¿Qué es un CFDI y por qué es obligatorio?
Un CFDI es el comprobante fiscal digital estructurado de México. Los contribuyentes obligados a emitir una factura fiscal utilizan el XML del CFDI 4.0 vigente y obtienen su timbre fiscal digital mediante el proceso del SAT. Se aplican tipos y complementos de CFDI específicos a distintas operaciones.
Un CFDI correctamente emitido es uno de los registros necesarios para sustentar el tratamiento fiscal, como una deducción autorizada o el acreditamiento del IVA. El receptor también debe cumplir los requisitos fiscales sustantivos. Un recibo, un PDF diseñado por cuenta propia o una hoja de cálculo no sustituyen al CFDI.
¿Qué funciones cumplen el SAT y el PAC?
Detrás de cada CFDI legítimo intervienen dos partes. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es la administración tributaria federal de México. Define el estándar del CFDI, publica los esquemas técnicos y los catálogos, y en última instancia valida cada factura. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es una empresa privada a la que el SAT ha autorizado para timbrar facturas en su nombre.
El flujo funciona así: preparas los datos de la factura, la firmas con tu certificado digital y envías el XML a un PAC. El PAC valida la estructura, aplica el timbre fiscal oficial y devuelve un CFDI con un UUID único (el folio fiscal) que demuestra que el SAT lo ha registrado. Solo entonces la factura es válida. El SAT también ofrece su propia herramienta gratuita de emisión a través del portal de Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, pero la mayoría de las empresas utilizan un PAC o un software de facturación conectado a uno.
- SAT
- La autoridad fiscal que establece el estándar del CFDI 4.0, mantiene los catálogos y valida y almacena cada factura timbrada.
- PAC
- Un proveedor autorizado por el SAT que timbra tu XML, aplica el sello fiscal y devuelve el folio UUID que hace válido el CFDI.
- CSD (certificado de sello digital)
- Tu Certificado de Sello Digital, emitido por el SAT, que se utiliza para firmar cada factura y que el PAC pueda verificar que proviene realmente de ti.
- UUID (folio fiscal)
- El identificador único de 36 caracteres que el SAT asigna a cada CFDI timbrado. Es la prueba de que la factura existe en los registros del SAT.
¿Qué son el RFC y el Uso del CFDI?
El CFDI 4.0 valida los campos prescritos del emisor y del receptor conforme a las reglas vigentes del SAT. El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es el código federal de registro de contribuyentes. Los datos del receptor normalmente incluyen el nombre registrado, el RFC, el código postal fiscal y el régimen fiscal. Las reglas especiales del RFC genérico cubren casos como el público en general y los receptores extranjeros.
El Uso del CFDI es el código del catálogo del SAT para el uso fiscal declarado por el receptor. Debe ser compatible con el régimen fiscal del receptor. El cliente puede obtener sus datos de los registros del SAT, como la Constancia de Situación Fiscal, pero el emisor necesita los datos en sí, no necesariamente una copia impresa de esa constancia.
- RFC del emisor
- Su propio código de registro de contribuyentes, vinculado al certificado de sello digital con el que firma la factura.
- RFC, nombre y código postal del receptor
- Utilice los datos del receptor requeridos por el CFDI 4.0 y la regla de receptor genérico aplicable, si la hubiera.
- Régimen Fiscal
- El código de régimen fiscal de cada parte, que también debe coincidir con lo que el SAT tiene registrado.
- Uso del CFDI
- Un código de catálogo que el comprador selecciona (por ejemplo, G03 gastos en general) y que describe el uso que se dará a la factura.
¿En qué se diferencia un CFDI de una factura ordinaria?
Conviene distinguir dos cosas: el documento de facturación que usted y su cliente leen, y el registro fiscal que el SAT valida. En la mayoría de los países, un único PDF cumple ambas funciones. En México, el registro fiscal es el XML timbrado, y el PDF es solo una representación legible del mismo. La siguiente tabla muestra la diferencia.
