI, publikuje schematy techniczne i katalogi oraz ostatecznie weryfikuje faktury. PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, autoryzowany dostawca certyfikacji) to prywatna firma upoważniona przez SAT do nadawania pieczęci.
Najpierw przygotowuje się dane faktury i podpisuje je certyfikatem cyfrowym, a następnie wysyła XML do PAC. Dostawca weryfikuje strukturę, nadaje oficjalną pieczęć fiskalną i zwraca CFDI z unikalnym UUID (folio fiscal), który potwierdza rejestrację przez SAT. Dopiero wtedy faktura jest ważna. SAT oferuje też bezpłatne narzędzie do wystawiania przez portal Factura Electrónica dla wystawców o małej liczbie dokumentów, natomiast wiele firm korzysta z PAC lub połączonego z nim oprogramowania.
- SAT
- Organ podatkowy, który ustala standard CFDI 4.0, prowadzi katalogi oraz weryfikuje i przechowuje każdą ostemplowaną fakturę.
- PAC
- Autoryzowany przez SAT dostawca, który nadaje pieczęć przesłanemu plikowi XML i zwraca numer UUID potwierdzający ważność CFDI.
- CSD (certyfikat pieczęci cyfrowej)
- Certificado de Sello Digital wydawany przez SAT. Służy do podpisywania faktur, aby PAC mógł potwierdzić ich pochodzenie od wystawcy.
- UUID (folio fiscal)
- Unikalny 36-znakowy identyfikator, który SAT nadaje każdemu ostemplowanemu CFDI. Jest dowodem, że faktura istnieje w rejestrach SAT.
Czym są RFC i Uso del CFDI?
CFDI 4.0 sprawdza wymagane pola wystawcy i odbiorcy według aktualnych zasad SAT. RFC (Registro Federal de Contribuyentes) jest federalnym identyfikatorem podatnika. Dane odbiorcy zwykle obejmują zarejestrowaną nazwę, RFC, fiskalny kod pocztowy i system podatkowy. Szczególne ogólne RFC stosuje się między innymi do odbiorców publicznych i zagranicznych.
Uso del CFDI to kod z katalogu SAT określający deklarowane zastosowanie podatkowe po stronie odbiorcy. Musi być zgodny z jego systemem podatkowym. Klient może uzyskać dane z dokumentów SAT, takich jak Constancia de Situación Fiscal, ale wystawca potrzebuje samych danych, niekoniecznie papierowej kopii zaświadczenia.
- RFC wystawcy
- Kod rejestracyjny podatnika powiązany z certyfikatem pieczęci cyfrowej używanym do podpisania faktury.
- RFC, nazwa i kod pocztowy odbiorcy
- Należy użyć danych odbiorcy wymaganych przez CFDI 4.0 oraz właściwej reguły odbiorcy ogólnego, jeżeli ma zastosowanie.
- Régimen Fiscal
- Kod reżimu podatkowego dla każdej ze stron, który również musi być zgodny z tym, co zarejestrował SAT.
- Uso del CFDI
- Kod z katalogu wybierany przez kupującego (na przykład G03 wydatki ogólne) opisujący, jak faktura zostanie wykorzystana.
Czym CFDI różni się od zwykłej faktury?
Warto rozdzielić dwie rzeczy: dokument rozliczeniowy czytany przez wystawcę i klienta oraz rejestr podatkowy weryfikowany przez SAT. W większości krajów jeden plik PDF pełni obie funkcje. W Meksyku rejestrem podatkowym jest opieczętowany plik XML, a PDF stanowi wyłącznie jego czytelną dla człowieka reprezentację. Poniższa tabela przedstawia różnice.
| Aspekt | Zwykła faktura PDF | CFDI 4.0 (Meksyk) |
|---|---|---|
| Format | Samodzielnie zaprojektowany PDF lub dokument papierowy | Ustrukturyzowany XML zgodny ze schematem SAT 4.0 |
| Weryfikacja | Nie jest wymagana | Opieczętowanie przez PAC i weryfikacja przez SAT |
| Unikalny identyfikator | Własny numer faktury | UUID nadany przez SAT (folio fiscal) |
| Odliczenie podatkowe | Sam dokument nie daje prawa do odliczenia | Wymagany, aby kupujący mógł odliczyć i rozliczyć IVA |
| Podpis | Brak | Podpis cyfrowym certyfikatem CSD wystawcy |
| Anulowanie | Nieformalne | Podlega zasadom anulowania i zatwierdzania SAT |
Z tego powodu ogólne narzędzie pełni tu funkcję pomocniczą. Bezpłatny generator faktur, taki jak FreeBillGen, tworzy czytelny dokument rozliczeniowy z pozycjami, kwotami i IVA, który można udostępnić klientowi lub wykorzystać do przygotowania danych. Oficjalne opieczętowanie CFDI nadal musi odbyć się przez PAC lub SAT, ponieważ tylko te podmioty mogą nadać pieczęć podatkową i folio.
