Che cos'è un CFDI e perché è obbligatorio?
Un CFDI è la ricevuta fiscale digitale strutturata del Messico. I contribuenti tenuti a emettere una fattura fiscale usano l'XML CFDI 4.0 in vigore e ottengono il timbro fiscale digitale attraverso il processo SAT. Tipi e complementi CFDI specifici si applicano a operazioni diverse.
Un CFDI emesso correttamente è uno dei documenti necessari per sostenere un trattamento fiscale, come una deduzione ammessa o un credito IVA. Anche il destinatario deve rispettare i requisiti fiscali sostanziali. Una ricevuta, un PDF creato autonomamente o un foglio di calcolo non sostituiscono il CFDI.
Quali ruoli svolgono SAT e PAC?
Dietro ogni CFDI valido ci sono due soggetti. Il SAT (Servicio de Administración Tributaria) è l'amministrazione fiscale federale messicana. Definisce lo standard CFDI, pubblica schemi tecnici e cataloghi e convalida ogni fattura. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, fornitore autorizzato di certificazione) è una società privata autorizzata dal SAT a timbrare le fatture per suo conto.
Il flusso è questo: prepari i dati della fattura, li firmi con il certificato digitale e invii l'XML a un PAC. Il PAC controlla la struttura, applica il timbro fiscale ufficiale e restituisce un CFDI con un UUID univoco, il folio fiscal, che prova la registrazione presso il SAT. Solo allora la fattura è valida. Il SAT offre anche uno strumento gratuito nel portale Factura Electrónica per chi emette pochi documenti, mentre molte imprese usano un PAC o un software collegato a uno.
- SAT
- L'autorità fiscale che definisce lo standard CFDI 4.0, mantiene i cataloghi e convalida e conserva ogni fattura timbrata.
- PAC
- Un fornitore autorizzato dal SAT che timbra l'XML, applica il sigillo fiscale e restituisce il folio UUID che rende valido il CFDI.
- CSD (certificato di sigillo digitale)
- Il Certificado de Sello Digital rilasciato dal SAT, usato per firmare ogni fattura e consentire al PAC di verificarne l'origine.
- UUID (folio fiscal)
- L'identificativo univoco di 36 caratteri assegnato dal SAT a ogni CFDI timbrato. Dimostra che la fattura esiste nei registri SAT.
Che cosa sono RFC e Uso del CFDI?
CFDI 4.0 convalida i campi prescritti dell'emittente e del destinatario in base alle regole SAT in vigore. L'RFC (Registro Federal de Contribuyentes) è il codice federale di registrazione del contribuente. I dati del destinatario comprendono normalmente denominazione registrata, RFC, codice postale fiscale e regime tributario. Regole speciali per RFC generici coprono casi come il pubblico indistinto e i destinatari esteri.
Uso del CFDI è il codice del catalogo SAT che indica l'uso fiscale dichiarato dal destinatario. Deve essere compatibile con il suo regime tributario. Il cliente può ricavare i propri dati dai registri SAT, per esempio dalla Constancia de Situación Fiscal, ma all'emittente servono i dati, non necessariamente una copia cartacea del certificato.
- RFC dell'emittente
- Il tuo codice di registrazione del contribuente, collegato al certificato di sigillo digitale usato per firmare la fattura.
- RFC, nome e codice postale del destinatario
- Usa i dati del destinatario richiesti da CFDI 4.0 e, se applicabile, la regola prevista per il destinatario generico.
- Régimen Fiscal
- Il codice del regime tributario di ciascuna parte, che deve corrispondere a quanto registrato dal SAT.
- Uso del CFDI
- Un codice scelto dall'acquirente nel catalogo, per esempio G03 per le spese generali, che descrive l'uso della fattura.
In che cosa differisce un CFDI da una fattura ordinaria?
È utile distinguere il documento di fatturazione letto da te e dal cliente dal documento fiscale convalidato dal SAT. In molti Paesi un solo PDF svolge entrambe le funzioni. In Messico il documento fiscale è l'XML timbrato, mentre il PDF ne è soltanto una rappresentazione leggibile. La tabella mostra la differenza.
