Wat is een CFDI en waarom is deze verplicht?
Een CFDI is het gestructureerde digitale fiscale bewijsstuk van Mexico. Belastingplichtigen die een fiscale factuur moeten uitgeven, gebruiken de huidige CFDI 4.0-XML en verkrijgen de digitale fiscale stempel via het SAT-proces. Specifieke CFDI-typen en complementen zijn van toepassing op verschillende transacties.
Een correct uitgegeven CFDI is een van de bescheiden die nodig zijn om een fiscale behandeling zoals een in aanmerking komende aftrek of IVA-creditering te onderbouwen. De ontvanger moet ook voldoen aan de materiële fiscale vereisten. Een bon, een zelf ontworpen PDF of een spreadsheet vervangt de CFDI niet.
Welke rol spelen SAT en de PAC?
Bij elke legitieme CFDI zijn twee partijen betrokken. SAT (Servicio de Administracion Tributaria) is de federale belastingdienst van Mexico. Deze instantie definieert de CFDI-standaard, publiceert de technische schema's en catalogi en valideert uiteindelijk elke factuur. Een PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion, een geautoriseerde certificeringsverstrekker) is een privébedrijf dat door SAT is gemachtigd om facturen namens SAT te stempelen.
Het proces werkt als volgt: u bereidt de factuurgegevens voor, ondertekent deze met uw digitale certificaat en stuurt de XML naar een PAC. De PAC valideert de structuur, brengt de officiële fiscale stempel aan en stuurt een CFDI retour met een unieke UUID (het folio fiscal) die bewijst dat SAT de factuur heeft geregistreerd. Pas dan is de factuur geldig. SAT biedt ook een eigen gratis uitgiftetool via het Factura Electronica-portaal voor uitgevers met een laag volume, maar de meeste bedrijven gebruiken een PAC of facturatiesoftware die hiermee verbonden is.
- SAT
- De belastingdienst die de CFDI 4.0-standaard vaststelt, de catalogi beheert en elke gestempelde factuur valideert en opslaat.
- PAC
- Een door SAT geautoriseerde verstrekker die uw XML stempelt, het fiscale zegel aanbrengt en de UUID-folio retourneert die de CFDI geldig maakt.
- CSD (digitaal zegelcertificaat)
- Uw Certificado de Sello Digital, uitgegeven door SAT, waarmee u elke factuur ondertekent zodat de PAC kan verifiëren dat deze daadwerkelijk van u afkomstig is.
- UUID (folio fiscal)
- De unieke identificatiecode van 36 tekens die SAT aan elke gestempelde CFDI toekent. Dit is het bewijs dat de factuur in de administratie van SAT is vastgelegd.
Wat zijn de RFC en Uso del CFDI?
CFDI 4.0 valideert de voorgeschreven velden van de uitgever en de ontvanger aan de hand van de geldende SAT-regels. De RFC (Registro Federal de Contribuyentes) is de federale registratiecode voor belastingplichtigen. De ontvangersgegevens omvatten doorgaans de geregistreerde naam, RFC, fiscale postcode en het belastingregime. Specifieke generieke RFC-regels dekken gevallen zoals het algemene publiek en buitenlandse ontvangers.
Uso del CFDI is de SAT-cataloguscode voor het door de ontvanger opgegeven fiscale gebruik. Deze code moet compatibel zijn met het belastingregime van de ontvanger. De klant kan zijn gegevens opvragen uit SAT-registers zoals de Constancia de Situación Fiscal, maar de uitgever heeft de gegevens zelf nodig, niet noodzakelijkerwijs een papieren kopie van dat certificaat.
- RFC van de uitgever
- Uw eigen belastingregistratiecode, gekoppeld aan het digitale zegelcertificaat waarmee u de factuur ondertekent.
- RFC, naam en postcode van de ontvanger
- Gebruik de ontvangersgegevens die vereist zijn door CFDI 4.0 en de toepasselijke generieke-ontvangerregel, indien van toepassing.
- Regimen Fiscal
- De code van het belastingregime voor elke partij, die ook moet overeenkomen met hetgeen de SAT heeft geregistreerd.
- Uso del CFDI
- Een cataloguscode die de koper selecteert (bijvoorbeeld G03 algemene kosten) en die beschrijft hoe de factuur zal worden gebruikt.
Hoe verschilt een CFDI van een gewone factuur?
Het is nuttig om twee dingen te onderscheiden: het factuurdocument dat u en uw klant lezen, en de fiscale vastlegging die de SAT valideert. In de meeste landen vervult één PDF beide functies. In Mexico is de fiscale vastlegging de gestempelde XML en is de PDF slechts een leesbare weergave daarvan. De onderstaande tabel toont het verschil.
