Che cos'è un CFDI e perché è obbligatorio?
Un CFDI è la ricevuta fiscale digitale strutturata del Messico. I contribuenti tenuti a emettere una fattura fiscale utilizzano l'XML CFDI 4.0 vigente e ottengono il timbro fiscale digitale tramite il processo SAT. Tipi e complementi CFDI specifici si applicano a diverse transazioni.
Un CFDI correttamente emesso è uno dei documenti necessari a supportare il trattamento fiscale, come una deduzione ammissibile o un credito IVA. Il destinatario deve inoltre soddisfare i requisiti fiscali sostanziali. Una ricevuta, un PDF autoprodotto o un foglio di calcolo non sostituiscono il CFDI.
Quali ruoli svolgono il SAT e il PAC?
Dietro ogni CFDI legittimo ci sono due soggetti. Il SAT (Servicio de Administracion Tributaria) è l'amministrazione fiscale federale del Messico. Definisce lo standard CFDI, pubblica gli schemi tecnici e i cataloghi e, in ultima istanza, convalida ogni fattura. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion, un Fornitore Autorizzato di Certificazione) è una società privata a cui il SAT ha concesso la licenza per timbrare le fatture per suo conto.
Il flusso funziona così: si preparano i dati della fattura, si firma con il proprio certificato digitale e si invia l'XML a un PAC. Il PAC convalida la struttura, applica il timbro fiscale ufficiale e restituisce un CFDI dotato di un UUID univoco (il folio fiscal) che attesta la registrazione presso il SAT. Solo allora la fattura è valida. Il SAT offre anche un proprio strumento di emissione gratuito tramite il portale Factura Electronica per chi emette pochi documenti, ma la maggior parte delle imprese utilizza un PAC o un software di fatturazione collegato a uno di essi.
- SAT
- L'autorità fiscale che definisce lo standard CFDI 4.0, gestisce i cataloghi e convalida e conserva ogni fattura timbrata.
- PAC
- Un fornitore autorizzato dal SAT che timbra il vostro XML, applica il sigillo fiscale e restituisce il folio UUID che rende valido il CFDI.
- CSD (certificato di sigillo digitale)
- Il vostro Certificado de Sello Digital, rilasciato dal SAT, utilizzato per firmare ogni fattura affinché il PAC possa verificare che provenga effettivamente da voi.
- UUID (folio fiscal)
- L'identificativo univoco di 36 caratteri che il SAT assegna a ciascun CFDI timbrato. È la prova che la fattura esiste nei registri del SAT.
Che cosa sono l'RFC e l'Uso del CFDI?
Il CFDI 4.0 convalida i campi prescritti dell'emittente e del destinatario in base alle norme SAT vigenti. L'RFC (Registro Federal de Contribuyentes) è il codice federale di registrazione del contribuente. I dati del destinatario comprendono normalmente la denominazione registrata, l'RFC, il codice postale fiscale e il regime fiscale. Regole speciali per l'RFC generico coprono casi come il pubblico generico e i destinatari esteri.
L'Uso del CFDI è il codice del catalogo SAT che indica la destinazione fiscale dichiarata dal destinatario. Deve essere compatibile con il regime fiscale del destinatario. Il cliente può ottenere i propri dati dai registri del SAT, come la Constancia de Situación Fiscal, ma l'emittente necessita dei dati stessi, non necessariamente di una copia cartacea di tale attestato.
- RFC dell'emittente
- Il proprio codice di registrazione fiscale, associato al certificato di sigillo digitale con cui si firma la fattura.
- RFC, nome e codice postale del destinatario
- Utilizzare i dati del destinatario richiesti dal CFDI 4.0 e la regola generica applicabile al destinatario, se presente.
- Regimen Fiscal
- Il codice del regime fiscale di ciascuna parte, che deve inoltre corrispondere a quanto registrato presso il SAT.
- Uso del CFDI
- Un codice di catalogo selezionato dall'acquirente (ad esempio G03 spese generali) che descrive l'utilizzo della fattura.
In che modo un CFDI si differenzia da una fattura ordinaria?
È utile distinguere due elementi: il documento di fatturazione che voi e il vostro cliente leggete, e la registrazione fiscale che il SAT valida. Nella maggior parte dei Paesi un singolo PDF assolve entrambe le funzioni. In Messico la registrazione fiscale è l'XML timbrato, e il PDF ne è soltanto una rappresentazione leggibile. La tabella seguente illustra la differenza.
