Hvorfor er felterne vigtige?
En momsfaktura hjælper en kunde med at dokumentere fradrag for indgående moms og giver skattemyndighederne bevis for transaktionen. Hvis en påkrævet oplysning mangler, kan kunden få brug for en rettet faktura, før momsen kan fradrages. Momsdirektivet fastsætter en fælles kerne for alle EU-medlemsstater, men nationale regler for format, sprog, indberetning og e-fakturering kan tilføje væsentlige krav.
De obligatoriske felter på en fuld momsfaktura
Artikel 226 i momsdirektivet fastsætter de oplysninger, en fuld faktura skal indeholde. For en typisk freelancer eller selvstændig erhvervsdrivende er det følgende, der gælder:
- Udstedelsesdato
- Den dato, fakturaen udstedes.
- Fortløbende nummer
- Et unikt nummer, baseret på en eller flere serier, der identificerer fakturaen.
- Dit momsnummer
- Det momsnummer, hvorunder du har leveret varerne eller ydelserne.
- Kundens momsnummer
- Påkrævet ved omvendt betalingspligt og transaktioner inden for EU, hvor kunden er ansvarlig for momsen.
- Fulde navn og adresse
- Fuldt navn og adresse på både dig (leverandøren) og din kunde.
- Beskrivelse af leveringen
- Varernes mængde og art eller ydelsernes omfang og art.
- Leveringsdato
- Den dato, leveringen blev foretaget eller afsluttet, hvis denne adskiller sig fra udstedelsesdatoen.
- Momsgrundlag pr. sats
- Momsgrundlaget pr. momssats, enhedsprisen ekskl. moms og eventuelle rabatter, der ikke er inkluderet i enhedsprisen.
- Anvendt momssats
- Den eller de momssatser, der anvendes på leveringen.
- Momsbeløb til betaling
- Det momsbeløb, der skal betales, vist i den nationale valuta i det land, hvor momsen forfalder.
- Reference til momsfritagelse eller omvendt betalingspligt
- Hvis leveringen er momsfritaget, eller kunden er betalingspligtig, angives en reference til den relevante bestemmelse eller påtegningen "Omvendt betalingspligt".
Grænseoverskridende B2B: Omvendt betalingspligt
Når du leverer ydelser til en momsregistreret virksomhed i en anden EU-medlemsstat, skal kunden som regel angive og betale momsen via mekanismen for omvendt betalingspligt. For en transaktion, der kvalificerer sig, viser fakturaen beløbet uden moms, inkluderer de relevante momsnumre og indeholder påskriften “Omvendt betalingspligt”. Artikel 196 i Rådets direktiv 2006/112/EF er en nyttig reference for omfattede grænseoverskridende B2B-ydelser. Tjek kundens momsstatus i VIES, og gem resultatet sammen med dit regnskabsmateriale. Et ugyldigt eller utilgængeligt VIES-resultat kræver yderligere undersøgelse; det afgør ikke i sig selv den korrekte momsmæssige behandling.
Hvornår er en forenklet faktura tilladt?
Ved små beløb (medlemsstaterne kan tillade forenklede fakturaer op til 100 EUR og i nogle tilfælde højere) eller for kreditnotaer kan du udstede et kortere dokument. En forenklet faktura skal stadig indeholde datoen, din identitet og dit momsnummer, en beskrivelse af det leverede samt momsbeløbet eller de oplysninger, der kræves for at beregne det - men den kan udelade nogle af de kundeoplysninger, der kræves på en fuld faktura. Tjek grænseværdien i det land, hvor leveringen er momspligtig, da den varierer.
Valuta, sprog og opbevaring
Du kan udstede fakturaen i enhver valuta, men momsbeløbet skal også angives i den nationale valuta i den medlemsstat, hvor momsen forfalder. Du kan fakturere på ethvert sprog, selvom en skattemyndighed kan anmode om en oversættelse under en revision. Gem en kopi af hver faktura, du udsteder og modtager: Opbevaringsperioden er fastsat nationalt og er typisk mellem 6 og 10 år.
Spørgsmål om EU-momsfakturaer
Skal jeg opkræve moms hos en kunde i et andet EU-land?
For de fleste ydelser leveret til en momsregistreret virksomhed i en anden EU-medlemsstat, nej - her gælder omvendt betalingspligt, og kunden skal angive momsen. Du udsteder en nettofaktura uden moms, angiver begge momsnumre og tilføjer påtegningen "Omvendt betalingspligt". Hvis kunden ikke er momsregistreret (en forbruger), skal du normalt opkræve moms, og der gælder særlige regler for digitale ydelser.
Hvad betyder "omvendt betalingspligt" på en faktura?
Det betyder, at køberen, ikke sælgeren, er ansvarlig for at angive momsen i sit eget land. Sælgeren udsteder fakturaen uden moms og bemærker, at omvendt betalingspligt gælder, med henvisning til artikel 196 i momssystemdirektivet for grænseoverskridende B2B-ydelser.
Er et fortløbende fakturanummer virkelig obligatorisk?
Ja. Hver momsfaktura skal have et unikt nummer baseret på en eller flere nummerrækker. Hold nummerrækken i orden, undgå dubletter og dokumentér annullerede numre eller huller i rækkefølgen, som krævet af reglerne i det land, hvor du er etableret.
Kan jeg udstede fakturaen i amerikanske dollars eller en anden valuta?
Ja, du kan fakturere i enhver valuta. Momsbeløbet skal dog også angives i den nationale valuta i den medlemsstat, hvor momsen forfalder, ved hjælp af en accepteret valutakurs.
Hvor længe skal jeg opbevare mine fakturaer?
Opbevaringsperioden fastsættes af hver enkelt medlemsstat og er typisk på 6 til 10 år. Opbevar både de fakturaer, du udsteder, og dem, du modtager, i denne periode.