Was ist ein CFDI und warum ist er erforderlich?
Ein CFDI ist Mexikos strukturierter digitaler Steuerbeleg. Steuerpflichtige, die eine steuerliche Rechnung ausstellen müssen, verwenden das aktuelle XML-Format CFDI 4.0 und lassen es im SAT-Verfahren mit einem digitalen Steuerstempel versehen. Für unterschiedliche Transaktionen gelten bestimmte CFDI-Arten und Ergänzungen.
Ein ordnungsgemäß ausgestellter CFDI gehört zu den Nachweisen, die für eine steuerliche Behandlung wie einen zulässigen Abzug oder eine IVA-Gutschrift erforderlich sind. Der Empfänger muss zudem die materiell-rechtlichen steuerlichen Voraussetzungen erfüllen. Eine Quittung, ein selbst gestaltetes PDF oder eine Tabellenkalkulation ersetzt den CFDI nicht.
Welche Aufgaben haben SAT und der PAC?
Hinter jedem rechtmäßigen CFDI stehen zwei Beteiligte. SAT (Servicio de Administracion Tributaria) ist die mexikanische Bundessteuerverwaltung. Sie legt den CFDI-Standard fest, veröffentlicht die technischen Schemas und Kataloge und validiert letztlich jede Rechnung. Ein PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion, ein autorisierter Zertifizierungsanbieter) ist ein privates Unternehmen, das vom SAT dazu zugelassen wurde, Rechnungen in dessen Auftrag zu stempeln.
Der Ablauf ist wie folgt: Sie bereiten die Rechnungsdaten vor, signieren sie mit Ihrem digitalen Zertifikat und senden das XML an einen PAC. Der PAC validiert die Struktur, bringt den offiziellen Steuerstempel an und sendet einen CFDI mit einer eindeutigen UUID (dem folio fiscal) zurück, die belegt, dass der SAT ihn registriert hat. Erst dann ist die Rechnung gültig. Für Aussteller mit geringem Rechnungsvolumen bietet der SAT über das Portal Factura Electronica außerdem ein eigenes kostenloses Ausstellungswerkzeug an. Die meisten Unternehmen verwenden jedoch einen PAC oder eine mit einem PAC verbundene Rechnungssoftware.
- SAT
- Die Steuerbehörde, die den Standard CFDI 4.0 festlegt, die Kataloge pflegt und jede gestempelte Rechnung validiert und speichert.
- PAC
- Ein vom SAT autorisierter Anbieter, der Ihr XML stempelt, das Steuersiegel anbringt und die UUID als Belegnummer zurücksendet, durch die der CFDI gültig wird.
- CSD (digitales Siegelzertifikat)
- Ihr vom SAT ausgestelltes Certificado de Sello Digital, mit dem Sie jede Rechnung signieren, damit der PAC deren tatsächliche Herkunft von Ihnen überprüfen kann.
- UUID (folio fiscal)
- Die eindeutige, 36 Zeichen lange Kennung, die der SAT jedem gestempelten CFDI zuweist. Sie belegt, dass die Rechnung in den Unterlagen des SAT vorhanden ist.
Was sind RFC und Uso del CFDI?
CFDI 4.0 validiert vorgeschriebene Angaben zum Aussteller und Empfänger anhand der aktuellen SAT-Regeln. Der RFC (Registro Federal de Contribuyentes) ist die bundesweite Steuerregistrierungsnummer. Zu den Empfängerdaten gehören üblicherweise der registrierte Name, der RFC, die steuerliche Postleitzahl und das Steuersystem. Für Fälle wie die Allgemeinheit und ausländische Empfänger gelten besondere Regeln für generische RFC.
Uso del CFDI ist der SAT-Katalogcode für den vom Empfänger angegebenen steuerlichen Verwendungszweck. Er muss mit dem Steuersystem des Empfängers vereinbar sein. Der Kunde kann seine Daten SAT-Unterlagen wie der Constancia de Situación Fiscal entnehmen. Der Aussteller benötigt jedoch die Daten selbst und nicht zwingend eine Papierkopie dieser Bescheinigung.
