Geen federale btw: sales tax in de plaats
De Verenigde Staten kennen geen federale btw of landelijke sales tax. De regels voor sales en use tax worden vastgesteld door de staten en lokale overheden, waardoor er geen landelijk tarief, geen landelijke drempelwaarde en geen uniforme definitie van een belastbare verkoop bestaat.
Sales tax is vaak van toepassing op detailhandelsverkopen van roerende goederen, maar de behandeling van diensten, software en digitale producten verschilt per staat. Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon kennen geen algemene sales tax op staatsniveau, hoewel lokale overheden in Alaska wel sales tax mogen heffen en er nog andere staatsbelastingen van toepassing kunnen zijn. Het belastingresultaat kan afhangen van registratie, sourcing, marketplace-facilitator-regels, productclassificatie en vrijstellingsdocumentatie, en niet alleen van het afleveradres.
Wat moet er op een Amerikaanse factuur staan?
Omdat er geen federale verplichting bestaat die een factuurindeling voorschrijft, hebben Amerikaanse ondernemingen flexibiliteit. Toch moet een duidelijke, professionele factuur een consistente set gegevens bevatten. Die maken de factuur eenvoudig te betalen, makkelijk te verwerken en verdedigbaar als een klant of een belastingautoriteit er ooit vragen over stelt. U kunt alle gegevens handmatig samenstellen of een gratis factuurgenerator gebruiken die de velden en totalen voor u opmaakt:
- Gegevens van de verkoper
- Uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, plus een vergunning of sales-tax-registratienummer wanneer een regel dit vereist. Publiceer een TIN niet louter als een generiek factuurgegeven.
- Gegevens van de koper
- De naam van de klant, het factuuradres en het verzend- of dienstverleningsadres, die het correcte sales-tax-tarief kunnen bepalen.
- Factuurnummer
- Een uniek, opeenvolgend identificatienummer zodat beide partijen naar het document kunnen verwijzen en het kunnen volgen.
- Factuurdatum en vervaldatum
- De uitgiftedatum en de betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld Net 30), die bepalen wanneer de betaling wordt verwacht.
- Factuurregels
- Een duidelijke omschrijving van elk product of elke dienst, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het regelbedrag.
- Subtotaal
- Het totaal van alle factuurregels voordat er belasting wordt toegepast.
- Sales tax
- De toepasselijke sales tax van de staat en de lokale overheid, weergegeven als een aparte regel, alleen in rekening gebracht waar u nexus hebt en de verkoop belastbaar is.
- Totaal verschuldigd bedrag
- Het uiteindelijke bedrag dat de klant verschuldigd is, inclusief eventuele belastingen en minus eventuele kortingen of aanbetalingen.
- Betalingsinstructies
- Hoe te betalen: geaccepteerde methoden, bank- of ACH-gegevens, of een betaallink.
Hoe werken verkoopbelasting en economische nexus na Wayfair?
Nexus is de band die een staat toestaat een inningsplicht op te leggen. Fysieke activiteiten, personen, voorraad, vestigingen of andere activiteiten binnen de staat kunnen een nexus creëren. In South Dakota v. Wayfair heeft het Hooggerechtshof de federale barrière van fysieke aanwezigheid weggenomen en het economische nexus-regime van South Dakota bevestigd. Het heeft geen uniforme drempelwaarde voor elke staat gecreëerd.
Staten hanteren nu verschillende omzetbedragen, transactietests, uitsluitingen, meetperioden en ingangsdata, en verschillende hebben de tests voor het aantal transacties afgeschaft. Regels voor marktplaatsfacilitators kunnen de inning voor gedekte verkopen ook bij de marktplaats leggen, zonder dat dit alle verplichtingen van de verkoper wegneemt. Raadpleeg de huidige wet- en regelgeving en richtlijnen van elke staat voordat u zich registreert of belasting int.
| Vraag | Wat te controleren | Waarom het belangrijk is |
|---|---|---|
| Heeft u een nexus? | Fysieke en economische activiteiten onder de huidige regels van die staat | Bepaalt registratie- en inningsplichten |
| Is de verkoop belastbaar? | Regels voor product, dienst, klant en vrijstellingen | Bepaalt of er belasting in rekening wordt gebracht |
| Welk tarief is van toepassing? | Staatsregels voor herkomst en lokale rechtsgebieden | Bepaalt het juiste gecombineerde tarief |
| Wie int de belasting? | Directe verkoper of marktplaatsfacilitator | Voorkomt dubbele of gemiste inning |
Vrijgestelde verkopen, wederverkoop en vrijstellingscertificaten
Niet elke verkoop is belastbaar, en veel B2B-transacties zijn dat niet. Twee veelvoorkomende situaties verwijderen de verkoopbelastingregel van een factuur. Ten eerste, wederverkoop: wanneer u goederen verkoopt aan een koper die ze zal doorverkopen in plaats van ze te verbruiken, geeft de koper u een wederverkoopcertificaat en brengt u geen verkoopbelasting in rekening, omdat de belasting zal worden geïnd bij de uiteindelijke detailhandelsverkoop. Dit voorkomt dat er bij elke stap van de toeleveringsketen belasting in rekening wordt gebracht.
