Qu'est-ce qu'un CFDI et pourquoi est-il obligatoire ?
Un CFDI est le justificatif fiscal numérique structuré du Mexique. Les contribuables tenus d'émettre une facture fiscale utilisent le format XML CFDI 4.0 en vigueur et obtiennent le timbre fiscal numérique dans le cadre du processus SAT. Des types et compléments CFDI spécifiques s'appliquent à différentes transactions.
Un CFDI correctement émis constitue l'un des justificatifs nécessaires pour bénéficier d'un traitement fiscal tel qu'une déduction admissible ou un crédit d'IVA. Le destinataire doit également satisfaire aux exigences fiscales de fond. Un reçu, un PDF conçu soi-même ou une feuille de calcul ne remplace pas le CFDI.
Quels rôles jouent le SAT et le PAC ?
Deux acteurs sont au cœur de tout CFDI authentique. Le SAT (Servicio de Administracion Tributaria) est l'administration fiscale fédérale du Mexique. Il définit la norme CFDI, publie les schémas techniques et les catalogues, et valide en dernier ressort chaque facture. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacion, un prestataire de certification agréé) est une entreprise privée à laquelle le SAT a accordé une licence pour timbrer les factures en son nom.
Le processus est le suivant : vous préparez les données de la facture, vous la signez avec votre certificat numérique et vous envoyez le XML à un PAC. Le PAC valide la structure, appose le timbre fiscal officiel et renvoie un CFDI portant un UUID unique (le folio fiscal) qui atteste que le SAT l'a enregistré. Ce n'est qu'alors que la facture est valide. Le SAT propose également son propre outil d'émission gratuit via le portail Factura Electronica pour les émetteurs à faible volume, mais la plupart des entreprises utilisent un PAC ou un logiciel de facturation connecté à un PAC.
- SAT
- L'autorité fiscale qui établit la norme CFDI 4.0, tient à jour les catalogues, et valide et conserve chaque facture timbrée.
- PAC
- Un prestataire agréé par le SAT qui timbre votre XML, appose le sceau fiscal et renvoie le folio UUID qui rend le CFDI valide.
- CSD (certificat de sceau numérique)
- Votre Certificado de Sello Digital, délivré par le SAT, utilisé pour signer chaque facture afin que le PAC puisse vérifier qu'elle provient bien de vous.
- UUID (folio fiscal)
- L'identifiant unique de 36 caractères que le SAT attribue à chaque CFDI timbré. Il constitue la preuve que la facture figure dans les registres du SAT.
Que sont le RFC et l'Uso del CFDI ?
Le CFDI 4.0 valide les champs prescrits de l'émetteur et du destinataire conformément aux règles SAT en vigueur. Le RFC (Registro Federal de Contribuyentes) est le code d'inscription fédérale au registre des contribuables. Les données du destinataire comprennent normalement le nom enregistré, le RFC, le code postal fiscal et le régime fiscal. Des règles spéciales de RFC générique couvrent des cas tels que le grand public et les destinataires étrangers.
L'Uso del CFDI est le code du catalogue SAT correspondant à l'usage fiscal déclaré par le destinataire. Il doit être compatible avec le régime fiscal du destinataire. Le client peut obtenir ses données à partir des registres du SAT, comme la Constancia de Situación Fiscal, mais l'émetteur a besoin des données elles-mêmes, et non nécessairement d'une copie papier de cette attestation.
- RFC de l'émetteur
- Votre propre code d'identification fiscale, lié au certificat de sceau numérique avec lequel vous signez la facture.
- RFC, nom et code postal du destinataire
- Utilisez les données du destinataire requises par le CFDI 4.0 et la règle applicable au destinataire générique, le cas échéant.
- Régimen Fiscal
- Le code de régime fiscal de chaque partie, qui doit également correspondre à celui enregistré auprès du SAT.
- Uso del CFDI
- Un code du catalogue que l'acheteur sélectionne (par exemple G03, dépenses générales) décrivant l'utilisation qui sera faite de la facture.
En quoi le CFDI diffère-t-il d'une facture ordinaire ?
Il est utile de distinguer deux éléments : le document de facturation que vous et votre client lisez, et l'enregistrement fiscal que le SAT valide. Dans la plupart des pays, un simple PDF remplit les deux fonctions. Au Mexique, l'enregistrement fiscal est le XML timbré, et le PDF n'en est qu'une représentation lisible. Le tableau ci-dessous illustre la différence.