| Aspecto | Factura en PDF simple | CFDI 4.0 (México) |
|---|---|---|
| Formato | PDF o papel que usted diseña | XML estructurado en el esquema 4.0 del SAT |
| Validación | No se requiere | Timbrado por un PAC y validado por el SAT |
| Identificador único | Su propio número de factura | UUID asignado por el SAT (folio fiscal) |
| Deducibilidad fiscal | No es deducible por sí sola | Necesario para que el comprador deduzca y acredite el IVA |
| Firma | Ninguna | Firmado con su certificado digital CSD |
| Cancelación | Informal | Regida por las reglas y aprobaciones de cancelación del SAT |
Por eso, una herramienta genérica cumple aquí un papel complementario. Un generador de facturas gratuito como FreeBillGen produce un documento de facturación claro y detallado que recoge los conceptos, importes e IVA que necesitará, y que puede compartir con su cliente o utilizar para preparar los datos. El timbrado oficial del CFDI debe realizarse a través de un PAC o del SAT, ya que solo ellos pueden aplicar el sello fiscal y el folio.
¿Cómo se emite una factura que cumpla con la normativa fiscal en México?
La vía de emisión puede utilizar el servicio del SAT o software compatible y un proveedor de certificación autorizado. Regístrese ante el SAT y obtenga las credenciales y el certificado de sello digital requeridos para su vía de emisión. Recopile los datos del receptor prescritos, clasifique los conceptos, seleccione los códigos de impuestos y de Uso del CFDI, y envíe el XML para su certificación. Entregue el CFDI certificado en la forma electrónica requerida; un PDF es una representación legible opcional.
Los registros fiscales generalmente tienen un período de conservación de cinco años conforme al Código Fiscal de la Federación, aunque pueden aplicarse plazos más largos o diferentes. Conserve el XML certificado y los registros relacionados durante el período que aplique al contribuyente y a la operación.
- Regístrese y obtenga sus certificados
- Obtenga su e.firma y CSD del SAT para poder firmar facturas a su nombre.
- Capture los datos fiscales exactos del comprador
- El nombre, RFC, código postal y régimen fiscal deben coincidir con los registros del SAT en la versión 4.0.
- Elabore el contenido de la factura
- Conceptos, importes, IVA y retenciones, si las hubiera, además del código de Uso del CFDI correcto.
- Timbre a través de un PAC
- Envíe el XML firmado para su validación; el PAC devuelve el CFDI y su folio del SAT (UUID).
- Entregue y conserve
- Proporcione el CFDI certificado según lo requerido y conserve el XML y los registros de soporte durante el período aplicable.
Preguntas sobre facturación en México
¿Qué es un CFDI en México?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria de México. Es un documento XML, actualmente en la versión 4.0, que se firma con su certificado de sello digital, se timbra por un PAC autorizado y es validado por el SAT, la autoridad fiscal. Solo un CFDI timbrado con su folio del SAT (UUID) es una factura fiscal válida en México.
¿Es válida una factura en PDF en México?
No por sí sola. Un PDF es solo una representación legible de una factura. Para efectos fiscales, el documento válido es el XML del CFDI 4.0 timbrado, validado por el SAT a través de un PAC. Un comprador no puede deducir un gasto ni acreditar el IVA a partir de un simple PDF; necesita el CFDI con su folio único del SAT.
¿Qué es un RFC?
El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es el código federal de registro de contribuyentes de México. El CFDI 4.0 normalmente requiere el RFC del receptor, su nombre registrado, código postal fiscal y régimen fiscal. Las reglas de RFC genérico se aplican en casos específicos, incluidas algunas operaciones con el público en general o con receptores extranjeros.
¿Qué es el Uso del CFDI?
El Uso del CFDI es un código de catálogo del SAT que indica el uso fiscal declarado por el receptor, como G03 para gastos en general. Debe ser compatible con el régimen fiscal registrado del receptor. Solicite al receptor el código vigente correcto.
¿Necesito un PAC para emitir una factura?
Para la mayoría de las empresas, sí. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es un proveedor autorizado por el SAT que timbra su CFDI y devuelve el folio oficial (UUID). El SAT también ofrece una herramienta gratuita de emisión a través de su portal de Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, pero en ambos casos el timbrado y la validación del SAT son lo que hace válida la factura.
¿Cuánto tiempo debo conservar los CFDI en México?
El plazo general del Código Fiscal de la Federación es de cinco años, pero la fecha de inicio y las excepciones son relevantes, y algunos registros deben conservarse durante más tiempo. Conserve el XML certificado y los registros de respaldo durante el período que corresponda. Un PDF es una representación legible, no un sustituto del XML.