Was ist ein CFDI und warum ist er vorgeschrieben?
Ein CFDI ist Mexikos strukturierter digitaler Steuerbeleg. Steuerpflichtige, die zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet sind, verwenden das aktuelle CFDI 4.0-XML und lassen es im Rahmen des SAT-Verfahrens mit einem digitalen Steuerstempel versehen. Je nach Art der Transaktion gelten spezifische CFDI-Typen und Ergänzungen (Complementos).
Ein ordnungsgemäß ausgestellter CFDI dient als Nachweis für steuerliche Zwecke, etwa für den Betriebsausgabenabzug oder den Vorsteuerabzug (IVA). Zudem muss der Empfänger die materiell-rechtlichen Voraussetzungen erfüllen. Eine Quittung, ein selbst erstelltes PDF oder eine Tabelle ersetzen den CFDI nicht.
Welche Rollen spielen SAT und PAC?
Hinter jedem rechtmäßigen CFDI stehen zwei Parteien. Die SAT (Servicio de Administración Tributaria) ist Mexikos oberste Steuerbehörde. Sie legt den CFDI-Standard fest, veröffentlicht die technischen Schemas sowie Kataloge und validiert letztlich jede Rechnung. Ein PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, autorisierter Zertifizierungsdienstleister) ist ein privates Unternehmen, das von der SAT für die Autorisierung und Stempelung von Rechnungen lizenziert wurde.
Der Ablauf gestaltet sich wie folgt: Sie bereiten die Rechnungsdaten vor, signieren sie mit Ihrem digitalen Zertifikat und übermitteln das XML an einen PAC. Der PAC prüft die Struktur, bringt den offiziellen Steuerstempel an und liefert einen CFDI mit einer eindeutigen UUID (dem Folio Fiscal) zurück, die die Registrierung bei der SAT belegt. Erst damit ist die Rechnung rechtsgültig. Für geringe Rechnungsvolumina stellt die SAT über das Portal Factura Electrónica ein eigenes kostenloses Tool bereit; die meisten Unternehmen nutzen jedoch einen PAC oder eine angebundene Rechnungssoftware.
- SAT
- Die Steuerbehörde, die den CFDI 4.0-Standard definiert, die Kataloge pflegt sowie jede gestempelte Rechnung validiert und speichert.
- PAC
- Ein von der SAT autorisierter Dienstleister, der Ihr XML stempelt, mit dem fiskalischen Siegel versieht und das UUID-Folio zurückgibt, das den CFDI gültig macht.
- CSD (digitales Siegelzertifikat)
- Ihr von der SAT ausgestelltes Certificado de Sello Digital, mit dem jede Rechnung signiert wird, damit der PAC deren Urheberschaft verifizieren kann.
- UUID (Folio Fiscal)
- Die eindeutige 36-stellige Kennung, die die SAT jedem zertifizierten CFDI zuweist. Sie dient als Nachweis für die Erfassung im System der SAT.
Was bedeuten RFC und Uso del CFDI?
CFDI 4.0 gleicht die vorgegebenen Angaben zu Aussteller und Empfänger mit den aktuellen SAT-Regeln ab. Die RFC (Registro Federal de Contribuyentes) ist die mexikanische Steuernummer. Zu den Empfängerdaten gehören in der Regel der eingetragene Name, die RFC, die steuerliche Postleitzahl und das Steuerregime. Für das allgemeine Publikum sowie für ausländische Rechnungsempfänger gelten spezielle generische RFCs.
Uso del CFDI ist der SAT-Katalogcode für den vom Empfänger angegebenen steuerlichen Verwendungszweck. Er muss mit dem jeweiligen Steuerregime des Empfängers vereinbar sein. Der Kunde kann diese Daten aus behördlichen Nachweisen wie der Constancia de Situación Fiscal entnehmen; der Rechnungsaussteller benötigt jedoch lediglich die Daten selbst und nicht zwingend eine physische Kopie dieses Dokuments.