| Aspetto | Semplice fattura PDF | CFDI 4.0 (Messico) |
|---|---|---|
| Formato | PDF o documento cartaceo creato da te | XML strutturato nello schema SAT 4.0 |
| Convalida | Nessuna convalida prevista | Timbrato da un PAC e convalidato dal SAT |
| Identificativo univoco | Il tuo numero di fattura | UUID assegnato dal SAT (folio fiscal) |
| Deducibilità fiscale | Da solo non consente la deduzione | Necessario per dedurre la spesa e detrarre l'IVA |
| Firma | Nessuna | Firmato con il certificato digitale CSD |
| Annullamento | Informale | Regolato dalle procedure e approvazioni SAT |
Per questo uno strumento generico ha soltanto un ruolo di supporto. Un generatore di fatture gratuito come FreeBillGen prepara un documento ordinato e dettagliato con voci, importi e IVA, utile da condividere con il cliente o per predisporre i dati. La certificazione ufficiale del CFDI deve comunque passare da un PAC o dal SAT, perché solo questi possono applicare il sigillo fiscale e il folio.
Come si emette una fattura conforme in Messico?
Per l'emissione puoi usare il servizio SAT oppure un software compatibile e un fornitore di certificazione autorizzato. Registrati presso il SAT e ottieni le credenziali e il certificato di sigillo digitale richiesti dal percorso scelto. Raccogli i dati prescritti del destinatario, classifica le voci, scegli i codici fiscali e Uso del CFDI e invia l'XML per la certificazione. Consegna il CFDI certificato nel formato elettronico richiesto; il PDF è una rappresentazione leggibile facoltativa.
In generale, il Codice fiscale federale prevede cinque anni di conservazione, ma possono applicarsi periodi più lunghi o diversi. Conserva l'XML certificato e i documenti collegati per il periodo previsto per quel contribuente e quella operazione.
- Registrati e ottieni i certificati
- Ottieni e.firma e CSD dal SAT per firmare le fatture a tuo nome.
- Raccogli i dati fiscali esatti dell'acquirente
- Nome, RFC, codice postale e regime tributario devono corrispondere ai registri SAT per la versione 4.0.
- Prepara il contenuto della fattura
- Voci, importi, IVA, eventuali ritenute e il codice Uso del CFDI corretto.
- Fai timbrare il documento tramite un PAC
- Invia l'XML firmato per la convalida; il PAC restituisce il CFDI e il relativo folio SAT (UUID).
- Consegna e conserva
- Fornisci il CFDI certificato come richiesto e conserva l'XML e i documenti di supporto per il periodo applicabile.
Domande sulla fatturazione in Messico
Che cos'è un CFDI in Messico?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) è la fattura elettronica obbligatoria in Messico. È un documento XML, attualmente nella versione 4.0, firmato con il certificato di sigillo digitale, timbrato da un PAC autorizzato e convalidato dal SAT. Solo un CFDI timbrato con il relativo folio SAT (UUID) è una fattura fiscale valida in Messico.
Una fattura PDF è valida in Messico?
Non da sola. Un PDF è soltanto una rappresentazione leggibile. Ai fini fiscali, il documento valido è l'XML CFDI 4.0 timbrato e convalidato dal SAT tramite un PAC. Per dedurre una spesa o detrarre l'IVA, l'acquirente ha bisogno del CFDI con il folio SAT univoco.
Che cos'è un RFC?
L'RFC (Registro Federal de Contribuyentes) è il codice federale di registrazione del contribuente in Messico. CFDI 4.0 richiede normalmente RFC, denominazione registrata, codice postale fiscale e regime tributario del destinatario. In casi specifici, compresi alcuni rapporti con il pubblico indistinto o destinatari esteri, si applicano le regole per RFC generici.
Che cos'è Uso del CFDI?
Uso del CFDI è un codice del catalogo SAT che descrive l'uso fiscale dichiarato dal destinatario, per esempio G03 per le spese generali. Deve essere compatibile con il regime tributario registrato del destinatario. Chiedi al destinatario il codice corretto e aggiornato.
Serve un PAC per emettere una fattura?
Per la maggior parte delle imprese, sì. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) è un fornitore autorizzato dal SAT che timbra il CFDI e restituisce il folio ufficiale (UUID). Il SAT offre anche uno strumento gratuito tramite il portale Factura Electrónica per chi emette pochi documenti. In entrambi i casi, timbro e convalida SAT rendono valida la fattura.
Per quanto tempo vanno conservati i CFDI in Messico?
Il periodo generale previsto dal Codice fiscale federale è di cinque anni, ma contano la data iniziale, le eccezioni e gli eventuali obblighi più lunghi. Conserva l'XML certificato e i documenti di supporto per il periodo applicabile. Il PDF è una rappresentazione leggibile, non sostituisce l'XML.