| Aspetto | Fattura PDF semplice | CFDI 4.0 (Messico) |
|---|---|---|
| Formato | PDF o carta progettati da voi | XML strutturato nello schema 4.0 del SAT |
| Validazione | Non richiesta | Timbrato da un PAC e validato dal SAT |
| Identificativo univoco | Il proprio numero di fattura | UUID assegnato dal SAT (folio fiscal) |
| Deducibilità fiscale | Non deducibile di per sé | Necessario affinché l'acquirente possa dedurre e detrarre l'IVA |
| Firma | Nessuna | Firmato con il proprio certificato digitale CSD |
| Annullamento | Informale | Regolato dalle norme di annullamento e dalle approvazioni del SAT |
Per questo motivo uno strumento generico svolge qui un ruolo di supporto. Un generatore di fatture gratuito come FreeBillGen produce un documento di fatturazione chiaro e dettagliato che acquisisce le voci, gli importi e l'IVA necessari, da condividere con il proprio cliente o utilizzare per preparare i dati. La timbratura ufficiale del CFDI deve comunque avvenire tramite un PAC o il SAT, poiché solo questi possono applicare il sigillo fiscale e il folio.
Come si emette una fattura conforme in Messico?
La procedura di emissione può utilizzare il servizio del SAT oppure software compatibile e un fornitore di certificazione autorizzato. Registrarsi presso il SAT e ottenere le credenziali e il certificato di sigillo digitale richiesti per la propria procedura. Raccogliere i dati del destinatario previsti, classificare i concetti, selezionare i codici fiscali e Uso del CFDI e inviare l'XML per la certificazione. Consegnare il CFDI certificato nel formato elettronico richiesto; il PDF è una rappresentazione leggibile facoltativa.
Le registrazioni fiscali hanno generalmente un periodo di conservazione di cinque anni ai sensi del Codice Fiscale Federale, ma possono applicarsi periodi più lunghi o diversi. Conservare l'XML certificato e le relative registrazioni per il periodo applicabile al contribuente e alla transazione.
- Registrarsi e ottenere i propri certificati
- Ottenere la propria e.firma e il CSD dal SAT per poter firmare le fatture a proprio nome.
- Acquisire i dati fiscali esatti dell'acquirente
- Nome, RFC, codice postale e regime fiscale devono corrispondere ai registri del SAT nella versione 4.0.
- Comporre il contenuto della fattura
- Voci, importi, IVA ed eventuali ritenute, oltre al corretto codice Uso del CFDI.
- Timbrare tramite un PAC
- Inviare l'XML firmato per la validazione; il PAC restituisce il CFDI e il relativo folio SAT (UUID).
- Consegnare e conservare
- Fornire il CFDI certificato come richiesto e conservare l'XML e la documentazione di supporto per il periodo applicabile.
Domande sulla fatturazione in Messico
Che cos'è un CFDI in Messico?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) è la fattura elettronica obbligatoria del Messico. È un documento XML, attualmente nella versione 4.0, firmato con il certificato di sigillo digitale, timbrato da un PAC autorizzato e convalidato dal SAT, l'autorità fiscale. Solo un CFDI timbrato con il proprio folio SAT (UUID) costituisce una fattura fiscale valida in Messico.
Una fattura in formato PDF è valida in Messico?
Non da sola. Un PDF è soltanto una rappresentazione leggibile di una fattura. Ai fini fiscali, il documento valido è il file XML del CFDI 4.0 timbrato, convalidato dal SAT tramite un PAC. Un acquirente non può dedurre una spesa né detrarre l'IVA da un semplice PDF; è necessario il CFDI con il suo folio SAT univoco.
Che cos'è un RFC?
L'RFC (Registro Federal de Contribuyentes) è il codice federale di registrazione fiscale del Messico. Il CFDI 4.0 richiede normalmente l'RFC del destinatario, la ragione sociale, il codice postale fiscale e il regime fiscale. Le regole relative all'RFC generico si applicano in casi specifici, incluse alcune operazioni con il pubblico generico o con destinatari esteri.
Che cos'è l'Uso del CFDI?
L'Uso del CFDI è un codice del catalogo SAT che indica l'uso fiscale dichiarato dal destinatario, ad esempio G03 per le spese generali. Deve essere compatibile con il regime fiscale registrato del destinatario. Chiedere al destinatario il codice attuale corretto.
È necessario un PAC per emettere una fattura?
Per la maggior parte delle imprese, sì. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) è un fornitore autorizzato dal SAT che timbra il CFDI e restituisce il folio ufficiale (UUID). Il SAT offre anche uno strumento di emissione gratuito tramite il portale Factura Electronica per chi emette volumi ridotti, ma in entrambi i casi sono la timbratura e la convalida del SAT a rendere valida la fattura.
Per quanto tempo devo conservare i CFDI in Messico?
Il termine generale previsto dal Codice Fiscale Federale è di cinque anni, ma la data di decorrenza e le eccezioni sono rilevanti e alcuni documenti devono essere conservati più a lungo. Conservare il file XML certificato e la documentazione di supporto per il periodo applicabile. Un PDF è una rappresentazione leggibile, non un sostituto dell'XML.