- RFC des Ausstellers
- Ihre eigene Steuernummer, verknüpft mit dem digitalen Siegelzertifikat, mit dem Sie die Rechnung signieren.
- RFC, Name und Postleitzahl des Empfängers
- Verwenden Sie die für CFDI 4.0 vorgeschriebenen Empfängerdaten sowie die geltende Regel für generische Empfänger, falls zutreffend.
- Régimen Fiscal
- Der Steuerschlüssel (Régimen Fiscal) für jede Partei, der mit den bei der SAT hinterlegten Daten übereinstimmen muss.
- Uso del CFDI
- Ein Katalogcode, den der Käufer auswählt (z. B. G03 für allgemeine Aufwendungen), um den steuerlichen Verwendungszweck der Rechnung zu beschreiben.
Wie unterscheidet sich ein CFDI von einer gewöhnlichen Rechnung?
Hierbei ist es hilfreich, zwei Dinge zu unterscheiden: das Abrechnungsdokument, das Sie und Ihr Kunde lesen, und den steuerlichen Beleg, den der SAT validiert. In den meisten Ländern erfüllt ein einziges PDF-Dokument beide Funktionen. In Mexiko gilt ausschließlich die zertifizierte XML-Datei als rechtsgültiger Steuerbeleg; das PDF dient lediglich als menschenlesbare Darstellung. Die folgende Tabelle veranschaulicht die Unterschiede.
| Merkmal | Einfache PDF-Rechnung | CFDI 4.0 (Mexiko) |
|---|---|---|
| Format | Selbst erstelltes PDF oder Papierdokument | Strukturiertes XML gemäß Schema 4.0 des SAT |
| Validierung | Nicht erforderlich | Von einem PAC zertifiziert und vom SAT validiert |
| Eindeutige Kennung | Eigene Rechnungsnummer | Vom SAT vergebene UUID (Folio Fiscal) |
| Steuerliche Abzugsfähigkeit | Für sich allein nicht abzugsfähig | Erforderlich für den Vorsteuerabzug (IVA) und Betriebsausgabenabzug |
| Signatur | Keine | Mit Ihrem digitalen Zertifikat (CSD) signiert |
| Stornierung | Formlos | Unterliegt den Stornierungsregeln und Genehmigungsverfahren des SAT |
Aus diesem Grund übernimmt ein allgemeines Werkzeug hier eine unterstützende Rolle. Ein kostenloser Rechnungsgenerator wie FreeBillGen erstellt ein übersichtliches, aufgeschlüsseltes Abrechnungsdokument mit allen benötigten Positionen, Beträgen und der IVA, das Sie an Ihren Kunden weitergeben oder zur Datenaufbereitung nutzen können. Die offizielle CFDI-Zertifizierung selbst muss dennoch über einen PAC oder direkt über den SAT erfolgen, da nur diese das steuerliche Siegel und die UUID vergeben können.
Wie erstellt man eine gesetzeskonforme Rechnung in Mexiko?
Für die Rechnungsstellung können Sie das Portal des SAT oder eine kompatible Software zusammen mit einem autorisierten Zertifizierungsanbieter (PAC) nutzen. Registrieren Sie sich beim SAT und fordern Sie die Zugangsdaten sowie das für Ihren Weg erforderliche digitale Siegelzertifikat an. Erfassen Sie die vorgeschriebenen Empfängerdaten, ordnen Sie die Rechnungspositionen ein, wählen Sie die Steuer- und „Uso del CFDI“-Codes und reichen Sie die XML-Datei zur Zertifizierung ein. Stellen Sie das zertifizierte CFDI in der vorgeschriebenen elektronischen Form bereit; ein PDF ist eine optionale lesbare Darstellung.
Steuerunterlagen unterliegen nach dem Bundessteuergesetzbuch (Código Fiscal de la Federación) im Regelfall einer fünfjährigen Aufbewahrungsfrist, wobei längere oder abweichende Fristen gelten können. Bewahren Sie das zertifizierte XML und die zugehörigen Unterlagen für den für Steuerzahler und Transaktion maßgeblichen Zeitraum auf.