- RFC des Ausstellers
- Ihre eigene Steuerregistrierungsnummer, die mit dem digitalen Siegelzertifikat verknüpft ist, mit dem Sie die Rechnung signieren.
- RFC, Name und Postleitzahl des Empfängers
- Verwenden Sie die nach CFDI 4.0 erforderlichen Empfängerdaten und gegebenenfalls die einschlägige Regel für generische Empfänger.
- Regimen Fiscal
- Der Code des Steuersystems jeder Partei, der ebenfalls mit den beim SAT registrierten Angaben übereinstimmen muss.
- Uso del CFDI
- Ein vom Käufer gewählter Katalogcode, der die Verwendung der Rechnung beschreibt, beispielsweise G03 für allgemeine Ausgaben.
Wie unterscheidet sich ein CFDI von einer gewöhnlichen Rechnung?
Es ist hilfreich, zwischen zwei Dingen zu unterscheiden: dem Abrechnungsdokument, das Sie und Ihr Kunde lesen, und dem steuerlichen Datensatz, den der SAT validiert. In den meisten Ländern erfüllt ein einzelnes PDF beide Aufgaben. In Mexiko ist der gestempelte XML-Datensatz der steuerliche Datensatz, während das PDF lediglich dessen menschenlesbare Darstellung ist. Die folgende Tabelle zeigt den Unterschied.
| Aspekt | Einfache PDF-Rechnung | CFDI 4.0 (Mexiko) |
|---|---|---|
| Format | Von Ihnen gestaltetes PDF oder Papierdokument | Strukturiertes XML im 4.0-Schema des SAT |
| Validierung | Nicht erforderlich | Von einem PAC gestempelt und vom SAT validiert |
| Eindeutige Kennung | Ihre eigene Rechnungsnummer | Vom SAT zugewiesene UUID (folio fiscal) |
| Steuerliche Abzugsfähigkeit | Für sich allein nicht abzugsfähig | Erforderlich, damit der Käufer den Betrag abziehen und IVA anrechnen kann |
| Signatur | Keine | Mit Ihrem digitalen CSD-Zertifikat signiert |
| Stornierung | Formlos | Unterliegt den Stornierungsregeln und Genehmigungen des SAT |
Deshalb hat ein allgemeines Werkzeug hier nur eine unterstützende Funktion. Ein kostenloser Rechnungsgenerator wie FreeBillGen erstellt ein übersichtliches, nach Positionen aufgeschlüsseltes Abrechnungsdokument mit den benötigten Positionen, Beträgen und der IVA. Sie können es Ihrem Kunden übermitteln oder zur Vorbereitung der Daten verwenden. Die offizielle Stempelung des CFDI muss weiterhin über einen PAC oder den SAT erfolgen, da nur diese das Steuersiegel und die Belegnummer anbringen können.
Wie stellen Sie in Mexiko eine vorschriftsmäßige Rechnung aus?
Für die Ausstellung können Sie den Dienst des SAT oder kompatible Software und einen autorisierten Zertifizierungsanbieter verwenden. Registrieren Sie sich beim SAT und beschaffen Sie die für Ihren gewählten Weg erforderlichen Zugangsdaten und das digitale Siegelzertifikat. Erfassen Sie die vorgeschriebenen Empfängerdaten, klassifizieren Sie die Posten, wählen Sie die Steuer- und Uso-del-CFDI-Codes und reichen Sie das XML zur Zertifizierung ein. Übermitteln Sie den zertifizierten CFDI in der vorgeschriebenen elektronischen Form. Ein PDF ist lediglich eine optionale lesbare Darstellung.
Für steuerliche Unterlagen gilt nach dem Bundessteuergesetz im Allgemeinen eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Es können jedoch längere oder abweichende Fristen gelten. Bewahren Sie das zertifizierte XML und die zugehörigen Unterlagen für den Zeitraum auf, der für den Steuerpflichtigen und die Transaktion gilt.