Jak wystawić zgodną fakturę w Meksyku?
Dokument można wystawić za pomocą usługi SAT albo zgodnego oprogramowania i autoryzowanego dostawcy certyfikacji. Najpierw trzeba zarejestrować się w SAT oraz uzyskać dane uwierzytelniające i certyfikat pieczęci cyfrowej wymagany w wybranym procesie. Następnie należy zebrać wymagane dane odbiorcy, sklasyfikować pozycje, wybrać podatki i kod Uso del CFDI oraz przekazać XML do certyfikacji. Certyfikowany CFDI dostarcza się w wymaganej formie elektronicznej, a PDF jest jedynie opcjonalną, czytelną reprezentacją.
Federalny kodeks podatkowy przewiduje ogólny pięcioletni okres przechowywania dokumentacji podatkowej, lecz mogą obowiązywać inne albo dłuższe okresy. Certyfikowany XML i powiązane zapisy trzeba zachować przez okres właściwy dla podatnika i transakcji.
- Zarejestruj się i uzyskaj certyfikaty
- Uzyskanie e.firma i CSD od SAT pozwala podpisywać faktury w imieniu wystawcy.
- Uchwyć dokładne dane podatkowe kupującego
- Nazwa, RFC, kod pocztowy i reżim podatkowy muszą być zgodne z rejestrami SAT w wersji 4.0.
- Zbuduj treść faktury
- Pozycje, kwoty, IVA i wszelkie potrącenia oraz właściwy kod Uso del CFDI.
- Ostempluj przez PAC
- Podpisany XML należy wysłać do weryfikacji; PAC zwraca CFDI i jego numer SAT (UUID).
- Dostarcz i przechowuj
- Należy wysłać wymagany XML oraz opcjonalny PDF i przechowywać certyfikowany XML wraz z dokumentacją przez właściwy okres.
Pytania o fakturowanie w Meksyku
Czym jest CFDI w Meksyku?
CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) to obowiązkowa meksykańska faktura elektroniczna. Jest dokumentem XML, obecnie w wersji 4.0, podpisanym certyfikatem pieczęci cyfrowej wystawcy, ostemplowanym przez autoryzowany PAC i zweryfikowanym przez SAT. Ważną fakturą podatkową w Meksyku jest dopiero ostemplowany CFDI z folio SAT (UUID).
Czy faktura PDF jest ważna w Meksyku?
Sama w sobie nie. PDF jest jedynie czytelną reprezentacją faktury. Dla celów podatkowych ważnym dokumentem jest ostemplowany XML CFDI 4.0, zweryfikowany przez SAT za pośrednictwem PAC. Kupujący nie może odliczyć wydatku ani rozliczyć IVA na podstawie zwykłego PDF; potrzebuje CFDI z jego unikalnym numerem SAT.
Czym jest RFC?
RFC (Registro Federal de Contribuyentes) to meksykański federalny kod rejestracyjny podatnika. CFDI 4.0 zwykle wymaga RFC odbiorcy, jego zarejestrowanej nazwy, podatkowego kodu pocztowego i reżimu podatkowego. W określonych przypadkach, między innymi przy niektórych transakcjach z ogółem konsumentów albo odbiorcami zagranicznymi, stosuje się zasady ogólnego RFC.
Czym jest Uso del CFDI?
Uso del CFDI to kod katalogowy SAT określający deklarowane przez odbiorcę zastosowanie podatkowe, na przykład G03 dla wydatków ogólnych. Kod musi być zgodny z zarejestrowanym reżimem podatkowym odbiorcy. Aktualny właściwy kod trzeba potwierdzić z odbiorcą.
Czy potrzebuję PAC, aby wystawić fakturę?
W przypadku większości firm tak. PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) to autoryzowany przez SAT dostawca, który stempluje CFDI wystawcy i zwraca oficjalne folio (UUID). SAT udostępnia również bezpłatne narzędzie w portalu Factura Electrónica dla wystawców o małej liczbie faktur. W obu przypadkach o ważności decydują stempel i weryfikacja SAT.
Jak długo muszę przechowywać CFDI w Meksyku?
Ogólny okres wynikający z federalnego kodeksu podatkowego wynosi pięć lat, lecz znaczenie ma data jego rozpoczęcia, a wyjątki mogą wymagać dłuższego przechowywania. Należy zachować certyfikowany XML i dokumentację pomocniczą przez właściwy okres. PDF jest czytelną reprezentacją, a nie zamiennikiem XML.