Ten tweede, vrijstellingscertificaten: bepaalde kopers (zoals overheidsinstanties, in aanmerking komende non-profitorganisaties, fabrikanten die productiemiddelen inkopen, of boeren) en bepaalde productcategorieën (vaak levensmiddelen, receptplichtige geneesmiddelen of bepaalde diensten) zijn vrijgesteld onder de regels van een bepaalde staat. Wanneer een koper een vrijstelling claimt, verzamelt en bewaart u een geldig vrijstellingscertificaat in uw administratie en stuurt u de factuur zonder belasting. Het certificaat is uw bewijs, tijdens een audit, dat de onbelaste verkoop legitiem was, dus bewaar het goed.
Veel professionele diensten zijn in veel staten niet onderworpen aan verkoopbelasting, hoewel dit verandert naarmate staten de belasting uitbreiden naar specifieke diensten en digitale producten. De veilige aanpak is om voor elke staat waar u een nexus heeft, te bevestigen of uw specifieke goederen of diensten belastbaar zijn voordat u besluit de belasting achterwege te laten op een factuur.
Opdrachtnemers, W-9- en 1099-formulieren
Een betaler kan Formulier W-9 opvragen om de juiste naam, federale belastingclassificatie en het belastingidentificatienummer van een Amerikaanse begunstigde te verkrijgen. De begunstigde geeft de W-9 aan de aanvrager, niet standaard aan de IRS, en moet deze veilig verzenden in plaats van deze aan elke factuur toe te voegen.
Voor betalingen gedaan in 2026, dient een bedrijf doorgaans Formulier 1099-NEC in wanneer de rapporteerbare vergoeding voor niet-werknemers aan een gedekte begunstigde $2.000 bereikt. De drempel was $600 voor betalingen gedaan vóór 2026 en wordt na 2026 geïndexeerd. Er zijn uitzonderingen voor vennootschappen en betalingstypen, terwijl inhouding aan de bron (backup withholding) rapportage kan activeren ongeacht het bedrag. Gebruik de IRS-instructies voor het betalingsjaar.
Vragen over factureren in de VS
Kennen de Verenigde Staten btw op facturen?
Nee. De Verenigde Staten kennen geen federale btw en geen nationale verkoopbelasting. In plaats daarvan neemt de verbruiksbelasting de vorm aan van verkoopbelastingen op staats- en lokaal niveau, die onafhankelijk worden vastgesteld door staten, county's en steden. Op een factuur wordt alleen verkoopbelasting toegevoegd wanneer de verkoper nexus heeft in de staat van de koper en de verkoop belastbaar is, waardoor op veel facturen helemaal geen belastingregel staat.
Wat moet er op een Amerikaanse factuur staan?
Er is geen federaal verplicht factuurformaat in de VS, maar een duidelijke factuur moet uw bedrijfsnaam en contactgegevens bevatten, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de datum van uitgifte en de vervaldatum, een specificatie van goederen of diensten met aantallen en prijzen, een subtotaal, eventuele toepasselijke verkoopbelasting als aparte regel, het totaalbedrag en betalingsinstructies.
Wanneer moet ik verkoopbelasting in rekening brengen?
De inningsplicht hangt doorgaans af van nexus, registratie, de belastbaarheid van de verkoop, de herkomstbepaling (sourcing), vrijstellingen en eventuele marktplaatsfacilitator-regels. Economische drempelwaarden en meetperiodes verschillen per staat en worden gewijzigd. Gebruik de Wayfair-drempelwaarde van South Dakota niet als landelijke maatstaf.
Wat is economische nexus na de Wayfair-uitspraak?
Economische nexus stelt een staat in staat om inningsverplichtingen op te leggen op basis van economische activiteit zonder fysieke aanwezigheid. De Wayfair-uitspraak schafte de federale fysieke-aanwezigheidsregel af en bevestigde de regeling van South Dakota; elke staat stelt zijn eigen drempelwaarde, uitzonderingen, periode en ingangsdatum vast.
Wat is een wederverkoopcertificaat of vrijstellingscertificaat?
Een wederverkoopcertificaat wordt verstrekt door een koper die de goederen zal doorverkopen, zodat u kunt factureren zonder verkoopbelasting omdat de belasting pas bij de uiteindelijke detailverkoop wordt geheven. Een vrijstellingscertificaat wordt verstrekt door een vrijgestelde koper, zoals een overheidsinstantie of een in aanmerking komende non-profitorganisatie, of voor een vrijgestelde productcategorie. In beide gevallen bewaart u het certificaat als bewijsmateriaal en stelt u de factuur op zonder belasting.
Hoe verhouden de formulieren W-9 en 1099 zich tot mijn facturen?
Deze staan los van de factuur. Een betaler kan formulier W-9 opvragen voor de naam, classificatie en het TIN van de begunstigde. Voor betalingen in 2026 bedraagt de algemene drempelwaarde van formulier 1099-NEC voor in aanmerking komende vergoedingen aan niet-werknemers $2.000, met uitzonderingen en regels inzake inhouding aan de bron. Raadpleeg de instructies voor het betreffende betalingsjaar.