- Registrieren und Zertifikate beziehen
- Beziehen Sie Ihre e.firma und Ihr CSD vom SAT, damit Sie Rechnungen in Ihrem eigenen Namen signieren können.
- Genaue Steuerdaten des Käufers erfassen
- Name, RFC, Postleitzahl und Steuersystem müssen gemäß Version 4.0 mit den beim SAT hinterlegten Angaben übereinstimmen.
- Rechnungsinhalt erstellen
- Positionen, Beträge, IVA und etwaige Quellensteuern sowie den richtigen Uso-del-CFDI-Code erfassen.
- Über einen PAC stempeln lassen
- Senden Sie das signierte XML zur Validierung. Der PAC sendet den CFDI und dessen SAT-Belegnummer (UUID) zurück.
- Übermitteln und aufbewahren
- Stellen Sie den zertifizierten CFDI wie vorgeschrieben bereit und bewahren Sie das XML sowie die Belege für den geltenden Zeitraum auf.
Fragen zur Rechnungsstellung in Mexiko
Was ist ein CFDI in Mexiko?
Ein CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ist Mexikos verpflichtende elektronische Rechnung. Es handelt sich um ein XML-Dokument, derzeit in Version 4.0, das mit Ihrem digitalen Siegelzertifikat signiert, von einem autorisierten PAC gestempelt und vom SAT, der Steuerbehörde, validiert wird. Nur ein gestempelter CFDI mit seiner SAT-Belegnummer (UUID) ist in Mexiko eine gültige steuerliche Rechnung.
Ist eine PDF-Rechnung in Mexiko gültig?
Für sich allein nicht. Ein PDF ist lediglich eine lesbare Darstellung einer Rechnung. Für steuerliche Zwecke ist das vom SAT über einen PAC validierte, gestempelte XML im Format CFDI 4.0 das gültige Dokument. Ein Käufer kann eine Ausgabe nicht anhand eines einfachen PDF abziehen oder IVA anrechnen. Dafür benötigt er den CFDI mit seiner eindeutigen SAT-Belegnummer.
Was ist ein RFC?
Der RFC (Registro Federal de Contribuyentes) ist Mexikos bundesweite Steuerregistrierungsnummer. CFDI 4.0 erfordert üblicherweise den RFC, den registrierten Namen, die steuerliche Postleitzahl und das Steuersystem des Empfängers. In bestimmten Fällen gelten Regeln für generische RFC, darunter einige Transaktionen mit der Allgemeinheit oder ausländischen Empfängern.
Was ist der Uso del CFDI?
Uso del CFDI ist ein SAT-Katalogcode für den vom Empfänger angegebenen steuerlichen Verwendungszweck, beispielsweise G03 für allgemeine Ausgaben. Er muss mit dem registrierten Steuersystem des Empfängers vereinbar sein. Fragen Sie den Empfänger nach dem richtigen aktuellen Code.
Benötige ich einen PAC, um eine Rechnung auszustellen?
Für die meisten Unternehmen ja. Ein PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) ist ein vom SAT autorisierter Anbieter, der Ihren CFDI stempelt und die offizielle Belegnummer (UUID) zurücksendet. Für Aussteller mit geringem Rechnungsvolumen bietet der SAT über sein Portal Factura Electronica außerdem ein kostenloses Ausstellungswerkzeug an. In beiden Fällen wird die Rechnung jedoch erst durch die Stempelung und die Validierung des SAT gültig.
Wie lange muss ich CFDI in Mexiko aufbewahren?
Nach dem Bundessteuergesetz gilt allgemein eine Frist von fünf Jahren. Der Beginn der Frist und Ausnahmen sind jedoch zu berücksichtigen, und manche Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden. Bewahren Sie das zertifizierte XML und die Belege für den jeweils geltenden Zeitraum auf. Ein PDF ist eine lesbare Darstellung und kein Ersatz für das XML.