| Aspect | Facture PDF simple | CFDI 4.0 (Mexique) |
|---|---|---|
| Format | PDF ou papier que vous concevez | XML structuré selon le schéma 4.0 du SAT |
| Validation | Aucune requise | Timbré par un PAC et validé par le SAT |
| Identifiant unique | Votre propre numéro de facture | UUID attribué par le SAT (folio fiscal) |
| Déductibilité fiscale | Non déductible en soi | Requis pour que l'acheteur puisse déduire et créditer l'IVA |
| Signature | Aucune | Signé avec votre certificat numérique CSD |
| Annulation | Informelle | Régie par les règles et approbations d'annulation du SAT |
C'est pourquoi un outil générique joue ici un rôle d'accompagnement. Un générateur de factures gratuit comme FreeBillGen produit un document de facturation détaillé et clair qui reprend les postes, les montants et l'IVA dont vous aurez besoin, et que vous pouvez partager avec votre client ou utiliser pour préparer les données. Le timbrage officiel du CFDI doit toujours passer par un PAC ou le SAT, car seuls ceux-ci peuvent apposer le sceau fiscal et le folio.
Comment émettre une facture conforme au Mexique ?
La procédure d'émission peut utiliser le service du SAT ou un logiciel compatible et un prestataire de certification agréé. Inscrivez-vous auprès du SAT et obtenez les identifiants et le certificat de sceau numérique requis pour votre procédure. Recueillez les données du destinataire prescrites, classez les éléments facturés, sélectionnez les codes de taxe et d'Uso del CFDI, puis soumettez le XML pour certification. Livrez le CFDI certifié sous la forme électronique requise ; un PDF est une représentation lisible facultative.
Les enregistrements fiscaux ont généralement une durée de conservation de cinq ans en vertu du Code fiscal fédéral, mais des durées plus longues ou différentes peuvent s'appliquer. Conservez le XML certifié et les pièces associées pendant la période applicable au contribuable et à l'opération.
- Inscrivez-vous et obtenez vos certificats
- Obtenez votre e.firma et votre CSD auprès du SAT afin de pouvoir signer les factures en votre nom.
- Recueillez les données fiscales exactes de l'acheteur
- Le nom, le RFC, le code postal et le régime fiscal doivent correspondre aux registres du SAT dans la version 4.0.
- Constituez le contenu de la facture
- Les postes, les montants, l'IVA et les éventuelles retenues, ainsi que le code Uso del CFDI approprié.
- Timbrez via un PAC
- Envoyez le XML signé pour validation ; le PAC renvoie le CFDI et son folio SAT (UUID).
- Livrez et conservez
- Fournissez le CFDI certifié tel que requis et conservez le XML ainsi que les pièces justificatives pendant la période applicable.
Questions sur la facturation au Mexique
Qu'est-ce qu'un CFDI au Mexique ?
Le CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) est la facture électronique obligatoire du Mexique. Il s'agit d'un document XML, actuellement en version 4.0, signé à l'aide de votre certificat de sceau numérique, timbré par un PAC autorisé et validé par le SAT, l'administration fiscale. Seul un CFDI timbré doté de son folio SAT (UUID) constitue une facture fiscale valide au Mexique.
Une facture PDF est-elle valide au Mexique ?
Pas à elle seule. Un PDF n'est qu'une représentation lisible d'une facture. À des fins fiscales, le document valide est le XML du CFDI 4.0 timbré, validé par le SAT par l'intermédiaire d'un PAC. Un acheteur ne peut pas déduire une dépense ni faire valoir un crédit d'IVA à partir d'un simple PDF ; il a besoin du CFDI muni de son folio SAT unique.
Qu'est-ce qu'un RFC ?
Le RFC (Registro Federal de Contribuyentes) est le code fédéral d'identification fiscale du Mexique. Le CFDI 4.0 exige normalement le RFC du destinataire, son nom enregistré, son code postal fiscal et son régime fiscal. Des règles relatives au RFC générique s'appliquent dans certains cas précis, notamment pour certaines opérations avec le grand public ou des destinataires étrangers.
Qu'est-ce que l'Uso del CFDI ?
L'Uso del CFDI est un code du catalogue du SAT correspondant à l'usage fiscal déclaré du destinataire, par exemple G03 pour les dépenses générales. Il doit être compatible avec le régime fiscal enregistré du destinataire. Demandez au destinataire le code actuel approprié.
Ai-je besoin d'un PAC pour émettre une facture ?
Pour la plupart des entreprises, oui. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) est un prestataire agréé par le SAT qui timbre votre CFDI et renvoie le folio officiel (UUID). Le SAT propose également un outil d'émission gratuit via son portail Factura Electrónica pour les émetteurs à faible volume, mais dans les deux cas, ce sont le timbrage et la validation par le SAT qui rendent la facture valide.
Combien de temps dois-je conserver les CFDI au Mexique ?
Le délai général prévu par le Code fiscal fédéral est de cinq ans, mais la date de départ et les exceptions sont déterminantes, et certains documents doivent être conservés plus longtemps. Conservez le XML certifié et les pièces justificatives pendant la durée applicable. Un PDF est une représentation lisible, et non un substitut du XML.