| Aspect | Gewone PDF-factuur | CFDI 4.0 (Mexico) |
|---|---|---|
| Formaat | PDF of papier dat u zelf ontwerpt | Gestructureerde XML in het 4.0-schema van de SAT |
| Validatie | Niet vereist | Gestempeld door een PAC en gevalideerd door de SAT |
| Unieke identificatiecode | Uw eigen factuurnummer | Door de SAT toegewezen UUID (folio fiscal) |
| Fiscale aftrekbaarheid | Op zichzelf niet aftrekbaar | Vereist voor de koper om IVA af te trekken en te verrekenen |
| Ondertekening | Geen | Ondertekend met uw digitale CSD-certificaat |
| Annulering | Informeel | Beheerst door de annuleringsregels en goedkeuringen van de SAT |
Daarom speelt een generiek hulpmiddel hier een ondersteunende rol. Een gratis factuurgenerator zoals FreeBillGen produceert een overzichtelijk, gespecificeerd factuurdocument met de factuurregels, bedragen en IVA die u nodig heeft. Dit kunt u delen met uw klant of gebruiken om de gegevens voor te bereiden. De officiële CFDI-stempeling zelf moet nog steeds via een PAC of de SAT verlopen, omdat alleen zij het fiscale stempel en folio kunnen aanbrengen.
Hoe geeft u een regelconforme factuur uit in Mexico?
De uitgifteroute kan gebruikmaken van de dienst van de SAT of van compatibele software en een geautoriseerde certificeringsaanbieder. Registreer u bij de SAT en verkrijg de inloggegevens en het digitale stempelcertificaat die voor uw route vereist zijn. Verzamel de voorgeschreven ontvangersgegevens, classificeer de concepten, selecteer de belasting- en Uso del CFDI-codes en dien de XML in voor certificering. Lever de gecertificeerde CFDI in de vereiste elektronische vorm; een PDF is een optionele leesbare weergave.
Fiscale documenten hebben doorgaans een bewaartermijn van vijf jaar op grond van de federale belastingwet, maar langere of andere termijnen kunnen van toepassing zijn. Bewaar de gecertificeerde XML en bijbehorende documenten gedurende de termijn die van toepassing is op de belastingplichtige en de transactie.
- Registreer u en verkrijg uw certificaten
- Verkrijg uw e.firma en CSD bij de SAT zodat u facturen op uw eigen naam kunt ondertekenen.
- Leg de exacte fiscale gegevens van de koper vast
- Naam, RFC, postcode en belastingregime moeten overeenkomen met de gegevens van de SAT onder versie 4.0.
- Stel de factuurinhoud samen
- Factuurregels, bedragen, IVA en eventuele inhoudingen, plus de juiste Uso del CFDI-code.
- Stempelen via een PAC
- Stuur de ondertekende XML ter validatie; de PAC stuurt de CFDI en het bijbehorende SAT-folio (UUID) retour.
- Leveren en bewaren
- Verstrek de gecertificeerde CFDI zoals vereist en bewaar de XML en onderliggende documenten gedurende de toepasselijke termijn.
Vragen over facturatie in Mexico
Wat is een CFDI in Mexico?
Een CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) is de verplichte elektronische factuur van Mexico. Het is een XML-document, momenteel in versie 4.0, dat wordt ondertekend met uw digitale stempelcertificaat, gestempeld door een geautoriseerde PAC en gevalideerd door de SAT, de belastingdienst. Alleen een gestempelde CFDI met het bijbehorende SAT-folio (UUID) is een geldige fiscale factuur in Mexico.
Is een PDF-factuur geldig in Mexico?
Niet op zichzelf. Een PDF is slechts een leesbare weergave van een factuur. Voor fiscale doeleinden is het geldige document de gestempelde CFDI 4.0-XML, gevalideerd door de SAT via een PAC. Een koper kan geen kosten aftrekken of IVA verrekenen op basis van een gewone PDF; daarvoor is de CFDI met het unieke SAT-folio nodig.
Wat is een RFC?
De RFC (Registro Federal de Contribuyentes) is het federale belastingregistratienummer van Mexico. CFDI 4.0 vereist doorgaans de RFC, de geregistreerde naam, de fiscale postcode en het belastingregime van de ontvanger. Algemene RFC-regels zijn van toepassing in specifieke gevallen, waaronder bepaalde transacties met het grote publiek of buitenlandse ontvangers.
Wat is de Uso del CFDI?
De Uso del CFDI is een SAT-cataloguscode voor het door de ontvanger opgegeven fiscale gebruik, zoals G03 voor algemene uitgaven. Deze moet verenigbaar zijn met het geregistreerde belastingregime van de ontvanger. Vraag de ontvanger naar de juiste actuele code.
Heb ik een PAC nodig om een factuur uit te geven?
Voor de meeste bedrijven: ja. Een PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion) is een door SAT gemachtigde aanbieder die uw CFDI stempelt en het officiële folio (UUID) retourneert. SAT biedt ook een gratis uitgiftetool via het Factura Electronica-portaal voor uitgevers met een laag volume, maar in beide gevallen zijn het stempelen en de SAT-validatie wat de factuur geldig maakt.
Hoe lang moet ik CFDI's in Mexico bewaren?
De algemene termijn van het Federale Belastingwetboek bedraagt vijf jaar, maar de begindatum en uitzonderingen zijn van belang en sommige bescheiden moeten langer worden bewaard. Bewaar de gecertificeerde XML en de onderliggende bescheiden voor de periode die van toepassing is. Een PDF is een leesbare weergave, geen vervanging voor de XML.