- Registrieren und Zertifikate abrufen
- Beantragen Sie Ihre e.firma und das CSD beim SAT, um Rechnungen im eigenen Namen signieren zu können.
- Genaue Steuerdaten des Käufers erfassen
- Name, RFC, Postleitzahl und Besteuerungsart müssen unter Version 4.0 exakt mit den Datensätzen des SAT übereinstimmen.
- Rechnungsinhalte zusammenstellen
- Rechnungspositionen, Beträge, IVA und etwaige Steuereinbehalte sowie den korrekten „Uso del CFDI“-Code angeben.
- Über einen PAC zertifizieren lassen
- Senden Sie das signierte XML zur Validierung ein; der PAC übermittelt das CFDI mit zugewiesener SAT-UUID (Folio) zurück.
- Übermitteln und aufbewahren
- Stellen Sie das zertifizierte CFDI vorschriftsgemäß bereit und bewahren Sie die XML-Datei sowie Belege für die geltende Frist auf.
Fragen zur Rechnungsstellung in Mexiko
Was ist ein CFDI in Mexiko?
Ein CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ist die in Mexiko vorgeschriebene elektronische Rechnung. Es handelt sich um ein XML-Dokument, derzeit in Version 4.0, das mit Ihrem digitalen Siegelzertifikat signiert, von einem autorisierten PAC gestempelt und von SAT, der Steuerbehörde, validiert wird. Nur ein gestempelter CFDI mit seinem SAT-Folio (UUID) ist in Mexiko eine gültige Steuerrechnung.
Ist eine PDF-Rechnung in Mexiko gültig?
Nicht für sich allein. Ein PDF ist nur eine lesbare Darstellung einer Rechnung. Für steuerliche Zwecke ist das gültige Dokument das gestempelte CFDI-4.0-XML, das über ein PAC von SAT validiert wird. Ein Käufer kann aus einem schlichten PDF weder eine Ausgabe absetzen noch IVA geltend machen; er benötigt den CFDI mit seinem eindeutigen SAT-Folio.
Was ist ein RFC?
Der RFC (Registro Federal de Contribuyentes) ist der bundesweite Steuerzahler-Registrierungscode Mexikos. CFDI 4.0 verlangt normalerweise den RFC des Empfängers, den eingetragenen Namen, die steuerliche Postleitzahl und das Steuerregime. Generische RFC-Regeln gelten in bestimmten Fällen, einschließlich einiger Transaktionen mit der Allgemeinheit oder mit ausländischen Empfängern.
Was ist der Uso del CFDI?
Der Uso del CFDI ist ein SAT-Katalogcode für den vom Empfänger angegebenen steuerlichen Verwendungszweck, z. B. G03 für allgemeine Ausgaben. Er muss mit dem beim Empfänger registrierten Steuerregime kompatibel sein. Fragen Sie den Empfänger nach dem korrekten aktuellen Code.
Brauche ich ein PAC, um eine Rechnung auszustellen?
Für die meisten Unternehmen ja. Ein PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) ist ein von SAT autorisierter Anbieter, der Ihren CFDI stempelt und das offizielle Folio (UUID) zurückgibt. SAT bietet über das Factura-Electronica-Portal außerdem ein kostenloses Ausstellungswerkzeug für Aussteller mit geringem Volumen; in beiden Fällen sind jedoch das Stempeln und die SAT-Validierung maßgeblich dafür, dass die Rechnung gültig ist.
Wie lange muss ich CFDIs in Mexiko aufbewahren?
Die allgemeine Frist nach dem Bundessteuergesetzbuch beträgt fünf Jahre, doch kommt es auf das Startdatum und die Ausnahmen an, und einige Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden. Bewahren Sie das zertifizierte XML und die zugehörigen Unterlagen für den geltenden Zeitraum auf. Ein PDF ist eine lesbare Darstellung, kein Ersatz für das XML.